Festlegen, wie Informationen aus der Datei mit Zusatzinformationen abgerufen werden sollen – mithilfe von Textidentifikatoren

Ergebnis

Ein Textidentifikator wird definiert. Der Identifikator enthält eine Zeichenfolge und einige andere Daten. Bei der Bankauszugszuordnung (in einem Szenario mit Textidentifikatoren) wird die Zusatzinformationsdatei nach den Zeichenfolgen durchsucht, die für die Textidentifikatoren definiert wurden. Wenn eine Zeichenfolge gefunden wird:

• Beleg wird gemäß Identifikator gebucht oder
• Akontozahlung wird unter Verwendung des definierten Kunden/Lieferanten erstellt.

Die zeitliche Gültigkeit des Textidentifikators wird durch das Gültigkeitsdatum, die Gültigkeitsperioden usw. festgelegt.

Legen Sie in "Szenarionummer. Öffnen" (ABS911) fest, dass in einem Szenario Textidentifikatoren verwendet werden sollen. Verwenden Sie hierfür:

• das Feld "Abruf der Kontierungszeile", wenn im Szenario Belege erstellt werden.
• das Feld "Suchpfad – Kunde/Lieferant", wenn im Szenario Akontozahlungen erstellt werden.

Die Datei FABTAB wird aktualisiert.

Bevor Sie beginnen

• Die Zusatzinformationsdatei enthält eine Zeichenfolge, über die Kunden/Lieferanten bzw. die Art der Verbuchung von Belegen identifiziert werden können. Diese Zeichenfolge ist Ihnen bekannt. Es kann sich dabei z. B. um eine Kundennummer oder eine Registrierungsnummer handeln. Die Datei mit Zusatzinformationen lässt sich in "Bankauszug. Positionsdetails öffnen" (ABS102/B) überprüfen.
• Das Bankkonto, für das der Textidentifikator gelten soll, können Sie in "Bankkonto. Öffnen" (CRS692) festlegen.
• Der Transaktionscode (die Art von Bankauszugsposition, auf die der Textidentifikator angewendet wird) lässt sich in "Geschäftsvorgangscode. Öffnen" (ABS020) festlegen.
• Wenn die Auszugsposition eine bestimmte Währung aufweisen soll, können Sie diese in "Währung. Öffnen" (CRS055) definieren.

Textidentifikator für die Buchung von Belegen

• FAM-Perioden lassen sich in "Firma. Division verbinden" (MNS100/F) festlegen.
• Standardbelege werden unter "Standardbeleg. Öffnen" (GLS015) definiert.
• Bei Verwendung einer festen Kontierungszeile werden die entsprechenden Dimensions-IDs unter "Dimensions-ID. Öffnen" (CRS630) definiert.
• Bei Berechnung der Umsatzsteuer wird der Umsatzsteuercode unter "USt-Code. Öffnen" (CRS030) definiert.

Textidentifikatoren zur Identifizierung von Kunden/Lieferanten

• Die Definition von Kunden erfolgt in "Kunde. Öffnen" (CRS610) und für Lieferanten in "Lieferant. Öffnen" (CRS620).

