Lieferantenzahlungen mithilfe von Zahlungsvorschlägen erstellen

Faktoren bei der Auswahl von Rechnungen

• Auswahlkriterien für den Vorschlag

  Der Vorschlag wird auf der Grundlage der Auswahlkriterien erstellt, die in "Lieferantenzahlungsvorschlag. Erstellen" (APS131/E) angegeben wurden. Es können maximal elf Kriterien definiert werden. Je mehr Kriterien ausgewählt werden, desto stärker wird die Auswahl eingegrenzt:

  Feld	Dieses Feld zeigt ...
  Zahlungstyp	… eine Reihe von Zahlungstypen, die für die Lieferantenrechnungen definiert sind. Der Zahlungstyp ist eine allgemeine Zahlungsklassifizierung, mit der verschiedene Zahlungsmethoden verknüpft sein können. Der Zahlungstyp selbst wird nicht manuell angegeben, sondern mithilfe der ausgewählten Zahlungsmethode mit der Rechnung verknüpft.
  Zahlungsmethode	… die für die Lieferantenrechnung definierte Zahlungsmethode. Die Zahlungsmethode ist eine Unterkategorie des Zahlungstyps. Darüber werden zusätzliche Werte definiert, die die Zahlungsabwicklung steuern. In diesem Zusammenhang spielt insbesondere der Sammelzahlungscode eine wichtige Rolle (siehe unten).
  Fälligkeitsdatum	... das Fälligkeitsdatumsintervall für die Auswahl von Rechnungen für den Zahlungsvorschlag. Hinweis Rechnungen, die ein Skontodatum enthalten, das in den Datumsbereich fällt, werden immer ausgewählt, sofern das Skontodatum das aktuelle oder ein späteres Datum ist. Gutschriftsrechnungen in "AP" werden immer berücksichtigt, ungeachtet des Fälligkeitsdatums. Fällt das Fälligkeitsdatum auf einen Tag nach dem ausgewählten Intervall, so wird der Rechnung beim Zahlungsvorschlag der Sperrcode 4 zugewiesen.
  Rechnungsdatum	... den Datumsbereich, ab dem die Rechnungen gültig sind.
  Lieferantengruppe	... unterschiedliche Lieferantenkategorien. Diese Lieferantengruppen werden in "Lieferantengruppe. Öffnen" (CRS150) erstellt. Jeder Lieferant wird dann in "Lieferant. Einkauf & Finanzen def." (CRS624/E) mit einer Lieferantengruppe verknüpft.
  Zahlungsempfänger	... Personen oder Firmen, die Zahlungen empfangen. In (CRS624/F) wird für den Lieferanten ein Zahlungsempfänger angegeben, sofern beide nicht zur selben juristischen Einheit gehören. Für mehrere Lieferanten kann derselbe Zahlungsempfänger definiert sein.
  Zahlungspriorität	... die Prioritätenfolge, die bei der Auswahl berücksichtigt werden soll. Auf diese Folge wird zurückgegriffen, wenn nur Lieferanten mit einer bestimmten Priorität im Vorschlag enthalten sein sollen. Prioritäten können Lieferanten in (CRS624/F) zugeordnet werden. Folgende Codes werden verwendet: A–8, wobei A die höchste Priorität darstellt. Code 9 zeigt an, dass die Zahlungen für den Lieferanten eingestellt wurden.
  Währung	... unterschiedliche Rechnungswährungen.
  Rechnungsbetrag	... einen Bereich für Zahlungsbeträge. Dieser Bereich kann nur definiert werden, wenn im vorherigen Feld eine Währung angegeben wurde.
  Maximaler Zahlungsbetrag	... der maximal fällige Betrag in der Landeswährung. Durch Verwendung dieses Felds können Sie entscheiden, welchen Betrag Sie momentan zu zahlen bereit sind. Für den Vorschlag werden dann nur Rechnungen mit einem Gesamtbetrag berücksichtigt, der diesen Betrag nicht überschreitet, abzüglich der Rabatte und Gutschriften.
  Wiederkehrende Zahlungen	... die Angabe, ob wiederkehrende Zahlungen ausschließlich, gar nicht oder zusammen mit normalen Zahlungen berücksichtigt werden sollen. Diese Zahlungen werden in "Zahlung. Wiederkehrende öffnen" (APS095) angegeben.
  Automatischer Abgleich von Habentransaktionen im Zahlungsvorschlag	... ob Habentransaktionen automatisch abgeglichen werden sollen, wenn in (APS130) ein Zahlungsvorschlag erstellt wird. Habentransaktionen sind in diesem Kontext Lieferantengutschriften, Lieferanten-Akontozahlungen und – falls der Lieferant gleichzeitig als Kunde erfasst ist – Kundenrechnungen, die bei der Verrechnung berücksichtigt werden. Ist das Kontrollfeld aktiviert, werden die Habentransaktionen mit den Lieferantenrechnungen unabhängig vom Zahlungsdatum abgeglichen, um negative Zahlungen zu vermeiden. Die Zahlungsdaten der Habentransaktionen und Lieferantenrechnungen werden automatisch in das Zahlungsdatum der letzten Transaktion geändert. Dieser Vorgang umfasst nur Transaktionen folgender Typen: Rechnungen und Habentransaktionen mit Zahlungsmethoden, für die in "Zahlungsmethode Kreditoren. Öffnen" (CRS071) im Feld "Sammelzahlungscode" Eingabe 2 = Gruppierung nach Fälligkeitsdatum aktiviert ist. Rechnungen ohne Skonto. Dieses Kontrollfeld findet sich sowohl in "Einstellungen – Kreditorenbuchhaltung" (APS905) als auch in "Lieferantenzahlungsvorschlag. Erstellen" (APS131/E). Der in (APS905) ausgewählte Wert wird in (APS131) standardmäßig vorgeschlagen.
  Konzern-Netting	... ob der Lieferantenzahlungsvorschlag nur für Lieferantenrechnungen mit einer Zahlungsmethode für Konzern-Netting erstellt werden soll. Wenn Sie das Kontrollfeld "Konzern-Netting" aktivieren, werden nur Lieferantenrechnungen mit Netting-Zahlungsmethoden ausgewählt. Wenn Sie dieses Kontrollfeld aktiviert haben, können Sie in (APS131) die Optionen "Normale Zahlung", "Wiederkehrende Zahlung", "Zahlungsanford.", "Zahlungstyp" und "Gutschriften abgleichen" nicht auswählen. Negative Zahlungen sind zulässig, wenn "Konzern-Netting" aktiviert ist, und Sperrcode 3 somit für Rechnungen im Zahlungsvorschlag nicht verwendet wird. Wenn das Kontrollfeld "Konzern-Netting" nicht aktiviert ist, werden Lieferantenrechnungen mit Netting-Zahlungsmethoden in (APS131) nicht ausgewählt.

