Einkaufsaufträge für die Rechnungskontrolle auswählen

In diesem Dokument wird beschrieben, wie Sie Einkaufsaufträge (EA) mit Lieferantenrechnungen abgleichen können. Ist die EA-Nummer nicht bekannt, kann zu diesem Zweck auch die Lieferscheinnummer oder die Lieferantenauftragsnummer verwendet werden.

Diese Aktivität kann je nach Einstellungen und Ausgangsprogramm automatisch ausgeführt werden.

Ergebnis

Rechnungspositionen werden auf Grundlage der mit dem ausgewählten Einkaufsauftrag verknüpften Wareneingangspositionen oder der EA-Position in "Lieferantenrechnung. WE-Position kontr." (APS360) erstellt (siehe Kommentare zu Schritt 2).

Wenn Sie nach manueller Auswahl des Einkaufsauftrags oder der EA-Positionen den Abgleich automatisiert haben, ohne dass Fehler aufgetreten sind, wird die Rechnung freigegeben und ihr wird eine Belegnummer zugewiesen. Geringfügige Differenzen werden automatisch ausgebucht. Ist der Abgleich jedoch unvollständig, erfolgt der Abbruch in (APS360/B).

Kontrollieren Sie bei Bedarf in (APS360) die Beträge, Menge und Zusatzkosten für die Rechnungsposition, bevor Sie den Abgleich abschließen. In "Lieferantenrechnung. Erst. Belastungsan" (APS364) kann bei Bedarf eine Belastungsanzeige für die Rechnungspositionen erstellt werden.

Die ausgewählten Einkaufsaufträge sind reserviert und können nicht für weitere Abgleiche genutzt werden, außer durch manuelle Freigabe in "Lief.-Rechng. Für Rechn.Kontr. auswählen" (APS350/B) oder durch Stornierung der provisorischen Belegbuchung in (APS360).

Bei Automatisierung des Abgleichprozesses nach manueller Auswahl der Einkaufsaufträge oder EA-Positionen werden Gegenbuchungen für diese Positionen erstellt, die im provisorischen Beleg enthalten sind.

Bevor Sie beginnen

  • Ein Einkaufsauftrag muss in "Einkaufsauftrag. Öffnen" (PPS200) erfasst sein.
  • Wird diese Aktivität für eine neue Rechnung ausgeführt, muss in "Lieferantenrechnung. Eingeben" (APS100/B) für die FAM-Funktion AP10 ein Detaildatensatz ausgewählt werden, in dem das Feld "Nächster manueller Schritt" mit 1 definiert ist.
  • In "Lieferant. Einkauf & Finanzen def." (CRS624) muss im Feld "Rechnungsfreigabebedingung 1" festgelegt sein, in welchen Situationen EA-Positionen ausgewählt werden können, wenn kein Wareneingang rückgemeldet wurde.

Führen Sie folgende Schritte aus

Initiieren der Auswahl von Einkaufsaufträgen

  1. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten aus, um zu "Lief.-Rechng. Für Rechn.Kontr. auswählen" (APS350/B) zu gelangen:

    • Geben Sie in "Lieferantenrechnung. Eingeben" (APS100/E) im Feld "Nächster manueller Schritt" Ablauf 4 ein und drücken Sie die Eingabetaste.
    • Geben Sie in "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS110/B) im Feld "Nächster manueller Schritt" Ablauf 3 ein und wählen Sie Option 11 = Rechnungsprüfung für die Rechnung aus. (Dies gilt, wenn in (APS110/P) im Feld "Buchungsdatum – Auswahl/Anzeige" Eingabe 1 oder 2 ausgewählt ist.)
    • Wählen Sie in "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS110/B) Option 11 = Rechnungsprüfung für die Rechnung. Geben Sie in (APS112/E) im Feld "Nächster manueller Schritt" Workflow 3 ein und drücken Sie die Eingabetaste. (Dies gilt, wenn in (APS110/P) im Feld "Buchungsdatum – Auswahl/Anzeige" Eingabe 3 oder 4 ausgewählt ist.)

  2. Wählen Sie zur Identifizierung der Wareneingänge eine der folgenden Sortierfolgen in (APS350/B) aus:

    • 1 = EA-Nummern (nur unvollständig fakturierte Einkaufsaufträge; Standardwert)
    • 2 = Lieferscheinnummern
    • 3 = Lieferantenauftragsnummern
    • 4 = EA-Nummern (alle Einkaufsaufträge)
    • 5 = EA-Nummern (nur für eine Lieferantennummer)

      Hinweis: Bei den Eingaben 1 bis 3 und 5 werden nur unvollständig fakturierte Datensätze angezeigt (d. h. mit Rechnungskontrollstatus = 0). Wenn Sie einen Datensatz auswählen, werden alle Wareneingangspositionen, die mit dem Datensatz verknüpft sind, ebenfalls ausgewählt. Voraussetzung ist, dass die Wareneingangspositionen nicht vollständig fakturiert sind oder zu einer anderen Rechnung gehören.

      Eingabe 4 zeigt alle Einkaufsaufträge an. Bei der Auswahl eines EA-Datensatzes werden alle Wareneingangspositionen ausgewählt. Wurden keine Wareneingangstransaktionen gefunden, wird stattdessen die EA-Position selbst ausgewählt.

  3. Geben Sie die entsprechende, auf der Rechnung ausgewiesene Nummer an. Drücken Sie die Eingabetaste.

  4. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten aus, um fortzufahren:

    • Nutzen Sie zur Auswahl aller mit der jeweiligen Nummer verknüpften Wareneingangspositionen die Option "Auswählen", um sie zu markieren.
    • Aktivieren Sie zur Freigabe einer bereits ausgewählten Nummer die Option "Freigeben".
    • Nutzen Sie zur Prüfung der mit der Nummer verknüpften Wareneingangspositionen Option 11 = Eingegangene Positionen, um "Lief.rechnung. Trans für Kontr auswählen" (APS351/B) zu aktivieren. Wenn Sie nicht alle der mit der jeweiligen Nummer verknüpften Wareneingangspositionen auswählen möchten, nutzen Sie die Option "Auswählen", um sie zu markieren, und drücken Sie anschließend F14. Drücken Sie F3, um zu (APS350) zurückzukehren.

  5. Wenn Sie einen Abgleich für mehrere Einkaufsaufträge durchführen möchten, kehren Sie zu Schritt 3 zurück.

  6. Wählen Sie abschließend eine der folgenden Möglichkeiten aus:

    • Drücken Sie F14, um Rechnungspositionen zu erstellen und in (APS360) manuell mit dem Abgleichprozess fortzufahren.
    • Drücken Sie F15, um Rechnungspositionen zu erstellen und einen automatischen Abgleichprozess einzuleiten. Dies entspricht Ablauf 8 in "Nächster manueller Schritt".
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