Elektronische Bankbestätigung von Lieferantenzahlungen

Dieses Dokument beschreibt das Konzept der elektronischen Bankbestätigung für Lieferantenzahlungen, bei dem es um die Integration von automatischem Bankauszug (ABS) und Kreditoren-Zahlungsvorschlagprozess geht. Mit dieser Funktionalität können Sie Zahlungen automatisch oder manuell bestätigten Zahlungsvorschlägen im ABS-Prozess zuordnen.

Hintergrund

Bei Zahlungsmethoden, für die in "Zahlungsmethode Kreditoren. Öffnen" (CRS071) der Parameter "Bankbestätigung" auf 1 = "Ja, manuell" festgelegt wurde, werden die in "Zahlungsvorschlag. Öffnen" (APS130) bestätigten Zahlungsvorschläge als Zahlungsreferenznummer für die manuelle Bankbestätigung in "Lieferantenzahlung. Bankbestätigung rückmelden" (APS190) gespeichert. Zahlungen für Rechnungen, die in einer solchen Zahlungsreferenznummer in (APS190) berücksichtigt sind, können nicht in einem Bankauszug in "Bankauszug. Öffnen" (ABS100) verarbeitet werden.

Um eine Zahlung in (ABS100) einer Lieferantenrechnung zuzuordnen, die in einer Zahlungsreferenznummer berücksichtigt wird, können Sie stattdessen eine in (CRS071) definierte Zahlungsmethode verwenden, bei der für den Parameter "Bankbestätigung" die Option 3 = Ja, elektronisch durch ABS festgelegt ist. Dadurch wird die Funktionalität der elektronischen Bankbestätigung aktiviert.

Einschränkungen

Die Funktionalität ist nur für Lieferantenrechnungen verfügbar, bei denen in (CRS071) für "Zahlungsmethode Kreditoren" Zahlungsklasse = 3, Übertragungsmethode = 3 und Bankbestätigung = 3 festgelegt ist.

Die Funktionalität im Überblick

In "Lief.zahlung. Elektr. Bankbestät. rückm." (APS187) werden Datensätze erstellt, wenn ein Zahlungsvorschlag in (APS130) bestätigt wird. Die mitgelieferten Lieferantenrechnungen werden in "Elektr. Bankbestätigung. Details öffnen" (APS188) angezeigt. Die Zahlungsreferenznummer und die enthaltenen Rechnungen werden nur in diesen Programmen und nicht in (APS190) angezeigt. Die Datensätze können nicht geändert, aber angezeigt oder gelöscht werden (abhängig vom Status).

Es gibt eine Statusbearbeitung für die Zahlungsreferenznummer in (APS187) und auch für die enthaltenen Rechnungen in (APS188). Die Status werden bei der Bearbeitung des Bankauszugs in (ABS100) aktualisiert. Ausnahme bildet der Anfangsstatus, der beim Bestätigen des Zahlungsvorschlags in (APS130) festgelegt wird.

Folgende Status in (APS187) hängen vom Status der enthaltenen Rechnungen ab:

  • 10 = Gesendet: Der Zahlungsvorschlag wurde in (APS130) bestätigt.
  • 15 = Teilweise bestätigt: Die enthaltenen Rechnungen haben den Status 1 (Gesendet), 6 (Zugeordnet) oder 7 (Bestätigt).
  • 20 = Bestätigt: Die enthaltenen Rechnungen wurden zugeordnet (Status 6).
  • 25 = Teilweise abgestimmt: Die enthaltenen Rechnungen wurden zugeordnet oder bestätigt (Status 6 oder 7).
  • 90 = Abgestimmt: Die enthaltenen Rechnungen wurden bestätigt (Status 7).
Hinweis

Das Löschen von Datensätzen in (APS187) ist nur für die Status 10 und 90 möglich.

Dies sind die Status in (APS188), also die Status jeder Rechnung:

  • 1 = Gesendet: Der Zahlungsvorschlag, in dem die Rechnung enthalten ist, wurde in (APS130) bestätigt.
  • 6 = Zugeordnet: Die Rechnung wurde in (ABS100) zugeordnet oder teilweise zugeordnet.
  • 7 = Bestätigt: Die Rechnung wurde in Hauptbuch/Kreditoren in (ABS100) aktualisiert.
Hinweis

Das Löschen von Datensätzen in (APS188) ist nur für Rechnungen im Status 1 = Gesendet möglich. Rechnungen im Status 1 verbleiben in (APS188), bis ihre Bezahlung auf einem Bankauszug erscheint. Rechnungen in diesem Status können aus (APS188) gelöscht und in einem neuen Zahlungsvorschlag in (APS130) angezeigt werden.

