AP-Standarddokument für Belastungsanzeigen definieren

In diesem Dokument wird beschrieben, wie Sie ein Standarddokument für Kreditoren definieren. Das Standarddokument wird beim Erstellen von Belastungsanzeigen verwendet und steuert, wie die Belastungsanzeigen verarbeitet werden.

Ergebnis

Es werden Regeln dazu definiert, wie Belastungsanzeigen, die das Standarddokument verwenden, verarbeitet werden. Das Dokument steuert beispielsweise, ob die Anzeige als Belastungsanzeige oder als Belastungsanforderung gilt und ob sie automatisch ausgedruckt wird.

Ein Standarddokument wird angewendet, wenn in "Lieferantenrechnung. Erst. Belastungsan" (APS364) eine Belastungsanzeige erstellt wird. Belastungsanzeigen werden erstellt, wenn beim Abgleichen einer Lieferantenrechnung mit einem Einkaufsauftrag Abweichungen in Menge und Preis ermittelt werden, die über die zulässigen Grenzen hinausgehen.

Bevor Sie beginnen

Ein Detaildatensatz unter FAM-Funktion AP51 muss in "FAM-Funktion. Details öffnen" (CRS406) definiert sein.
Wenn ein beschreibender Text auf die Belastungsanzeigen gedruckt werden soll, muss der Text in "AP-Standarddokument-Text. Öffnen" (APS062) definiert sein.
Wenn nur bestimmte Benutzer die Möglichkeit haben sollen, Belastungsanzeigen mithilfe des Standarddokuments zu erstellen und zu verarbeiten, müssen Sie in "Objektzugriffsgruppe. Öffnen" (CRS006) eine Objektzugriffsgruppe definieren. Um den Zugriff auf die Gruppe für Benutzer zu definieren, verknüpfen Sie in "Benutzer. Öffnen" (MNS150) Benutzer mit einer Benutzergruppe und in "Objektzugriffsgruppe. Zuordnen Ben.Grp" (CRS007) die Benutzergruppe mit der Objektzugriffsgruppe.

Führen Sie folgende Schritte aus

Starten Sie "AP-Standarddokument. Öffnen" (APS060/B).
Geben Sie eine ID für das Standarddokument ein und wählen Sie "Neu".

Die ID kann alphanumerisch sein und bis zu drei Stellen umfassen.
Geben Sie in Bild E den Namen des Standarddokuments ein.
Geben Sie im Feld "Standarddokumenttyp" an, ob das Standarddokument für Belastungsanzeigen oder für Belastungsanforderungen verwendet wird.
Geben Sie eine Objektzugriffsgruppe an, wenn Sie den Zugriff zum Erstellen und Verarbeiten von Belastungsanzeigen auf bestimmte Benutzer beschränken möchten.
Wenn das Standarddokument für Belastungsanzeigen (und nicht für Anforderungen) verwendet wird, geben Sie an, ob die Kreditorenbuchhaltung automatisch aktualisiert werden soll.
Geben Sie an, ob Belastungsanzeigen automatisch ausgedruckt werden sollen.
Geben Sie ggf. eine Beschreibung der Belastungstransaktion an, die für interne Zwecke verwendet werden kann.
Geben Sie ggf. eine ID für einen Text ein, der automatisch auf die Belastungsanzeigen gedruckt wird.
Geben Sie die für den Detaildatensatz von FAM-Funktion AP51 zu verwendende ID an. Drücken Sie die Eingabetaste.

