e-Signature verwalten

Grunddaten für e-Signature

Führen Sie folgende Aktivitäten zur Konfiguration der Grunddaten für e-Signature aus:

1. Programme und Tabellen für e-Signature definieren

   Programme und Tabellen für e-Signature werden in "e-Signature-Programm. Öffnen" (SES410) definiert. Anhand dieses Programms werden Programme und Tabellen identifiziert, die eine e-Signature erfordern. Datensätze werden in der Tabelle CESPGM gespeichert. Ein Programm ist eine Einheit, die Daten in elektronischen Datensätzen, die in einer Tabelle gespeichert sind, aktualisiert.

   Ein Programm kann Datensätze in mehreren Tabellen aktualisieren. Das e-Signature-Programm ist eine Kombination aus beidem - Programm und Tabelle. Dieses Programm fordert vom Benutzer eine e-Signature, wenn Änderungen vorgenommen werden.

   Um das Standard-Setup von Programmen zu generieren, in denen e-Signature-Funktionalität angewendet wird, wählen Sie die Funktionstaste F14 = Daten generieren aus. F14 kann auch später noch verwendet werden, um (SES410) mit neuen Programmen zu aktualisieren, in denen die elektronische Signatur aktiviert wurde.

   Die folgenden Einstellungen werden für ein e-Signature-Programm definiert:

   Feld	Beschreibung
   Signaturprozess	Bestimmt den bei der Signatur per e-Signature verwendeten Prozess. Gültige Eingaben sind 1 = Synchron und 2 = Asynchron. Wenn Eingabe 1 ausgewählt ist, wird die Aufforderung zur e-Signature oder zum Kommentar sofort ausgelöst und muss ohne Unterbrechung abgeschlossen werden. Die Signatur muss erfolgen, bevor eine neue Transaktion gestartet wird. Wenn Eingabe 2 ausgewählt ist, wird der Datensatz für Aktualisierungen so lange gesperrt, bis die Signatur über den Infor OS-Workflow abgeschlossen ist. Die Unterzeichner führen ihre Signaturen unabhängig voneinander aus. Hinweis Wenn Sie den Signaturprozess ändern, wird der Status aller verbundenen Felder in (SES411) auf 10 = Provisorisch gesetzt. Für Eingabe 2 muss das Programm, in dem dieser Datensatz bearbeitet werden kann, in (CMS005/E) für die Datensatzsperrung aktiviert worden sein. Beachten Sie, dass nicht alle Programme für die Datensatzsperrung aktiviert werden können. In diesem Fall ist diese Einstellung in (CMS005) nicht verfügbar. Eingabe 2 ist außerdem auf die Aktualisierung oder Löschung von Datensätzen beschränkt. Die Datensatzerstellung würde durch den synchronen Prozess überschrieben werden.
   Sign.-Ereignis	Bestimmt, wie oft eine elektronische Signatur pro Programm erforderlich ist. Mögliche Eingaben sind 1 = Erstes Bild und 2 = Jedes Bild. Bei der Auswahl von Option 1 wird die elektronische Signatur nur einmal angefordert: im ersten Bild des Programms oder im ersten Bild, in dem ein Feld mit erforderlicher Signatur verändert wird. Die Signatur wird auf das gesamte Programm angewendet. Bei Option 2 wird die elektronische Signatur in jedem Bild des Programms gefordert, in dem ein Feld mit erforderlicher Signatur verändert wird. Wenn gemäß der Konfiguration in (SES411) Kommentare erforderlich sind, wird die elektronische Signatur unabhängig von der Einstellung in jedem Bild angezeigt, sodass der Benutzer die erforderlichen Kommentare angeben kann. Hinweis Für einen asynchronen Prozess ist nur Eingabe 1 möglich.
   Status	Gibt an, ob das e-Signature-Programm 10 = Provisorisch oder 20 = Freigegeben ist. Nur freigegebene e-Signature-Programme lösen die Anforderung einer elektronischen Signatur aus.

   Hinweis

   Nur eine einzelne Datei kann auf 20 = Freigegeben gesetzt werden. Dies ist für Programme relevant, bei denen mehrere Dateien im gleichen Bild aktualisiert werden.

2. e-Signature-Objekte definieren

   e-Signature-Objekte werden in "e-Signature-Objekt. Öffnen" (SES411) definiert. Dieses Programm kann direkt oder über "e-Signature-Programm. Öffnen" (SES410) anhand der verknüpften Option 11 = e-Signature-Objekt aufgerufen werden.

   Nur die in (SES410) definierten Programme und Tabellen können zum Definieren eines e-Signature-Objekts verwendet werden. Die Felder der identifizierten Programme und Dateien werden so eingerichtet, dass eine e-Signature-Anforderung ausgelöst wird. Um in diesen Feldern Änderungen vorzunehmen, ist eine elektronische Signatur erforderlich. Die Kombination aus Programm, Tabelle und Feld bildet das e-Signature-Objekt. Dieses wird in der Tabelle CESTRG gespeichert.

