Autorisierung von Lieferantenrechnungen
"Autorisierung von Lieferantenrechnungen" ist eine Experience Designer-Anwendung, die den Genehmigungsablauf von Lieferantenaufwandsrechnungen optimiert und die erforderlichen Maßnahmen für die Rechnungsverarbeitung vereinfacht. Die Anwendung enthält vier Registerkarten, die Daten für den Benutzer anzeigen.
User Story
- Überprüfung der Rechnung auf Richtigkeit bei der Bestellung von Wartungsleistungen und Artikeln
- Umkontierung von Lieferantenrechnungen auf das korrekte Kostenkonto sowie Identifizierung von Rechnungen, die noch auf das AP-Verrechnungskonto gebucht sind und aktualisiert werden müssen
- Autorisierung der Buchung von Lieferantenrechnungen auf Kostenstellen vor der Zahlungsfreigabe
Konfiguration von M3 Business Engine
- "Settings - Genehmigungsablauf" (CMS715)
- "Genehmigungswege. Öffnen" (CMS716)
- "Genehmigung Rechnungsprüfer. Öffnen" (CMS718)
- "Genehmigungscodes. Öffnen" (CMS720)
- "Berechtigungsprioritäten. Öffnen" (CMS711)
- "Berechtigungsauswahl. Öffnen" (CMS710)
- Die Felder "Genehmigungscode" (CDAP) und "Rechnungsprüfer" (USAP) in FGLEDG wurden zur Rechnungssuche hinzugefügt. Wenn Belegpositionen in der Registerkarte "Buchungsautorisierung" fehlen, reaktivieren Sie FGLEDG in M3 Function Search Administration.
Weitere Informationen zur Konfiguration der einzelnen Komponenten finden Sie im Abschnitt "Komponenten".
Autorisierung für Anwendung
Um auf die Experience Designer-Anwendung zugreifen und diese ausführen zu können, müssen Sie über eine Autorisierung für die von der Anwendung benötigten M3 Business Engine-Funktionen und API-Transaktionen verfügen.
Die folgende Tabelle zeigt die Funktionen und Transaktionen, die von der Anwendung "Autorisierung von Lieferantenrechnungen" verwendet werden:
| API-Programm | API-Transaktion | Informationskategorie | Ansicht | Hinweise |
|---|---|---|---|---|
| APS200MI | GetUniqueKey | |||
| APS200MI | GetInvoice | |||
| APS260MI | Get | |||
| CMS718MI | Get | |||
| CMS718MI | Upd | |||
| CMS740MI | Get | |||
| CMS740MI | LstPerUser | |||
| CMS740MI | LstByStatus | |||
| CMS740MI | ApproveInvoice | |||
| CMS740MI | Reject | |||
| CMS740MI | CancelInvoice | |||
| CMS740MI | ChangeRole | |||
| CMS741MI | Lst | |||
| CMS742MI | Lst | |||
| CMS742MI | ApproveAllLines | |||
| CMS742MI | ApproveLine | |||
| CMS742MI | RejectLine | |||
| MNS100MI | GetBasicData | |||
| MNS150MI | LstCmpDivi | |||
| LISTMI | ListDataAsCSV | M3_LIST_CMNUSR | M3_01_01 | Um sicherzustellen, dass diese API wie erwartet funktioniert, müssen Sie die Tabelle CMNUSR für die Suche in M3 Function Search Administration aktivieren. |
| LISTMI | ListDataAsCSV | M3_LIST_FGLEDG | M3_01_01 | Um sicherzustellen, dass diese API wie erwartet funktioniert, müssen Sie die Tabelle FGLEDG für die Suche in M3 Function Search Administration aktivieren. |
Einschränkungen
Die Anwendung "Autorisierung von Lieferantenrechnungen" zeigt Maßnahmen in Bezug auf Rechnungen in der Division an, bei der der Benutzer angemeldet ist.
Verwendung der Anwendung
Rechnungen prüfen
Auf der Registerkarte Rechnungen prüfen werden Rechnungen aufgelistet, die eine aktive Prüfungsaufgabe für den aktuellen Benutzer aufweisen. Wenn ein Benutzer eine Rechnung auswählt, zeigt die Anwendung Rechnungsdetails aus der Kreditorenbuchhaltung und Belegpositionen aus dem Hauptbuch an.
- : Genehmigt den Prüfungsschritt. Sie können optional einen Kommentar hinzufügen.
