Festlegen, wie Informationen aus der Datei mit Zusatzinformationen abgerufen werden sollen – durch Strukturierung der Datei

Strukturtyp

..., welche Informationen durch die Definitionen, durch die die Struktur der Zusatzinfos gesteuert wird, identifiziert werden.

Gültige Eingaben

1 = Rechnungen

2 = Informationskategorie

Eingabe 2: Das System sucht in den Zusatzinformationen nach einer Informationskategorienummer. Wenn es eine Nummer findet, sucht es in den Transaktionsdateien nach einer Rechnung mit der gleichen Informationskategorienummer.

Hinweis für Eingabe 1: Für die gleichen Auswahlkriterien können mehrere Strukturen definiert werden. Die Struktur mit der höchsten Priorität (z. B. 1) wird zuerst übernommen. Wenn keine Rechnung gefunden wird, dann wird die Struktur mit der nächsthöheren Priorität (z. B. 2) übernommen. Wenn das System in einer Struktur eine passende Rechnung findet, werden die nächsten Strukturen nicht mehr durchsucht.

Die Suche nach einer Rechnung, die einer Auszugsposition zugeordnet werden kann, wird folgendermaßen automatisch durchgeführt:

Schritt 1: Mithilfe der Parameter 010 und 100 (Beschreibung aller Parameter s. u.) können Zeichen aus dem Zusatzinformationstext gelöscht werden. Dadurch werden separate Textfelder erstellt. Diese Textfelder werden bei der Suche nach der Rechnungsnummer in der Analyse als separate Einheiten behandelt.

Schritt 2: Mithilfe der Parameter 020 bis 050 kann die Rechnungsnummer in den Textfeldern gesucht werden. Die Suche wird abgebrochen, wenn keine Rechnungsnummer gefunden wird. Wenn eine Rechnungsnummer gefunden wird, geht die Suche weiter.

Schritt 3: Das System überprüft, ob die ermittelte Rechnungsnummer in den Dateien FSLEDG oder FPLEDG in M3 vorhanden ist. Ist dies der Fall, wird die Rechnungsnummer zu der Auszugsposition zugeordnet.

Schritt 4: Mithilfe der Parameter 060 bis 080 und 090 wird die Rechnungsnummer geändert, wenn sie nicht in den Dateien enthalten ist. Das System überprüft, ob die geänderte Rechnungsnummer in den Dateien FSLEDG oder FPLEDG vorhanden ist. Wenn eine Rechnung vorhanden ist, wird sie der Auszugsposition zugeordnet, auf welche die Zusatzinformationen verweisen.

..., ob die aus den Zusatzinformationen abgerufene Rechnung aus alphanumerischen oder numerischen Zeichen besteht.

Gültige Eingaben

1 = Alphanumerisch

2 = Numerisch.

Alle Zeichen, die nicht der gewählten Eingabe entsprechen, werden aus dem Zusatzinformationstext gelöscht. Dadurch werden irrelevante Informationen vermieden und neue Felder/Texteinheiten erstellt, um die Suche nach der Rechnungsnummer zu ermöglichen.

... die Anzahl erlaubter Positionen für die Rechnungsnummer als Intervall.

Diese Informationen werden für die automatische Analyse der Texteinheiten in den Zusatzinformationen verwendet. Wenn beispielsweise das Intervall 10–15 definiert ist, werden nur Texteinheiten mit 10–15 Positionen analysiert, um die Rechnungsnummer zu ermitteln.

... die Start- bzw. die Endnummer des Rechnungsnummernintervalls. Das System sucht nur nach Rechnungsnummern, die in diesem Intervall enthalten sind.

Wenn mehrere Nummernintervalle erforderlich sind, können mehrere Zusatzinformationsstrukturdatensätze erstellt und mit unterschiedlichen Prioritäten verknüpft werden. (Hinweis: Diese Möglichkeit besteht nicht, wenn die Rechnungsnummernsuche auf Informationskategorien basiert.)

... das Sonderzeichen, mit dem die Bank Rechnungsnummern, die mit dem gleichen Wert beginnen, voneinander unterscheidet. Diese Funktion ermöglicht es, Rechnungsnummern abzukürzen. Beispiel: 200310001/02/03.

Wird ein solches Sonderzeichen verwendet, können durch dessen Definition alle Rechnungsnummern abgerufen werden.

Die Anzahl Zeichen nach dem Sonderzeichen (ggf. vor dem erneuten Auftreten des Sonderzeichens) steuert, wie vollständige Rechnungsnummern ermittelt werden.

