Belastungsanzeigen für Lieferantenrechnungen erstellen

Ergebnis

Sie kehren zur Rechnungskontrolle in "Lieferantenrechnung. WE-Position kontr." (APS360/B) oder "Lief.Rechnung. Positions-ZK kontr." (APS361/B) zurück.

Wenn Sie später die Rechnungserfassung in "Lieferantenrechnung. Eingeben" (APS100) oder "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS110) verlassen, wird die Belastungsanzeige erstellt und in "Lieferantenrechnungsbatch. Öffnen" (APS450) angezeigt. Je nach Ihren Einstellungen wird die Belastungsanzeige ausgedruckt und die Kreditoren werden automatisch aktualisiert.

Es ist möglich nachzuverfolgen, ob für eine bestimmte Lieferantenrechnung eine Belastungsanzeige erstellt wurde. Die Belastungsnummer wird als zusätzliche Information zur Lieferantenrechnung (AP-Informationskategorie 417) gespeichert. Die Lieferantenrechnungsnummer wird als zusätzliche Information zur Belastungsanzeige (AP-Informationskategorie 419) gespeichert. Zusätzliche Informationen werden in "Lieferantenrechn. Zusatz-Info anzeigen" (APS250) angezeigt.

Sie fahren mit dem Abgleichprozess in (APS360/B) oder (APS361/B) fort, beispielsweise indem Sie die Lieferantenrechnungspositionen erneut mit der Funktionstaste F8 = Rechnung prüfen kontrollieren. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Rechnungspositionen für die Rechnungskontrolle kontrollieren und anpassen.

Bei der erstellten Belastungsanzeige handelt es sich um eine Rechnungsposition vom Typ 6 = Belastungsanzeige.

Bevor Sie beginnen

• Die in Rechnungspositionen für die Rechnungskontrolle kontrollieren und anpassen aufgeführten Voraussetzungen müssen erfüllt sein.
• Sie haben definiert, dass für den Lieferanten Belastungsanzeigen erstellt werden können. Dies wird über das Feld "Rechnungsfreigabe-Bedingung 3" in "Lieferant. Einkauf & Finanzen def." (CRS624) gesteuert. Vom ausgewählten Wert hängt auch ab, wie die Belastungsnummer definiert wird.
• Die Lieferantenrechnungsposition, für die die Belastungsanzeige erstellt wird, wird hinsichtlich Preis und/oder Menge nicht freigegeben. Der Status dieser Rechnungsposition für Preis und/oder Menge ist also kleiner als 3.
• In "AP-Standarddokument. Öffnen" (APS060) muss ein Standarddokument definiert werden, das festlegt, ob eine Belastungsanzeige oder eine Belastungsanforderung erstellt wird und wie sie vom System bearbeitet wird (beispielsweise durch automatisches Drucken).
• Möchten Sie eine Beschreibung der Menge und/oder des Betrages der Belastungsanzeige verwenden, wird dieser Text in "AP-Belastungsgrund. Öffnen" (APS064) definiert.
• Soll der Belastungsanzeige automatisch eine Nummer zugewiesen werden, muss in "Nummernserie. Öffnen" (CRS145) Nummernserientyp 68/1 definiert sein.

Einzustellende Parameter

Die folgende Tabelle enthält Informationen zu den Positionen der Belastungsanzeigen. Andere in dieser Anweisung erwähnte Felder werden in der Parametertabelle in Rechnungspositionen für die Rechnungskontrolle kontrollieren und anpassen beschrieben.

Programm-ID/Bild	Feld	Dieses Feld zeigt ...
(APS364/E)	Belastungsmenge	… die in der Belastungsanzeige für die jeweilige Rechnungsposition aufgeführte Menge. Die Menge wird standardmäßig als Differenz zwischen der gelieferten/bestellten und der für die Rechnungsposition zurückgemeldeten Menge berechnet. Bei Artikeln mit variablem Gewicht wird als Differenz die Abweichung zwischen dem eingegangenen variablen Gewicht und dem fakturierten variablen Gewicht angezeigt. Bei Bedarf können Sie die Menge jedoch manuell ändern.
(APS364/E)	Belastungsgrund – Menge	… den Grund der Belastungsmenge, die an den Lieferanten gerichtet ist. Der Grund wird neben der Belastungsmenge auf der Belastungsanzeige gedruckt. Beispiel für Ursachen: "Nicht alle Waren erhalten". Stellen Sie in der Tabelle der Lieferantenrechnungspositionen (FGINLI) eine Anfrage, kann der Grund auch für interne Nachverfolgungszwecke genutzt werden. Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, um festzustellen, wie oft die Mengen auf den Rechnungen bestimmter Lieferanten fehlerhaft sind.
(APS364/E)	Belastungspreis	… den Belastungspreis der Rechnungsposition. Der Preis wird standardmäßig als Differenz zwischen dem gelieferten/bestellten und dem für die Rechnungsposition zurückgemeldeten Preis berechnet. Bei Bedarf können Sie den Preis jedoch manuell ändern.
(APS364/E)	Belastungsgrund – Preis	… den Grund des Belastungspreises, der an den Lieferanten gerichtet ist. Der Grund wird neben dem Belastungspreis auf der Belastungsanzeige gedruckt. Beispiel für Ursachen: "Preis auf Rechnung zu hoch". Stellen Sie in der Tabelle der Lieferantenrechnungspositionen (FGINLI) eine Anfrage, kann der Grund auch für interne Nachverfolgungszwecke genutzt werden. Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, um festzustellen, wie oft der Preis auf den Rechnungen bestimmter Lieferanten fehlerhaft ist.
(APS364/E)	Belastungsanzeige – Betrag	… den Belastungsbetrag der Rechnungsposition. Der Betrag wird automatisch berechnet. Der Betrag kann an sich nicht geändert werden, doch können Sie durch das Ändern der Belastungsmenge und/oder des Belastungspreises automatisch eine Neuberechnung des Betrags auslösen. Berechnungsregeln * Berechnung auf Grundlage der Belastungsmenge: Die Menge in der Belastungsanzeige * der Rechnungspreis = möglicher Belastungspreis. * Berechnung auf Grundlage des Belastungspreises: Der Preis in der Belastungsanzeige * die Rechnungsmenge. Hinweis: Besteht die Belastungsanzeige sowohl aus einer Menge als auch aus einem Preis, werden beide Berechnungsteile verwendet. Beispiel – nur Belastungsanzeigemenge (oder -preis) Wareneingang: 8 Stühle zu je 20 USD, Gesamtbetrag 160 USD. Lieferantenrechnung: 10 Stühle zu je 20 USD, Gesamtbetrag 200 USD. Der Belastungsanzeigenbetrag wird folgendermaßen berechnet: 2 (Belastungsmenge) x 20 (Rechnungspreis) = 40. Der Belastungsanzeigenbetrag ist 40 USD. Beispiel – Belastungsanzeigemenge und -preis Einkaufsauftrag: 10 Computer zu je 800 USD, Gesamtbetrag 8.000 USD. Lieferantenrechnung: 12 Computer zu je 900 USD, Gesamtbetrag 10.800 USD. Der Belastungsanzeigenbetrag wird folgendermaßen berechnet: 2 (Belastungsmenge) x (900 (Rechnungspreis) – 100 (Belastungspreis)) = 1.600. 100 (Belastungspreis) x (12 (Rechnungsmenge)) = 1.200. 1.600 + 1.200 = 2.800. Der Belastungsbetrag ist 2.800 USD.