- : Weist die Aufgabe einem anderen Benutzer zu. Suchen Sie nach dem Benutzer, und fügen Sie optional einen Kommentar hinzu.
- : Storniert die Aufgabe. Der Rechnungsverantwortliche wird benachrichtigt und kann die Aufgabe einem anderen Benutzer zuweisen.
- : Verwenden Sie diese Option, wenn eine Rechnung Spam ist und gelöscht werden muss. Für den Rechnungsverantwortlichen wird eine Aufgabe zum Stornieren der Rechnung erstellt.
Rechnungen umkontieren
Auf der Registerkarte Rechnungen umkontieren werden Rechnungen aufgelistet, die vom Prüfer genehmigt wurden und einen offenen Betrag auf dem AP-Verrechnungskonto aufweisen. Wenn Sie eine Rechnung auswählen, zeigt die Anwendung Rechnungsdetails aus der Kreditorenbuchhaltung und den Kommentar des Prüfers an. Über die Registerkarte Belegpositionen kann der Benutzer den Rechnungsbeleg anzeigen. Die Aufgabe wird automatisch abgeschlossen, wenn kein Betrag auf dem AP-Verrechnungskonto verbleibt.
- : Öffnet "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS110), wo Sie mit der Option "Ändern/Umkont" den Rechnungsbeleg umkontieren können.
- : Weist die Aufgabe einem anderen Benutzer zu. Suchen Sie nach dem Benutzer, und fügen Sie optional einen Kommentar hinzu.
- : Storniert die Aufgabe. Der Rechnungsverantwortliche wird benachrichtigt und kann die Aufgabe einem anderen Benutzer zuweisen.
Buchungsautorisierung
Auf der Registerkarte Buchungsautorisierung sind alle aktiven Autorisierungsmaßnahmen für den angemeldeten Benutzer aufgelistet. Wenn Sie eine Rechnungsposition auswählen, zeigt die Anwendung Rechnungsdetails und Belegpositionen an, die dieselbe Kombination aus "Genehmigungscode" und "Ursprünglicher Prüfer" aufweisen. Auf der Registerkarte Autorisierungssequenz werden alle Benutzer aufgelistet, die diese Kombination aus "Genehmigungscode" und "Ursprünglicher Prüfer" genehmigen müssen.
- : Genehmigt die ausgewählte Position. Der Benutzer kann optional einen Kommentar hinzufügen.
- : Genehmigt alle aktiven Genehmigungskombinationen für die ausgewählte Rechnung. Eine Rechnung kann mehrere Genehmigungskombinationen für den angemeldeten Benutzer haben.
- : Weist die Position zurück, beispielweise, wenn der Beleg umkontiert werden muss. Sie können einen Kommentar hinzufügen, um den Grund zu erläutern. Der Rechnungsverantwortliche wird wegen weiterer Maßnahmen benachrichtigt.
Abwesend
Auf der Registerkarte Abwesend kann der Benutzer die Daten für geplante Abwesenheitszeiten aktualisieren. Wählen Sie einen Datumsbereich aus, und klicken Sie auf , um die Daten zu aktualisieren.
Komponenten
| Komponente | Komponentendetails |
|---|---|
| Anwendungskopf | Komponenten-ID: AppHeader
Zweck: Zeigt den Hauptanwendungskopf an. Verwendete M3 BE-Daten: MNS100MI Verwendete Datendienste: Get_DivisionData |
| DataGrid_InvoicesToVerify | Komponenten-ID: DataGrid_InvoicesToVerify
Zweck: Listet Rechnungen zur Prüfung auf. Verwendete M3 BE-Daten: CMS740MI Verwendete Datendienste: List_Invoices_VerifyInvoices |
| Form_InvoiceDetails_VerifyInvoices | Komponenten-ID: Form_InvoiceDetails_VerifyInvoices
Zweck: Zeigt Details für eine ausgewählte Rechnung an. Verwendete M3 BE-Daten: CMS740MI, APS200MI Verwendete Datendienste: Get_InvoiceDetails_VerifyInvoices |
