Lieferantenzahlungsvorschläge anpassen

Ergebnis

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Zu zahlende Lieferantenrechnungen automatisch auswählen.

Bevor Sie beginnen

Ein Zahlungsvorschlag muss in "Lieferantenzahlungsvorschlag. Öffnen" (APS130) erstellt und verifiziert sein.

Führen Sie folgende Schritte aus

Weiteres Vorgehen festlegen

1. Starten Sie "Lieferantenzahlungsvorschlag. Öffnen" (APS130).

2. Wählen Sie bei Bedarf eine andere Sortierfolge, um den Vorschlag zu identifizieren.

   Es sind folgende Sortierfolgen verfügbar: 1 = Vorschlagsnummer, Sequenznummer; 2 = Status, Vorschlagsnummer, Sequenznummer.

3. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten aus:

   • Wenn ein Fehlerbericht gedruckt wurde, gehen Sie zu "Einstellungen auf Grundlage eines Fehlerberichts anpassen".
   • Um den Zahlungsempfänger und andere Werte in der Kreditorendatei zu ändern, gehen Sie zu "Zahlungsempfänger und anderer Rechnungswerte in der Kreditorendatei ändern".
   • Um Basisdaten für den gesamten Vorschlag zu ändern, gehen Sie zu "Basisdaten für den gesamten Vorschlag ändern".
   • Um separate Datensätze im Vorschlag zu ändern, gehen Sie zu "Separate Datensätze des Vorschlags ändern".
   • Um manuell neue Rechnungsdatensätze hinzuzufügen, ohne einen neuen Vorschlag zu erstellen, gehen Sie zu "Neuen Rechnungsdatensatzes zum Vorschlag hinzufügen".
   • Um eine Simulation von Zahlungsdokumenten und Buchungen, die bei Bestätigung des Vorschlags erstellt werden sollen, zu drucken und zu prüfen, gehen Sie zu "Vorschau für simulierte Zahlungsdokumente und Buchungen vor dem Ausführen von Zahlungen erstellen".
   • Anzeigen von Rechnungszusatzinformationen.
   • Wenn der Vorschlag korrekt ist, finden Sie unter Lieferantenzahlungen auf Grundlage des Zahlungsvorschlags ausführen weitere Informationen.

Einstellungen auf Grundlage eines Fehlerberichts anpassen

1. Überprüfen Sie den Fehlerbericht.

2. Passen Sie fehlerhafte Rechnungsdatensätze unter Beachtung der Liste der Fehlerstatus in Lieferantenzahlungen mithilfe von Zahlungsvorschlägen erstellen an.

3. Erstellen Sie einen neuen Zahlungsvorschlag, und starten Sie "Lieferantenzahlungsvorschlag. Öffnen" (APS130).

Zahlungsempfänger und andere Rechnungswerte in der Kreditorendatei ändern

So ändern Sie den Zahlungsempfänger:

1. Starten Sie "Kreditoren. Anzeigen" (APS200/B).

2. Wählen Sie für die Rechnung Option 9 = Zahlungsempfänger ändern aus.

3. Geben Sie in Bild E den neuen Zahlungsempfänger an. Drücken Sie die Eingabetaste, um zu Bild B zurückzukehren.

4. Starten Sie "Lieferantenzahlungsvorschlag. Öffnen" (APS130) und erstellen Sie einen neuen Vorschlag.

So ändern Sie andere Rechnungswerte:

1. Wählen Sie für die Rechnung in (APS200/B) "Öffnen".

2. Ändern Sie in "Kreditoren. Separate Rechnungen ändern" (APS201/E) einen der folgenden Werte: Fälligkeitsdatum, Rechnungsprüfer, Terminvertrag, Zahlungsmethode, Zahlungssperre, Sperrdatum, Gesperrt durch, Bankkonto, Skontobedingungen, Skontobasis, Skontoprozentsätze, parallele Rechnungsnummer (für Rechnungen der Zahlungsklasse 3 oder 5), Handelscode und Bankoperation. Drücken Sie die Eingabetaste.