Beispiel

Das Textfeld enthält den Wert 200310001/02/03. Die Rechnungsnummer 200310001 wird abgerufen. Nach dem Sonderzeichen "/" folgen zwei Zeichen. Daher löscht das System nun die letzten zwei Positionen der ersten übernommenen Rechnungsnummer (01). Das System ruft deshalb die Rechnungsnummern 200310002 und 200310003 ab.

Parameter 060 – Präfix

... eine ID, die intern als Präfix für Rechnungsnummern verwendet wird.

Wenn mit internen Rechnungsnummernpräfixen gearbeitet wird, ist die Eingabe in diesem Feld erforderlich. Andernfalls kann das System die jeweilige Rechnungsnummer in der Transaktionsdatei nicht identifizieren. Beispiel: Die Zusatzinformationen für eine Position eines Bankauszugs enthalten die Rechnungsnummer 234567. Intern wird allen Rechnungen des betreffenden Zahlungsempfängers das Präfix 00 zugewiesen. Wenn in diesem Feld der Wert 00 angegeben wird, sucht das System die Rechnung mit der Nummer 00234567 in den Transaktionsdateien.

... eine ID , die intern als Suffix für Rechnungsnummern verwendet wird.

Wenn ein internes Suffix eingesetzt wird, ist die Eingabe in diesem Feld erforderlich. Andernfalls kann das System die jeweilige Rechnungsnummer in der Transaktionsdatei nicht identifizieren. Beispiel: Die Zusatzinformationen für eine Position eines Bankauszugs enthalten die Rechnungsnummer 234567. Intern wird allen Rechnungen des betreffenden Zahlers das Suffix 00 zugewiesen. Wenn in diesem Feld der Wert 00 angegeben wird, sucht das System die Rechnung mit der Nummer 23456700 in den Transaktionsdateien.

..., wie lang die in den Zusatzinformationen enthaltenen Rechnungsnummern im Vergleich zur Datei FSLEDG oder FPLEDG sein müssen.

Rechnungsnummern, die kürzer als der Wert in diesem Feld sind, werden mit Nullstellen ergänzt. Die Nullstellen werden am Anfang der Rechnungsnummer hinzugefügt.

Dieses Feld gewährleistet, dass bei Verwendung von führenden Nullen alle Rechnungsnummern der Auswahlkriterien gleich lang sind. Beispiel: In den Bankzusatzinformationen findet das System die Rechnungsnummer 56789. Intern werden alle Rechnungsnummern mit 10 Positionen geführt. Wenn in diesem Feld der Wert 10 angegeben wird, sucht das System die Rechnung mit der Nummer 0000056789.

..., ob die Nullen am Anfang der in den Zusatzinformationen hinterlegten Rechnungsnummer vor dem Vergleich mit den Rechnungen in den Dateien FSLEDG oder FPLEDG gelöscht werden.

Dieses Kontrollfeld wird aktiviert, wenn im Unternehmen des jeweiligen Zahlers oder Zahlungsempfängers den Rechnungsnummern intern Nullen vorangestellt werden (z. B., damit alle Rechnungsnummern gleich lang sind), in Ihrem Unternehmen jedoch nicht. Beispiel: In den Bankzusatzinformationen findet das System die Rechnungsnummer 0000056789. Wenn dieses Kontrollfeld aktiviert ist, sucht das System in den Dateien FSLEDG oder FPLEDG nach der Rechnungsnummer 56789.

... die Zeichen, die bei der Rechnungsnummernsuche in den Zusatzinformationen nicht gelöscht werden dürfen, da sie in den Rechnungsnummern enthalten sein können.

In diesem Feld sind alle Zeichen erlaubt, die in der Auswahl gemäß Parameter 010 nicht enthalten sind. Beispiel: Der Parameter 010 ist so definiert, dass alle nicht numerischen Zeichen gelöscht werden. Wenn in diesem Feld nun einzelne Buchstaben (z. B. "A") und Sonderzeichen (z. B. "-") erfasst werden, werden diese trotz der Einstellungen im Parameter 010 nicht gelöscht. Wenn der Parameter 010 so definiert ist, dass alle nicht alphanumerischen Zeichen gelöscht werden, können in diesem Feld einzelne Sonderzeichen (z. B. "-", "/") erfasst werden, die in der Folge nicht gelöscht werden.

Dieses Feld ist sehr nützlich, da sich Rechnungsnummern oft aus numerischen Zeichen und Bindestrichen zusammensetzen.

Bei mehreren Zeichen müssen diese ohne Leerzeichen erfasst werden. Beispiel: /B-.