| DataGrid_VoucherLines_VerifyInvoices | Komponenten-ID: DataGrid_VoucherLines_VerifyInvoices
Zweck: Zeigt Belegpositionen für die ausgewählte Rechnung an, die überprüft wird. Verwendete Datendienste: ListMI_ListVoucherLines_VerifyInvoices |
| DataGrid_Recode | Komponenten-ID: DataGrid_Recode
Zweck: Listet für die Umkontierung verfügbare Rechnungen auf. Verwendete M3 BE-Daten: CMS740MI Verwendete Datendienste: List_Invoices_RecodeInvoices |
| Form_InvoiceDetails_RecodeInvoices | Komponenten-ID: Form_InvoiceDetails_RecodeInvoices
Zweck: Zeigt detaillierte Informationen für die ausgewählte Rechnung an. Verwendete M3 BE-Daten: CMS740MI, APS200MI Verwendete Datendienste: Get_InvoiceDetails_RecodeInvoices |
| DataGrid_CommentsOnInvoice | Komponenten-ID: DataGrid_CommentsOnInvoice
Zweck: Zeigt die Kommentare der Prüfer zur ausgewählten Rechnung an. Verwendete M3 BE-Daten: CMS741MI Verwendete Datendienste: List_CommentsOnInvoice |
| DataGrid_VoucherLines |
Komponenten-ID: DataGrid_VoucherLines Zweck: Zeigt Belegpositionen für die Umkontierung von Rechnungen an. Verwendete Datendienste: ListMI_ListVoucherLines_RecodeInvoices |
| DataGrid_AuthorizeInvoiceAccounting | Komponenten-ID: DataGrid_AuthorizeInvoiceAccounting
Zweck: Listet zu autorisierende Rechnungen auf. Verwendete M3 BE-Daten: CMS740MI Verwendete Datendienste: List_Invoices_AuthorizeAccounting |
| Form_InvoiceDetails_AuthorizeAccounting | Komponenten-ID: Form_InvoiceDetails_AuthorizeAccounting
Zweck: Zeigt verknüpfte Details für die ausgewählte Rechnung an. Verwendete M3 BE-Daten: CMS740MI, APS200MI, APS260MI Verwendete Datendienste: Get_InvoiceDetails_AuthorizeAccounting |
| DataGrid_RelatedVoucherLines | Komponenten-ID: DataGrid_RelatedVoucherLines
Zweck: Zeigt die Belegpositionen zur ausgewählten Rechnung an. Verwendete Datendienste: ListMI_GetApprovalCodes Erläuterungen: Dieser Datendienst verwendet die Suchfunktion. Sie müssen die Tabelle FGLEDG für die Suche in M3 Function Search Administration aktivieren. |
| DataGrid_Authorizers | Komponenten-ID: DataGrid_Authorizers
Zweck: Listet Benutzer auf, die zur Genehmigung der Rechnung berechtigt sind. Verwendete M3 BE-Daten: CMS742MI Verwendete Datendienste: List_Authorizers |
| Form_OutOfOffice | Komponenten-ID: Form_OutOfOffice
Zweck: Ermöglicht es einem Rechnungsprüfer, Abwesenheitszeiten festzulegen. Verwendete M3 BE-Daten: CMS718MI Verwendete Datendienste: Get_OutOfOffice, Update_OutOfOffice |
Verknüpfungen und Bookmarks
| Verknüpfungs-ID | Typ | Zweck |
|---|---|---|
| Link_RecodeInvoice | M3 Bookmark | Öffnet "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS110) |
Dialoge
| Dialog-ID | API-Programm | Zweck |
|---|---|---|
| SimpleDialog_AuthorizeLine | CMS742MI/ApproveLine | Dialog zum Genehmigen einer einzelnen Rechnungsposition |
| SimpleDialog_ApproveInvoice | CMS740MI/ApproveInvoice | Dialog zum Genehmigen einer ganzen Rechnung |
| SimpleDialog_CancelTask_RecodeInvoices | CMS740MI/CancelInvoice | Dialog zum Stornieren einer Rechnungsaufgabe zur Umkontierung |
| SimpleDialog_RejectInvoice | CMS740MI/Reject | Dialog zum Zurückweisen einer Rechnung |
| SimpleDialog_RejectLine | CMS742MI/RejectLine | Dialog zum Zurückweisen einer einzelnen Rechnungsposition |
