Ausgabeverwaltung - Einführung

Übersicht

• Ausgaben, die von einem Benutzer gelesen werden sollen

  Der Prozess zum Generieren von Ausgaben, die von einem Benutzer gelesen werden sollen, wird zwar in M3 Business Engine gestartet, aber in einer anderen externen Anwendung abgeschlossen. Der Inhalt wird über M3-Ausgabefunktionen erstellt und dann für die Layoutgestaltung und Verteilung an eine externe Ausgabeverwaltungsanwendung gesendet.

  Als Ausgabeformat wird eine mehrstufige XML-Datei verwendet. Die XML-Datei ist hochgradig standardisiert und per Konfiguration vollständig erweiterbar. Beschriftungen (Feldüberschriften) werden in die XML-Datei geschrieben, und zwar in der Übersetzung der jeweiligen Sprache (basierend auf Benutzer, Kunde oder Lieferant). Zahlen und Datumsangaben folgen dem XML-Standard.

  Um eine optimale Leistung sicherzustellen, enthält die von Infor bereitgestellte Standardkonfiguration für XML-Dateien nur die wichtigsten Felder, aber alle Felder in allen M3 BE-Tabellen können für die Ausgabefunktion verfügbar gemacht und zur XML-Datei hinzugefügt werden. Auf diese Weise können zusätzliche Felder für die Ausgabefunktion verfügbar gemacht werden:

  • Zusätzliches Feld aus Standardtabelle hinzufügen
  • Zusätzliches Feld aus der Tabelle mit 1:n-Beziehung (CMS008) hinzufügen
  • Zusätzliches Feld aus Tabelle mit einer 1:1-Beziehung hinzufügen (CMS011)
  • Virtuelles Feld hinzufügen (CMS012)
  • Zusätzliches Feld aus benutzerdefinierten Zwischensummenfeldern hinzufügen (CMS018)
  • Benutzerdefinierte Textblöcke hinzufügen.

  Der Hauptzweck der XML-Datei besteht darin, sie für die Layoutgestaltung und Verteilung an eine externe Ausgabeverwaltungsanwendung zu senden. Die XML-Datei erfüllt mehrere Zwecke und kann auch zur Erstellung von XML-Dateien verwendet werden, die für die Integration in andere Systeme genutzt werden.

• Ausgaben, die mit anderen Systemen geteilt werden sollen

  Damit eine Ausgabe mit anderen Systemen geteilt werden kann, wird die Ausgabe über Ausgabefunktionen in M3 Business Engine ausgelöst. Obgleich kein Inhalt erstellt wird, kommt es zum Austausch zwischen einem Initiator mit Schlüsselverweisen auf die verknüpften Informationen und einem Ausgabeservice (Infor Enterprise Collaborator, IEC). In IEC wird der Inhalt erstellt, indem der Absender, der Empfänger und der gesendete Initiator ermittelt werden. Es wird dann nach der passenden Definition zur Inhaltserstellung gesucht und ein Skript ausgeführt, das auf die Schlüsselverweise des Initiators zurückgreift, um über M3 APIs die erforderlichen Informationen aus M3 Business Engine abzurufen.

  Weitere Informationen zu dieser Art von Ausgabe finden Sie unter M3 Business Message-Initiator.

• Ausgabefunktionen

  M3-Ausgaben werden durch eine Ausgabefunktion erstellt. Die Ausgabefunktion kann eine eigenständige Funktion sein, die zum Erstellen von M3 Output verwendet wird, wie "Lagerwert. Abstimmliste drucken" (CAS530), oder aber Teil eines Prozesses, wie "Lieferantenzahlungsvorschlag. Erstellen" (APS131).

