Lieferantenrechnungen zur Zahlung prüfen, umkontieren und freigeben

Ergebnis

Lieferantenrechnungen werden umkontiert, autorisiert und zur Zahlung freigegeben. Es werden eine Bestätigungsliste freigegebener Rechnungen sowie ein Buchungsjournal gedruckt.

Strittige Rechnungen, die nicht gezahlt werden sollen, werden storniert. Die stornierten Rechnungen werden in "Kreditoren. Anzeigen" (APS200) zwar als freigegeben, aber mit einem Rechnungsbetrag und ausstehenden Betrag von Null (0) aufgelistet. Ein Lieferantenrechnungsjournal und ein Buchungsjournal werden ausgedruckt.

Rechnungen sind bereit zur Zahlung:

• Auf Basis eines automatischen Zahlungsvorschlags in "Zahlungsvorschlag. Öffnen" (APS130)
• Manuell und dann in "Manuelle Lieferantenzahlung. Eingeben" (APS120) rückgemeldet.

Rechnungen haben in "Kreditoren. Anzeigen" (APS200/B) den Status "Freigegeben".

Die FPLLOG-Tabelle wird mit Logeinträgen für Autorisierungsaktivitäten aktualisiert. Die FPAPRW-Tabelle wird mit Daten über zu überprüfende Rechnungen aktualisiert.

Kreditoren und das Hauptbuch werden aktualisiert. Im Ablauf (siehe Kurzdarstellung 1 unten) werden die folgenden Buchungen erstellt:

Konto	Beschreibung	Soll	Haben
AP10–200	Kreditoren		x
Aufwandskonto		x

Weitere Informationen zu den Buchungen, die beim Abgleichen von Rechnungen mit Einkaufsaufträgen oder Wareneingangstransaktionen erstellt werden, finden Sie unter Lieferantenrechnungen mit Einkaufsaufträgen abgleichen.

