Zahlungsfreigaberoutine verwalten

Ergebnis

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Lieferantenrechnungen zur Zahlung prüfen, umkontieren und freigeben.

Bevor Sie beginnen

Die unter Lieferantenrechnungen zur Zahlung prüfen, umkontieren und freigeben aufgelisteten Voraussetzungen müssen erfüllt sein.

Sie haben die Freigaberoutine in "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS110/P) konfiguriert:

• Wenn die Zahlungsfreigabe immer bestätigt werden muss, drücken Sie die Eingabetaste (Feld "Zahlungsfreigabe mit Eingabetaste bestätigen").
• Wenn die Zahlungsfreigabe automatisch erfolgt, sobald die Rechnung geprüft ist, (Feld "Zahlungsfreigabe bei Umkontierung"), wählen Sie eine der folgenden Eingaben:

  0	Nein, Freigabe erfolgt in einem separaten, abschließenden Schritt.
  1	Ja, die Rechnung wird automatisch freigegeben. Wenn der Rechnungsbetrag höher ist als der in "Rechnungsprüfer. Öffnen" (CRS650) für den ursprünglichen Rechnungsprüfer festgelegte maximale Rechnungsbetrag, wird eine Fehlermeldung angezeigt, und Sie müssen den Rechnungsprüfer manuell ändern.
  2	Sie nehmen die Freigabe während der Prüfung manuell vor. Der automatisch vorgeschlagene Wert ist "Nein". Wenn jedoch der Rechnungsbetrag höher ist als der Maximalbetrag für den Rechnungsprüfer, wird die Rechnung nicht während der Prüfung freigegeben, sondern dem Rechnungsprüfer automatisch auf der nächsten Ebene zugewiesen.
  3	Wie Eingabe 2, der automatisch vorgeschlagene Wert ist jedoch "Ja".

• Das bei der Umbuchung als Buchungsdatum verwendete Datum und ob das Datum vorgeschlagen werden soll (Feld "Buchungsdatum – Auswahl/Anzeige"):

  0	Das Buchungsdatum der Transaktion aus der Originalrechnung wird automatisch vorgeschlagen. Zusätzliche Felder für die Auswahl des nächsten manuellen Schritts (die den Prozess der Rechnungskontrolle steuern) und die Nummer des Einkaufsauftrags werden in "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS110/B) angezeigt.
  1	Wie Eingabe 1, jedoch wird das Tagesdatum automatisch vorgeschlagen.
  2	Das Buchungsdatum der Transaktion aus der Originalrechnung wird verwendet, ohne es im Bild anzuzeigen. Zusätzliche Felder für die Auswahl des nächsten manuellen Schritts und die Nummer des Einkaufsauftrags werden in (APS110/B) angezeigt.
  3	Wie Eingabe 3, jedoch wird das Tagesdatum verwendet.

• Festlegung, welches Datum beim Stornieren einer nicht freigegebenen Rechnung als Buchungsdatum verwendet wird (Feld "Buchungsdatum Löschvorgang"):

  1	Datum der Rechnungserfassung
  2	Heutiges Datum

Führen Sie folgende Schritte aus

Arbeiten initiieren

1. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

   • Starten Sie "Anwendungsmeldung. Öffnen" (CRS420) und geben Sie für eine Anwendungsmeldung, nach der eine Rechnung geprüft werden muss, Option 11 = Öffnen an, um "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS110/B) anzuzeigen.
   • Starten Sie (APS110/B) direkt.

2. Geben Sie ein Fälligkeitsdatum ein, bis zu dem Rechnungen ausgewählt werden.

3. Wählen Sie ggf. eine der folgenden Sortierfolgen aus, um die zu verarbeitenden Rechnungen anzuzeigen:

   • 1 und 11 = Nach Zahlungsempfänger
   • 2 und 12 = Nach Lieferant
   • 3 und 13 = Nach Rechnungsnummer
   • 4 und 14 = Nach Belegnummer
   • 5 und 15 = Nach Rechnungsprüfer
   • 6 und 16 = Nach Lieferantenrechnungsnummer – nur Rechnungen, die mit Einkaufsauftrags- bzw. Wareneingangstransaktionen abgeglichen wurden.

