FIM – M3 BE-Finanzbuchhaltung

APL – Kreditoren

  • "Hauptbuch. Archivieren" (GLS800)

    Mit der Funktion "Hauptbuch. Archivieren" (GLS800) können Sie die Anzahl der Transaktionen in Kreditoren und im Hauptbuch reduzieren.

    Infor empfiehlt, vor dem Start der Archivierungsroutinen die folgenden Berichte zu erstellen, die erforderlich sind, um das Archiv zu prüfen und abzugleichen:

    • "Kreditoren. Drucken" (APS500), Layout 1 und 2
    • "Kreditoren. Saldodatei anzeigen" (APS225)

    Nach Abschluss der Archivierung sollten Sie dieselben Berichte erstellen und diese mit den Berichten vergleichen, die vor der Archivierung erstellt wurden.

    Sammelrechnung in Kreditorenbuchhaltung

    Um die archivierten Rechnungen zu ersetzen, werden neue Sammelrechnungen in Kreditoren mit Lücken in den folgenden Feldern erstellt:

    • Jahr
    • Zahlungsempfängernummer
    • Lieferantennummer
    • Dimension 1
    • Währungscode

    Die neuen Sammelrechnungen enthalten Buchungsdatum, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum gemäß der folgenden Logik:

    • Gleich dem Datum der zuletzt ausgewählten Bis-Periode (beim Start der Archivierung angegeben).
    • Wenn das ursprüngliche Rechnungsjahr nicht mit dem Jahr aus der Bis-Periode übereinstimmt, wird das letzte Datum des ursprünglichen Rechnungsjahres verwendet.

    Sammelbeleg in Hauptbuch

    Um die archivierten Hauptbuchtransaktionen zu ersetzen, wird im Hauptbuch ein neuer Sammelbeleg mit Lücken im folgenden Feld erstellt:

    • Jahr

    Es werden nur Hauptbuchtransaktionen mit den Transaktionscodes 40 (Lieferantenrechnungen – Kred.) und 50 (Zahlungen – Kred.) in die Archivierung von Kreditoren einbezogen.

    Audit Trail

    Durch Auswahl von "Änderungen drucken" in (GLS830/E) können Sie einen vollständigen Bericht (GLS812PF) der archivierten Rechnungen erstellen. Alle archivierten Rechnungen werden mit der Kreditoren-Informationskategorie 422 archiviert, welche die Belegnummer des Sammelbelegs enthält.

    Voraussetzungen:

    • Erstellen Sie eine Belegnummernserie für Archivierung (CRS410)
    • Nummernserie – Serientyp 65, Nummernserie A (CRS165) muss definiert sein
    • FAM-Funktion AP71, Archivierung Debitorenbuchhaltung (CRS405) muss definiert sein

    Definitive Auswahl

    Nur bezahlte Kreditorenrechnungen (der ausstehende Betrag ist 0) werden in diese Archivierungsfunktion einbezogen.

    Provisorische Auswahl

    In (GLS830) müssen Sie mindestens einen Archivierungstyp definieren, der mit Archivierungskategorie 4 verbunden ist. Eine Archivierungsvorlage kann mit jedem Archivierungstyp verbunden sein.

    Wenn "Vollständig automatisch" in (GLS830) auf 1 eingestellt ist, wird die Archivierung durchgeführt und Sammelrechnungen werden erstellt. Wenn der Parameter auf 0 eingestellt und der Status der ausgeführten Archivierung 3 oder 4 ist (abhängig von der Auswahl für "Änderungen drucken"), wird der Archivierungsprozess angehalten.

    Dies bedeutet, dass alles in die Archivierungsbibliotheken geschrieben wird und die Rechnungen aus der Produktionsbibliothek gelöscht werden. In diesem Fall werden FGLEDG und FPLEDG in der Produktionsbibliothek nicht mit Sammelrechnungen aktualisiert. Daher ist der Saldo auf den Konten nicht mehr derselbe Saldo wie zuvor.

    Die ausgeführte Archivierung verbleibt in der Subdatei in (GLS800/B), wo Sie Sammelrechnungen entweder löschen oder zu einem späteren Zeitpunkt erstellen können.

    Wenn Sie (GLS800) übermitteln, müssen Sie eine "Bis-Periode" eingeben. Es werden nur Rechnungen ausgewählt, bei denen sowohl die Rechnung (Transaktionscode 40) als auch die Zahlung (Transaktionscode 50) vor dem letzten Datum in der eingegebenen "Bis-Periode" liegen.