  Hinweis

  Sie können diese zusätzlichen Werte beim Erstellen des Vorschlags verwenden.

  Neben diesen Auswahlkriterien können folgende Werte definiert werden:

  • Angabe, ob Bankquoten zur Aufteilung von Zahlungsaufträgen genutzt werden sollen (siehe Abschnitt 1.6.2 "Automatische Aufteilung von Zahlungen zwischen Banken")
  • Das vorgeschlagene Zahlungsdatum, das verwendet werden soll, wenn das Fälligkeitsdatum der Rechnung überschritten wurde oder wenn der für die Zahlungsmethode genutzte Zahlungscode mit 2 definiert ist (siehe Abschnitt 1.4.1 "Sammelzahlungscodes")
  • Das nächste geplante Vorschlagsdatum zur Optimierung des Skontos (siehe Abschnitt 1.3.4 "Skonto")

• Automatische Verrechnung von Debitoren- und Kreditorenrechnungen

  Ein Lieferant kann gleichzeitig Kunde sein. In diesem Fall möchten Sie möglicherweise Schulden und Forderungen gegeneinander aufrechnen und nur die Differenz zahlen. Wenn in (CRS624/E) die Kundennummer des Lieferanten angegeben wird, werden dessen Kundenrechnungen im Zahlungsvorschlag automatisch als Gutschriften aufgeführt, sofern in (APS131/E) das Kontrollfeld "Habentransaktionen in Zahlungsvorschlag automatisch abgleichen" aktiviert wurde. Etwaige Kreditorenrechnungen werden dann als Debitorenrechnungen berücksichtigt.

  Debitorenposten werden mit dem Gesamtbetrag ohne Abzüge für USt oder Skonto aufgeführt. Sie sind einfach zu erkennen: Bei jedem Debitorenposten wird im Vorschlag zusätzlich zur Kundennummer des Lieferanten der Hinweis "Aus Debitoren" angezeigt.

  • Faktoren zur Steuerung, welche Debitorenposten berücksichtigt werden sollen:
    • Es werden nur Debitorenposten berücksichtigt, deren Währung für den Vorschlag gültig ist.
    • Außerdem dürfen sie in "Kundenrechnung. Ändern" (ARS201) nicht gesperrt sein.
    • Rechnungen können nicht verrechnet werden, wenn der Sammelzahlungscode für die gewählte Zahlungsmethode 0 ist (keine Sammelzahlung) – siehe unten. Der Grund dafür ist, dass jeweils Rechnungen mit derselben Zahlungsdokumentnummer verrechnet werden. Mit dem Sammelzahlungscode 0 erhält jede Rechnung eine eigene Zahlungsdokumentnummer. Das bedeutet, dass eine als Gutschrift aufgeführte Debitorenrechnung nicht mit anderen Rechnungen verrechnet werden kann.
  • Wenn der Habenbetrag den Sollbetrag übersteigt:

    Wenn der Vorschlag nur Kunden- und Lieferantengutschriften enthält oder der Gesamtbetrag der Gutschriften den Gesamtbetrag der Belastungen übersteigt, wird nur die Differenz an den Lieferanten bezahlt. Dies gilt z. B. für Bonus- oder Provisionszahlungen. In welcher Form der Betrag bezahlt wird (Scheck, Giro usw.), hängt von der Standardzahlungsmethode ab, die in (CRS624/F) für den Lieferanten hinterlegt ist. Die Originalzahlungsmethoden für die betreffenden Debitorenposten werden überschrieben.