     Die Sortierfolgen 1–6 zeigen nur Rechnungen an, die nicht zur Zahlung freigegeben sind, während die Sortierfolgen 11–16 alle Rechnungen anzeigen. Die Sortierfolgen 6 und 16 zeigen nur Rechnungen an, die mit einem Einkaufsauftrag abgeglichen sind.

4. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

   • Rechnungen umkontieren
   • Ändern Sie den Rechnungsprüfer auf eine der folgenden Arten:
     • Rechnungsprüfer für eine Rechnung oder Aufteilungsrechnung manuell ändern
     • Rechnungsprüfer für eine Buchungszeile ändern
   • Rechnung zur Prüfung senden
   • Rechnungsdetails überprüfen
   • Kommentare zur Rechnung hinzufügen
   • Intrastat-Transaktionen erstellen
   • Rechnung mit Einkaufsauftrags-/Wareneingangstransaktionen abgleichen
   • Zahlung prüfen/freigeben
   • Nicht freigegebene Rechnungen stornieren

Rechnungen umkontieren

1. Wählen Sie in (APS110/B) für die Rechnung die Option "Ändern/umkontieren".

2. Wenn das Bild (APS112/E) angezeigt wird, können Sie das vorgeschlagene Buchungsdatum überprüfen und anpassen. Drücken Sie die Eingabetaste.

   Bild E wird nur angezeigt, wenn Sie im Feld "Buchungsdatum – Auswahl/Anzeige" von Bild P Eingabe 1 oder 2 ausgewählt haben.

3. Drücken Sie im Buchungsbild (GLS120/J) die Eingabetaste, um die zu ändernde Buchungszeile zu öffnen.

   Wenn Sie auch eine Belegvorlage mit vordefinierten Buchungszeilen verwenden möchten, drücken Sie in "Standardbeleg. Öffnen" (GLS015) F16, um eine Vorlage zu öffnen.

4. Geben Sie die definitive Buchungszeile ein. Drücken Sie zum Verlassen des Programms F3. Der nächste Schritt hängt davon ab, welche Eingabe in (APS110/P) im Feld "Zahlungsfreigabe in Umkontierung" ausgewählt ist. (Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt "Bevor Sie beginnen".)

   • Bei Eingabe 0 ist die Rechnung immer noch nicht freigegeben.
   • Bei Eingabe 1 wird die Rechnung jetzt automatisch freigegeben, es sei denn, der Rechnungsbetrag überschreitet den für den Rechnungsprüfer angegebenen maximalen Freigabebetrag.
   • Bei Eingabe 2 oder 3 wird das Bild (APS112/G) angezeigt, in dem Sie festlegen können, ob die Rechnung separat zur Zahlung freigegeben werden soll.

5. Wenn die Rechnung auf ein Anlagekonto gebucht wurde, wird "Anlage. Öffnen provisorische" (FAS180) angezeigt, sodass Sie eine provisorische Anlage erstellen können, vorausgesetzt, der Rechnungsbetrag überschreitet nicht den maximalen Freigabebetrag.

Rechnungen vor der Freigabe aufteilen

1. Wenn Sie die Rechnung aufteilen möchten, damit vor der Zahlungsfreigabe jede erfasste Buchungszeile separat geprüft werden kann, verlassen Sie (APS110) nach dem Umkontieren der Buchungszeilen.

   Ob eine Rechnung aufgeteilt werden kann, hängt davon ab, wie "Einstellungen – Kreditorenbuchhaltung" (APS905) konfiguriert ist.