Folgende Zusatzinformationsnummern werden im Prozess der elektronischen Bankbestätigung verwendet:

  • 469 = Elektronische Bestätigung: Diese Zusatzinformationsnummer besteht aus der Zahlungsvorschlagsnummer, der Zahlungsauftragsnummer, der Zahlungsdokumentnummer und dem Zahlungsempfänger. Sie wird für die Lieferantenrechnung aktualisiert, wenn der Zahlungsvorschlag in (APS130) bestätigt wird. Sie wird auch für die Zahlungstransaktion aktualisiert, wenn der Bankauszug in (ABS100) mit Option 9 = Im Hauptbuch aktualisieren aktualisiert wird, und kann in "Kreditoren. Zusatz-Info anzeigen" (APS250) verwendet werden, um die Rechnungen anzuzeigen, die bezahlt und in einer bestimmten Zahlungsvorschlagsnummer, Zahlungsauftragsnummer und Zahlungsdokumentnummer enthalten sind.
  • 468 = Zahlungsreferenznr./Zahlungsempfänger: Diese Zusatzinformationsnummer besteht aus der Zahlungsreferenznummer und dem Zahlungsempfänger. Sie wird auch für die Zahlungstransaktion aktualisiert, wenn der Bankauszug mit Option 9 = Im Hauptbuch aktualisieren in (ABS100) aktualisiert wird, und kann in (APS250) verwendet werden, um die Rechnungen anzuzeigen, die bezahlt und in einer bestimmten Zahlungsreferenznummer für einen bestimmten Zahlungsempfänger enthalten sind.
Hinweis

Wenn Sie Datensätze aus (APS187) oder (APS188) löschen, werden die Zusatzinformationsnummern 406, 409 und 469 gelöscht. Der Zahlungsvorschlag in (APS130) wird ebenfalls mit den Änderungen aktualisiert. Wenn eine vollständige Zahlungsreferenznummer aus (APS187) gelöscht wird, werden auch alle enthaltenen Rechnungen gelöscht.

Wenn ein Zahlungsbeleg in "Beleg. Fehlerhaften öffnen" (GLS038) gelöscht wird, wird der Status der Rechnung in (APS188) auf 1 = Gesendet zurückgesetzt. Dies gilt auch für die Stornierung von Zahlungsbelegen in "Beleg. Stornieren" (GLS900), wenn der Parameter "Neues Belegdatum" nicht aktiviert wurde. In beiden Szenarien wird die Rechnung nicht in einen neuen Zahlungsvorschlag einbezogen, sondern gilt auf einem neuen Bankauszug in (ABS100) als bezahlt oder als aus (APS188) gelöscht. Die Zusatzinformationsnummern bleiben so, wie sie vor der Löschung oder Stornierung waren. Der Bankauszug wird nicht aktualisiert, wenn ein Zahlungsbeleg in (GLS900) storniert oder aus (GLS038) gelöscht wird.

Der Kopfstatus in (APS187) wird automatisch geändert, wenn ein Zahlungsbeleg aus (GLS038) gelöscht wird, falls der Kopfstatus der Zahlungsreferenznummer vor der Löschung größer oder gleich 20 = Bestätigt ist. Wenn ein Zahlungsbeleg in (GLS900) storniert wird, wird auch der Kopfstatus in (APS187) automatisch geändert.