Einzustellende Parameter

Programm-ID/Bild	Feld	Dieses Feld zeigt ...
(ABS940/B)	Textidentifikatortyp	... Angaben dazu, ob der Textidentifikator in der Haupt-, der Debitoren- oder der Kreditorenbuchhaltung gültig ist. Gültige Eingaben 1 = Hauptbuch 2 = Debitoren 3 = Kreditoren Eingabe 1 wird gewählt, wenn der Textidentifikator für die Erstellung von Belegen eingesetzt wird. Der Textidentifikator steuert dann, wie die Belege verbucht werden. Eingabe 2 und 3 werden hauptsächlich gewählt, wenn der Textidentifikator für die Erstellung von Akontozahlungen in der Debitoren- oder der Kreditorenbuchhaltung eingesetzt wird. Der Textidentifikator bildet die Grundlage für den Abruf des Kunden/Lieferanten, auf den sich die Akontozahlung bezieht. Hinweis: Die Eingaben können auch eingesetzt werden, um eine Rechnung zu suchen, die einer Bankauszugsposition zugeordnet werden kann. In diesem Fall wird die passende Rechnung auf Grundlage des Betrags in der Bankauszugsposition ermittelt.
(ABS940/B)	Textidentifikator	... eine Zeichenfolge, die mit dem Text verglichen wird, der in den Zusatzinformationen für eine Bankauszugsposition enthalten ist. Beispiel: Der Textidentifikator ist "OBV140". Das heißt, das System sucht in den Zusatzinformationen nach diesem Text (OBV140).
(ABS940/B)	Bankkonto-ID	… das Bankkonto, auf das sich der Bankauszug beziehen muss, damit der Textidentifikator angewendet wird. Hinweis: Bleibt dieses Feld leer, gilt der Textidentifikator für alle Bankkonto-IDs. Eine höhere Anzahl anzuwendender Textidentifikatoren führt zu einer längeren Suchzeit. Es wird daher empfohlen, möglichst eine Bankkonto-ID anzugeben, um die Suchzeit zu verkürzen.
(ABS940/B)	Geschäftsvorgangscode	… den Geschäftsvorgangscode, auf den der Bankauszug sich beziehen muss, damit der Textidentifikator angewendet wird. Hinweis: Bleibt dieses Feld leer, gilt der Textidentifikator für alle Geschäftsvorgangscodes. Eine höhere Anzahl anzuwendender Textidentifikatoren führt zu einer längeren Suchzeit. Es wird daher empfohlen, möglichst einen Geschäftsvorgangscode anzugeben, um die Suchzeit zu verkürzen.
(ABS940/E)	Verwendet von/bis Tagnummer	... eine Start-/Endtagnummer in der aktuellen Periode. Der Tagnummernbereich schränkt die Gültigkeit des Textidentifikators innerhalb einer Periode ein. Der Textidentifikator ist nur gültig, wenn der Valutatag der Bankauszugsposition in diesem Bereich liegt. Der Tagnummernbereich wird verwendet, wenn die Banktransaktion (der Textidentifikator dient als Grundlage für die Banktransaktionssuche) pro Periode nur an bestimmten Tagen vorkommt. Die Angabe der Perioden in diesem Feld verhindert, dass versehentlich Belege erstellt werden, weil das System den entsprechenden Textidentifikator in den Zusatzinformationen einer Bankauszugsposition, die sich auf eine völlig andere Art von Banktransaktion bezieht, gefunden hat. Tagnummern werden gemäß dem für den FAM-Bereich gültigen Periodentyp (CRS610) in Datumsangaben umgewandelt. Der für FAM gültige Periodentyp wird in (MNS100) angegeben.
(ABS940/E)	Gültig von/bis	… das Von- und Bis-Datum für die Gültigkeit des Textidentifikators.
(ABS940/E)	Verwendet in Periode	... eine Angabe dazu, für welche Periode der Textidentifikator gültig ist. Es können bis zu sechs Perioden angegeben werden. Perioden werden verwendet, wenn bekannt ist, dass die Banktransaktion (der Textidentifikator bildet die Grundlage für die Transaktionssuche) während des Jahrs nur in bestimmten Perioden durchgeführt wird. Die Angabe der Perioden in diesem Feld verhindert, dass versehentlich Belege erstellt werden, weil das System die Zeichenfolge des entsprechenden Textidentifikators in den Zusatzinformationen einer Bankauszugsposition, die sich auf eine völlig andere Art von Banktransaktion bezieht, gefunden hat. Der Periodentyp und die Anzahl Perioden für den FAM-Bereich werden in (MNS100) angegeben.