   Ein leeres Feld kann eingegeben werden, um die elektronische Signatur beim Erstellen oder Löschen von Datensätzen im e-Signature-Programm zu aktivieren.

   Die verfügbaren Optionen für Signaturmethode, Strategie und Prozess hängen von dem in (SES410) für Programm und Tabelle ausgewählten Signaturprozess ab.

   Folgende Einstellungen müssen für ein e-Signature-Objekt definiert werden:

   Feld	Beschreibung
   Grund	Der Grund für die Anforderung einer elektronischen Signatur für das Objekt. Dieser wird bei Anforderung der elektronischen Signatur angezeigt.
   Signaturmethode	Bestimmt die bei der Signatur per e-Signature verwendete Methode. Gültige Eingaben für synchrone Prozesse: Bei Eingabe 0 = Keine Signatur ist keine Signatur erforderlich. Für die aktualisierten Informationen wird nur ein Kommentar zum Grund der Signatur benötigt. "Eingabe Kommentar" muss auf 1 oder 2 gesetzt werden. Wenn die Option 1 = System ausgewählt ist, erfolgt die Signatur innerhalb des Systems durch die Angabe von Benutzername und Passwort. Dabei wird auf kein externes System oder Sicherheitsprodukt zurückgegriffen. Gültige Eingaben für asynchrone Prozesse: Eingabe 2 = Workflow wird vom System festgelegt, wenn der Signaturprozess in (SES410) auf asynchron gesetzt ist. Ein Infor OS-Workflow muss eingerichtet sein, der die Unterzeichnung des elektronischen Datensatzes verarbeitet.
   Signaturstrategie	Bestimmt die bei der Signatur per e-Signature verwendete Strategie. Gültige Eingaben für synchrone Prozesse: Bei Eingabe 0 = Keine Signatur ist keine Signatur erforderlich. Für die aktualisierten Informationen wird nur ein Kommentar zum Grund der Signatur benötigt. Wenn die Option 1 = Einfach ausgewählt ist, ist kein anderer Unterzeichner erforderlich. Der Benutzer, der den Datensatz verändert hat, ist auch der Unterzeichner des Datensatzes. Dieser Benutzer muss in (SES415) als Unterzeichner für "Workflow" 3 =Freigeben eingerichtet sein. Gültige Eingaben für asynchrone Prozesse: Die Strategie für asynchrone Prozesse erfordert mehr als einen Benutzer, und bei Auswahl von Eingabe 2 = Duale Kontrolle müssen Benutzer in (SES415) als Unterzeichner für "Workflow" = 2 ("Genehmigen") und 3 ("Freigeben") eingerichtet sein. Wenn Eingabe 3 = Mehrere Unterzeichner ausgewählt ist, müssen Benutzer in (SES415) als Unterzeichner für "Workflow" = 1 ("Überprüfen"), 2 ("Genehmigen") und 3 ("Freigeben") eingerichtet sein.
   Signaturprozess	Bestimmt den bei der Signatur per e-Signature verwendeten Prozess. Bei synchronem Prozess: Das Feld kann auf 0 = Keine Signatur gesetzt werden, wenn nur ein Kommentar zum Änderungsgrund und keine Signatur erforderlich ist. Wenn die Option 1 = Synchron ausgewählt ist, wird die Aufforderung zur elektronischen Signatur sofort ausgelöst und muss direkt bearbeitet werden. Die Signatur muss erfolgen, bevor eine neue Transaktion gestartet werden kann. Bei asynchronem Prozess: Eingabe 2 = Asynchron wird vom System festgelegt, wobei der Datensatz für Aktualisierungen gesperrt wird, bis die Unterzeichnung über den Infor OS-Workflow abgeschlossen ist. Hinweis Eingabe 2 ist auf das Aktualisieren und Löschen von Datensätzen beschränkt. Für das Erstellen von Datensätzen werden immer synchrone Prozesse verwendet.
   Eing. Kommentar	Bestimmt, ob bei der Aktualisierung eines Objekts oder der Signatur mittels e-Signature Kommentare erforderlich sind. Mögliche Eingaben sind 0 = Nicht anwendbar, 1 = Optional oder 2 = Obligatorisch. Wenn die Option "0-Nicht zutreffend" ausgewählt ist, wird das Kommentarfeld nicht angezeigt.
   Status	Bestimmt, ob das e-Signature-Objekt 10 = Provisorisch oder 20 = Freigegeben ist. Nur freigegebene e-Signature-Objekte fordern eine elektronische Signatur an, wenn Änderungen vorgenommen werden. Hinweis Unterzeichner müssen gemäß der Signaturstrategie festgelegt werden, bevor der Status auf 20 gesetzt wird. Für den asynchronen Prozess müssen außerdem in "Tabelle. Öffnen" (MNS120) das zu verwendende API-Programm und die Transaktion definiert sein, bevor der Status auf 20 gesetzt wird.