    Beispiel: Firma AAA ist sowohl als Kunde als auch als Lieferant registriert. In diesem Fall haben Sie eine Kundengutschrift in Höhe von 1.000 EUR in Ihrer Debitorenbuchhaltung für AAA verbucht. Außerdem liegt Ihnen von derselben Firma eine Lieferantengutschrift über 600 EUR vor. Bei der Erstellung des Zahlungsvorschlags wird die Kundenrechnung als Debitorenposten abzüglich der Lieferantengutschrift verbucht. Das Ergebnis: Sie zahlen der Firma AAA 400 EUR (1.000–600).

• Gültige Zahlungsklassen

  Im Zahlungsvorschlag können nur Rechnungen berücksichtigt werden, für die Zahlungsmethoden definiert sind, die unter eine der folgenden Zahlungsklassen fallen: 2 (Schecks), 3 (manuelle oder elektronische Banküberweisung), 4 (Wechsel) und 5 (Lastschrift).

• Gesperrte Rechnungen

  Lieferantenrechnungen, die in "Kreditoren. Separate Rechnungen ändern" (APS201) gesperrt sind, werden nicht berücksichtigt, selbst wenn sie in allen anderen Punkten den Auswahlkriterien entsprechen. Sie werden jedoch auf einer Fehlerliste aufgeführt, die bei Erstellung des Vorschlags ausgedruckt wird. Dasselbe gilt für Rechnungen mit gesperrten Lieferanten.

  Sperrcodes im Zahlungsvorschlag

  Im Zahlungsvorschlag enthaltene Rechnungen können gesperrt werden. Die Sperrung kann sowohl automatisch als auch manuell erfolgen. Folgende vordefinierte Sperrcodes werden verwendet:

  • 0 = Nicht gesperrt
  • 3 = Gesperrt, da die zu bezahlende Summe pro Lieferant negativ ist
  • 4 = Gesperrt, da die Gutschrift oder Rechnung nicht fällig ist
  • 5 = Gesperrt, da der berechnete Skonto auch bei der nächsten geplanten Zahlung abgezogen werden kann
  • 6 = Gesperrt, da die Bank-ID auf der Lieferantenrechnung fehlerhafte Bankinformationen enthält

  Die Sperrcodes 1, 2, 7, 8 und 9 sind benutzerdefiniert.

  Wenn der Zahlungsvorschlag gelöscht oder bestätigt wird, werden die gesperrten Rechnungen wieder freigegeben, sodass sie im nächsten Zahlungsvorschlag wieder berücksichtigt werden können.

• Skonto

  Rechnungen mit einem Skontodatum, das in das Fälligkeitsdatumsintervall fällt, werden grundsätzlich für den Vorschlag ausgewählt, ungeachtet ihres Fälligkeitsdatums. Dies gilt allerdings nur, wenn das Skontodatum auf den aktuellen oder einen späteren Tag fällt. Skontos können auch auf Teilzahlungen angewendet werden.

  Hinweis

  Falls das Skontodatum im Systemkalender kein Banktag ist, wird es automatisch angepasst. Die Anpassung erfolgt auch dann, wenn das Skontodatum durch die Verschiebung überzogen wird.

  Die Ausnutzung des Skontos kann bei der Erstellung von Zahlungen optimiert werden. Sie halten Zahlungen an einen Lieferanten bis zum Ende der aktuellen Skontofrist zurück. Dadurch können Sie länger von den Zinsen profitieren, ohne den Skonto zu verlieren, zu dem Sie berechtigt sind.

  Dies kann unter anderem über die Angabe des nächsten Vorschlagsdatums in (ARS301/E) im Feld "Nächstes Vorschlagsdatum" gesteuert werden. Rechnungen mit einem Skontoabzug, der zu diesem Datum noch unverändert besteht, werden im aktuellen Vorschlag berücksichtigt, aber mit Sperrcode 5 versehen. Anschließend können Sie entscheiden, ob Sie die jeweilige Rechnung sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt bezahlen möchten.