Bevor Sie beginnen

• Definieren Sie Antworten auf folgende Fragen:
  • Für welche Rechnungstypen ist eine Berechtigung erforderlich?
  • Wie werden Rechnungen genehmigt (zentral oder lokal; durch Finanzen, Einkauf oder anderweitig; durch Abgleichen der Rechnung mit einem Einkaufsauftrag/Wareneingang; manuelle Autorisierung durch Unterzeichnen der Rechnung)? Das Kontrollfeld "Kontierungszettel" in "Settings – Hauptbuch" (CRS750/E) muss per Division aktiviert sein, wenn bei der Rechnungserfassung Kontierungszettel gedruckt und als Basis für die Autorisierung und Umkontierung verwendet werden sollen. Die Autorisierung kann auch mittels M3 Automatic Data Capture (ADC) verwaltet werden. Mit M3 ADC werden Informationen aus Papier-, E-Mail- oder Faxserver-Dokumenten erfasst. Die Abbildung der Rechnung kann dann elektronisch zur Autorisierung verteilt werden.
  • Wann werden die Rechnungen genehmigt — vor oder nach Rechnungserfassung?
  • Welche der folgenden Methoden wird verwendet: nur Freigabe; Umkontierung von Verrechnungskonto mit anschließender Freigabe; erneutes Abgleichen mit Einkaufsauftrag/Wareneingang mit anschließender Freigabe; Stornierung nicht freigegebener Rechnungen?
• Definieren Sie, welche Rechnungen den Status "Nicht freigegeben" erhalten sollen und ob Rechnungen, für die die Rechnungskontrolle abgeschlossen wurde, im Feld "Nicht zur Zahlung freigegeben" von "FAM-Funktion. Details öffnen" (CRS406/F) automatisch zur Zahlung freigegeben werden sollen. Dies wird für die FAM-Funktionen AP10 und AP50 definiert.
• Die Grundeinstellungen für Berechtigung und Umkontierung werden in "Settings – Kreditoren" (APS905) definiert. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Grundeinstellungen für die Kreditorenbuchhaltung definieren.
• Registrieren Sie in "Rechnungsprüfer. Öffnen" (CRS650) zentral und pro Division diejenigen Benutzer, die zur Freigabe von Rechnungen berechtigt sind. Mit diesem Programm werden verschiedene wichtige Aspekte der Zahlungsfreigaberoutine gesteuert, z. B. ob ein bestimmter Benutzer den Standardablauf oder den vereinfachten Ablauf verwendet. Daher erfordert es eine besondere Beachtung bei der Konfiguration. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Routinen für die Autorisierung von Lieferantenrechnungen vereinfachen.
• Definieren Sie in "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS110/P) weitere benutzerspezifische Einstellungen für die Freigabe und Umkontierung. Das Bild wird angezeigt, wenn Sie in Bild (APS110/B) F13 drücken. Eine Beschreibung dieser Alternativen finden Sie unter Zahlungsfreigaberoutine verwalten.
• Für bestimmte Lieferanten kann in "Lieferant. Einkauf & Finanzen def." (CRS624/E) ein Rechnungsprüfer definiert werden. Der Rechnungsprüfer wird dann automatisch bei der Rechnungserfassung vorgeschlagen. Über (APS905) wird gesteuert, ob dieser Benutzer für die Umkontierung verantwortlich ist.
• Benutzer, die für die Umkontierung verantwortlich sind, können in "Dimensions-ID. Öffnen" (CRS630/F) im Feld "Verantwortlich" für bestimmte Dimensions-IDs definiert werden. Durch (APS905) wird gesteuert, ob der Benutzer dann zur Umkontierung ausgewählt wird.
• Rufen Sie die für verschiedene Freigabeaktivitäten erforderlichen Standard-Anwendungsmeldungen ab, indem Sie in "Settings – Meldungen" (CRS424) auf F14 klicken. Es werden folgende Meldungen pro Benutzer in "Meldungen. Öffnen" (CRS420) angezeigt:
  • 056 Lieferantenrechnung muss gegengeprüft werden
  • 057 Erinnerung: Lieferantenrechnung muss gegengeprüft werden
  • 148 Erinnerung: Rechnung muss autorisiert werden
  • 149 Umkontierung der Rechnung erforderlich
  • 150 Rechnungskontrolle nicht freigegeben — Preisdifferenz
  • 152 Rechnungskontrolle nicht freigegeben – Mengenabweichung
  • 155 Rechnungskontrolle nicht freigegeben — Preis- und Mengenabweichung
  • 156 Rechnung wurde in "Lieferantenrechnungsbatch. Öffnen" (APS450) gesperrt.
  • 157 Rechnung muss autorisiert werden
  • 158 Änderung des Kontrollcodes
  • 159 Rechnung freigegeben, jedoch nicht umkontiert.
• Definieren Sie, welche Standard-Sortierfolge in (APS110) angewendet werden soll, wenn in (CRS420) eine Anwendungsmeldung geöffnet wird. Fügen Sie dazu das Programm (APS110) zur Spalte "Bis-Programm" in "Programmstartwerte. Öffnen" (CRS014) hinzu. Geben Sie dann in der Spalte "Von-Programm" die Anwendungsmeldungsnummer an, z. B. *MSG149 (Umkontierung der Rechnung erforderlich). Sie können jede der oben genannten Meldungen auswählen, mit Ausnahme von Nummer 148. Geben Sie in der Spalte "Sortierfolge" die Sortierfolge an. Beispiel: Wenn Sie Sortierfolge 05 angegeben haben, werden in (APS110) automatisch alle Rechnungen nach Rechnungsprüfer angezeigt. Sie können auch die Verknüpfung der Sortierfolge nach Benutzer konfigurieren. Weitere Informationen dazu finden Sie unter .
• Geben Sie in "Lieferantenrechnung. Eingeben" (APS100) oder "Lieferantenrechnungsbatch. Öffnen" (APS450) die Lieferantenrechnungen als "Nicht freigegeben" an.
• Für jedes Jahr muss eine neue Belegnummernserie für Kreditorenrechnungen verwendet werden, damit sich die Nummernserien nicht überschneiden.

Kommentare

In M3 BE bezieht sich der Begriff "Rechnungsprüfer" (oder "Prüfer") auf eine Person, die zur Freigabe von Lieferantenrechnungen für die Zahlung berechtigt ist. Die Berechtigung umfasst Folgendes:

• Kaufbefugnisse gemäß Firmenpolitik
• Kostenverantwortung auf Ebene der Kontierungszeilen im Hauptbuch.

Wenn die Gegenprüfung von Lieferantenrechnungen in (APS905) aktiviert ist, können Sie zwei Benutzer die Freigabe der Rechnung vornehmen lassen, bevor die Rechnung als zur Zahlung freigegeben festgelegt wird. Anderenfalls können Autorisierung und Zahlungsfreigabe in einem Schritt erfolgen. Dabei autorisiert der Rechnungsprüfer eine Lieferantenrechnung mit einer Kontierungszeile und gibt sie zur Zahlung frei.