   Die Einstellungen für Anwendungsmeldungen und Workflows werden ebenfalls in diesem Programm definiert. Folgende Einstellungen sind für erfolgreiche Signaturen, fehlgeschlagene Signaturen und für asynchrone Workflows definiert:

   Feld	Beschreibung
   Meldung senden	Bestimmt, ob nach einer erfolgreichen oder fehlgeschlagenen Signatur eine Anwendungsmeldung gesendet werden soll. Hinweis Anwendungsmeldungstyp 020 und/oder 021 muss in "Settings - Anwendungsmeldungen" (CRS424) aktiviert sein. Wenn außerdem eine E-Mail gesendet werden soll, muss der Empfänger in "Meldung E-Mail-Parameter. Öffnen" (CRS427) mit dem Meldungstyp verbunden sein.
   Empfänger	Bestimmt, an wen die Anwendungsmeldung gesendet wird.
   BOD aktiviert	Gibt an, ob die erstellte Anwendungsmeldung als Business Object Document an ION gesendet wird.
   Workflow - Name	Gibt den Namen des Ablaufs (Workflows) an, der in ION gestartet werden soll, wenn eine Anwendungsmeldung erstellt wird.
   Workflow-Name - Asynchrone Signatur	Gibt den Namen des Workflows an, der in ION gestartet werden soll, um die e-Signature zu verarbeiten. Hinweis Der Anwendungsmeldungstyp 022 in (CRS424) muss aktiviert sein, damit der ION-Workflow gestartet werden kann.

3. Unterzeichner für e-Signature definieren

   Unterzeichner werden in "e-Sign.-Objekt. Unterzeichner verbinden" (SES415) definiert. Dieses Programm kann über "e-Signature-Objekt. Öffn." (SES411) mit der verknüpften Option 11 = Unterzeichner gestartet werden. Nur in (SES415) definierte Unterzeichner oder Benutzer sind berechtigt, elektronische Datensätze zu unterzeichnen und zu genehmigen oder zu prüfen.

   Folgende Einstellungen müssen für einen Unterzeichner definiert werden:

   Feld	Beschreibung
   Workflow	Bestimmt den Typ des Workflows, der vom Unterzeichner aufgeführt wird. Welche Workflows eingegeben werden können, hängt von der für das Objekt in (SES411) ausgewählten Signaturstrategie ab. Strategie 1 = Einfach: Der Benutzer muss als Unterzeichner für Workflow 3 = Freigeben eingerichtet sein. Mehrere Unterzeichner können für die gleichen Gültigkeitsdaten hinzugefügt werden. Der Benutzer, der die Änderung am Datensatz vorgenommen hat, sollte ebenfalls Unterzeichner sein. Strategie 2 = Duale Kontrolle: Benutzer müssen als Unterzeichner für Workflow 2 = Genehmigen und Workflow 3 = Freigegeben eingerichtet sein. Bei Workflow "Genehmigen" können für die gleichen Gültigkeitsdaten mehrere Unterzeichner hinzugefügt werden, bei Workflow "Freigeben" jedoch nur einer. Alle Unterzeichner mit gültigen Datumsangaben, die in (SES415) angegeben sind, müssen signieren. Strategie 3 = Mehrere Unterzeichner: Benutzer muss als Unterzeichner für "Workflow" = 1 ("Überprüfen"), 2 ("Genehmigen") und 3 ("Freigeben") eingerichtet sein. Bei Workflow "Überprüfen und Genehmigen" können für die gleichen Gültigkeitsdaten mehrere Unterzeichner hinzugefügt werden, bei Workflow "Freigeben" jedoch nur einer. Alle Unterzeichner mit gültigen Datumsangaben, die in (SES415) angegeben sind, müssen signieren.
   Unterzeichner	Gibt den Benutzer an, der als Unterzeichner für die elektronische Signatur definiert wurde.
   Gültig von/bis	Bestimmt die Gültigkeitsdaten für den Unterzeichner.

4. Ausnahmen für e-Signature definieren

   Standardmäßig ist eine elektronische Signatur für alle Änderungen in den in "e-Signature-Objekt. Öffnen" (SES411) definierten Objekten erforderlich. Im Programm "e-Signature-Ausnahme. Öffnen." (SES412) werden Ausnahmen für e-Signature-Objekte definiert. Es ist besser, Ausnahmen zu definieren, um zu vermeiden, dass Definitionen von Bedingungen, unter denen elektronische Signaturen verwendet werden, fehlen.

   Dieses Programm kann direkt oder über (SES411) anhand der verknüpften Option 12 = e-Signature-Ausnahme aufgerufen werden. Die Ausnahmen werden in der Tabelle CESEXC gespeichert.

