Kostensteuerung durch Überwachung des Einkaufsbudgets
Verwenden Sie diesen Prozess, um die Einkaufszusagen einer Firma zu überwachen, die auch als Einkaufsbudgetierung bezeichnet werden.
Ergebnis
- Sie erhalten dauerhaft Zugriff auf Informationen zur aktuellen Budgetsituation im Vergleich zu den tatsächlichen und vereinbarten Aufwendungen je Kostenstelle bzw. Abteilung.
- Verwenden Sie diese Informationen, um den Fortschritt im Hinblick auf Ihre Finanzziele zu bewerten.
- Die in der Berechnung verwendeten Istwerte werden in der Datei FBAVAL in Landeswährung gespeichert.
- Die MPLINC-Datei wird mit dem Wert der Einkaufsauftragspositionen (EA-Positionen )aktualisiert, deren Auftragspositionsstatus größer als oder gleich 15 ist, und die in das für bestätigte Aufwendungen reservierte Budget eingeschlossen sind.
Bevor Sie beginnen
Das Finanzmanagement und das allgemeine Management müssen aktiviert und konfiguriert sein.
Zweck
Zweck der Überwachung der Obligos ist die bessere Kontrolle der Gemeinkosten und Kapitalausgaben. Dies wird für die nicht bestandsgeführte Kontrolle (d. h. von Dienstleistungen, nicht Waren) verwendet. Ein Beispiel hierfür sind Marketingausgaben.
Anwendung
Die Überwachung des Einkaufsbudgets ist ein kontinuierlicher Prozess.
Workflow
Für die Überwachung des Einkaufsbudgets wird der Wert bestellter, aber noch nicht vom Lieferanten als Kosten in Ihrer Kostenüberwachung fakturierter Waren einbezogen.
In der Regel umfasst die Ausgabenkontrolle die regelmäßige Berechnung der Differenz zwischen budgetierten Aufwendungen und akkumulierten, tatsächlichen Aufwendungen:
| Kostenstelle | Budgetierte Aufwendungen | Tatsächliche Ausgaben für das Jahr | Abweichung |
|---|---|---|---|
|
AAA |
70,000 |
53,000 |
+17,000 |
|
BBB |
50,000 |
27,000 |
+23,000 |
|
CCC |
20,000 |
18,000 |
+2,000 |
|
Summe |
140,000 |
98,000 |
+42,000 |
In diesem Beispiel scheinen die Finanzen innerhalb der Budgetgrenzen zu liegen, und alle Ausgaben werden als unter Kontrolle gemeldet. Wenn der Wert für alle offenen EA-Positionen jedoch als vereinbarte Aufwendungen behandelt wird, kann sich die finanzielle Situation erheblich ändern:
| Kostenstelle | Budgetierte Aufwendungen | Tatsächliche Ausgaben für das Jahr | Obligos | Abweichung |
|---|---|---|---|---|
|
AAA |
70,000 |
53,000 |
17,000 |
0 |
|
BBB |
50,000 |
27,000 |
19,000 |
+4000 |
|
CCC |
20,000 |
18,000 |
8,000 |
-6,000 |
|
Summe |
140,000 |
98,000 |
44,000 |
-2,000 |
Anhand dieser Informationen kann die Firma frühzeitig agieren, um solcherlei Budgetdefizite zu vermeiden.
Überwachung des Einkaufsbudgets aktivieren
Beginnen Sie mit der Erstellung folgender Budgets in "Budget. Öffnen" (BUS100):
- Ein Ausgabenkontrollbudget, in der Regel nach Kostenstelle oder Abteilung. Indem Sie spezifische Ausgabenkonten einschließen, können Sie steuern, welche Einkaufsarten in der Obligokalkulation berücksichtigt werden sollen.
- Ein leeres Budget, das für vereinbarte Aufwendungen reserviert ist.
- Ein Budget für die manuelle Erfassung von Mehrausgaben, aber nur, wenn Zusatzkosten genehmigt werden.