2. Wenn alle Teile der Rechnung freigegeben sind, wird automatisch die gesamte Rechnung freigegeben, vorausgesetzt, die maximalen Freigabebeträge der Rechnungsprüfer werden nicht überschritten. In einem solchen Fall werden die Rechnung bzw. deren Teile an einen anderen Rechnungsprüfer eskaliert.

Rechnungsprüfer für eine Rechnung oder Aufteilungsrechnung manuell ändern

1. Wählen Sie in (APS110/B) die Option "Prüfungscode ändern" für die Rechnung.

2. Geben Sie in (APS112/G) die ID des neuen Rechnungsprüfers ein. Drücken Sie die Eingabetaste, um zu Bild B zurückzukehren.

   Eine Fehlermeldung wird angezeigt, wenn der für den Rechnungsprüfer definierte maximal freigegebene Rechnungsbetrag geringer ist als der tatsächliche Rechnungsbetrag. Der Rechnungsprüfer erhält in "Anwendungsmeldung. Öffnen" (CRS420) eine Anwendungsmeldung über die zu prüfende Rechnung.

   Hinweis

   Sie können den Rechnungsprüfer auch in "Kreditoren. Anzeigen" (APS200) ändern.

Rechnungsprüfer für eine Buchungszeile ändern

1. Wählen Sie in (APS110/B) die Sortierfolge 7 (nach Aufteilungsrechnung anzeigen).

   Informationen zum automatischen Aufteilen von Rechnungen finden Sie in der Beschreibung von Parameter 080 unter Grundeinstellungen für die Kreditorenbuchhaltung definieren.

2. Wählen Sie für die Rechnung Option 9 = Prüfer ändern aus, um (APS112/G) anzuzeigen.

   Im Bild werden alle Buchungszeilen der in der Subdatei enthaltenen Rechnung angezeigt. Sie können einen Rechnungsprüfer für alle verrechneten Aufwandskonto-Buchungszeilen (d. h, Transaktionen mit Transaktionscode 41) ändern oder eingeben, vorausgesetzt, diese sind nicht bereits zur Zahlung freigegeben.

3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

   • Um den Rechnungsprüfer für eine einzelne Buchungszeile zu ändern, wählen Sie die Position aus, geben Sie die ID des Rechnungsprüfers ein und klicken Sie anschließend auf "Prüfer für Position ändern". Wenn Sie fertig sind, drücken Sie zum Verlassen des Programms auf F3.
   • Um den Rechnungsprüfer für alle Buchungszeilen zu ändern, auf die Sie Zugriff haben, geben Sie die ID des Rechnungsprüfers ein und wählen Sie anschließend für die gewünschten Buchungszeilen Option 9 = Prüfer ändern aus.

Rechnung zur Prüfung senden

1. Rechnungsprüfer: Wenn eine andere Person die Rechnung überprüfen und ausstehende Probleme lösen soll, wählen Sie in (APS110/B) Option 20 = Rechnung zur Prüfung senden aus. Mit dieser Option öffnen Sie "Prüfung von Lieferantenrechnungen. Öffnen" (APS105/E).

2. Rechnungsprüfer: Geben Sie die Benutzer-ID des Prüfers, das Datum, bis zu dem die Rechnung überprüft werden muss, und eine Frage ein. Drücken Sie die Eingabetaste.

   Die Rechnung ist weiterhin dem ursprünglichen Rechnungsprüfer zugewiesen. Der Prüfer erhält Anwendungsmeldung 50 = Lieferantenrechnung Nr. X wurde zur Prüfung gesendet.

3. Prüfer: Geben Sie in "Anwendungsmeldung. Öffnen" (CRS420) Option 11 = Öffnen für die Anwendungsmeldung an. Dadurch wird die Rechnung in (APS105/E) angezeigt.

4. Prüfer: Öffnen Sie die Rechnung und fügen Sie in Bild E eine Antwort hinzu. Wählen Sie anschließend einen Prüfercode: 1 = OK oder 2 = Nicht OK Drücken Sie die Eingabetaste.