   • Validierungen

     Neue Ausnahmedatensätze können nur für vorhandene (SES411)-Datensätze (CESTRG) mit dem Status 20 erstellt werden. Die zu validierende Tabelle der Ausnahmen ist die Objekttabelle, die unterzeichnet wird. Auch verknüpfte Tabellen, die in "Verknüpfte Tabellen. Verbinden" (CMS011) definiert sind, können verwendet werden. Auf diese Tabellen können Sie über "Listen- und Druckerprogr. Konfigurieren" (CMS005) mit der verknüpften Option 11 = Verknüpfte Tabellen zugreifen.

     Beachten Sie, dass die Verwendung von verknüpften Tabellen nur für Programme mit dem neuen Listenstandard gilt.

   • Annahme

     Die Prüfung wird nicht zwischen Bedingungen ausgeführt. Es ist die Verantwortung des Benutzers, die richtigen Ausnahmekriterien zu definieren. Ausnahmebedingungen werden für einzelne e-Signature-Objekte festgelegt. Folgendes wird für jede Bedingung in (SES412/E) definiert:

     Feld	Beschreibung
     Sequenznummer für die Sortierung	Die Sequenz (SQNU) beginnt bei 1 und kann manuell eingegeben werden. Wird nichts angegeben, wird die letzte Sequenz um 1 erhöht.
     und/oder	Mehrere Bedingungen können durch "AND" oder "OR" zusammengeführt werden. Die erste Bedingung sollte stets den Wert "0-Leer" haben und stellt den Beginn der gesamten Prozessausnahme dar.
     Tabelle	Dieselbe wie die zu unterzeichnende Objekttabelle oder eine der in (CMS011) definierten verknüpften Tabellen.
     Feld	Das spezifische zu überprüfende Tabellenfeld, wenn der Datensatz vom Signaturprozess ausgenommen wird.
     Bedingung	Bestimmt den für das spezifische Wertfeld auszuführenden Vergleich.
     Wertfeld	Spezifischer Wert, der geprüft wird, um eine Ausnahme zu erlauben.

   Wenn für ein e-Signature-Objekt mehrere Ausnahmen definiert wurden, muss die Beziehung zwischen den Bedingungen, sodass die Geschäftsbedingungen, unter denen keine elektronische Signatur erforderlich ist, eindeutig sind.

5. Elektronische Datensatzvorlage erstellen

   Wenn alle erforderlichen e-Signaturen für einen Datensatz bereitgestellt wurden, erstellt das System einen elektronischen Datensatz oder eine Momentaufnahme (Snapshot) des Datensatzes in der Datenbank. Die Momentaufnahme sichert den gesamten Datensatz für die Stammtabelle. Bei einem asynchronen Prozess wird immer ein elektronischer Datensatz erstellt.

   Falls noch keine Standardvorlage vorhanden ist, wird diese für den elektronischen Datensatz automatisch in "Ad-hoc-Berichtsgruppe. Öffnen" (AHS100) erstellt, wenn Sie für ein Programm in (SES410) die Option 2 = Ändern auswählen und auf "Weiter" klicken. Als Name der Vorlagen wird "STD-ES-TABLE" verwendet, wobei TABLE der Name der Tabelle des entsprechenden Programms ist. Beispiel: "STD-ES-MITMAS" für Programm "Artikel. Öffnen" (MMS001) mit Tabelle MITMAS in (SES410). Die Vorlage ist eine Grundlage für das manuelle Hinzufügen von Zusatzinfos, die für den elektronischen Datensatz erforderlich sind. Die Zusatzinfos können ein Beschreibungsfeld in einer verknüpften Tabelle sein, das mit einem Feld in der Stammtabelle verbunden ist. Beispiel: Der Name eines Benutzers ist in der Tabelle CMNUSR vorhanden, die mit der Benutzer-ID verbunden ist, die in der Artikelstammtabelle MITMAS im Feld "Verantwortlicher" (RESP) angegebenen ist. Diese Beschreibungsfelder werden in "Elektronischer DS. Öffnen" (SES445) als weitere Spalte angezeigt.

6. Zusatzinfos zur Vorlage des elektronischen Datensatzes hinzufügen
   1. Öffnen Sie "Verknüpfte Tabellen. Verbinden" (CMS011), indem Sie für die Vorlage des elektronischen Datensatzes in (AHS100) die Option 11 = Verknüpfte Tabellen verwenden, um die verknüpften Tabellen und die Beschreibungsfelder hinzuzufügen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter "Verknüpfte Tabellen verwalten".
      Hinweis

      Wenn verschiedene Beschreibungsfelder aus derselben verknüpften Tabelle hinzugefügt werden sollen, muss die verknüpfte Tabelle mit unterschiedlichen Präfixen für jedes Feld hinzugefügt werden.