3. Starten Sie "Lieferantenzahlungsvorschlag. Öffnen" (APS130) und erstellen Sie einen neuen Vorschlag.

Basisdaten für den gesamten Vorschlag ändern

Ändern Sie die Bank oder die Zahlungsmethode des gesamten Vertrags, werden die enthaltenen Rechnungen automatisch entfernt und dem neuen entsprechenden Vorschlag hinzugefügt, wenn Sie zu (APS130/B) zurückkehren. Der Grund hierfür ist, dass Vorschläge für die Kombination aus Bank, Zahlungsmethode und Währung erstellt werden.

Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten aus:

• So ändern Sie das Lieferantenbankkonto für alle Datensätze im Vorschlag:

  1. Wählen Sie in (APS130/B) für den Vorschlag Option 11 = Bank ändern aus.

  2. Geben Sie in (APS130/E) ein neues Bankkonto ein, und drücken Sie die Eingabetaste, um zurückzukehren.

     Haben Sie bei der Erstellung des Vorschlags die Berücksichtigung von Bankquoten ausgewählt, ist eine Änderung des Bankkontos nicht möglich.

     Die Handelscode-Umbruchstufe wird ebenfalls berücksichtigt, wenn sie im Vorschlag verwendet wird. Beim Ändern eines Zahlungsvorschlags werden auch andere Felder wie Zahlungsempfänger, Zahlungsdatum, Skonto, Firmenbankkonto und Lieferantenbankkonto der Rechnung für die Gruppierung der Rechnungen pro Zahlungsdokument berücksichtigt. Wenn Sie beispielsweise die Zahlungsmethode über die Firmenbank in (APS130) (verknüpfte Optionen) ändern, muss die in (APS091) ausgewählte Handelscode-Umbruchstufe berücksichtigt werden. Wenn die Kombination in (APS091) nicht gefunden werden kann, wird die gewöhnliche Gruppierung verwendet.

• So ändern Sie die Zahlungsmethode für alle Datensätze:

  1. Wählen Sie in (APS130/B) für den Vorschlag Option 12 = Zahlungsmethode ändern aus.

  2. Geben Sie in Bild E eine neue Zahlungsmethode ein, und drücken Sie die Eingabetaste, um zurückzukehren.

     Ist für die vorherige Zahlungsmethode Sammelzahlungscode 2 definiert, kann sie nur in eine Zahlungsmethode mit demselben Code geändert werden.

     Wenn die parallele Rechnungsnummer von den im Vorschlag enthaltenen Rechnungen verwendet wird, dann wird sie ebenfalls berücksichtigt.

     Wenn die neue Zahlungsmethode eine andere Zahlungsklasse als 3 oder 5 hat, wird die parallele Rechnungsnummer entfernt.

     Die Handelscode-Umbruchstufe wird ebenfalls berücksichtigt, wenn sie im Vorschlag verwendet wird. Beim Ändern eines Zahlungsvorschlags werden auch andere Felder wie Zahlungsempfänger, Zahlungsdatum, Skonto, Firmenbankkonto und Lieferantenbankkonto der Rechnung für die Gruppierung der Rechnungen pro Zahlungsdokument berücksichtigt. Wenn Sie beispielsweise die Zahlungsmethode über die Firmenbank in (APS130) (verknüpfte Optionen) ändern, muss die in (APS091) ausgewählte Handelscode-Umbruchstufe berücksichtigt werden. Wenn die Kombination in (APS091) nicht gefunden werden kann, wird die gewöhnliche Gruppierung verwendet.