ABS940/E)	Scheckbetrag	... den genauen Betrag, den die Bankauszugsposition aufweisen muss, damit der Textidentifikator gültig ist. Der Kontrollbetrag wird angegeben, wenn Banktransaktionen (der Textidentifikator bildet die Grundlage für die Banktransaktionssuche) immer mit dem gleichen Betrag verbunden sind. Sie mindern so das Risiko, dass versehentlich Belege erstellt werden. Dies ist dadurch bedingt, dass die Zusatzinformationen die Zeichenfolge des Textidentifikators enthalten, obwohl die Bankauszugsposition sich auf eine völlig andere Art von Banktransaktion bezieht. Falls nötig muss definiert werden, ob es sich um einen Soll- oder einen Habenbetrag handelt.
(ABS940/E)	Betragsvorzeichen prüfen	... eine Angabe dazu, ob das Vorzeichen des Betrags überprüft wird. Wenn dieses Feld aktiviert ist, kann der Textidentifikator nur eingesetzt werden, wenn der Transaktionsbetrag und der Textidentifikatorbetrag das gleiche Vorzeichen aufweisen.
(ABS940/E)	Währung	… die Währung, in der das Bankkonto geführt wird, damit der Textidentifikator angewendet wird.
(ABS940/E)	Erlaubte Häufigkeit	... eine Angabe dazu, wie oft der Textidentifikator pro Periode für die Erstellung und Buchung von Belegen eingesetzt werden kann. Die Angabe der Häufigkeit in diesem Feld verhindert, dass versehentlich Belege erstellt werden, weil das System den entsprechenden Textidentifikator in den Zusatzinformationen einer Bankauszugsposition, die sich auf eine völlig andere Art von Banktransaktion bezieht, gefunden hat.
(ABS940/E)	Effektive Häufigkeit	... eine Angabe dazu, wie oft der Textidentifikator in der aktuellen Periode zum Erstellen und Buchen von Belegen verwendet wurde. Dieses Feld wird automatisch aktualisiert.
(ABS940/E)	Zuletzt verwendete Periode	... eine Angabe dazu, in welcher Periode der Textidentifikator zuletzt zum Erstellen und Buchen von Belegen verwendet wurde. Hinweis: Für Bankauszüge, die sich auf eine frühere Periode beziehen, ist der Textidentifikator nicht gültig.
(ABS940/E)	Datum der letzten Verwendung	... eine Angabe dazu, an welchem Datum der Textidentifikator zuletzt verwendet wurde. Durch die Verwendung dieses Feldes wird deutlich, wie hilfreich ein Textidentifikator ist. Textidentifikatoren, die lange nicht eingesetzt wurden, können gelöscht oder neu definiert werden.
(ABS940/E)	Abruf der Kontierungszeile	… eine Angabe dazu, wie der Beleg gebucht wird. Gültige Eingaben 1 = Feste Kontierungszeile 2 = Standardbeleg Eingabe 1 bedeutet, dass eine feste Kontierungszeile, die immer verwendet wird, im gleichen Bild definiert ist. Eingabe 2 bedeutet, dass ein Standardbeleg im gleichen Bild festgelegt wurde. Die für den Standardbeleg definierten Buchungspositionen werden beim Buchen des Belegs verwendet. Diese Eingabe ist nützlich, wenn mehrere Buchungen erstellt werden sollen, z. B. USt.
(ABS940/E)	Dimension 1–7	… die Dimensions-ID der entsprechenden Dimension. Der Beleg wird gemäß der hier definierten Kontierungszeile verbucht.
(ABS940/E)	USt-Code	... die Währung, welche die Auszugsposition aufweisen muss, damit der Textidentifikator angewendet wird.
(ABS940/E)	Standardbeleg	... den Standardbeleg, der beim Buchen des Belegs verwendet wird.
(ABS940/E)	Kunden-/Lieferantennummer	... den für den Textidentifikator gültigen Kunden/Lieferanten. Der Kunde/Lieferant hat zwei Funktionen: Entweder wird er für die erstellte Akontozahlung eingesetzt oder zur Suche nach Rechnungen für die Bankauszugszuordnung.