  Außerdem stehen Ihnen in "Zahlungsvorschlag. Details aktualisieren" (APS137/E) eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung, um eine bestimmte, im Vorschlag enthaltene Rechnung im Hinblick auf den Skonto zu bearbeiten:

  • Sie können ein Skontodatum nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung und/oder nach dem aktuellen Datum definieren.
  • Sie können einen negativen Skontobetrag oder Skontoprozentsatz angeben. Auf diese Weise können Sie beispielsweise Skontos zurückzahlen, die nicht vom Lieferanten freigegeben wurden.

  Auch in "Kreditoren. Separate Rechnungen ändern" (APS201) können für eine Rechnung negative Skontobeträge angegeben werden.

  Bei der Erstellung von Skontobuchungen wird der zum Zahlungsdatum geltende Wechselkurs verwendet.

• Einstellungen für Skontoverarbeitung

  In (APS131/P) kann gesteuert werden, welche Rechnungen unter dem Aspekt der Skontoausnutzung bei der Erstellung eines Vorschlags berücksichtigt werden sollen. Dies ermöglicht Ihnen die volle Ausnutzung des Rabatts bei möglichst später Zahlung.

• Toleranztage

  Selbst wenn für eine Rechnung ein Fälligkeitsdatum angegeben wurde, kann dieses Datum je nach Anzahl der Toleranztage automatisch angepasst werden. Dieser Wert gibt an, wie viele Tage nach dem Fälligkeitsdatum die Rechnung bezahlt werden kann, ohne dass Zusatzkosten anfallen.

  In folgenden Fällen wird das Fälligkeitsdatum automatisch um die Anzahl der Toleranztage verlängert:

  • Wenn Sammelzahlungscode 0 oder 1 für die gewählte Zahlungsmethode definiert wurde
  • Wenn die Anzahl der Toleranztage für den Lieferanten in (CRS624/F) definiert wurde

  Beispiel: Sie geben eine Rechnung mit dem 7. Juni als Fälligkeitsdatum an. Da die Anzahl der Toleranztage mit 3 definiert ist, wird das Fälligkeitsdatum automatisch auf den 10. Juni verschoben. Bei Erstellung eines Zahlungsvorschlags für alle Rechnungen mit Fälligkeitsdatum am oder vor dem 7. Juni wird diese Rechnung folglich nicht berücksichtigt. Um sie in den Vorschlag aufzunehmen, müssen Sie ihr Fälligkeitsdatum in (APS201) manuell auf den 7. Juni zurücksetzen.

  Toleranztage für Skonto

  Die mit einem Lieferanten verknüpfte Anzahl an Toleranztagen wird nicht berücksichtigt, wenn es sich um eine Rechnung mit Skontoabzug handelt. In diesem Fall stimmt das Zahlungsdatum mit dem Skontodatum überein. Sie können eine Anzahl an Toleranztagen definieren, die speziell für Skontos gilt. Dies ist beispielsweise zu empfehlen, wenn ein Lieferant eine zusätzliche Frist zur Zahlungsabwicklung gewährt, die sich nicht auf Ihren Skontoanspruch auswirkt. Geben Sie dazu in "Skontobedingung. Öffnen" (CRS077) im Feld "Toleranztage KB" die gewünschte Anzahl an Tagen an, die für die in (CRS624/F) mit dem Lieferanten verknüpften Skontobedingungen gelten sollen.

• Rechnungen mit Terminvertrag

  Rechnungen mit Terminvertrag können in Zahlungsvorschlagsroutinen berücksichtigt werden. Entsprechende Zahlungen können nur von der Division getätigt werden, zu der die betreffende Rechnung und der Terminvertrag gehören. Im Rahmen von divisionsübergreifenden Zahlungen werden Rechnungen mit Terminvertrag, die einer anderen als der zahlenden Division zuzuordnen sind, aus dem Zahlungsvorschlag ausgenommen. Stattdessen werden diese Rechnungen der mit dem Vorschlag verknüpften Fehlerliste hinzugefügt, die zusammen mit einer Fehlermeldung ausgedruckt wird.

Faktoren zur Steuerung der Rechnungsgruppierung im Vorschlag

• Sammelzahlungscode

  Die Zahlungsmethode, die bei der Erfassung der Lieferantenrechnungen ausgewählt wurde, steuert die Zahlungsdokumentnummer und das Zahlungsdatum. Die Steuerung erfolgt über den Wert, der in (CRS071/E) im Feld "Sammelzahlung" angegeben ist.

  Bei der Erstellung eines Vorschlags können Rechnungen mit derselben Zahlungsmethode oder Währung automatisch als Sammelrechnung gruppiert oder separat aufgelistet werden. Pro Sammelrechnung – bzw. pro separate Rechnung – wird eine im Zahlungsvorschlag aufgelistete Zahlungsdokumentnummer vergeben. Bei der Aktualisierung des Vorschlags wird je Zahlungsdokumentnummer ein Zahlungsdokument ausgestellt.

