Einrichtung der automatischen Bankauszugsabstimmung

Abstimmungstypen in (ABS960)

In "Abstimmungstyp. Öffnen" (ABS960) wird für jedes Bankkonto, für das eine automatische Bankauszugsabstimmung durchgeführt werden soll, ein Bankauszugsabstimmungstyp definiert.

Der Bankauszugsabstimmungstyp ist mit einer Bankkonto-ID verknüpft, die in (CRS692) definiert wurde und mit der wiederum ein Konto aus dem Kontenplan verknüpft ist.

Der Bankauszugsabstimmungstyp kann mit einer verantwortlichen Person verknüpft werden, die in "Benutzer. Öffnen" (MNS150) als Benutzer definiert wurde. Diese Person übernimmt automatisch die Verantwortung für neue Bankauszüge, die für diesen Bankauszugsabstimmungstyp in (ABS180) eingegeben wurden.

Der Parameter "Zeichenumkehr" wird von der Funktionalität in M3 BE nicht verwendet, kann aber von einer Financial Business Message (FBM) verwendet werden, um Vorzeichen für Beträge umzukehren, die in (ABS180) und (ABS181) hochgeladen wurden.

Wenn der Parameter "Automatische Abstimmung starten" aktiviert ist und die Validierung ohne Fehler beendet wird, wird während des Validierungslaufs eine automatische Abstimmung durchgeführt.

Der Parameter "Soll-/Haben-Code automatisch festlegen" kann verwendet werden, wenn die Division in "Settings - Hauptbuch" (CRS750) unter Verwendung von Soll-/Haben-Codes definiert wurde, aber die von der Bank erhaltenen Bankauszüge keine Soll-/Haben-Codes enthalten. Um eine automatische Abstimmung für solche Bankauszüge durchführen zu können, werden bei Aktivierung dieser Parameter Soll-/Haben-Codes zu den Bankauszugspositionen in (ABS181) hinzugefügt, indem positive Beträge in Solltransaktionen und negative Beträge in Habentransaktionen umgerechnet werden.

Abstimmungssuchsequenzen in (ABS965)

Mit jedem Bankauszugsabstimmungstyp wird eine Abstimmungssuchsequenz verknüpft. Die Abstimmungssuchsequenzen werden in "Abstimmungssuchsequenz. Öffnen" (ABS965) definiert und verwendet, um festzulegen, wie die automatische Abstimmung für einen bestimmten Bankauszugsabstimmungstyp durchgeführt werden soll. Die automatische Abstimmung kann für verschiedene Bankkonten unterschiedlich gehandhabt werden.

Sie könnte beispielsweise auf der Schecknummer für das Bankkonto basieren, auf dem Scheckzahlungen eingehen, während ein anderes Bankkonto auf der Grundlage der Dimension 2 abgestimmt werden könnte, da die Banktransaktionen Zahlungen betreffen, die in (CRS630) auf unterschiedliche Kostenstellen in Dimension 2 gebucht werden.

Die für die Einrichtung in den Abstimmungssuchsequenzen verfügbaren Felder werden in "Feldgruppe. Erlaubte Felder anzeigen" (CRS109) in der Feldgruppe "ABSSO" definiert:

• &002 - Schecknummer
• &AIT2 - Dimension 2
• &AIT3 - Dimension 3
• &AIT4 - Dimension 4
• &AIT5 - Dimension 5
• &AIT6 - Dimension 6
• &AIT7 - Dimension 7
• &OPC - Bankoperationscode
• &CUAM - Fremdwährungsbetrag
• &CURD - Valutadatum
• &VTXT - Belegtext

Für jede Abstimmungssuchsequenz können fünf Stufen von Suchsequenzen definiert werden. Für jede Stufe können fünf verschiedene Suchsequenzobjekte aus den oben aufgeführten verfügbaren Feldern ausgewählt werden. Die fünf verschiedenen Suchsequenzobjekte, die für eine Stufe definiert sind, bilden die "Suchsequenz", die bei der automatischen Abstimmung verwendet wird. Alle ausgewählten Objekte für Stufe 1 müssen zwischen der Bankauszugsposition und der Hauptbuchtransaktion übereinstimmen, damit diese Transaktionen automatisch abgestimmt werden.

Bei Nichtübereinstimmung versucht das Programm, auf Basis der ausgewählten Objekte für Stufe 2 eine automatische Abstimmung durchzuführen, und wenn es immer noch keine Übereinstimmung gibt, fährt es mit Stufe 3, 4 und 5 fort. Wenn nach Stufe 5 immer noch keine Übereinstimmung besteht, kann keine automatische Abstimmung mit der aktuellen Einstellung für die Abstimmungssuchsequenz dieses Bankauszugsabstimmungstyps durchgeführt werden.

Wenn bei Transaktionen im Hauptbuch eine Übereinstimmung mit einer Bankauszugsposition festgestellt wird, müssen die Beträge dieser Transaktionen auf Grundlage der von den Suchsequenzobjekten erstellten "Suchsequenz" auch mit dem Betrag der Bankauszugsposition übereinstimmen. Anderenfalls können sie nicht miteinander abgestimmt werden. Wenn eines der Suchsequenzobjekte der Fremdwährungsbetrag (&CUAM) ist, muss der Betrag einer einzelnen Transaktion im Hauptbuch mit dem Betrag einer einzelnen Bankauszugsposition übereinstimmen.