Separate Datensätze des Vorschlags ändern

1. Um einen Vorschlagsdatensatz zu ändern, wählen Sie für den Vorschlag in (APS130/B) die Option "Öffnen" aus.

2. Wählen Sie eine Sortierfolge in "Zahlungsvorschlag. Details aktualisieren" (APS137/B): 1 = Fälliger Betrag; 2 = Skontodatum oder 3 = Summe pro Lieferant.

Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten aus:

• So können Sie Werte eines Datensatzes ändern und einen Kommentar hinzufügen:

  1. Wählen Sie in (APS137/B) für den Zahlungsdatensatz "Öffnen".

  2. Ändern Sie in (APS137/E) bei Bedarf einen der folgenden Werte: Zahlungsdatum, Zahlungsmethode, Lieferantenbankkonto, fälliger Betrag, fälliger Bruttobetrag (siehe unten), Skontobetrag, Skontodatum, Zahlungssperrcode (siehe unten), parallele Rechnungsnummer (für Rechnungen der Zahlungsklasse 3 oder 5) und Handelscode. Drücken Sie die Eingabetaste.

     Das Zahlungsdatum kann geändert werden, sofern die verwendete Zahlungsmethode bei Gruppenzahlungscode 0 oder 1 liegt.

     Ist für die vorherige Zahlungsmethode Sammelzahlungscode 2 definiert, kann sie nur in eine Zahlungsmethode mit demselben Code geändert werden. Ändern Sie die Zahlungsmethode und die Bank, wird die Rechnung automatisch dem neuen Vorschlag hinzugefügt, wenn Sie zu (APS130/B) zurückkehren.

     Wenn die parallele Rechnungsnummer von den im Vorschlag enthaltenen Rechnungen verwendet wird, dann wird sie ebenfalls berücksichtigt.

     Die parallele Rechnungsnummer kann geändert oder gelöscht werden. Wenn die neue Zahlungsmethode jedoch eine andere Zahlungsklasse als 3 oder 5 hat, wird die parallele Rechnungsnummer entfernt.

     Die Handelscode-Umbruchstufe wird im Vorschlag berücksichtigt, wenn die Kombination aus Zahlungsmethode und Bankkonto-ID des Vorschlags in (APS091) definiert ist. Falls nicht, wird eine gewöhnliche Gruppierung von Rechnungen verwendet. Beim Ändern eines Zahlungsvorschlags werden auch andere Felder wie Zahlungsempfänger, Zahlungsdatum, Skonto, Firmenbankkonto und Lieferantenbankkonto der Rechnung für die Gruppierung der Rechnungen pro Zahlungsdokument berücksichtigt. Wenn Sie beispielsweise die Zahlungsmethode, das Zahlungsdatum und die Lieferantenbank direkt in Bild (APS137/E) ändern (der Handelscode kann hier ebenfalls geändert werden), muss die in (APS091) ausgewählte Handelscode-Umbruchstufe berücksichtigt werden. Wenn die Kombination in (APS091) nicht gefunden werden kann, wird die gewöhnliche Gruppierung verwendet.

     Reduzieren Sie den zu zahlenden Betrag, nehmen Sie tatsächlich nur eine Teilzahlung vor.

     Das neue Skontodatum muss dem heutigen oder einem späteren Datum entsprechen. Hinweis: Das Hinzufügen eines Skontos ist auch dann möglich, wenn die Originalrechnung nicht mit Skontobedingungen verknüpft war.

  3. Geben Sie bei Bedarf bis zu fünf Zeilen Kommentar in (APS137/H) ein. Drücken Sie die Eingabetaste.

     Drücken Sie die Eingabetaste. Der Text wird nur in der Vorschlagsdatei gespeichert und nicht als Teil des endgültigen Zahlungsdokuments gedruckt. Wenn für die Rechnung in (APS201/T) ein Text von einer anderen Quelle eingegeben, wird dieser Text automatisch hier angezeigt.