   2. Öffnen Sie "Virtuelle Felder. Verbinden" (CMS012), indem Sie in (AHS100) Option 12 = Virtuelle Felder verwenden. Geben Sie in (CMS012/B) die ID des virtuellen Feldes an, und verwenden Sie Eingabe 1 = Erstellen.
   3. Geben Sie einen Namen für das virtuelle Feld an, indem Sie entweder eine Beschreibung oder eine Meldungs-ID angeben.
   4. Wählen Sie Feldtyp 12 = Beschreibung aus.
   5. Geben Sie im Feld "Feld" (OBJ9) den Feldnamen aus der Stammtabelle an.
   6. Geben Sie im Feld "Beschreibung" (OB10) das Feld aus der verknüpften Tabelle an, in der die Beschreibung für den Wert im Feld "Verbundene Stammtabelle" zu finden ist.

   Beispiel

   Die Stammtabelle für die Vorlage des elektronischen Datensatzes ist MITMAS. Der Verantwortliche (RESP) in MITMAS ist eine Benutzer-ID, und der Name des Benutzers wird im Feld "TX40" in der CMNUSR-Tabelle gespeichert. Dann wird MMRESP in "Feld" und JUTX40 in "Beschreibung" angegeben, nur wenn für die verknüpfte Tabelle "JU" als Präfix verwendet wurde.

7. API-Programm und Transaktionen für asynchronen Prozess definieren
   Im Programm "Tabelle. Öffnen" (MNS120) sind das API- oder Fkt-Programm und die verknüpfte Transaktionen definiert. Sie werden verwendet, um die Tabelle für den elektronischen Datensatz über die e-Signature-Funktion zu löschen oder zu aktualisieren. Dies gilt nur für den asynchronen Prozess, bei dem das geänderte Feld oder der gelöschte Datensatz, der die e-Signature ausgelöst hat, erst aktualisiert oder gelöscht wird, wenn alle Unterzeichner den elektronischen Datensatz signiert haben.

   Feld	Beschreibung
   Aktualisierungsprogramm	Bestimmt das API- oder Fkt-Programm, das zum Aktualisieren des Datensatzes in der Tabelle verwendet werden soll. Beispiel: MMS200MI für Tabelle MITFAC oder QQS005Fnc für Tabelle QQTMIT.
   Aktualisierungstransaktion	Bestimmt die API- oder Fkt-Transaktion, die zum Aktualisieren des Datensatzes in der Tabelle verwendet werden soll. Beispiel: UpdItmFac für MITFAC oder maintain für QQTMIT.
   Löschprogramm	Bestimmt das API- oder Fkt-Programm, das zum Löschen des Datensatzes in der Tabelle verwendet werden soll. Beispiel: MMS200MI für MITFAC oder QQS005Fnc für QQTMIT.
   Löschtransaktion	Bestimmt die API- oder Fkt-Transaktion, die zum Löschen des Datensatzes in der Tabelle verwendet werden soll. Beispiel: DltItmFac für MITFAC und delete für QQTMIT.

8. Datensatzsperrung für Programm im asynchronen Prozess aktivieren
   Bei dem asynchronen Prozess wird der Datensatz, der die e-Signature ausgelöst hat, über die Datensatzsperrungsfunktion gesperrt. Der Datensatz würde daher keine weiteren Aktualisierungen haben, während der e-Signature-Prozess ausgeführt wird. Die Datensatzsperrungsfunktion wird für jedes Programm in "Listen- und Druckerprogr. Konfigurieren" (CMS005/E) aktiviert. Aktivieren Sie das Kontrollfeld "DS-Sperr aktiv." (ENRL) für das Programm, in dem die e-Signature aktiviert ist.

   Hinweis

   Nicht alle Programme verfügen über die Datensatzsperrungsfunktion. In diesem Fall ist diese Einstellung in (CMS005) nicht verfügbar, und der synchrone Prozess kann verwendet werden.

   Gesperrte Datensätze werden in "Gesperrte Datensätze. Öffnen" (CMS430) angezeigt. Datensätze, die im e-Signature-Prozess gesperrt wurden, erhalten einen Ursachencode 2 = e-Signature und die e-Signature-Nummer als externe Referenz in (CMS430).

9. Infor OS-Workflow für den asynchronen Prozess erstellen

   Beim asynchronen Prozess muss ein Infor OS-Workflow eingerichtet sein, der die Unterzeichnung der elektronischen Datensätze verarbeitet. Um den zu startenden Workflow auszulösen, muss der Name des Workflows im Feld "Workflow - Name" für Prozesse vom Typ "Asynchron" in (SES411) angegeben und Anwendungsmeldung 022 in (CRS424) aktiviert sein. Im Workflow sind die Transaktionen für API SES450MI (e-Signature verwalten) zur Verwendung vorgesehen. Transaktion PrcEsignature zum Verarbeiten und Signieren oder Transaktion RejEsignature zum Zurückweisen der Änderungen und Beenden des e-Signature-Prozesses. Es erfolgt keine Aktualisierung der geänderten Felder bzw. keine Datensatzlöschung.

e-Signature-Prozess

1. e-Signature-Datensatz erstellen

   Wenn Felder geändert werden, die eine e-Signature im Programm erfordern, werden in "e-Signature-DS. Öffnen" (SES440) Datensätze mit dem Status "Ausstehend" oder "Ausstehend - asynchron" erstellt. Abhängig davon, wie viele Felder mit e-Signature-Anforderung geändert wurden, werden mehrere Datensätze erstellt. Die Datensätze werden derselben einmaligen Nummernserie (je Bild) namens "e-Signature-Nummer" zugeordnet.

