Wareneingangspositionen für die Rechnungskontrolle auswählen

Ergebnis

Rechnungspositionen werden auf Grundlage der ausgewählten Wareneingangspositionen in "Lieferantenrechnung. WE-Position kontr." (APS360) erstellt.

Wenn Sie nach manueller Auswahl der Wareneingangspositionen den Abgleichprozess automatisiert haben, ohne dass Fehler aufgetreten sind, wird die Rechnung freigegeben und ihr wird eine Belegnummer zugewiesen. Geringfügige Differenzen werden automatisch ausgebucht. Ist der Abgleich jedoch unvollständig, erfolgt der Abbruch in (APS360/B).

Kontrollieren Sie die Rechnungspositionen in (APS360) und nehmen Sie ggf. Anpassungen vor, bevor Sie den Abgleich abschließen. Bei Bedarf kann für die Rechnungspositionen in "Lieferantenrechnung. Belastungsanz erst" (APS364) eine Belastungsanzeige erstellt werden.

Die ausgewählten Wareneingangs- und Einkaufsauftragspositionen sind reserviert und können nicht für weitere Abgleiche genutzt werden, außer durch manuelle Freigabe in "Lief.rechnung. Trans für Kontr auswählen" (APS351/B) oder durch Stornierung der provisorischen Belegbuchung in (APS360).

Bei Automatisierung des Abgleichprozesses nach manueller Auswahl der Wareneingangspositionen werden Gegenbuchungen für sie erstellt, die im provisorischen Beleg enthalten sind.

Bevor Sie beginnen

• Ein Einkaufsauftrag muss in "Einkaufsauftrag. Öffnen" (PPS200) erfasst sein.
• Wareneingangstransaktionen müssen in "Einkaufsauftrag. Wareneingang" (PPS300) erstellt sein.
• Wird diese Aktivität für eine neue Rechnung ausgeführt, muss in "Lieferantenrechnung. Eingeben" (APS100/B) für die FAM-Funktion AP10 ein Detaildatensatz ausgewählt werden, in dem das Feld "Nächster manueller Schritt" mit 1 definiert ist.

Führen Sie folgende Schritte aus

Initiieren der Auswahl von Wareneingangstransaktionen

1. Wählen Sie eine der folgenden Eingaben, um "Lief.rechnung. Trans für Kontr auswählen" (APS351/B) aufzurufen:

   • Geben Sie in "Lieferantenrechnung. Eingeben" (APS100/E) im Feld "Nächster manueller Schritt" Ablauf 4 ein und drücken Sie die Eingabetaste.
   • Geben Sie in "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS110/B) im Feld "Nächster manueller Schritt" Ablauf 4 ein und wählen Sie Option 11 = Rechnungsprüfung für die Rechnung aus. (Dies gilt, wenn Eingabe 1 oder 2 im Feld "Buchungsdatum – Auswahl/Anzeige" in (APS110/P) ausgewählt ist.)
   • Wählen Sie in "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS110/B) Option 11 = Rechnungsprüfung für die Rechnung. Geben Sie in (APS112/E) im Feld "Nächster manueller Schritt" Workflow 4 ein und drücken Sie die Eingabetaste. (Dies gilt, wenn Eingabe 3 oder 4 im Feld "Buchungsdatum – Auswahl/Anzeige" in (APS110/P) ausgewählt ist.)

2. Überprüfen Sie die Wareneingangspositionen und die angezeigten Informationen in (APS351/B): Einkaufsauftragsnummer, Sequenznummer für die Einkaufsauftragsposition, Subnummer für die Einkaufsauftragsposition, Wareneingangsnummer, Eingangstyp, Eingangsdatum, Artikelnummer, Lagerort und rückgemeldete Menge. Folgende Eingangstypen werden verwendet: 1 = Standardwareneingangstransaktion aus (PPS300); 2 = Reklamationstransaktionen; 3 = Standardwareneingangstransaktion für die Eigenverrechnung.

3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

   • Gehen Sie zu Schritt 4, um nach Wareneingangspositionen zu suchen.
   • Gehen Sie zu Schritt 9, um nach Einkaufsauftragspositionen zu suchen, falls kein Wareneingang rückgemeldet wurde und folglich keine Wareneingangspositionen vorhanden sind.
   • Gehen Sie zu Schritt 11, um Positionen auszuwählen.

   Suche nach Wareneingangspositionen

4. Wählen Sie in (APS351/B) im Feld "Nicht eingegangene Position anzeigen" Option 1 = Nur Wareneingangspositionen aus.

   Das Feld wird nur angezeigt, wenn Sortierfolge 1 ausgewählt wurde.

5. Geben Sie eines der folgenden Intervalle ein, um die Auswahl angezeigter Positionen einzuschränken oder zu erweitern:

   • EA-Nummer
   • Lieferant
   • Lieferantenauftragsnummer
   • Lieferscheinnummer

6. Wenn dies nicht ausreicht, drücken Sie F17, um weitere Intervalle einzugeben: Standort, Lagerort, Artikelnummer, Eingangsnummer und Eingangsdatum. Drücken Sie die Eingabetaste, um die Auswahl in (APS151/B) zu überprüfen.

7. Geben Sie bei Bedarf auch einen Zeitpunkt an, bis zu dem Wareneingänge registriert werden sollen.

8. Um weitere Informationen zu einer Position zu erhalten, verwenden Sie eine der folgenden Optionen:

   • Über die Option "Anzeigen" können die Transaktionsdetails überprüft werden.
   • Option 11 = EA-Position anzeigen aktiviert "Einkaufsauftrag. Positionen öffnen" (PPS201).
   • Option 12 = EA-Kopf anzeigen aktiviert "Einkaufsauftrag. Öffnen" (PPS200).
   • Option 13 = EA-Transaktionen anzeigen aktiviert "Einkaufsauftrag. Transaktionen anzeigen" (PPS330).

   Einkaufsauftragspositionen auswählen

9. Wählen Sie in (APS351/B) im Feld "Nicht eingegangene Position anzeigen" Option 2 = Einkaufsauftragsposition zusammen mit den jeweiligen Wareneingangspositionen anzeigen aus.

   Das Feld wird nur angezeigt, wenn Sortierfolge 1 ausgewählt wurde.

10. Geben Sie die Einkaufsauftragsnummer ein und drücken Sie die Eingabetaste oder aktivieren Sie eines der in Schritt 5–7 beschriebenen Auswahlfelder.

    Wareneingangspositionen auswählen

11. Die Option "Auswählen" steuert, welche Positionen im Abgleich enthalten sein sollen.

12. Bei versehentlicher Auswahl einer Position können Sie diese über Option 3 = Freigeben rückgängig machen.

13. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

    • Drücken Sie F14, um Rechnungspositionen zu erstellen und in (APS360) manuell mit dem Abgleichprozess fortzufahren.
    • Drücken Sie F15, um Rechnungspositionen zu erstellen und einen automatischen Abgleichprozess einzuleiten. Dies entspricht Ablauf 8 in "Nächster manueller Schritt".