Die Rechnung kann auch zunächst durch einen Rechnungsprüfer autorisiert und dann von einem anderen Rechnungsprüfer freigegeben werden. Gründe für eine solche Handhabung können sein, dass der für den ursprünglichen Rechnungsprüfer festgelegte Rechnungshöchstbetrag überschritten wurde, oder dass von den Kontrollmechanismen der Firmenpolitik ein separater Freigabeschritt vorgesehen wird.

Auch die Umkontierung kann separat oder als Teil der Autorisierungs-/Freigaberoutine verwaltet werden. Bei einigen Firmen ist der Rechnungsprüfer, der für die Autorisierung zuständig ist, auch für die Umkontierung verantwortlich und bei anderen liegt die Umkontierung in der Hand einer anderen Person, ehe die Rechnungen zur Autorisierung weitergeleitet werden.

Für jeden im Ablauf unten beschriebenen Schritt kann jeder Verantwortliche automatisch mithilfe einer Anwendungsmeldung benachrichtigt werden. Siehe "Bevor Sie beginnen".

Freigabeablauf ohne Rechnungskontrolle

1. Lieferantenrechnung autorisieren

   Abhängig von der Firmenpolitik werden Lieferantenrechnungen vor oder nach Rechnungserfassung zur Autorisierung weitergeleitet. Die Autorisierung kann entweder manuell per Rechnungsunterzeichnung und Angabe des zu belastenden Kontos oder in "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS110) erfolgen. In letzterem Fall kann die Rechnung abhängig vom für den Rechnungsprüfer festgelegten Rechnungshöchstbetrag automatisch zur Zahlung freigegeben werden.

   Wenn die Freigaberoutine für die Verwendung der Gegenprüfung konfiguriert ist und eine Lieferantenrechnung vom ersten Benutzer mit einem entsprechenden Freigabelimit zur Zahlung freigegeben wird, wird die Rechnung zur Gegenprüfung gesendet. Die Buchungen im Hauptbuch werden mit dem Benutzer aktualisiert, der die Freigabe vorgenommen hat, und werden dann automatisch zur nächsten Stufe des Rechnungsprüfers weitergeleitet. Wenn keine nächste Stufe angegeben ist, wird die Rechnung an den standardmäßigen Gegenprüfer weitergeleitet. Sobald der Gegenprüfer die Rechnung freigegeben hat, wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Hinweis: Wenn derselbe Benutzer versucht, sowohl die erste Freigabe als auch die Gegenprüfung auszuführen, wird eine Fehlermeldung angezeigt, und der Benutzer wird daran gehindert, die Freigabe zu erteilen.

   Sie können die Routine so konfigurieren, dass Rechnungsbuchungszeilen für bestimmte Dimensions-IDs in der gleichen Rechnung an verschiedene Rechnungsprüfer verteilt werden. Dabei gibt jeder Benutzer die jeweils eigenen Buchungszeilen frei. Wurden alle Teile der Rechnung autorisiert, wird auch die gesamte Rechnung autorisiert.

   Wenn die Genehmigungsroutine so konfiguriert wurde, dass eine Übertragung des Berechtigungs-Frameworks stattfindet, werden alle mit einem berechtigten Benutzer verknüpften Buchungszeilen mit den in der Übertragung der Berechtigungsgruppe für den berechtigten Benutzer gespeicherten Genehmigungslimits abgeglichen. Wenn alle Buchungszeilen freigegeben sind, wird die Lieferantenrechnung zur Zahlung zugelassen, es sei denn, das Limit für die Gegenprüfung wurde überschritten. Nach Ausführung der Gegenprüfung wird die Lieferantenrechnung zur Zahlung freigegeben.

   Listen mit nicht autorisierten Rechnungen, die als Mahnungen verwendet werden sollen, werden in "Rechnung. Nicht geprüfte anzeigen" (APS230) ausgegeben.

   Hinweis

   Rechnungen, die mit Einkaufsauftrags- (EA) bzw. Wareneingangstransaktionen abgeglichen sind, werden automatisch als autorisiert betrachtet. Die Freigabe erfolgt anschließend manuell oder automatisch bei Abschluss der Rechnungskontrolle. Da die Buchungen dieser Rechnungen auf Grundlage der Einkaufsauftrags- bzw. Wareneingangstransaktionen erfolgen, werden sie nicht manuell umkontiert.

2. Buchen der Lieferantenrechnung auf Aufwandskonto (Umkontieren)

   Wurde die Rechnung auf einem Verrechnungskonto als nicht freigegeben verbucht, muss der für das Umkontieren Verantwortliche die freigegebene Rechnung auf ein Aufwandskonto buchen. Dies erfolgt in "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS110).