   Datensätze enthalten folgende Informationen:

   Feld	Beschreibung
   Programm	Das e-Signature-Programm, in dem Änderungen vorgenommen wurden.
   Tabelle	Die Tabelle mit dem geänderten Feld oder Objekt.
   Feld	Das geänderte Feld oder Objekt.
   Alter Wert	Der alte Wert des geänderten Feldes.
   Neuer Wert	Der vorgeschlagene neue Wert des Feldes.
   Grund	Der Grund, warum eine elektronische Signatur erforderlich ist.
   Änderungsdatum und -zeit	Gibt an, wann die Änderungen vorgenommen wurden.
   Geändert von	Der Benutzer, der den Datensatz verändert hat.
   Unterzeichnungsdatum und -zeit	Gibt an, wann der e-Signature-Datensatz unterzeichnet wurde.
   Unterzeichner	Der Benutzer, der den Datensatz zuletzt unterzeichnet hat.
   Einstellungen des e-Signature-Objekts bei der Erstellung	Signaturmethode, Signaturstrategie, Signaturprozess und Kommentareingabe.
   e-Signature-Grd	Persönlicher Kommentar zum Grund für die e-Signature.

   Wenn Sie im e-Signature-Programm einen Datensatz hinzufügen oder löschen, wird in "e-Signature-DS. Öffnen" (SES440) ein elektronischer Datensatz mit dem Grund "Datensatzerstellung" oder "Datensatzlöschung" erstellt. Diese Datensätze erhalten zunächst den Status "Ausstehend" oder "Ausstehend - asynchron". Die Felder "Alter Wert" und "Neuer Wert" sind leer.

2. e-Signature-Datensatz mit synchronem Prozess unterzeichnen

   Wenn Sie im Programm die Eingabetaste drücken, wird "e-Signature. Öffnen" (SES450/B) angezeigt. Der Zeitpunkt der Anzeige hängt von der verwendeten Basisoption (z. B. Hinzufügen, Löschen oder Ändern) sowie von der Einstellung "Sign.-Ereignis" in "e-Signature-Programm. Öffnen" (SES410) ab. Datensätze werden in (SES450) mit dem Status "Ausstehend" erstellt.

   Beim Hinzufügen eines neuen Datensatzes wird nach dem Bild zur Datensatzerstellung (SES450/B) angezeigt. In der Liste wird nur eine Zeile mit dem Grund "Datensatzerstellung" angezeigt. Beim Löschen eines Datensatzes wird nach der Bestätigung in Bild D des e-Signature-Programms das Bild (SES450/B) angezeigt. In der Liste wird nur eine Zeile mit dem Grund "Datensatzlöschung" angezeigt.

   Beim Aktualisieren eines Datensatzes wird je nach Einstellung von "Sign.-Ereignis" in (SES410) das Bild (SES450/B) entweder nach dem ersten oder nach jedem Bild angezeigt. Ob ein oder mehrere Felder oder Objekte in der Liste angezeigt werden, hängt von der Anzahl der Aktualisierungen ab.

   In jedem Fall werden im Kopf "e-Signature-Nummer", "Workflow" und "Unterzeichner" angezeigt.

   Nach dem Überprüfen der Liste ist unter "Aktionen" die Option "Alle verarb." aktiviert, damit die Datensätze unterzeichnet werden. Wenn ein oder mehrere Felder im Bild unterzeichnet werden müssen, wird eine Aufforderung zur PIN-Code-Eingabe angezeigt. Wenn Benutzer-ID und PIN-Code angegeben wurden, werden die Datensätze in (SES440) und (SES450) mit dem Status "U.zeichnet" aktualisiert.

   Nach der Unterzeichnung werden Datum und Uhrzeit der Unterzeichnung sowie der letzte Unterzeichner aktualisiert. In der Datenbank wird ein elektronischer Datensatz erstellt und in "Elektronischer DS. Öffnen" (SES445) angezeigt.

   Wenn Benutzer-ID und PIN-Code nicht angegeben und (SES450) geschlossen wurde, werden die Datensätze (SES440) und (SES450) mit dem Status "Zurückgewiesen" aktualisiert.