    Verarbeitung und Neustart

    Die Archivierung wird in (GLS800) gestartet, indem die Option "Auswahl" für den Archivierungstyp verwendet wird. Nachdem der Job an den Batch übermittelt wurde, gibt der Archivierungsstatus den Prozess an. Folgende Status sind gültig:

    • 11 = Abfrage erstellt
    • 12 = Arbeitstabelle FGL809 erstellt
    • 13 = Arbeitstabelle FGL812 erstellt
    • 14 = Ausdruck GLS812PF abgeschlossen
    • 15 = Arbeitstabelle FCR040 erstellt
    • 16 = GLS040 gestartet
    • 17 = GLS040 gestartet, FCR040 gelöscht
    • 18 = Arbeitstabellen gelöscht, Archivierung abgeschlossen

    Wenn der Job nicht normal beendet wird, kann er mit der Option "Neustart" in (GLS800) neu gestartet werden. Wenn der Status 16 oder 17 lautet, muss der Job von (GLS047) aus neu gestartet werden.

    Mit dieser Funktion werden die Datensätze in den folgenden Tabellen archiviert:

    Tabelle Beschreibung (TD = Transaktionsdatei, SD = Stammdatei)
    FSLEDG TD: Einkaufsbuch
    FPLEDX TD: Einkaufsbuch, zusätzliche Informationen
    FGLEDG TD: Hauptbuch
    FPCASH TD: Skontobedingungen
    FPAPCD TD: Verteilung der Lieferantenrechnungsfreigabe
    FPLLOG TD: Einkaufsbuch, Logdatei
    CSYTXH SD: Text, Kopf
    FSYTXH SD: Textkopf
    FSYTXL SD: Textzeile
    CSYTXL SD: Text, Position

    Auswirkungen auf andere Finanztabellen und Prozesse

    Die Saldodatei oder Tabelle FPLBAL kann aus der detaillierten Kreditorentabelle FPLEDG, die Gegenstand der Archivierung ist, neu generiert werden. Anschließend werden gelöschte oder neu erstellte Datensätzen künftig in der Lieferantensaldodatei berücksichtigt.

ARL – Debitoren

  • "Kontoauszug. Archivieren/Löschen" (ARS801)

    Mithilfe des Kontoauszugsarchivs können Sie Kontoauszugsvorschläge archivieren oder löschen, die in "Kontoauszug. Öffnen" (ARS140) angezeigt werden. Nur Vorschläge mit Status 9 = Abgeschlossen und gedruckt werden über diese Archivierungsfunktion verwaltet.

    Vorschläge mit Fehlerstatus 1, 2, 4, 6 oder 7 werden mit "Programmproblem. Lösen" (CRS418) auf Status 0 oder 9 zurückgesetzt.

    Alle in Status 0 verbleibenden Vorschläge werden manuell in (ARS140) gelöscht, da sie nicht über (ARS801) verwaltet werden.

    Für diese Funktion gibt es zwei Optionen:

    • Archivieren
    • Löschen

    Wenn Archivieren ausgewählt ist, werden die Datensätze in die Archivierungsbibliothek übertragen. Wenn Löschen ausgewählt ist, werden die Datensätze aus der Bibliothek gelöscht, in der sie gespeichert sind.

    In Auswahlbild "Kontoauszug. Archivieren/Löschen" (ARS801/E) werden die archivierten oder gelöschte Vorschläge auf Basis des Jobdatums ausgewählt, das für jeden Vorschlag in "Kontoauszug. Öffnen" (ARS140/E) angezeigt wird. Sie müssen einen Datumsbereich auswählen.

    Sie können "Von-Datum" leer lassen, aber Sie müssen ein "Bis-Datum" auswählen. Das eingegebene "Bis-Datum" wird anhand der Archivierungsrichtlinie validiert, die in "Archivierung. Toolbox öffnen" (AMS100/E) für (ARS801) definiert ist.

    Wenn Sie (ARS801) als zentraler Benutzer, der von einer leeren Division aus arbeitet, aufrufen, müssen Sie einen Bereich von Divisionen auswählen, die in den Archivierungslauf einbezogen werden sollen. Sie müssen in (ARS801/E) mindestens eines der Felder "Von-Division" und "Bis-Division" ausfüllen:

    • Wenn "Von-Division" leer gelassen wird, werden alle Divisionen in den Lauf einbezogen, die in "Firma. Division verbinden" (MNS100) vor und einschließlich der Division aufgelistet sind, die in "Bis-Division" angegeben ist.
    • Wenn "Bis-Division" leer gelassen wird, werden alle Divisionen in den Lauf einbezogen, die in (MNS100) nach und einschließlich der Division aufgelistet sind, die in "Von-Division" angegeben ist.