Führen Sie folgende Schritte aus

Erstellung der Belastungsanzeige initiieren

1. Um auf "Lieferantenrechnung. Belastungsanz erst" (APS364) zuzugreifen, wählen Sie eine der folgenden Alternativen aus:

   • Wenn Sie in "Lieferantenrechnung. WE-Position kontr." (APS360/B) eine Lieferantenrechnung mit einem Einkaufsauftrag abgleichen und für eine oder mehrere Rechnungspositionen eine Belastungsanzeige erstellen möchten, geben Sie für die gewünschten Positionen Option 16 an.
   • Wenn Sie beim Abgleich von Lieferantenrechnungen mit Einkaufsaufträgen in "Lief.Rechnung. Positions-ZK kontr." (APS361/B) mit Positionszusatzkosten arbeiten und für eine oder mehrere Rechnungspositionen eine Belastungsanzeige erstellen möchten, wählen Sie für die gewünschte(n) Belastungsanzeige(n) die Option "Belastungsanzeigen".

   Belastungsnummer angeben

2. Je nach Ihren Einstellungen für den Lieferanten im Feld "Rechnungsfreigabebedingung 3" in (CRS624) können (APS360/U) oder (APS361/U) angezeigt werden. Prüfen Sie die vorgeschlagene Belastungsnummer und passen Sie sie ggf. an. Drücken Sie die Eingabetaste.

   Überprüfen und Anpassen der Positionen der Belastungsanzeige(n)

3. Überprüfen Sie die Position(en) der Belastungsanzeige und die dazugehörigen Informationen.

   Es wurden ein Gesamtbetrag und eine Menge und/oder Preis für die Belastungsanzeige berechnet. Die Informationen zu Einkaufsauftragsnummer, Einkaufsauftragspositionsnummer und ggf. Positionssubnummer, Eingangstyp und Rechnungsposition werden aus den Rechnungspositionen abgerufen.

4. Ändern Sie ggf. die Belastungsmenge und/oder den -preis und drücken Sie die Eingabetaste. Überprüfen Sie den automatisch berechneten neuen Gesamtbetrag.

   Zahlungsinformationen und Text der Belastungsanzeige überprüfen und anpassen

5. Überprüfen Sie in (APS364) das Datum, ab dem die Belastungsanzeige gelten soll, das Fälligkeitsdatum für die Zahlung der Belastungsanzeige, die Zahlungsbedingungen (von denen die Berechnung des Fälligkeitsdatums abhängt) sowie die Zahlungsmethode und passen Sie sie ggf. an.

   Diese Werte werden aus der Lieferantenrechnung abgerufen, können jedoch manuell geändert werden. Bei Änderung der Zahlungsbedingungen wird das Fälligkeitsdatum automatisch neu berechnet.

6. Überprüfen Sie den Text der Belastungsanzeige, der über drei Zeilen angezeigt wird.

   Die Informationen zu Einkaufsauftragsnummer, Einkaufsauftragspositionsnummer und ggf. Positionssubnummer, Eingangstyp und Rechnungsposition werden aus den Rechnungspositionen abgerufen. Diese Textzeilen werden vom ausgewählten Standarddokument übernommen, können jedoch manuell geändert werden.

7. Wählen Sie ggf. einen Belastungsgrund für die Menge und/oder den Preis aus.

   Erstellung der Belastungsanzeige beenden

8. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten aus:

   • Drücken Sie die Eingabetaste und dann F3, um die Belastungsanzeige zu speichern und zu (APS360/B) oder (APS361/B) zurückzukehren.
   • Drücken Sie F18 und bestätigen Sie, um die Belastungsanzeige zu löschen und zu (APS360/B) oder (APS361/B) zurückzukehren.