Einzustellende Parameter


Programm-ID/Bild	Feld	Dieses Feld zeigt ...
(APS060/E)	Standarddokumenttyp	… die Angabe, ob die mit dem Standarddokument erstellte Anzeige als Belastungsanzeige oder als Belastungsanforderung betrachtet wird. Dies steuert, wie die Belastungsanzeige im System verarbeitet wird. Gültige Optionen: 1 = Lieferantenbelastung 2 = Anforderung Lieferantenbelastung Lieferantenbelastung: Eine normale Belastungsanzeige wird verwendet, wenn Sie nicht erwarten, dass der Lieferant eine Gutschrift ausstellen wird. Die Belastungsanzeige wird entweder automatisch oder manuell als Gutschrift in die Kreditorenbuchhaltung übertragen. Der dem Lieferanten geschuldete Gesamtbetrag wird auf den Betrag der Originalrechnung abzüglich des Betrags der Belastungsanzeige gesetzt. Dieser Betrag wird beim Erstellen eines Zahlungsvorschlags in "Lieferantenzahlungsvorschlag. Öffnen" (APS130) automatisch vorgeschlagen. Anforderung Lieferantenbelastung: Eine Belastungsanforderung wird verwendet, wenn Sie erwarten, dass der Lieferant eine Gutschrift ausstellen wird. Die Anforderung wird manuell oder automatisch ausgedruckt und an den Lieferanten gesendet. Belastungsanforderungen haben keinen Einfluss auf die Kreditorenbuchhaltung. Sie können wählen, ob Sie den Gesamtbetrag der Lieferantenrechnung vor Eingang der Gutschrift zahlen oder den Eingang der Gutschrift abwarten und anschließend die beiden Rechnungen miteinander abgleichen möchten.
(APS060/E)	Objektzugriffsgruppe	… die Angabe, dass das Standarddokument nur von mit dieser Gruppe verknüpften Benutzern verwendet werden darf. Ein eingeschränkter Zugriff auf ein Standarddokument kann nützlich sein, wenn z. B. erwünscht ist, dass nur bestimmte Benutzer Belastungsanzeigen erstellen, mit denen die Kreditorenbuchhaltung automatisch aktualisiert wird, oder dass nur bestimmte Benutzer Belastungsanforderungen erstellen.
(APS060/E)	Automatische Kreditorenaktualisierung	… die Angabe, ob die Kreditorenbuchhaltung automatisch mit der Belastungsanzeige aktualisiert werden soll, wenn die Rechnungserfassung in "Lieferantenrechnung. Eingeben" (APS100) oder "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS110) verlassen wird. Wenn die automatische Aktualisierung ausgewählt ist, wird die Belastungsanzeige als Gutschrift in die Kreditorenbuchhaltung übertragen und die Nummer der Belastungsanzeige wird als Gutschriftnummer festgelegt. Die in "Lieferantenrechnungsbatch. Öffnen" (APS450) angezeigte Belastungsanzeige erhält Status 9 = Belastungsanzeige erstellt und in Kreditoren aktualisiert. Wenn die automatische Aktualisierung nicht ausgewählt ist, müssen Sie die Kreditoren manuell aktualisieren, indem Sie für die Belastungsanzeige in (APS450) Option 9 auswählen. Die manuelle Aktualisierung wird empfohlen, wenn Sie beispielsweise möchten, dass der Lieferant die Richtigkeit der Belastungsanzeige bestätigt, bevor Sie die Kreditorenbuchhaltung aktualisieren. Hinweis: Dieses Kontrollfeld kann nur aktiviert werden, wenn der Standarddokumenttyp 1 = Lieferantenbelastung ausgewählt ist.
(APS060/E)	Automatisch drucken	… die Angabe, ob die Belastungsanzeige beim Verlassen der Rechnungserfassung in (APS100) oder (APS110) automatisch ausgedruckt wird. Wenn das automatische Drucken nicht ausgewählt ist, müssen Sie die Belastungsanzeige manuell ausdrucken, indem Sie in (APS450) Option 9 für die Anzeige auswählen.
(APS060/E)	Transaktionsbeschreibung	… eine Beschreibung der Belastungstransaktion. Der Text wird für interne Zwecke verwendet. Er wird z. B. auf das Buchungsjournal gedruckt und in der Kreditorenbuchhaltung angezeigt. Wenn Sie beispielsweise den Text "Belastungsanzeige" verwenden, können Sie Belastungstransaktionen im System einfach identifizieren. Der Text wird nicht auf die Belastungsanzeige selbst gedruckt.
(APS060/E)	Standarddokument-Text-ID	… eine ID für einen Text, der aus bis zu drei Zeilen besteht. Der Text wird als Kopf auf die Belastungsanzeige gedruckt. Dieser Text kann z. B. lauten: "Belastungsanzeige. Bitte bestätigen Sie diesen Vorgang." Hinweis: Sie können für dieselbe Text-ID Texte in verschiedenen Sprachen definieren. Welcher Text verwendet wird, hängt vom Sprachcode des Lieferanten in "Kunde. Öffnen" (CRS610) ab. Der Text wird zwar beim Erstellen einer Belastungsanzeige in (APS364) standardmäßig vorgeschlagen, aber Sie können ihn manuell ändern.
(APS060/E)	FAM-Funktion	… ein Detaildatensatz für FAM-Funktion AP51. FAM-Funktion AP51 besteht aus einem Namen und einer Journalkopfbezeichnung. Der Detaildatensatz für AP51 enthält Informationen zu Belegnummernserie, Belegbezeichnung und erlaubtem Datumsintervall. Außerdem steuert der Detaildatensatz, ob die Belastungsanzeige nach der Erfassung zur Zahlung freigeben wird.
(APS060/E)	USt berechnen	... ob die USt zur Belastungsanzeige hinzugefügt werden soll.
(APS060/E)	BAA-Buchführung	... ob Buchungen für Belastungsanzeigeanforderungen erstellt werden sollen. Die Buchungen zur Gegenbuchung werden in "Gutschriftanford.transaktionen. Öffnen" (APS390) gespeichert. Wenn in "FAM-Funktion. Öffnen" (CRS405) für "FAM-Funktion AP10" der Wert von "Zur Zahlung freigegeben" 2 oder 3 ist, wird beim Erstellen der Gutschriftanforderungstransaktionen die Lieferantenrechnung nicht zur Zahlung freigegeben. Bei Erhalt der Gutschrift vom Lieferanten kann diese mit den Gutschriftanforderungstransaktionen abgeglichen werden. Die Gutschriftanforderungstransaktionen werden automatisch storniert und erfasst, wenn der Gutschriftbetrag ohne Steuern innerhalb der in "Settings - Lieferantenrechnungskontrolle" (APS900) definierten Toleranzen liegt.