5. Rechnungsprüfer: Geben Sie in "Anwendungsmeldung. Öffnen" (CRS420) Option 11 = Öffnen für die Anwendungsmeldung an. Damit öffnen Sie (APS110/B).

6. Rechnungsprüfer: Geben Sie für die Rechnung Option 21 = Überprüfte anzeigen an, um (APS105/G) anzuzeigen. Sie können auswählen, welche Rechnungen im Statusfeld angezeigt werden: 0 = Alle Rechnungen, 1 = Nicht überprüft und 2 = Überprüft.

7. Rechnungsprüfer: Öffnen Sie die Rechnung, um den Kommentar des Prüfers zu lesen. Drücken Sie die Eingabetaste und verlassen Sie anschließend das Programm.

Rechnungsdetails überprüfen

Um die Rechnung zu überprüfen, geben Sie in (APS110/B) Option 5 = Rechnung anzeigen an.

Dadurch wird die Rechnung in "Rechnung. Anzeigen einzelne" (APS215/B) angezeigt.

Von dort aus können Sie einen Drilldown auf die Buchungszeilen des Belegs ausführen oder alle Logeinträge für die Rechnung überprüfen.

Kommentare zur Rechnung hinzufügen

Um einen Kommentar hinzuzufügen, wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten aus:

• Geben Sie in (APS110/B) für die Rechnung Option 10 = Text an und geben Sie einen Text in das angezeigte Textbild ein.
• In (APS111/B), (APS112/E) und (APS112/G) können Sie mit F6 = Text dasselbe tun.

  Wenn zuvor ein Text in einem Programm wie "Kreditoren. Anzeigen" (APS200) hinzugefügt wurde, wird dieser Text anschließend angezeigt und kann bearbeitet werden.

Intrastat-Transaktionen erstellen

Wenn eine Rechnung über "Lieferantenrechnungsbatch. Öffnen" (APS450) statt über "Lieferantenrechnung. Eingeben" (APS100) eingegeben wird, werden bei der Erfassung keine Intrastat-Transaktionen erstellt. Sie müssen diese möglicherweise bei der Umkontierung erstellen. Dazu haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

• Wählen Sie in (APS110/B) Option 18 = Handelsstatistik aus, um "Handelsstatistik. Öffnen" (TXS300/E) anzuzeigen.
• Drücken Sie in (APS112) F18, um dasselbe Bild anzuzeigen.

Rechnung mit Einkaufsauftrags-/Wareneingangstransaktionen abgleichen

1. Wählen Sie in (APS110/B) eine der folgenden Eingaben:

   • Wenn in (APS110/P) im Feld "Buchungsdatum – Auswahl/Anzeige" Eingabe 1 oder 2 ausgewählt ist, wählen Sie im Feld "Nächster manueller Schritt" den gewünschten Ablauf aus und geben Sie die Einkaufsauftragsnummer ein. Geben Sie anschließend Option 11 = Rechnungsprüfung an.
   • Wenn in (APS110/P) im oben genannten Feld Eingabe 3 oder 4 ausgewählt ist, geben Sie für die Rechnung Option 11 = Rechnungsprüfung an. Wählen Sie in (APS112/E) im Feld "Nächster manueller Schritt" den gewünschten Ablauf aus und geben Sie die Einkaufsauftragsnummer ein. Drücken Sie die Eingabetaste.

2. Kontrollieren Sie die Rechnung gemäß dem Dokument Lieferantenrechnungen mit Einkaufsaufträgen abgleichen und den darin enthaltenen Anleitungen.