3. e-Signature-Datensatz mit asynchronem Prozess unterzeichnen
   Wenn Sie im Programm die Eingabetaste drücken, wird "e-Signature. Öffnen" (SES450/B) angezeigt. Der Zeitpunkt der Anzeige hängt von der verwendeten Basisoption ab, z. B. Hinzufügen, Löschen oder Ändern. Datensätze werden in (SES450) mit dem Status "Ausstehend - asynchron" erstellt. Abhängig von der Anzahl der für e-Signature geänderten Felder und der Anzahl der Unterzeichner mit gültigen Daten in (SES415) werden mehrere Datensätze erstellt.

   Hinweis

   Beim Hinzufügen eines neuen Datensatzes übersteuert der synchrone Prozess den asynchronen Prozess. Siehe Abschnitt zum Verwenden des synchronen Prozesses.

   Beim Löschen eines Datensatzes wird nach der Bestätigung in Bild D des e-Signature-Programms das Bild (SES450/B) angezeigt. In der Liste werden Zeilen mit den Workflows und Unterzeichnern sowie ein leeres Feld angezeigt.

   Beim Aktualisieren eines Datensatzes wird beim Drücken der Eingabetaste Bild (SES450/B) angezeigt. Ob ein oder mehrere Felder oder Objekte in der Liste angezeigt werden, hängt von der Anzahl der Aktualisierungen ab.

   Hinweis

   Es werden nur aktualisierte Felder angezeigt, die in (SES411) definiert sind. Alle anderen in diesem Bild aktualisierten Felder werden ignoriert.

   In jedem Fall wird im Kopf "e-Signature-Nummer" angezeigt.

   Nach dem Überprüfen der Liste ist unter "Aktionen" die Option "Alle verarb." aktiviert. Es wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem der Benutzer informiert wird, dass die Änderungen erst angewendet werden, wenn der e-Signature-Prozess über Infor OS-Workflow abgeschlossen ist. Wenn Sie im Dialogfeld auf "OK" klicken, kehren Sie zum Bild im Programm zurück. Bis zum Abschluss des e-Signature-Prozesses wird der Datensatz so lange für weitere Aktualisierungen gesperrt, bis der e-Signature-Prozess abgeschlossen ist. Drücken Sie F12, um zum Startbild zurückzukehren. Anwendungsmeldungen werden erstellt, um die Unterzeichner zu benachrichtigen, den e-Signature-Prozess abzuschließen und den für die Signatur verwendeten Infor OS-Workflow zu starten.

   Die Datensätze in (SES440) und (SES450) haben dann den Status "Ausstehend - asynchron".

   Wenn "Alle verarb." nicht ausgewählt ist und (SES450) geschlossen wird, werden die Datensätze in (SES440) und (SES450) mit dem Status "Zurückgewiesen" aktualisiert.

   Die Unterzeichner führen ihre Signaturen unabhängig asynchron aus. Wenn ein Unterzeichner den Datensatz überprüft oder genehmigt hat und ihn dann unterzeichnet, wird die API SES450MI, Transaktion PrcEsignature vom Infor OS-Workflow aufgerufen, um die Datensätze für den betreffenden Workflow und Unterzeichner in (SES450) zu aktualisieren. Nach dem Unterzeichnen wird der Status auf "Unterzeichnet" gesetzt, und Datum und Uhrzeit werden aktualisiert sowie der Grund für die e-Signature, falls dieser angegeben wurde.

   Wenn der letzte Unterzeichner unterzeichnet hat, werden die folgenden zusätzlichen Aktualisierungen vorgenommen:

   • Entfernen der Datensatzsperre.
   • Aktualisierung des geänderten Felds über die in (MNS120) definierte API oder Datensatzlöschung, abhängig von der Basisoption, die die e-Signature ausgelöst hat.
   • Der Status des Datensatzes in (SES440) wird auf "Unterzeichnet" gesetzt, und Datum und Uhrzeit der Unterzeichnung sowie der letzte Unterzeichner werden aktualisiert.
   • Elektronischer Datensatz, der in "Elektronischer DS. Öffnen" (SES445) erstellt wurde.

   Ein Unterzeichner, der die e-Signature zurückweisen möchte, muss im Workflow Gelegenheit dazu haben. Dann wird die API SES450MI, Transaktion RejEsignature vom Infor OS-Workflow aufgerufen. Ein persönlicher Kommentar zum Grund für die Zurückweisung der elektronischen Signatur kann angegeben werden. Bei einer Zurückweisung werden die Datensätze in (SES440) und (SES450) mit dem Status "Zurückgewiesen" aktualisiert, die Datensatzsperre wird entfernt, und in (SES490) wird ein Fehlerlog mit dem Fehler "Abbruch" erstellt.