  Eingabe	Auswirkungen
  0 = Nicht gruppiert	Jede im Vorschlag enthaltene Rechnung erhält eine separate Dokumentnummer. Zahlungsdatum Fälligkeitsdatum Skontodatum, sofern der Lieferant Skonto gewährt. Skontodatum + Toleranztage (gemäß Definition in den Skontobedingungen). Fälligkeitsdatum + Toleranztage (Anzahl der Tage zwischen Fälligkeitsdatum und Zahlung, die vergehen dürfen, ohne dass Zusatzkosten fällig werden), sofern in (CRS624/F) Toleranztage definiert sind.
  1 = Rechnungen als Sammelzahlung pro Fälligkeitsdatum gruppieren	Alle im Vorschlag enthaltenen Rechnungen, für die derselbe Zahlungsempfänger, dasselbe Zahlungsdatum und dieselbe Bank des Zahlungsempfängers angegeben sind, werden mit derselben Zahlungsdokumentnummer versehen. Zahlungsdatum Die Einstellungen für das Zahlungsdatum folgen demselben Schema wie unter Eingabe 0.
  2 = Rechnungen als Sammelzahlung pro Vorschlagsdatum gruppiert	Alle Rechnungen mit demselben Zahlungsempfänger und derselben Bank des Zahlungsempfängers werden gruppiert. Da das Zahlungsdatum in der Regel für alle im Vorschlag enthaltenen Rechnungen identisch ist, wird die Zahlungsdokumentnummer nicht in (APS137/B) angezeigt oder im Vorschlag ausgedruckt. Dies gilt nicht, wenn für mehrere Rechnungen mit demselben Zahlungsempfänger unterschiedliche Bankkonten definiert sind. In diesem Fall wird die Zahlungsdokumentnummer in (APS137/B) angezeigt, um die Gesamtsumme pro Bank anzugeben. Die Zahlungsdokumentnummer wird folglich ausschließlich für interne Zwecke verwendet. Zahlungsdatum Das in (APS131/E) eingegebene Zahlungsvorschlagsdatum wird als Zahlungsdatum verwendet.

• Zahlungsdatum

  Bei überfälligen Rechnungen kann das Zahlungsdatum nicht dem Fälligkeitsdatum entsprechen. In diesem Fall wird das in (APS131/E) erfasste Zahlungsvorschlagsdatum als Zahlungsdatum verwendet.

  Fällt das Zahlungsdatum nicht auf einen Banktag, kann es automatisch angepasst werden. Die Anpassung richtet sich nach dem Wert, der für dieses Datum in "Systemkalender. Öffnen" (CRS900/E) im Feld "Anpassungstage Fälligkeitsdatum" definiert ist.

  Das Zahlungsdatum wird bei der Bestätigung des Vorschlags und der Erstellung der Zahlungsdokumente als Buchungsdatum verwendet.

• Nummerierung

  Bei der Bearbeitung von Zahlungsvorschlägen werden Nummerntypen verwendet, um unterschiedliche Gruppen von Datensätzen zu kennzeichnen:

  Nummerntyp	Diese Nummer zeigt ...
  Zahlungsvorschlagsnummer	... die Nummer, die automatisch dem gesamten Vorschlag zugeordnet wird. Sie wird als ID zur Identifizierung des Vorschlags in (APS130) genutzt. Die Nummer wird aus "Nummernserie. Öffnen" (CRS165), Nummernserientyp 80, Nummerserie 0 abgerufen.
  Zahlungsauftragsnummer	... eine Sequenznummer, die jeweils einem Vorschlagsdokument zugeordnet wird. Jeder Vorschlag wird bei der Erstellung automatisch in mehrere Teile zerlegt. Alle Zahlungen, bei denen die Zahlungsmethode und Währung übereinstimmen, werden in einem Vorschlagsdokument zusammengefasst. Die Zahlungsauftragsnummer ist folglich eine Subnummer der Zahlungsvorschlagsnummer. Bei Änderung der Zahlungsmethode oder Währung einer Zahlung in einem Vorschlagsdokument wird die betreffende Rechnung automatisch auf ein anderes Dokument übertragen, das den Vorgaben entspricht. Ist kein passendes Dokument vorhanden, wird ein neues erstellt.
  Zahlungsdokumentnummer	... eine Nummer, die einer Zahlung oder einer Sammelzahlung zugeteilt wird, für die ein Zahlungsdokument besteht und die zu einem bestimmten Zahlungsdatum getätigt werden soll. (Siehe Abschnitt "Sammelzahlung"). Diese Nummer wird ausschließlich genutzt, um zwischen den gruppierten Zahlungen innerhalb eines Vorschlagsdokuments zu unterscheiden. Die Nummernfolge beginnt jeweils mit 00001. Bei der Verwendung von Zahlungsmethoden für Schecks oder Wechsel wird für jede Zahlungsdokumentnummer ein Zahlungsdokument ausgedruckt und ein Beleg erstellt.
  Zahlungsreferenznummer	... eine Kennnummer, mit der alle Zahlungen mit derselben Bank, derselben Währung und demselben Zahlungsdatum versehen werden, sofern die Zahlung über manuelle oder elektronische Banküberweisung (EDI) oder Lastschrift erfolgt. Dieser Zahlungen werden in einem Zahlungsauftrag gebündelt, der an die Firmenbank weitergeleitet wird. Die Referenznummer wird bei der Anwendung einer Zahlungsmethode mit Rückmeldung der Bank verwendet. Sie ermöglicht die Identifizierung von Zahlungen beim Abstimmen von Rechnungen anhand des Bankauszugs in (APS190). Die Zahlungsreferenznummer wird aus "Nummernserie. Öffnen" (CRS165), Nummernserientyp 89, Nummerserie 1 abgerufen. Manuelle Banküberweisung Für alle Datensätze mit derselben Zahlungsreferenznummer wird ein separater Zahlungsauftrag ausgedruckt. Über diesen Auftrag wird auch die Verteilung der Auszugsnummern geregelt (siehe unten). Jeder Auftrag erhält eine Zahlungsreferenznummer. Elektronische Banküberweisung (EDI) Pro Zahlungsreferenznummer wird ein elektronischer Zahlungsauftrag erstellt. Aufgrund der EDI-Standards werden Vorschlagsdatensätze mit identischer Zahlungsreferenznummer ungeachtet des Sammelzahlungscodes grundsätzlich nach Zahlungsempfänger und Bank des Zahlungsempfängers gruppiert (siehe oben). Auswirkungen auf M3 Pro Zahlungsreferenznummer wird ein Beleg generiert. Das Zahlungsdatum wird als Buchungsdatum verwendet. Die Referenznummern werden in folgenden Dateien gespeichert: Mit Informationskategorienummer 409 in der Detaildatei für Kreditoren (FPLEDX) Mit Informationskategorienummer 216 in der Detaildatei für Debitoren (FPLEDX) In der Detaildatei für das Hauptbuch (wiederkehrende Zahlungen, die nicht mit einer verbuchten Rechnung verknüpft sind)
  Auszugsnummer	… eine eindeutige Kennnummer pro Zahlungsdokument-Datensatz in Zahlungsaufträgen mit manueller Banküberweisung. Die Auszugsnummern werden nach Bankkonten aufgelistet. Die Nummer wird aus "Nummernserie. Öffnen" (CRS165), Nummernserientyp 67, Nummerserie A übernommen. Auswirkungen auf M3 Die Auszugsnummer wird je nach Zahlungstyp in der jeweiligen Detaildatei für Kreditoren, Debitoren oder für das Hauptbuch gespeichert. (siehe Abschnitt "Zahlungsreferenznummer").
  Wechselnummer	... eine eindeutige Nummer für Wechselzahlungen. Die Nummer wird aus "Nummernserie. Öffnen" (CRS165), Nummernserientyp 67, Nummerserie B abgerufen. Auswirkungen auf M3 Siehe Abschnitt "Auszugsnummer".
  Schecknummer	... eine eindeutige Nummer für Scheckzahlungen. Da die Schecks selbst bereits nummeriert sind, müssen diese Nummern nur in M3 eingegeben werden. Geben Sie dazu bei der Bestätigung eines Vorschlags in "Scheck. Drucken" (APS140/E) die erste Schecknummer ein. Jeder neue Scheck, der ausgedruckt wird, erhält automatisch eine Nummer, die um 1 höher ist als die Nummer des vorherigen Schecks. Schecknummern anpassen Wenn beim Ausdrucken von Schecks ein Papierstau auftritt, müssen die Nummern der betroffenen Schecks ggf. angepasst werden. Verwenden Sie hierfür "Scheck. Ändern Nummer" (APS145). Auswirkungen auf M3 Siehe Abschnitt "Auszugsnummer".

Zahlungsvorschlag anpassen

Folgende Werte eines Zahlungsvorschlags sind anpassbar:

• Vorschlagsdokumentstufe

  Wert	Kommentar
  Firmenbank	In diesem Feld wird ein bestimmtes Bankkonto angegeben (nicht die Bank selbst). Diese Angabe kann geändert werden, wenn festgelegt wurde, dass bei der Erstellung des Vorschlags keine Bankquoten verwendet werden sollen. Die Handelscode-Umbruchstufe und die parallele Rechnungsnummer werden ebenfalls berücksichtigt, wenn sie im Vorschlag verwendet werden.
  Zahlungsmethode	Die Zahlungsmethode kann für das gesamte Vorschlagsdokument, für alle Rechnungen mit derselben Zahlungsdokumentnummer oder für eine separate Rechnung geändert werden. Ist für eine Zahlungsmethode Sammelzahlungscode 2 definiert, kann sie nur in eine Zahlungsmethode mit demselben Code geändert werden. Eine Liste mit gültigen Zahlungsmethoden wird weiter oben angeführt. Die Handelscode-Umbruchstufe und die parallele Rechnungsnummer werden ebenfalls berücksichtigt, wenn sie im Vorschlag verwendet werden.