3. Wenn Sie die Rechnungskontrolle während derselben Erfassungssitzung abbrechen möchten, wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten aus:

   • Drücken Sie in "Lieferantenrechnung. WE-Position kontr." (APS360) F18, um alle Rechnungspositionen zu löschen, mit denen das Hauptbuch nicht aktualisiert wurde.
   • Wählen Sie in (APS110/B) Option 2 aus, um das Buchungsbild anzuzeigen. Dort können Sie mit F18 die Buchungszeilen stornieren. Anschließend werden alle Rechnungspositionen gelöscht, mit denen das Hauptbuch nicht aktualisiert wurde.

4. Wenn die Rechnung nicht automatisch freigegeben wurde, gehen Sie zu Zahlung prüfen/freigeben.

   Die Rechnung kann beim Verlassen von (APS360) automatisch zur Zahlung freigegeben werden. Ob dies gilt, wird für die FAM-Funktionen AP10 und AP50 durch das Feld "Nicht zur Zahlung freigegeben" in "FAM-Funktion. Details öffnen" (CRS406/F) gesteuert.

Überprüfen von Rechnungspositionen für freigegebene oder nicht freigegebene Rechnungen, die mit Einkaufsauftrags- bzw. Wareneingangstransaktionen abgeglichen sind

1. Wählen Sie in (APS110/B) Sortierfolge 6 oder 16, um alle abgeglichenen Rechnungen anzuzeigen und so ggf. die Rechnung zu identifizieren.

2. Wählen Sie für die Rechnung Option 15 = Rechnungspositionen anzeigen aus.

3. Verwenden Sie in (APS360/B) die verfügbaren Sortierfolgen und Optionen, um mit dem Einkaufsauftrag verknüpfte Rechnungspositionen, Buchungen und Werte zu überprüfen. Drücken Sie zum Verlassen des Programms F3.

Zahlung prüfen/freigeben

1. Wählen Sie in (APS110/B) für die Rechnung die Option "Zahlung freigeben". (Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort, wenn Sie in Bild P das Kontrollfeld "Bei Zahlungsfreigabe mit Eingabetaste bestätigen" aktiviert haben. Andernfalls wird die Rechnung direkt freigegeben.)

2. Drücken Sie die Eingabetaste in "Lieferantenrechnung. Freigeben Zahlung" (APS111/B), in dem die Rechnungstransaktionen angezeigt werden.

   Die Rechnung wird zur Zahlung freigegeben, wenn der Rechnungsbetrag nicht den maximalen Freigabebetrag überschreitet, der für den Rechnungsprüfer in "Rechnungsprüfer. Öffnen" (CRS650) angegeben wurde. Andernfalls wird die Rechnung lediglich als autorisiert erfasst und zur endgültigen Freigabe an einen anderen Rechnungsprüfer eskaliert. Dasselbe gilt, wenn die Rechnung aufgeteilt wurde. Je nach Berechtigung können Sie die gesamte Rechnung freigeben, einschließlich aller Buchungszeilen für die Aufteilungsrechnungen.

Nicht freigegebene Rechnungen stornieren

1. Wählen Sie in (APS110/B) für die Rechnung die Option "Rechnung stornieren".

2. Drücken Sie die Eingabetaste in "Lieferantenrechnung. Löschen" (APS111/B), wo die Rechnungstransaktionen angezeigt werden.

3. Wenn Sie einen Kommentar zum Grund für die Stornierung eingeben möchten, verlassen Sie (APS110) und fügen Sie der Rechnung einen erläuternden Text hinzu, indem Sie in "Kreditoren. Separate Rechnungen ändern" (APS201/E) F6 drücken.

Stornieren einer Rechnung, die während derselben Sitzung freigegeben wurde

1. Drücken Sie in (APS110/B) F14 = Freigegebene Zahlung anzeigen, um Bild F zu öffnen, in dem die während derselben Sitzung freigegebenen Rechnungen angezeigt werden.

2. Wählen Sie für die betreffende(n) Rechnung(en) die Option "Zahlungsfreigabe stornieren". Drücken Sie F3, um die Sitzung zu beenden und zum Menü zurückzukehren.