Bankauszüge automatisch verarbeiten

Ergebnis

Die Verarbeitung von Bankauszügen ist abgeschlossen. Die offenen Kunden- und Lieferantenrechnungen, die den Bankauszugspositionen zugeordnet waren, sind geschlossen. Die Hauptbuchtransaktionen werden angelegt, und ein oder mehrere Belege werden erstellt.

Eventuelle Abweichungen, Skonti und Toleranztage für die Zahlung werden automatisch verwaltet.

Folgende Dateien werden aktualisiert:

• Bankauszugskopf (FABHED)
• Bankauszugspositionen (FABLIN)
• Bankauszugspositionsdetails (FABDET)
• Bankauszugspositionen, Zusatzinformationen (FABLIX)
• Hauptbuchdatei (FGLEDG)
• Debitorendateien (FSLEDG)
• Kreditorendateien (FPLEDG)
• Einreicherkopf (FAPREH)
• Einreicherdetails – Rechnungen (FAPRED)

Bevor Sie beginnen

• Die Objektzugriffsgruppe, die mit den betroffenen Bankkonten in "Bankkonto. Öffnen" (CRS692/F) verbunden ist, umfasst den für die Verarbeitung zuständigen Benutzer.
• Wenn Sie das Layout der Subdateien in "Bankauszug. Öffnen" (ABS100), "Bankauszug. Positionen öffnen" (ABS101) oder "Bankauszug. Positionsdetails öffnen" (ABS102) anpassen möchten, müssen Sie in "Ansicht. Öffnen" (CRS020) eine benutzerdefinierte Ansicht erstellen.

Führen Sie folgende Schritte aus – Basis

1. Über Infor Enterprise Collaborator erhaltene Bankauszugsdatei

   Infor Enterprise Collaborator verwendet das ABS100MI-Programm, um M3-Hauptdateien zum Verwalten von Bankauszügen für die eingegangene Bankauszugsdatei zu aktualisieren. Die Ergebnisse werden in "Bankauszug. Öffnen" (ABS100) nach Division, Status und Bankauszugsdatum angezeigt.

2. Bankauszug manuell angeben

   Die Bankauszüge können auch manuell eingegeben werden, wenn Sie den Auszug in Papierform erhalten. Sie können Informationen zu Saldovortrag und Endsaldo sowie Detailinformationen zu den Auszugspositionen angeben. Abhängig von Ihren Routinen können Sie Rechnungen automatisch oder manuell zuordnen, nachdem der Auszug validiert wurde.

3. Automatische Validierung einer Bankauszugsdatei initiieren

   Wählen Sie in (ABS100/B) die Validierungsoption, um die Gültigkeit des Bankauszugs zu prüfen.

   Beispiele für Kontrollelemente:

   • Die Währung muss gültig sein.
   • Der gesamte Fremdwährungsbetrag in den Bankauszugspositionen muss der Summe im Kopf entsprechen.
   • Der Saldovortrag des Bankauszugs muss dem Endsaldo des zuvor verarbeiteten Bankauszugs entsprechen.

4. Mögliche Fehler korrigieren

   Mögliche Fehler werden in der Datei FABERR erfasst und mit einem Fehlercode in "Bankauszug. Fehler anzeigen" (ABS103) angezeigt. Korrigieren Sie die Fehler vor dem Fortfahren.

5. Automatische Zuordnung offener Posten zu Bankauszugspositionen initiieren

   Wählen Sie in (ABS100/B) die automatische Zuordnung, um je nach Positionstyp eine oder mehrere offene Rechnungen mit jeder Bankauszugsposition zu abzugleichen. Dies ist eine provisorische Zuordnung, mit der die Berücksichtigung betroffener Rechnungen in einer anderen Routine verhindert wird. Buchungen provisorischer Hauptbuchbelege können automatisch erstellt und ebenfalls für die Zuordnung verwendet werden.

   Mit benutzerdefinierten Szenarien wird festgelegt, wie die Zuordnung ausgeführt wird.

   Überprüfen Sie die Status und Beträge, die sich aus der Zuordnung auf dem Bildschirm ergeben.

   Hinweis

   Falls erforderlich, können Sie jederzeit alle zugeordneten offenen Posten freigeben, solange die Hauptbücher nicht aktualisiert sind.

6. Verbleibende Posten zu Bankauszugspositionen zuordnen

   Wenn die Summe aller offenen Posten, die jeder Position zugeordnet wurden, nicht mit dem Betrag der Bankauszugsposition übereinstimmt, oder die Abweichung zwischen den beiden Werten die zulässige Maximalabweichung überschreitet, müssen Sie die Zuordnung auf Basis der Bankauszugsinformationen manuell abschließen.

   Über die Bankauszugsposition können Sie die folgenden Programme anzeigen, mit denen Sie die verbleibende Zuordnung ausführen oder entsprechende Hauptbuchbelege erstellen:

   • "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110/F) und (ARS118/F)
   • "Manuelle Lieferantenzahlung. Eingeben" (APS120/F)
   • "Hauptbuchbeleg. Eingeben" (GLS100)

7. Provisorisches Buchungsjournal drucken

   Während des Vorgangs können Sie ein provisorisches Buchungsjournal drucken, das die Änderungen in (ABS100/B) wiedergibt, um die Ergebnisse zu prüfen.

8. Hauptbuch und Nebenbücher aktualisieren

   Verwenden Sie nach Abschluss der Zuordnung die Aktualisierungsoption in (ABS100/B). Die Bücher sind nun aktualisiert und es wurden ein oder mehrere Belege erstellt.

Führen Sie folgende Schritte aus

Sie können den Umfang des oben beschriebenen automatisierten Ablaufs festlegen, indem Sie die Funktion "Nächster manueller Schritt" verwenden. Der Automatisierungsgrad kann jederzeit nach Anzeige des Bankauszugs in (ABS100) (unabhängig davon, ob er als Bankdatei eingeht oder manuell eingegeben wird) festgelegt werden.

Das Feld "Nächster Schritt" in (ABS100) legt fest, was bei Verwendung von Option 21 = Bankauszug validieren automatisch ausgeführt wird, und bestimmt auch den nächsten manuellen Schritt in der Verarbeitung des Bankauszugs.

In ähnlicher Weise bestimmt das Feld "Nächster manueller Schritt" in (ABS900), was automatisch geschieht, wenn in ABS100MI die Transaktion ValidateStatmt, ausgeführt wird, und legt in (ABS100) auch den nächsten manuellen Schritt in der weiteren Verarbeitung des Bankauszugs fest.

Gültige Eingaben

2 = Zuordnung. D. h., die Bankauszüge werden automatisch validiert. Sie müssen die Auszüge manuell zuordnen.

3 = Aktualisierung des Hauptbuchs. D. h., die Bankauszüge werden automatisch validiert und zugeordnet. Die Aktualisierung des Hauptbuchs muss manuell ausgelöst werden.

4 = Vollständig automatisiert. D. h., alle oben erwähnten Aktivitäten werden automatisch ausgeführt.

Durch die Automatisierung wird die Verarbeitung des Bankauszugs beschleunigt und der manuelle Arbeitsaufwand minimiert. Bei einem geringfügiger automatisierten Vorgang haben Sie die vollständige Kontrolle über die im Prozess vorgenommenen Aktivitäten.