Aktivieren Sie in "Settings – Hauptbuch" (CRS750/G) die Kalkulation von vereinbarten Aufwendungen und geben die folgenden Parameter an:
- Zu verwendende Budgets.
- Regeln für den Vergleich und das Herunterdatieren (Reduzieren) von Obligowerten.
- Welche Dimensionen während der Einkaufsauftragserfassung zur Kostensteuerung überprüft werden sollen.
- Wählen Sie aus, ob ein Benutzer für die Angabe eines Einkaufsauftrags (EA) gesperrt werden soll, wenn keine Budgetmarge verfügbar ist.
Setzen Sie Parameter 620 in "Einkaufsauftragstyp. Öffnen" (PPS095) auf 1 = "Nicht lagergeführt" oder 2 = "Ja", um die manuelle Erfassung der Kontierungszeile in "Einkaufsauftragsvorschlag. Öffnen" (PPS170) oder "Einkaufsauftrag. Öffnen" (PPS201) zu erzwingen. Diese Einstellung stellt sicher, dass die Kontierungszeile für die Überwachung des Einkaufsbudgets korrekt erfasst und mit dem Kontrollbudget abgestimmt wird.
Budgets aktualisieren
Das Kontrollbudget wird mithilfe der Standardmethoden aktualisiert, z. B. Budgetwertgenerierung, dezentrale Budgetierung, Umlagen und anderen genehmigten Prozessen.
Das Obligo-Budget wird vom M3 Jobplaner über Nacht mit den Obligowerten aktualisiert. Alte Werte werden daher laufend durch neue ersetzt. Sie können ggf. die Aktualisierung für eine Periode manuell in "Zusage. Kalkulieren"(PPS970) auslösen.
- "Einkaufsanforderung. Öffnen" (PPS180)
- "Einkaufsauftragsvorschlag. Öffnen" (PPS170)
- "Einkaufsauftrag. Öffnen" (PPS200)
Nur die für eine Kostenstelle in (CRS750/G) ausgewählten Dimensionen werden für die Buchung verwendet.
Online-Überwachung des Einkaufsbudgets
Die Überwachung des Einkaufsbudgets beginnt, wenn eine Abteilung für einen nicht lagergeführten Artikel eine Einkaufsanforderung oder eine Einkaufsauftragsposition angibt. Wenn die Kontierungszeile im Kontrollbudget enthalten ist und mit F11 manuell angegeben wird, führt das System die folgende Berechnung automatisch durch, sofern sie nicht durch den Einkaufsauftragstyp erzwungen wird:
(Budgetierter Wert) plus (Manuell eingegebene Mehrausgabe) abzüglich (Tatsächlicher Jahreswert für die Kontierungszeile) minus (Obligowert)
Wenn manuell festgelegte Mehrausgaben verfügbar sind, wird der Wechselkurstyp aus dem Budget übernommen. Andernfalls wird er aus dem Kontrollbudget übernommen.
Wenn der berechnete Betrag den Positionsbetrag (EA-Positionsbetrag) übersteigt, wird der Überschuss zur Hauptbuch-Saldodatei für das für Obligowerte reservierte Budget hinzugefügt. Wenn die EA-Position später gelöscht wird oder ihr Status von vorläufig zu provisorisch geändert wird, storniert das System den Eintrag. Wenn die Ware eingeht oder die Rechnung verbucht wird, wird der Obligobetrag automatisch abgezogen.
Ist jedoch der berechnete Betrag geringer als der Betrag der EA-Position, wird der Einkaufsauftrag entweder gesperrt und erhält den Status 14, oder es wird – je nachdem, welche Auswahl Sie in (CRS750/G) getroffen haben – eine Warnung ausgegeben.
Ergebnisse online anzeigen
Indem Sie die für die Überwachung des Einkaufsbudgets verwendeten Budgets in eine Spaltenvorlage einschließen, können Sie die aktuelle Situation für die betreffenden Kostenstellen oder Abteilungen online in "HB-Saldodatei. Anzeigen" (GL215) anzeigen.