Wenn der Fremdwährungsbetrag nicht zu den Suchsequenzobjekten gehört und der Gesamtbetrag aller Hauptbuchtransaktionen mit korrekter "Suchsequenz" gleich einer einzelnen Bankauszugsposition oder der Summe mehrerer Bankauszugspositionen ist, dann können diese Transaktionen mit den betroffenen Bankauszugspositionen abgeglichen werden. Wenn der Gesamtbetrag mehrerer Bankauszugspositionen dem Betrag einer einzelnen Hauptbuchtransaktion entspricht, können diese ebenfalls abgeglichen werden.

Beispiel für die Einrichtung der Suchsequenzstufen und -objekte:

Suchsequenzstufe	Suchsequenzobjekt
1	&002 und &CUAM
2	&AIT2 und &CUAM
3	&AIT2
4	Keine Einrichtung
5	Keine Einrichtung

Nach Einrichtung der Abstimmungssuchsequenz beginnt das Programm mit der Suche nach einer Transaktion im Hauptbuch, deren Schecknummer und Scheckbetrag mit denen einer Bankauszugsposition übereinstimmt. Falls keine passende Transaktion gefunden wird, versucht das Programm eine Transaktion im Hauptbuch mit demselben Wert in Dimension 2 und dem gleichen Betrag wie in der Bankauszugsposition zu finden.

Falls noch immer keine passende Transaktion gefunden wird, versucht das Programm als Nächstes, alle Transaktionen im Hauptbuch in Dimension 2 zu finden, deren Wert mit dem Wert der Bankauszugsposition übereinstimmt. Wenn der Gesamtbetrag all dieser Transaktionen im Hauptbuch dem Betrag der Bankauszugsposition entspricht, wird eine automatische Abstimmung durchgeführt. Wenn der Gesamtbetrag nicht mit der Bankauszugsposition übereinstimmt, wird keine weitere Suche durchgeführt, da für die Stufen 4 und 5 keine Suchsequenzobjekte definiert wurden.

Wenn eines der Suchsequenzobjekte das Buchungsdatum (&ACDT) ist, muss das Buchungsdatum der Transaktionen im Hauptbuch mit dem Buchungsdatum der Bankauszugsposition übereinstimmen, um diese Transaktionen automatisch abzugleichen. Dasselbe gilt für die Situation, in der das Valutadatum (&CURD) zu den Suchsequenzobjekten gehört.

Wenn die Suchsequenzobjekte so definiert wurden, dass mehr als eine Transaktion im Hauptbuch mit einer oder mehreren Bankauszugspositionen abgeglichen werden kann, kann der Parameter "Abstimmung nach Datum gruppieren" verwendet werden, um die automatische Abstimmung weiter zu verfeinern.

Folgende Eingaben stehen zur Verfügung:

• 0 = Nicht verwendet
• 1 = Auf Basis des Buchungsdatums gruppieren
• 2 = Auf Basis des Valutadatums gruppieren

Wenn dieser Parameter auf 1 - "Auf Basis des Buchungsdatums gruppieren" oder 2 - "Auf Basis des Valutadatums gruppieren" gesetzt wurde, werden die Transaktionen, die die richtige Suchsequenz aufweisen, nach Datum gruppiert, entweder nach Buchungsdatum oder nach Valutadatum. Dies bedeutet, dass der Gesamtbetrag der ausgewählten Hauptbuchtransaktionen pro Datum mit dem Gesamtbetrag der Bankauszugspositionen pro Datum übereinstimmen muss. Wenn also der Gesamtbetrag aller ausgewählten Transaktionen übereinstimmt, aber die Beträge pro Datum nicht übereinstimmen, wird keine automatische Abstimmung durchgeführt.

Beispiel für die Gruppierung nach Datum, wenn alle Transaktionen dieselbe Suchsequenz haben:

Transaktionen im Hauptbuch:

• 1. Januar: 1000
• 1. Januar: 2000
• 1. Januar: 500
• 2. Januar: 3000

Bankauszugspositionen:

• 5. Januar: 3000
• 6. Januar: 3500

Der Gesamtbetrag der Transaktionen im Hauptbuch ist 6.500. Der Gesamtbetrag der entsprechenden Bankauszugspositionen beträgt ebenfalls 6.500. Wenn "Abstimmung nach Datum gruppieren" auf 0 gesetzt wurde, werden alle diese Transaktionen im Hauptbuch und in den beiden Bankauszugspositionen automatisch miteinander abgestimmt, und zwar unter derselben Verbindungsnummer.

Wenn "Abstimmung nach Datum gruppieren" auf 1 oder 2 gesetzt wurde, werden die Transaktionen im Hauptbuch, die am 1. Januar mit dem Gesamtbetrag 3.500 gebucht wurden, mit der Bankauszugsposition für den 6. Januar mit dem Betrag 3.500 abgestimmt. Ebenso wird die Transaktion im Hauptbuch, die am 2. Januar mit dem Betrag 3.000 gebucht wurde, mit der Bankauszugsposition für den 5. Januar mit dem Betrag 3.000 abgestimmt. In diesem Fall werden zwei verschiedene Verbindungsnummern für die Abstimmung dieses Bankauszugs verwendet.