3. Lieferantenrechnung zur Zahlung freigeben

   Die endgültige Zahlungsfreigabe kann direkt während der Autorisierung bzw. dem Umkontieren oder auch als separate Aktivität in (APS110) erteilt werden. Solange Sie das Programm nicht schließen, können Sie ggf. den Status einer freigegebenen Rechnung wieder auf "Nicht freigegeben" ändern.

4. Lieferantenrechnung stornieren

   In (APS110) können Sie zudem strittige Rechnungen stornieren, die als "Nicht freigegeben" angegeben wurden.

   In Ausnahmefällen kann es auch vorkommen, dass Sie bereits zur Zahlung freigegebene Rechnungen stornieren können. Geben Sie dazu in "Lieferantenrechnung. Eingeben" (APS100) eine Gutschrift an, und gleichen Sie in "Manuelle Lieferantenzahlung. Eingeben" (APS120/F) den entsprechenden Datensatz mit dem Originalrechnungsdatensatz ab.

5. Zahlungsfreigabestatus überwachen

   Die Autorisierungs- und Freigaberoutine lässt sich mithilfe verschiedener Programme überwachen.

   • In "Settings – Kreditoren" (APS905) können Sie eine Mahnungsroutine auslösen. An einem festgelegten Datum vor dem Fälligkeitsdatum oder dem Skontodatum der Rechnung wird an jeden betroffenen Rechnungsprüfer über "Anwendungsmeldung. Öffnen" (CRS420) automatisch eine Erinnerungsmeldung gesendet. Der Benutzer kann dann zur Autorisierung direkt von der Meldung zur Rechnung gehen.
   • Mithilfe des Batchjob-Programms (APS998) können Sie über den M3 Jobplaner eine Liste dieser Rechnungen sowie die gesperrten Rechnungen ausdrucken.
   • Alle Autorisierungs- und Freigabeaktivitäten werden je nach den in (APS905) vorgenommenen Einstellungen automatisch protokolliert. In "Lieferantenrechnung. Log anzeigen" (APS235) können Sie die Logeinträge nach Lieferant und Rechnungsnummer überprüfen.
   • Wurde die Rechnung zur Autorisierung in mehrere Teile geteilt, können Sie den Autorisierungsstatus jedes Teils in "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS115) überprüfen.
   • Zusätzliche Überwachungsaktivitäten umfassen den Rechnungsversand zur Prüfung an einen Benutzer zusammen mit einem Kommentar oder einem erläuternden Text zur Rechnung in (APS110).
   • Alle für die Zahlung gesperrten Rechnungen werden online in "Rechnung. Zahlungssperre anzeigen" (APS240) angezeigt.

Rechnungskontrolle und -freigabe

1. Gründe für unvollständige Rechnungskontrolle untersuchen

   Wurde die Lieferantenrechnung mit Einkaufsauftrags- oder Wareneingangstransaktionen abgeglichen und die Rechungskontrolle ist fehlgeschlagen, wird sie in (APS110) automatisch als "Nicht freigegeben" aufgelistet. Prüfen Sie die Gründe für die unvollständige Rechnungskontrolle, und entscheiden Sie, welche Maßnahme ergriffen werden soll.

   Wurde die Rechnungskontrolle in "Lieferantenrechnung. WE-Position kontr." (APS360) nicht normal beendet, können Sie vor dem Fortfahren zur Freigabe der entsprechenden Wareneingangstransaktionen ggf. "Programmproblem. Lösen" (CRS418) verwenden. Sie können dieses Programm auch verwenden, um die Rechnung selbst freizugeben, wenn die Rechnungskontrolle mit (APS110) nicht normal beendet wurde.

2. Rechnung mit Einkaufsauftrag (EA) oder Wareneingang abgleichen

   Wurde die Lieferantenrechnung ohne Rechnungskontrolle als "Nicht freigegeben" eingegeben (etwa wenn die Rechnung strittig war oder die Abgleichstransaktionen nicht identifizierbar waren), können Sie die Rechnung direkt in (APS110) abgleichen. Dokumentlinks dazu finden Sie im Abschnitt "Siehe auch".

3. Rechnungspositionen anpassen

   Fehlerhafte Werte bei den Rechnungspositionen in (APS360) können zum Scheitern der Rechnungskontrolle führen. Lokalisieren Sie den Fehler, starten Sie (APS360) über (APS110) neu, und passen Sie die entsprechenden Rechnungspositionen an.

4. Belastungsanzeige erstellen

   Wenn es eine Diskrepanz zwischen den erhaltenen und fakturierten Mengen und Preisen gab, können Sie im Zuge der Rechnungskontrolle in (APS110) für den Lieferanten manuell eine Belastungsanzeige erstellen.