• Fakturastufe

  Wert	Kommentar
  Bank des Zahlungsempfängers	In diesem Feld wird wie im Feld "Firmenbank" ein bestimmtes Bankkonto angegeben (nicht die Bank selbst). Die Angabe kann geändert werden, sofern die verwendete Zahlungsmethode mit Zahlungsklasse 3 (Banküberweisung) oder 5 (Lastschrift) definiert ist.
  Zahlungsdatum	Das Datum kann geändert werden, sofern der Sammelzahlungscode für die Zahlungsmethode nicht mit 0 oder 1 definiert ist. Das neue Datum wird lediglich auf Übereinstimmung mit dem Systemkalender überprüft. Etwaige Skontobeträge müssen manuell angepasst oder gelöscht werden.
  Zahlungsmethode	Siehe oben.
  Skonto	Das Skontodatum muss auf den aktuellen oder einen späteren Tag fallen. Nach Erfassen der Originalrechnung kann kein Skonto mehr hinzugefügt werden.
  Zahlbarer Betrag	Wird dieser Betrag verringert, so wird die Zahlung als Teilzahlung der Originalrechnung verbucht.
  Zahlungssperrcodes	Sperrcodes werden verwendet, um eine Rechnung zu sperren, sodass sie nicht gezahlt wird. Gültige Eingaben 0 = Nicht gesperrt 3 = Kundensperre (allgemeiner Sperrcode) 4 = Das Fälligkeitsdatum liegt vor oder nach dem bei Erstellung des Vorschlags festgelegten Fälligkeitsdatumsintervall. Dieser Code wird nur für Gutschriften in Kreditoren verwendet. 5 = Die Rechnung wird gesperrt, weil der Skonto zum nächsten Vorschlagsdatum noch unvermindert gilt. Die Codes 0 und 3 können geändert werden. Bei Bestätigung eines Vorschlags mit gesperrten Rechnungen werden diese zur Berücksichtigung in einem anderen Vorschlag freigegeben.
  Handelscode	Dieser Code wird im internationalen Handel für Statistikzwecke eingesetzt, um unterschiedliche Kategorien von Dienstleistungen, Material etc. nachzuverfolgen. Er kann auch für Inlandszahlungen in Fremdwährung verwendet werden, wenn dies eine gesetzliche Anforderung ist, durch die der Lieferant für die Transaktion keine Bankgebühren bezahlen muss. Handelscodes werden in "Handelscode. Öffnen" (APS010) festgelegt und in (CRS624) mit einem Lieferanten verknüpft. Die Handelscode-Umbruchstufe wird im Vorschlag berücksichtigt, wenn die Kombination aus Zahlungsmethode und Bankkonto-ID des Vorschlags in "Umbruchstufe f. Zahlungsdokument. Öffnen" (APS091) definiert ist. Falls nicht, wird die gewöhnliche Gruppierung von Rechnungen verwendet.
  Parallele Rechnungsnummer	Diese zusätzliche Zahlungsreferenz wird verwendet, um elektronische Zahlungen zu vereinfachen. Die parallele Rechnungsnummer ist für Rechnungen mit der Zahlungsklasse 3 und 5 verfügbar. Wenn die Zahlungsmethode der Rechnung geändert wurde und nicht Zahlungsklasse 3 und 5 hat, wird die parallele Rechnungsnummer entfernt.

Bankinformationen

• Firmenbank

  Die Bankkonten werden in "Bankkonto. Öffnen" (CRS692) registriert. Wenn ein Konto in "Bankkonto-Verbindung. Öffnen" (APS090) mit einer bestimmten Währung und Zahlungsmethode verknüpft wird, muss bei Erstellung eines Vorschlags kein Bankkonto angeben werden. Dieses wird stattdessen anhand der entsprechenden Kombination aus (APS090) abgerufen.

  Dabei werden die Auswahlkriterien in (APS131) mit folgender Priorität angewendet:

  1. Währung, Zahlungsmethode

  2. Währung (ausschließlich)

  3. Zahlungsmethode (ausschließlich)

  4. Keine Angabe bei Währung und Zahlungsmethode ("alle erfassen").

  Hinweis

  Werden Bankquoten verwendet, so werden die Bankkonten aus einem anderen Programm abgerufen (siehe unten).

  Der zur Zahlungserfassung verwendete Skonto wird aus (CRS692) abgerufen.

