Grunddaten für die Zeitabrechnung

Dies wird für die Angabe und Pflege der Grunddaten für die Zeitabrechnung verwendet, die für die Erstellung, Bestätigung und Übertragung von Zeitmeldungen in das Hauptbuch benötigt werden.

Bevor Sie beginnen

  • Der Kontenplan des Unternehmens muss klar definiert sein.
  • Das Unternehmen muss eine eindeutige Richtlinie für die Handhabung von USt besitzen.
  • Verwendete Arbeitspläne müssen in "Arbeitsplan. Öffnen" (CRS515) festgelegt sein. Bei der Verwendung von Kalendern wird die geplante Zeit angezeigt, zu der ein Mitarbeiter die Zeit in "Zeitmeldung. Details öffnen" (TAS101) meldet.
  • Die für die Zeitabrechnung zu verwendende Nummernserie muss in "Nummernserie. Öffnen" (CRS165) festgelegt sein.
  • Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Kontierungsobjekt zur weiteren Spezifikation einer Kontierungszeile verwenden, muss das Objekt in "Kontrollobjekt. Benutzerdefiniert öffnen" (CRS335) definiert werden.
  • Um den Zugriff auf Aktivitäten und Preislisten für bestimmte Benutzer einzuschränken, muss in "Objektzugriffsgruppe. Öffnen" (CRS006) eine Objektzugriffsgruppe festgelegt sein.
  • Wenn es möglich sein soll, Kosten für Aktivitäten in andere Währungen umzurechnen, müssen Wechselkurstypen in "Wechselkurstyp. Öffnen" (CRS056) festgelegt sein.
  • Für eine Autorisierung von Zeitmeldungen muss der Rechnungsprüfer in "Rechnungsprüfer für Rechnung öffnen" (TAS050) aktiviert sein.
  • Wenn Zeit und Kosten von Kunden gemeldet werden, müssen diese Kunden in "Kunde. Öffnen" (CRS610) festgelegt sein.
  • Falls Projektleiter verwendet werden, müssen diese in "Projektleiter. Öffnen" (POS015) festgelegt sein.
  • Wenn die Zeitmeldungen in die Gehaltsliste übertragen werden, müssen die auf die verschiedenen Arbeitscodes angewandten Lohnarten in "Lohnart. Öffnen" (PRS040) festgelegt sein.
  • Wenn externe Dokumente ausgedruckt werden sollen und dabei die Arbeitscodes in verschiedenen Sprachen gedruckt werden sollen, müssen diese Sprachen in "Sprache. Öffnen" (CRS010) festgelegt sein.
  • Die Mitarbeiter, welche die Zeitabrechnung verwenden, müssen in "Mitarbeiter. Öffnen" (CRS530) erfasst sein.

Führen Sie folgende Schritte aus

  1. Parameter angeben - Zeitabrechnung

    In "Settings - Zeitabrechnung" (TAS900) werden folgende Grunddaten angegeben:

    • Dimension

      Für Arbeitscodes, Mitarbeiter und Projekte können bis zu fünf freie Felder bestimmt werden. Diese Felder können mit anderen Buchungsdimensionen verbunden werden. Legen Sie in den freien Feldern 1-5 die zu verbindende Buchungsdimension fest.

    • Rechnungsausdruck

      Wenn Rechnungen auf Basis der gemeldeten Zeiten und Kosten in den Zeitmeldungen erstellt werden, muss im Feld "Rechnungsstufe" die Detailstufe festgelegt werden, auf der die Rechnung gedruckt werden soll.

      Folgende Stufen sind verfügbar:

      • Pro Kundennummer
      • Pro Kundennummer und Projekt
      • Pro Kundennummer, Projekt und Aktivität

      Geben Sie im Feld "Rechnungspositionsstufe" die Detailstufe an, die für Rechnungspositionen gedruckt werden soll. Sie können für jeden der folgenden Parameter eine Position drucken:

      • Zeitabrechnungstransaktion
      • Arbeitscode und Mitarbeiter-ID
      • Arbeitscode

      Sie können Ausnahmen für eine Rechnungsstufe pro Kunde in "Settings – TA Rechnungsstufe pro Kunde" (TAS901) angeben.

    • Arbeitsplan

      Geben Sie im Feld "Arbeitsplan", wenn nötig, einen Basisarbeitskalender an, der auf die Mitarbeiter angewendet wird.

    • Journal

      Geben Sie im Feld "Journal" an, ob ein Journal mit Zeittransaktionen gedruckt werden soll.

    • Zeit-Rückmeldungsnummer

      In diesem Feld sind Regeln für die Erstellung der Zeit-Rückmeldungsnummer festgelegt.