| SimpleDialog_CancelTask_AccountingResponsible | CMS740MI/Reject | Dialog zum Abbrechen einer Aufgabe des Kontierungsverantwortlichen |
| SimpleDialog_AuthorizeAllLines | CMS742MI/ApproveAllLines | Dialog zum Genehmigen aller Rechnungspositionen |
| SimpleDialog_ChangeRole_VerifyInvoices | CMS740MI/ChangeRole |
Dialog zum Ändern der Rolle während der Rechnungsprüfung |
| SimpleDialog_ChangeRole_RecodeInvoices | CMS740MI/ChangeRole | Dialog zum Ändern der Rolle während der Umkontierung |
Bedingte Formate
| Komponente | Bedingungsname | Zielfeld | Bedingung | Formatierung |
|---|---|---|---|---|
| DataGrid_InvoicesToVerify | Condition_OH6PNY | CUAM | CUAM = CUAM |
Textfarbe: #0064D4 - blau Textgewicht: normal |
| DataGrid_Recode | Condition_SAS01G | SINO | SINO = SINO |
Textfarbe: #0066D4 - blau Textgewicht: normal |
| DataGrid_CommentsOnInvoice | Condition_JJ6Y38 | OCLS | OCLS = 3 |
Textfarbe: #DA1217 - rot Symbol: Fehler Symbolfarbe: #DA1217 - rot Textgewicht: normal |
| DataGrid_CommentsOnInvoice | Condition_JJ6Y38 | OCLS | OCLS = 4 |
Textfarbe: #DA1217 - rot Symbol: rejected-outline Symbolfarbe: #DA1217 - rot Textgewicht: normal |
| DataGrid_CommentsOnInvoice | Condition_JJ6Y38 | OCLS | OCLS = 7 |
Textfarbe: #CD6200 - orange Symbol: Warnung Symbolfarbe: #CD6200 - orange Textgewicht: normal |
| DataGrid_CommentsOnInvoice | Condition_JJ6Y38 | OCLS | OCLS = 8 |
Textfarbe: #4E1A91 -violett Symbol: user-clock Symbolfarbe: #4E1A91 - violett Textgewicht: normal |
| DataGrid_CommentsOnInvoice | Condition_JJ6Y38 | OCLS | OCLS = 9 |
Textfarbe: #1C7F49 - dunkelgrün Symbol: confirm Symbolfarbe: #1C7F49 - dunkelgrün Textgewicht: normal |
| DataGrid_CommentsOnInvoice | Condition_JJ6Y38 | OCLS | OCLS = 10 |
Textfarbe: #CD6200 - orange Symbol: Warnung Symbolfarbe: #CD6200 - orange Textgewicht: normal |
| DataGrid_VoucherLines_VerifyInvoices | Condition_BS6CLO | EGACAM | EGACAM = EGACAM |
Textfarbe: #0064D4 - blau Textgewicht: normal |
| DataGrid_VoucherLines | Condition_M5Q4B8 | EGACAM | EGACAM = EGACAM |
Textfarbe: #0066D4 - blau Textgewicht: normal |
| DataGrid_RelatedVoucherLines | Condition_YWSCCI | EGACAM | EGACAM = EGACAM |
Textfarbe: #0066D4 - blau Textgewicht: normal |
| DataGrid_AuthorizeInvoiceAccounting | Condition_HME5WR | CUAM | CUAM = CUAM |
Textfarbe: #0066D4 - blau Textgewicht: normal |
| DataGrid_Authorizers | Condition_T67YD1 | OCLS | OCLS = 3 |
Textfarbe: #DA1217 - rot Symbol: Fehler Symbolfarbe: #DA1217 - rot Textgewicht: normal |
| DataGrid_Authorizers | Condition_T67YD1 | OCLS | OCLS = 4 |
Textfarbe: #DA1217 - rot Symbol: rejected-outline Symbolfarbe: #DA1217 - rot Textgewicht: normal |
| DataGrid_Authorizers | Condition_T67YD1 | OCLS | OCLS = 7 |
Textfarbe: #CD6200 - orange Symbol: Warnung Symbolfarbe: #CD6200 - orange Textgewicht: normal |
| DataGrid_Authorizers | Condition_T67YD1 | OCLS | OCLS = 8 |
Textfarbe: #4E1A91 -violett Symbol: user-clock Symbolfarbe: #4E1A91 - violett Textgewicht: normal |
| DataGrid_Authorizers | Condition_T67YD1 | OCLS | OCLS = 9 |
Textfarbe: #1C7F49 - dunkelgrün Symbol: success Symbolfarbe: #1C7F49 - dunkelgrün Textgewicht: normal |
| DataGrid_Authorizers | Condition_T67YD1 | OCLS | OCLS = 10 |
Textfarbe: #CD6200 - orange Symbol: Warnung Symbolfarbe: #CD6200 - orange Textgewicht: normal |