Ergebnis

  • Bei Bestätigung des Zahlungsvorschlags in (APS130) wird eine Zahlungsreferenznummer in den Tabellen FAPREH und FAPRED aktualisiert. Diese Zahlungsreferenznummer kann in (APS187) (Kopf) und (APS188) (Rechnungen) angezeigt werden.
  • Die enthaltenen Lieferantenrechnungen werden mit Zusatzinformation 469 in der FPLEDX-Tabelle aktualisiert, wenn der Zahlungsvorschlag in (APS130) bestätigt wird.
  • Eine solche Lieferantenrechnung, die in einem bestätigten Zahlungsvorschlag in (APS130) enthalten war und später einer Zahlung in (ABS100) zugeordnet wurde, wird mit einer Zahlungstransaktion in den Tabellen FPLEDG und FGLEDG aktualisiert, wenn der Bankauszug im Hauptbuch in (ABS100) aktualisiert wird.
  • Die Lieferantenzahlungstransaktion wird mit den Zusatzinformationen 468 und 469 in der FPLEDX-Tabelle aktualisiert.
  • Der Status der Lieferantenrechnung wird in (APS188) automatisch auf 7 = Bestätigt erhöht, wenn der Bankauszug gemäß Hauptbuch in (ABS100) aktualisiert wurde.
  • Der Status der Zahlungsreferenznummer wird in (APS187) auf 10 = Gesendet gesetzt, wenn der Zahlungsvorschlag in (APS130) bestätigt wird. Er wird auch automatisch in (APS187) aktualisiert, wenn der Bankauszug in (ABS100) verarbeitet wird.

Bevor Sie beginnen

  • In (CRS071) muss der Parameter "Bankbestätigung" auf 3 = Ja, elektronisch durch ABS gesetzt werden, um die Funktionalität für die elektronische Bankbestätigung zu aktivieren. Diese Option kann nur verwendet werden, wenn für "Zahlungsklasse" die Option 3 = "Banküberweisung – man./elektr." und für "Übertragungsmethode" die Option 3 = Elektronische Zahlung festgelegt ist.
  • In "Nummernserie. Öffnen" (CRS165) muss der Nummernserientyp 89 mit Nummernserie 1 definiert werden. Die Zahlungsreferenznummer wird von dieser Nummernserie abgerufen.

Führen Sie folgende Schritte aus

  1. Legen Sie in (APS130) einen Zahlungsvorschlag für eine Zahlungsmethode an, bei der für "Bankbestätigung" die Option 3 = Ja, elektronisch durch ABS festgelegt ist.

  2. Überprüfen und bestätigen Sie den Zahlungsvorschlag in (APS130).

  3. Wenn der Zahlungsvorschlag bestätigt wird (in Status 9), erscheint eine Zahlungsreferenznummer in (APS187) im Status 10 = Gesendet. Die enthaltenen Rechnungen werden in (APS188) angezeigt. Die Rechnungen haben den Status 1 = Gesendet.

  4. Der Bankauszug wird dann über MI-Programme elektronisch in (ABS100) eingegeben.

  5. Bestätigen Sie den Bankauszug mit der verknüpften Option 21. Wenn dies abgeschlossen ist, starten Sie die "Automatische Zuordnung" in (ABS100) mithilfe der verknüpften Option 22.

    Bei Zuordnung des Bankauszugs (im Status 6) werden die zugehörigen Lieferantenrechnungen in (APS188) auf Status 6 = Zugeordnet gesetzt.

    Der Status der Zahlungsreferenznummer in (APS187) wird automatisch aktualisiert. Wenn alle enthaltenen Rechnungen Status 6 haben, erhält der Kopf der Zahlungsreferenznummer den Status 20 = Bestätigt. Wenn jedoch eine der enthaltenen Rechnungen Status 1 aufweist, wird als Kopfstatus 15 = Teilweise bestätigt festgelegt.

  6. Verwenden Sie nach der Zuordnung die verknüpfte Option 9 = Im Hauptbuch aktualisieren in (ABS100). Wenn in (ABS100) der Status 9 ist, wird der Zahlungsbeleg angelegt und die Rechnungen werden in Kreditoren bezahlt.

    Wenn der Bankauszug mit dem Hauptbuch aktualisiert wird, werden die enthaltenen Rechnungen in (APS188) auf Status 7 = Bestätigt gesetzt. Der Status der Zahlungsreferenznummer in (APS187) wird automatisch aktualisiert. Wenn alle enthaltenen Rechnungen Status 7 haben, erhält der Kopf der Zahlungsreferenznummer den Status 90 = Abgestimmt. Wenn jedoch eine der enthaltenen Rechnungen Status 6 aufweist, wird als Kopfstatus 25 = Teilweise abgestimmt festgelegt. Wenn eine der enthaltenen Rechnungen Status 1 aufweist, ist der Kopfstatus 15 = Teilweise bestätigt.

  7. Bei Bedarf kann der Status der Zahlungsreferenznummer in (APS187) mithilfe der Funktionstaste F20 (alle Zahlungsreferenznummern werden neu berechnet) oder der verknüpften Option 7 (die ausgewählte Zahlungsreferenznummer wird neu berechnet) neu berechnet.

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