4. Fehler bei der Erfassung des e-Signature-Datensatzes

   Bei Fehlern im Signaturprozess wird in "e-Sign.-Fehlerlog. Öffnen" (SES490) ein Datensatz erstellt. Wenn (SES450) oder die PIN-Code-Aufforderung abgebrochen oder geschlossen wird, wird ein Fehlerprotokoll in (SES490) mit dem Fehler "Abgebrochen" erstellt. Wird ein falscher PIN-Code eingegeben, wird ein Fehlerprotokoll in (SES490) mit dem Fehler "Abgebrochen" oder "Ungültiger PIN-Code" erstellt.

   Für den Fall, dass zwei Benutzer gleichzeitig Änderungen an demselben Datensatz vornehmen, wird nur der zuerst unterzeichnete Datensatz gespeichert. Der zweite Datensatz in (SES440) wird mit dem Status "Verworfen" aktualisiert und in (SES490) wird ein Datensatz mit dem Fehler "Änderung übersteuert" erstellt.

   Wenn bei einem asynchronen Prozess API SES450MI, Transaktion PrcEsignature während des Signaturprozesses fehlschlägt, wird in (SES490) ein Fehlerlog mit dem Fehler "Fehlgeschlagener API-Aufruf/Funktionsaufruf" erstellt.

   Wenn e-Signature abgebrochen wird oder ein Fehler auftritt, werden in der Datenbank keine Änderungen vorgenommen, und das ursprüngliche Programm wird mit dem entsprechenden Bild für den synchronen Prozess angezeigt. Bei einem asynchronen Prozess werden in der Datenbank keine Änderungen vorgenommen, und die Datensatzsperre wird entfernt.

5. Fehlerbehebung mit Konzeptlogging im asynchronen Prozesses

   Wenn der e-Signature-Prozess für die API-Transaktion PrcESignature in SES450MI fehlschlägt, besteht eine Möglichkeit der Fehlerbehebung darin, das Konzeptlog "mvx.msf.sec.eSignature" zu aktivieren. Beispiele für Logging sind Fehler, die von der in (MNS120) definierten API bei Aktualisierung des Datensatzes für die e-Signature zurückgegeben werden oder bei fehlenden Einstellungen in (MNS120).

   
6. Validierung des elektronischen Datensatzes und der Datenintegrität

   Wenn ein Prozess für die elektronische Signatur erfolgreich ausgeführt wurde, wird der elektronische Datensatz erstellt und in (SES445) angezeigt. Jeder Zeile der elektronischen Datensatzdaten wird in der Datenbank ein Hashschlüssel hinzugefügt. Dies dient dazu, einen Vergleich vorzunehmen, wenn ein Datensatz möglicherweise manipuliert wurde. Der Hashschlüssel wird basierend auf der gesamten Datenzeile, einschließlich Datum und Uhrzeit, berechnet. Als zusätzlicher Schutz ist dieser Wert ebenfalls verschlüsselt.

   Die verknüpfte Option 16 = Datenintegrität prüfen in (SES440) kann verwendet werden, um basierend auf dem Hashschlüssel zu prüfen, ob der elektronische Datensatz echt ist oder geändert wurde. Wenn der Datensatz echt ist, wird eine Meldung angezeigt, dass der Datensatz echt ist, andernfalls wurde der Datensatz geändert.

   Hinweis

   Die Datenintegritätsprüfung kann nur für Datensätze durchgeführt werden, bei denen ein elektronischer Datensatz vorhanden ist, nicht für alte Datensätze, die erstellt wurden, bevor diese Funktion vorhanden war. Daraufhin wird eine Meldung angezeigt, die angibt, dass die Datenintegritätsvalidierung nicht verwendet werden kann.

   Elektronischen Datensatz drucken

   Ein elektronischer Datensatz kann auch ausgedruckt werden. Dies erfolgt mithilfe der Funktionstaste F16 = Bericht ausführen in (SES445), die das Generieren des Ausdrucks "Elektronischer Datensatz" (SES446PF) auslöst.

Funktionale Einschränkungen

• Nur bei Programmen mit der entsprechenden Infrastruktur kann die Anforderung einer elektronischen Signatur aktiviert werden. Aktivierte Programme sind in (SES410) verfügbar.
• Sie können den asynchronen Prozess verwenden, wenn die Datensatzsperrungsfunktion für das Programm aktiviert wurde.
• Für das Erstellen von Datensätzen können Sie nur synchrone Prozesse verwenden. Die asynchrone Einstellung wird durch synchrone Einstellungen übersteuert.
• Beim asynchronen Prozess werden nur die für e-Signature konfigurierten Felder aktualisiert, sobald der elektronische Datensatz unterzeichnet wurde und nicht die anderen Felder gleichzeitig geändert wurden.
• Ereignisse, die den e-Signature-Prozess nicht auslösen:
  • Bearbeiten von Datensätzen im Listenbild (Bild B)
  • Kopieren von Datensätzen
  • Aktualisierungen über API- oder Fkt-Programme