    • Kostenstelle

      Im Feld "Kostenstelle" ist festgelegt, woher bei Angabe einer Zeitmeldung die Kostenstelle abgerufen wird.

    • Nummernserie

      Im Feld "Nummernserie" wird die Nummernserie definiert, die bei der Fakturierung verwendet werden soll.

    • Interne Transaktionen abschließen

      Geben Sie im Feld "Interne Transaktionen abschließen" Details zur Durchführung von Transaktionen vom Typ 3 an, d. h. für interne Transaktionen, die nicht in das Hauptbuch übertragen werden.

    • Preisliste

      Legen Sie im Feld "Preisliste", falls erforderlich, bis zu drei Basispreise fest, die zur Auspreisung verschiedener Arbeiten und Kosten verwendet werden. Dabei ist die Preisliste ganz links die allgemeinste.

  2. Aktivitäten angeben

    Aktivitäten werden in "TAC-Projektaktivität. Öffnen" (TAS002) angegeben. Die in diesem Programm erstellten Aktivitäten sollen als kopier- und modifizierbare Vorlagen verwendet werden. Tragen Sie bei der Angabe einer Aktivität Informationen wie Startdatum, Enddatum, Transaktionstyp und Preisliste ein.

    In Projekte in "Projektelement. Öffnen" (POS001) können Aktivitäten für die Rückmeldung in der Zeitabrechnung ausgewählt werden. Die ausgewählten Aktivitäten werden außerdem automatisch in "TAC-Projektaktivität. Öffnen" (TAS002) angegeben.

  3. Arbeitscodes angeben

    Arbeitscodes werden in "Arbeitscode. Öffnen" (TAS005) angegeben. Die Codes werden im Rahmen der Meldung von Zeit und Kosten verwendet. Ein Code zeigt den Arbeits- und Kostentyp an, z. B. die an einem bestimmten Projekt verbrachte Zeit oder der Kilometergeldzuschuss. Der Code beinhaltet auch Regeln, wie die Meldung, die Summierung und die Auspreisung erfolgen sollen. Sie können auf einem grundlegenden Arbeitscode einen weiteren Arbeitscode festlegen. Dies resultiert in der automatischen Erstellung eines zusätzlichen Arbeitscodes bei der Erfassung des grundlegenden Arbeitscodes. Geben Sie in "Arbeitscode. Bezeichn./Sprache eingeben" (TAS006) die Sprache für den Ausdruck externer Dokumente an.

  4. Mitarbeiternummern angeben

    Mitarbeiternummern werden in "Mitarbeiter. Öffnen" (CRS530) angegeben. Geben Sie in Bild E an, ob eine Zeitmeldung für den Mitarbeiter in der Zeitabrechnung erstellt werden soll oder nicht. Geben Sie in Bild H die Mitarbeitergruppe an, zu welcher der Mitarbeiter gehört, die Freigabe-ID der Person, welche die Zeitmeldungen freigibt, die Kostenstelle usw. an.

  5. Preise angeben

    In "Preisliste. Öffnen" (TAS010) können Sie eine oder mehrere Preislisten für die Preisbildung verschiedener Tätigkeiten angeben. Es sind bis zu drei verschiedene Preislisten pro Projekt und pro Aktivität erlaubt. Preislisten werden pro Arbeitscode und Mitarbeitergruppe angegeben. Bei der Preisfindung sucht das System von rechts nach links in den Preislistenfeldern nach dem ersten verfügbaren Preis.

  6. Arbeitscodegruppen angeben

    Die Gruppierung von Arbeitscodes erfolgt in "Arbeitscodegruppe. Öffnen" (TAS020). Ziel ist die Erstellung von Vorlagen für Anzeige und Ausdruck.

  7. Arbeitscodekategorien angeben

    Für die Eingabe von Arbeitscodekategorien wird "Arbeitscodekategorie. Öffnen" (TAS030) verwendet. Die Kategorien wiederum werden für die Klassifikation verschiedener Codes genutzt. Arbeitscodekategorien werden nur für die Anzeige und den Ausdruck von Berichten verwendet.

  8. Mitarbeitergruppen angeben

    Mit "TAC Personalgruppe. Öffnen" (TAS025) wird die Personalgruppe angezeigt, zu der ein Mitarbeiter gehört. Diese Gruppe wird für die Preisbildung von Arbeitscodes verwendet. Ein Arbeitsplan kann auch in diesem Programm festgelegt werden.

  9. Bereiche angeben

    Bereiche werden in "Projektbereich. Öffnen" (TAS040) angegeben. Bereiche können zur Erfassung von Zeitabrechnungstransaktionen verwendet werden.

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