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Starten Sie "Textidentifikator. Öffnen." (ABS940/B).

2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

   • Um einen Textidentifikator zum korrekten Buchen der Belege zu erstellen, gehen Sie zu Schritt 3.
   • Um einen Textidentifikator zum Identifizieren von Kunden/Lieferanten zu erstellen, gehen Sie zu Schritt 17.

   Textidentifikatoren zum korrekten Buchen von Belegen

3. Wählen Sie in Bild B im Feld "Textidentifikatortyp" die Eingabe 1 = Hauptbuch aus.

4. Geben Sie die Zeichenfolge an, nach der in den Zusatzinformationen im Feld "Textidentifikator" gesucht werden soll.

5. Geben Sie möglichst den Bankkontoidentifikator und den Geschäftsvorgangscode an, für den der Textidentifikator gelten soll. Wählen Sie "Neu" aus.

   5 Geben Sie möglichst den Bankkontoidentifikator und den Geschäftsvorgangscode an, für den der Textidentifikator gelten soll. Wählen Sie "Neu" aus.

6. Geben Sie in Bild E einen Namen und/oder eine Beschreibung für den Textidentifikator ein.

7. Geben Sie die Gültigkeitsdauer für den Textidentifikator in den Feldern "Gültig-ab-Datum" und "Gültig-bis-Datum" an.

8. Wählen Sie im Feld "Abruf der Kontierungszeile" aus, ob eine feste Kontierungszeile oder ein Standardbeleg für die Buchung verwendet werden soll. Wählen Sie außerdem eine der folgenden Eingaben aus:

   • Wenn Sie eine feste Zeichenfolge verwenden, geben Sie diese in den sieben Feldern für die Dimension an.
   • Bei Auswahl eines Standardbelegs geben Sie den zu verwendenden Beleg im Feld "Standardbeleg" an.

9. Zur Berechnung der Umsatzsteuer geben Sie den Umsatzsteuercode an.

10. Wählen Sie Status 20 = Definitiv.

11. Wenn Sie die Anzahl der Situationen, in denen der Textidentifikator gültig ist, beschränken möchten, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. Drücken Sie andernfalls die Eingabetaste.

    Anzahl der Situationen beschränken, in denen der Textidentifikator gültig ist

12. Geben Sie in den Feldern "Verwendet in Periode" an, in welchen FAM-Perioden der Textidentifikator gültig ist.

13. Geben Sie, falls nötig, in den Feldern "Verwendet von Tagnummer" und "Verwendet bis Tagnummer" auch ein Start- und Enddatum innerhalb der gewählten FAM-Perioden für die Gültigkeit des Textidentifikators an.

14. Wenn Sie wissen, dass die Bankauszugsposition, auf die der Textidentifikator verweist, immer denselben Betrag aufweist, geben Sie diesen Betrag an.

15. Wenn der Textidentifikator nur für Bankauszugspositionen in einer bestimmten Währung gültig ist, geben Sie diese Währung an.

16. Wenn eine Überprüfung durchgeführt werden soll, ob die Vorzeichen von Bankauszugsposition und Eingabe im Betragsfeld des Textidentifikators übereinstimmen, aktivieren Sie das Kontrollfeld "Kontrollbetrag". Drücken Sie die Eingabetaste.

    Textidentifikator zur Identifizierung von Kunden/Lieferanten

17. Wählen Sie in Bild B eine der folgenden Eingaben:

    • Wenn Sie einen Textidentifikator zum Abrufen von Kunden erstellen möchten, wählen Sie im Feld "Textidentifikatortyp" die Eingabe 2 "Debitoren" aus.
    • Wenn Sie einen Textidentifikator zum Abrufen von Lieferanten erstellen möchten, wählen Sie im Feld "Textidentifikatortyp" die Eingabe 3 "Kreditoren" aus.

18. Geben Sie die Zeichenfolge an, nach der in den Zusatzinformationen im Feld "Textidentifikator" gesucht werden soll.

19. Geben Sie das Bankkonto und den Geschäftsvorgangscode an, für die der Textidentifikator gilt. Wählen Sie "Neu" aus.

20. Geben Sie in Bild E einen Namen und/oder eine Beschreibung für den Textidentifikator ein.

21. Geben Sie die Gültigkeitsdauer für den Textidentifikator in den Feldern "Gültig-ab-Datum" und "Gültig-bis-Datum" an.

22. Geben Sie den Kunden/Lieferanten an, der bei Auffinden des Textidentifikators in den Zusatzinformationen verwendet werden soll.

23. Wählen Sie Status 20 = Definitiv.

24. Wenn Sie die Anzahl der Situationen, in denen der Textidentifikator gültig ist, beschränken möchten, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. Drücken Sie andernfalls die Eingabetaste.

    Anzahl der Situationen beschränken, in denen der Textidentifikator gültig ist

25. Wenn Sie wissen, dass die Bankauszugsposition, auf die der Textidentifikator verweist, immer denselben Betrag aufweist, geben Sie diesen Betrag ein.

26. Wenn der Textidentifikator nur für Bankauszugspositionen in einer bestimmten Währung gültig ist, geben Sie diese Währung an.

27. Wenn der Textidentifikator nur für Bankauszugspositionen in einer bestimmten Währung gültig ist, geben Sie diese Währung an.