  Ausgaben können manuell oder automatisch angefordert werden. Ausgaben werden ausgelöst, wenn ein bei M3 BE angemeldeter Benutzer diese manuell anfordert. Aufträge können auf verschiedene Arten gestartet werden, z. B. durch Auswahl einer Option, über die Funktionstaste eines Geschäftsvorgangs oder einfach durch Angabe von Ausgabefunktionen. Automatische Ausgaben werden durch sogenannte Autojobs angefordert. Die Auslösung der Ausgabe wird durch die definierten Ausgabekonfigurationen bestimmt. Der Autojob-Benutzer ist der anfordernde Benutzer. Der Benutzer und dessen Jobdaten dienen als Schlüsselwerte für die Suche nach Ausgabedefinitionen, wenn die Ausgabe durch einen Autojob ausgelöst wird.

• Druckerdateien

  Alle Einstellungen und Konfigurationen für M3-Ausgaben erfolgen pro Druckerdatei (eine technische Instanz, die als eindeutiger Identifikator für M3 Output dient). Eine M3 Business Engine-Ausgabefunktion ist mit genau einer Druckerdatei verbunden, aber Sie können M3 Business Engine-Ausgabefunktionen auch mit mehreren Druckerdateien verbinden.

  Es gibt verschiedene Typen von Druckerdateien:

  1. Dokument

     Die als Dokument klassifizierte Ausgabe ist in der Regel für die externe Verwendung bestimmt. Der Inhalt der XML-Datei umfasst neben den Zeilen auch Kopf-, Text-, Adress- und Übersichtsabschnitte. Das Layout ist im Hochformat ausgerichtet.

  2. Bericht

     Die als Bericht klassifizierte Ausgabe ist in der Regel für die interne Verwendung bestimmt. Der XML-Inhalt besteht hauptsächlich aus Zeilen, kann jedoch in kleinerem Umfang auch Kopf- und Übersichtsdaten enthalten. Das Layout ist auf Querformat eingestellt.

     Der Druckerdateityp ist vordefiniert und kann nicht geändert werden. Der Typ definiert, welches XML-Strukturformat die Druckerdatei verwendet. Das Format bestimmt die Struktur der XML-Datei sowie die Einschränkungen und Regeln, die beim Konfigurieren der XML-Datei angewendet werden.

• Druckerdateivarianten

  Druckerdateivarianten werden verwendet, um Unterschiede in der generierten XML kenntlich zu machen. Die Ausgabefunktion "Manuelle Rechnung. Eingeben" (ARS120) generiert eine normale Rechnung, eine Gutschrift oder eine Korrekturrechnung, wobei Gutschrift und Korrekturrechnung mehr XML-Elemente als die normale Rechnung enthalten.

• Berichtslayout

  Die bei Ausführung der M3 Business Engine-Ausgabefunktion zu erstellende XML-Datei wird durch das Berichtslayout definiert. Sie können für die Druckerdatei verschiedene Berichtslayouts auswählen, da verschiedene Arten von XML-Dateien für dieselbe Druckerdatei erstellt werden können.

  Das Berichtslayout enthält die XML-Struktur (die eigentliche XML-Dateikonfiguration), die mit Einstellungen verbunden ist, die zusätzliche Metadaten in der XML-Datei hinzufügen können. Diese Metadaten werden von externen Anwendungen zur Ausgabeverwaltung verwendet, wenn die XML-Datei in ein Dokument oder einen Bericht konvertiert wird.

• XML-Struktur

  Die XML-Struktur ist eine zentrale Komponente in der M3-Ausgabeverwaltung. Sie enthält alle Konfigurationsinformationen für die XML-Datei. Alle Metadaten für die XML-Datei werden in M3 BE-Standardtabellen gespeichert, sodass Sie die XML-Datei mit normalen M3 BE-Funktionen konfigurieren können.

• Methoden zur Ausgabeauswahl

  Die Ausgabeauswahl kann auf dem Benutzer basieren, der die Ausgabe anfordert, oder auf dem Inhalt (Objektwerte).

  Ausgabeauswahl basierend auf Benutzer

  Bei der Ausgabeauswahl bestimmt üblicherweise der Benutzer die Ausgabe. Der Benutzer bestimmt die Auswahl auf Grundlage verschiedener Kombinationen aus M3-Anwendungsbereich, Druckerdatei und Benutzer-ID. Die Kombination dieser Werte entscheidet dann über die Ausgabeauswahl.