     Der Text wird nur in der Vorschlagsdatei gespeichert und nicht als Teil des endgültigen Zahlungsdokuments gedruckt. Wenn für die Rechnung in (APS201/T) ein Text von einer anderen Quelle eingegeben, wird dieser Text automatisch hier angezeigt.

     Wenn die parallele Rechnungsnummer verwendet wird, kann sie in (APS137/H) geändert werden. Wenn in "Zusätzliche Zahlungsreferenz AP. Öffnen" (CMS091) für diese Zahlungsmethode und das Land des Zahlungsempfängers eine Prüfziffermethode definiert ist, wird eine Eingabeprüfung für die Prüfziffer durchgeführt. Wenn die Prüfziffer ungültig ist, wird eine Warnmeldung angezeigt.

     Die Prüfziffermethode wird verwendet, wenn die Prüfziffer in einer parallelen Rechnungsnummer berechnet und kontrolliert wird.

     Wenn eine alternative Prüfziffermethode eingegeben wurde (optional) und die Prüfziffer bei Verwendung der ersten Prüfziffermethode ungültig ist, wird für die Eingabeprüfung der parallelen Rechnungsnummern die alternative Prüfziffermethode verwendet. Wenn die Prüfziffer falsch ist, wird eine Warnmeldung angezeigt.

     Wenn die Prüfziffer bei der ersten Prüfziffermethode korrekt ist, werden keine weiteren Prüfungen durchgeführt. Wenn die Prüfung ergibt, dass die Prüfziffer nicht korrekt ist, aber eine alternative Prüfziffermethode eingegeben wurde, wird stattdessen diese zweite Prüfziffermethode verwendet.

     Wenn die Prüfziffer bei beiden Prüfziffermethoden falsch ist, wird die Prüfziffer ungültig und eine Warnmeldung wird angezeigt.

     Zur Berechnung und Steuerung der Prüfziffer müssen numerische Werte verwendet werden. Wenn die parallele Rechnungsnummer leer ist, erfolgt keine Eingabeprüfung. Wenn die Prüfziffermethode in (CMS091) leer ist, erfolgt keine Eingabeprüfung.

     Wenn in (CMS091) bei der Eingabeprüfung einer parallelen Rechnungsnummer für die Zahlungsmethode und das Land des Zahlungsempfänger keine Regel gefunden wird, aber eine Regel für die betreffende Zahlungsmethode und das Land des Zahlungsempfänger = leer vorhanden ist (alle berücksichtigen), wird stattdessen diese Methode verwendet.

     Die Eingabeprüfung erfolgt nur für Rechnungen mit AP-Zahlungsmethoden, die Zahlungsklasse 3 = Banküberweisung und 5 = Lastschrift haben.

• So geben Sie im Vorschlag eine Teilzahlung im Rechnungsdatensatz an:

  1. Wählen Sie in (APS137/B) die Option "Öffnen" für den Rechnungsdatensatz.

  2. Geben Sie in Bild (APS137/E) in den Feldern "Fälliger Betrag" und "Fälliger Bruttobetrag" den zu zahlenden Betrag an. Drücken Sie die Eingabetaste, und kehren Sie zu Bild B zurück.

• So fügen Sie einem Datensatz im Angebot ein Skonto hinzu:

  1. Wählen Sie in (APS137/B) die Option "Öffnen" für den Rechnungsdatensatz.

  2. Geben Sie in Bild (APS137/E) den Skonto auf eine dieser vier verschiedenen Arten ein:

     • Geben Sie manuell einen positiven oder negativen Skontobetrag an. Einen negativen Wert geben Sie an, wenn Sie einen Skonto zurückzahlen möchten, der vom Lieferanten nicht freigegeben wurde.
     • Geben Sie einen positiven oder negativen Skontoprozentsatz an.
     • Geben Sie ein Skontodatum an, das nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung und/oder nach dem aktuellen Datum liegt.
     • Reduzieren Sie den fälligen Betrag, ohne den fälligen Bruttobetrag anzupassen.