• Automatische Bankzuordnung von Zahlungen

  Sie können entscheiden, ob Sie Lieferantenzahlungen über eine oder mehrere Banken abwickeln möchten. Wurden in "Bankkonto-Verbindung. Öffnen" (APS090) Kombinationen aus Zahlungsmethode und Bank hinterlegt, erfolgt die Zuordnung automatisch.

  Alternativ können Bankquoten verwendet werden. Diese finden insbesondere in lateinamerikanischen Ländern Anwendung. Eine Bankquotentabelle wird in "Bank-Quote. Öffnen" (APS030) erstellt. Wird in (APS131/E) das Kontrollfeld "Quoten verwenden" aktiviert, so wird diese Tabelle bei der Erstellung von Zahlungsvorschlägen verwendet. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Bankquoten für die automatische Zuordnung von Lieferantenzahlungen zu Banken erstellen.

• Bank des Zahlungsempfängers

  Bei der Erstellung der Rechnung wird die Bank des Lieferanten/Zahlungsempfängers anhand des mit dem Lieferanten in (CRS692) verknüpften Bankkontos abgerufen. Sind für einen Lieferanten mehrere Konten registriert, so wird das Konto mit der höchsten Priorität ausgewählt. Für jeden im Vorschlag enthaltenen Zahlungsdatensatz wird automatisch dieses Konto angezeigt. Diese Einstellung kann jedoch geändert werden.

  Für Lieferantenschecks kann keine Bank-ID angegeben werden.

Steuerung des Zahlungsbetrags

• Ersetzende Zahlungsmethode

  In "Zahlungsmethode Kreditoren. Öffnen" (CRS071) kann festgelegt werden, dass eine alternative Zahlungsmethode verwendet wird, falls der Zahlungsbetrag einen bestimmten Betrag in der Landeswährung unter- oder überschreitet. Eine Prüfung zur Ermittlung der gültigen Zahlungsmethode erfolgt bei Erstellung des Vorschlags für jede Stufe von Zahlungsdokumentnummern.

• Währung

  Die Währung des Vorschlagsdokuments muss entweder mit der für die Bank festgelegten Währung oder der Landeswährung in M3 übereinstimmen.

• Wechselkurstyp

  Der für die Zahlungsmethode der Rechnung definierte Wechselkurstyp wird in folgenden Fällen angewendet:

  • Bei der Auswahl von "Maximal fälliger Betrag" in (APS131/E)
  • Bei der Bestätigung von Vorschlägen mit Zahlungen in einer Fremdwährung, wenn keine Rückmeldung der Bank für die Zahlungsmethode angegeben ist

  Für divisionsübergreifende Zahlungen in einer Fremdwährung gilt die allgemeine Regel, dass der Wechselkurs der Zahlungsdivision gemäß den Angaben in "Währung. Öffnen" (CRS055) verwendet werden sollte.

• Rundungsdifferenzen

  Bei Wechselkursen mit mehreren Nachkommastellen können geringfügige Rundungsdifferenzen zwischen Lokal- und Fremdwährung auftreten. Diese werden automatisch in der Kontierungszeile verbucht, die in "AP-Buchungsoptionen. Öffnen" (APS020) für Buchungsoption 99 definiert ist.

Belegtext

Wenn Sie bei der Aktualisierung des Vorschlags einen Belegtext angeben, wird dieser für alle Transaktionen verwendet. Dies gilt jedoch nicht für Transaktionen auf das Kreditoren- oder Debitorenkonto. Hier wird der Belegtext der Originalrechnung verwendet. Wenn dieses Feld bei der Aktualisierung leer gelassen wird, wird kein Belegtext verbucht. Auch hier bilden Transaktionen auf das Kreditoren- oder Debitorenkonto eine Ausnahme.

AP- und AR-Zusatzinformationen

Um die Zusatzinformationen von Lieferantenrechnungen, verrechneten Kundenrechnungen und Gutschriften zu kennen, verwenden Sie in Bild (APS137/B) die verknüpfte Option 21 = Zusatzinfos, um "Lieferantenrechn. Zusatz-Info anzeigen" (APS216) und "Rechnung. Zusatz-Info anzeigen" (ARS216) zu öffnen.

Häufige Fehlerstatus

Wenn beim Erstellen des Vorschlags fehlerhafte Datensätze gefunden wurden, wird ein Fehlerbericht mit den ermittelten Fehlerstatus gedruckt. Dieser Bericht enthält auch solche Rechnungsdatensätze (mit entsprechendem Fehlerstatus), die nicht den angegebenen Auswahlkriterien für die Erstellung des Vorschlags entsprechen. Diese werden dem Bericht hinzugefügt, um auf ausgesonderte Rechnungen aufmerksam zu machen, die ebenfalls berücksichtigt werden.

Die Fehlerstatus sind:

Informationen zu in Schweden verwendeten Fehlerstatus erhalten Sie inValiditätsprüfungen für Lieferantenzahlungen per BankGiro und PlusGiro (Schweden).