  Beispiele:

  • Ein Benutzer möchte, dass sein gesamter Output immer auf demselben Drucker ausgegeben wird. Die Medienauswahl wird in diesem Fall über die ID dieses Benutzers gesteuert. Der Benutzer wählt den Drucker und den Ausgabe-Server aus.
  • Ein bestimmtes Dokument soll immer über einen festgelegten Drucker ausgedruckt werden. Die Medienauswahl wird in diesem Fall über das Dokument gesteuert.
  • Für alle Dokumente einer M3 Business Engine-Anwendung soll ein bestimmter Drucker verwendet werden. In diesem Fall genügt es, die ersten beiden Buchstaben des Anwendungsbereichs anzugeben.

  Ausgabeauswahl basierend auf Inhalt

  In einigen Fällen muss die Ausgabeauswahl anhand einer oder mehrerer Kombinationen von Inhalten innerhalb der Ausgabe getroffen werden. Beispiel: Sie möchten Einkaufsaufträge per E-Mail an alle Ihre Lieferanten senden. Da jeder Lieferant über eine eigene E-Mail-Adresse verfügt, können Einkaufsaufträge automatisch auf Basis dieser Einstellung gesendet werden. Die Empfänger und die Verarbeitungsdaten werden dann als Inhalte aus der Ausgabe abgerufen, um die Ausgabeauswahl für jeden Einkaufsauftrag zu bestimmen. Die Einstellungen für den jeweiligen Empfänger des Einkaufsauftrags übersteuern somit die Benutzereinstellungen.

Infor Document Management (IDM) für Dokumentgestaltung und -verteilung verwenden

Infor Document Management kann als Anwendung für die Dokumentgestaltung und -verteilung verwendet werden. M3 Business Engine ermöglicht die Integration von IDM über die Anwendungsprogrammierschnittstelle (API). Die Integration unterstützt folgende Ausgabetypen:

• Direktes Ausdrucken des Dokuments
• Empfangen einer PDF-Datei des Dokuments per E-Mail
• Speichern des PDF-Dokuments in IDM

  IDM ist die Dokumentverwaltungslösung von Infor, die ein zentrales Repository für alle Geschäftsdokumente in M3-Anwendungen bereitstellt. In IDM können Sie Dokumente nach Typ oder anhand von Attributen suchen.

  Die Konfiguration bezüglich der in IDM verwendeten Dokumenttypen, Attribut-IDs, Attributwerte und Zugriffssteuerungslisten erfolgt über die M3 BE-Einstellungsprogramme.

  Infor stellt ein Paket mit Layoutvorlagen für IDM bereit, das zusammen mit der M3 BE-Standardkonfiguration verwendet werden kann.

OpenText StreamServe für Dokumentdesign und -verteilung verwenden

OpenText StreamServe ist ein Drittanbieterprodukt, das mithilfe des Tools StoryTeller auch für das Dokumentdesign und die Dokumentverteilung verwendet werden kann. Dadurch wird die XML-Datei aus M3 abgerufen und das fertige Dokument je nach Konfiguration erstellt. Diese Konfiguration wird auch als Projekt bezeichnet.

Infor liefert eine Vorlage für die StreamServe- oder Exstream-Projektkonfiguration, die zusammen mit der M3 Business Engine-Standardkonfiguration verwendet werden kann. Die Vorlage für die StreamServe- oder Exstream-Projektkonfiguration unterstützt folgende Ausgabetypen:

• Direktes Ausdrucken des Dokuments
• Empfangen einer PDF-Datei des Dokuments per E-Mail
• Empfangen einer E-Mail, in der das Dokument der Hauptteil der E-Mail ist, in Form von unpaginiertem HTML
• Speicherung des Dokuments auf einem Datenträger
• Versenden des Dokuments zur Archivierung an IDM