DSGVO-Aufbewahrungskonzept

Mit dieser Richtlinie werden Falldaten betroffener Personen (Benutzer, Kontakt, Kunde oder Lieferant) verwaltet, die nach einem bestimmten Datum keine Transaktionen aufweisen. Die betroffene Person kann aufgrund von Inaktivität oder Archivierung über null Transaktionen verfügen. Die Daten dieser betroffenen Personen sollten aus dem System des Kunden entfernt werden. DSGVO führt eine Suche nach personenbezogenen Daten auf der Grundlage eines in "Betr. Person. Aufbew.-Konzept verbinden" (CMS077) beschriebenen Aufbewahrungskonzepts durch.

Dabei werden Datensätzen in der Tabelle für "Betroffene Personen" (DTFI) geprüft, bei denen das letzte Transaktionsdatum (Feld, das in DTTC festgelegt ist) außerhalb der Aufbewahrungstage liegt, wobei eine Liste der Schlüsselwerte der betroffenen Personen (Feld in DTFD festgelegt) zurückgegeben wird.
Aus der Liste der Schlüsselwerte der betroffenen Personen prüft das Konzept in der Transaktionstabelle (DTTF), ob für den betreffenden Schlüssel Datensätze vorliegen.

Wenn der Datensatz innerhalb der Aufbewahrungsfrist liegt, wird er aus der Liste entfernt. Andernfalls wird der Datensatz beibehalten.

(CMS077) einrichten

Hinweis

Ein Datensatz für die DSGVO muss auch in "Betroffene Person. Maßnahme festlegen" (CMS076) eingerichtet sein.

Erstellen Sie ein Aufbewahrungskonzept, indem Sie folgende Informationen angeben:


Programm/Bild	Feld	Dieses Feld zeigt ...
(CMS077/B1)	Aufbewahrungskonzept	... der Name des Aufbewahrungskonzepts.
(CMS077/E)	Beschreibung	... die Beschreibung des Aufbewahrungskonzepts.
(CMS077/E)	Betroffene Person	... der Art der Person, um deren personenbezogene Daten es sich handelt. Der Wert in diesem Feld wird folgendermaßen definiert: 1 = Benutzer 2 = Kontakt 3 = Kunde 4 = Lieferant
(CMS077/E)	Firma für die Suche	... die Firma, für die die Datensätze bei der Suche verwendet werden.
(CMS077/E)	Tabelle für betroffene Personen	... die Primärtabelle, die die Daten enthält, die eine betroffene Person repräsentieren.
(CMS077/E)	Schlüsselfeld für betroffene Person	... der Schlüssel in der Tabelle, der für die personenbezogenen Daten steht.
(CMS077/E)	Transaktionstabelle	In diesem Feld wird die Tabelle angegeben, in der die Details zur letzten Transaktion der betroffenen Person gespeichert werden.
(CMS077/E)	Transaktionsdatumsfeld	... das Datumsfeld in der Transaktionstabelle, das die letzte Transaktion der betroffenen Person vorgibt.
(CMS077/E)	Transaktionsschlüsselfeld	... das Feld in der Transaktionstabelle, das die betroffene Person identifiziert.
(CMS077/E)	Aufbewahr. Tage	... wie viele Tage die personenbezogenen Daten einer betroffenen Person im System erhalten bleiben, wenn die betroffene Person keine Maßnahme durchführt.
(CMS077/E)	Verantwortlicher	... verantwortliche Person für das Aufbewahrungskonzept. Der Benutzer erhält eine Anwendungsmeldung, wenn eine inaktive betroffene Person im Konzept gefunden wurde. Meldungstyp 014 muss aktiviert sein, damit der Eingang einer Anwendungsmeldung möglich ist.

Bei Aktivierung eines Aufbewahrungskonzepts führt das Programm folgende Funktionen aus:

Ein CMS077Sbm-Job wird übermittelt. Anschließend wird automatisch der Job CMS210Sbm übermittelt.
In "Anwendungsmeldung. Öffnen" (CRS420) wird eine Meldung generiert, in der sich der "Suchlauf für betroffene Personen" befindet.

Sie können die Meldung "Suchlauf für betroffene Personen" aus (CRS420) verwenden, um notwendige Maßnahmen in anderen Programmen wie "Suchlauf betr. Personen. Zeilen öffnen" (CMS211), "Suchlauf betr. Pers. Suchergebnis öffnen" (CMS212) und "Suchlauf betr. Pers. Maßnahme überprüfen" (CMS213) durchzuführen.

Logs zu betroffenen Personen lassen sich mithilfe des Programms "Log betroffene Person. Öffnen" (CMS221) finden.