  3. Geben Sie die Skontobedingungen an. Drücken Sie die Eingabetaste.

• So sperren Sie einen Datensatz, damit die Zahlung nicht bestätigt werden kann:

  1. Wählen Sie in (APS137/B) für den Datensatz die Option 3 = Anhalten aus.

     Der Datensatz erhält Status 3, der angezeigt wird, wenn Sortierfolge 1 ausgewählt wurde.

     Der Wert im Feld "Fälliger Betrag" wird um den entsprechenden Betrag gesenkt.

     Die Sperrung eines Datensatzes können Sie jederzeit mit der Option 6 = Freigeben aufheben.

  2. Um die Art der Sperrung weiter zu bestimmen, wählen Sie für die Rechnung "Öffnen".

  3. Ändern Sie ggf. in Bild E den Standardsperrcode 3 in einen anderen Sperrcode. Drücken Sie die Eingabetaste und dann F3, um zu (APS130/B) zurückzukehren.

  4. Haben Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen, drucken Sie den Vorschlag vor der Zahlungsbestätigung für eine letzte Prüfung aus.

  5. Der Ausdruck kann auch zur Autorisierung der gesamten Zahlung verwendet werden. In einem solchen Fall autorisiert der Rechnungsprüfer die Zahlung durch das Unterzeichnen der Liste. Anschließend wird sie gespeichert.

• Zum vollständigen Löschen eines Datensatzes aus einem Vorschlag wählen Sie "Löschen" aus.

Neuen Rechnungsdatensatz zum Vorschlag hinzufügen

1. Wählen Sie für den Vorschlag in (APS130/B) die Option "Öffnen".

2. Geben Sie in (APS137/B) den Namen des Zahlungsempfängers ein. Zum Auswählen neuer Rechnungen klicken Sie "Neu".

   Offene Rechnungen des Zahlungsempfängers, die in keinem anderen Zahlungsvorschlag berücksichtigt werden, werden in "Kreditoren. Anzeigen" (APS200/B) angezeigt. Um die Rechnungen leichter zu ermitteln, verwenden Sie Sortierfolge 5 oder 15. Es werden dann alle Rechnungsdatensätze angezeigt.

3. Wählen Sie in (APS200/B) die Rechnung(en) aus, die berücksichtigt werden soll bzw. sollen.

   Die Rechnungen werden im Vorschlag berücksichtigt. Als Zahlungsmethode der Originalrechnung wird automatisch die des Vorschlags verwendet. Ist als Zahlungsmethode Banküberweisung mit Übertragungsmethode 3 angegeben, erfolgt eine automatische Prüfung der Bankdetails der ausgewählten Rechnungen.

   Die Handelscode-Umbruchstufe wird im Vorschlag berücksichtigt, wenn die Kombination aus Zahlungsmethode und Bankkonto-ID des Vorschlags in (APS091) definiert ist. Falls nicht, wird die gewöhnliche Gruppierung von Rechnungen verwendet.

4. Drücken Sie F3, um zu (APS130/B) zurückzukehren.

Vorschau für simulierte Zahlungsdokumente und Buchungen vor dem Ausführen von Zahlungen erstellen

1. Wählen Sie in (APS130/B) "Provisorisch/Kopie" für den Vorschlag mit Status 1.

   Mit Option 6 = Drucken geben Sie eine Kopie des Zahlungsvorschlags aus. Mit Option 9 = Kopie wird eine Kopie von bereits auf der Grundlage eines bestätigten Vorschlags (Status 9) erstellten Zahlungsdokumenten gedruckt.

2. Führen Sie die üblichen Schritte für die Erstellung von Zahlungsdokumenten je nach Zahlungsmethode aus.

   Es werden die gleichen Dokumente und Buchungsjournale wie für einen bestätigten Vorschlag gedruckt. Das Finanzsystem wird jedoch nicht aktualisiert.