    Mit dieser Funktion werden Datensätze in den folgenden Tabellen archiviert oder daraus gelöscht:

    Tabelle Beschreibung (TD = Transaktionsdatei, SD = Stammdatei)
    FSTMT1 TD: Kontoausz. - Vorschläge
    FSTMT2 TD: Kontoausz. - Vorschläge (Kunde)
    FSTMT3 TD: Kontoausz. - Vorschläge (Rechnung)

    Arbeitstabelle "TD: Summe von Zahler und CUCD" (FSTMT4) ist nicht in der Verarbeitung über (ARS801) enthalten.

    Hinweis

    Wenn in Tabelle FSTMT2 oder FSTMT3 eigenständige Datensätze ohne einen entsprechenden übergeordneten Datensatz in Tabelle FSTMT1 vorhanden sind, werden diese Datensätze nicht in den Lauf einbezogen. Sie werden manuell über das Business Engine Data Management-Tool verarbeitet.

  • "Mahnung. Archivieren/Löschen" (ARS802)

    Mithilfe von "Mahnung. Archivieren/Löschen" (ARS802) können Sie Mahnvorschläge archivieren oder löschen, die in "Mahnung. Öffnen" (ARS150) angezeigt werden. Nur Vorschläge mit Status 9 = Abgeschlossen und gedruckt werden über diese Archivierungsfunktion verwaltet.

    Vorschläge mit Fehlerstatus 1, 2, 4, 6 oder 7 werden mit "Programmproblem. Lösen" (CRS418) auf Status 0 oder 9 zurückgesetzt.

    Alle in Status 0 verbleibenden Vorschläge werden manuell in (ARS150) gelöscht, da sie nicht über (ARS802) verwaltet werden.

    Für diese Funktion gibt es zwei Optionen:

    • Archivieren
    • Löschen

    Wenn Archivieren ausgewählt ist, werden die Datensätze in die Archivierungsbibliothek übertragen. Wenn Löschen ausgewählt ist, werden die Datensätze aus der Bibliothek gelöscht, in der sie gespeichert sind.

    In Auswahlbild "Mahnung. Archivieren/Löschen" (ARS802/E) werden die archivierten oder gelöschte Vorschläge auf Basis des Jobdatums ausgewählt, das für jeden Vorschlag in "Mahnung. Öffnen" (ARS150/E) angezeigt wird. Sie müssen einen Datumsbereich auswählen.

    Sie können "Von-Datum" leer lassen, aber Sie müssen ein "Bis-Datum" auswählen. Das eingegebene "Bis-Datum" wird anhand der Archivierungsrichtlinie validiert, die in "Archivierung. Toolbox öffnen" (AMS100/E) für (ARS802) definiert ist.

    Wenn Sie (ARS802) als zentraler Benutzer, der von einer leeren Division aus arbeitet, aufrufen, müssen Sie einen Bereich von Divisionen auswählen, die in den Archivierungslauf einbezogen werden sollen. Sie müssen in (ARS802/E) mindestens eines der Felder "Von-Division" und "Bis-Division" ausfüllen:

    • Wenn "Von-Division" leer gelassen wird, werden alle Divisionen in den Lauf einbezogen, die in "Firma. Division verbinden" (MNS100) vor und einschließlich der Division aufgelistet sind, die in "Bis-Division" angegeben ist.
    • Wenn "Bis-Division" leer gelassen wird, werden alle Divisionen in den Lauf einbezogen, die in (MNS100) nach und einschließlich der Division aufgelistet sind, die in "Von-Division" angegeben ist.

    Mit dieser Funktion werden Datensätze in den folgenden Tabellen archiviert oder daraus gelöscht:

    Tabelle Beschreibung (TD = Transaktionsdatei, SD = Stammdatei)
    FREMD1 TD: Erinnerungen - Vorschläge
    FREMD2 TD: Erinnerungen - Vorschläge (Kunde)
    FREMD3 TD: Erinnerungen - Vorschläge (Rechnung)
    Hinweis

    Wenn in Tabelle FREMD2 oder FREMD3 eigenständige Datensätze ohne einen entsprechenden übergeordneten Datensatz in Tabelle FREMD1 vorhanden sind, werden diese Datensätze nicht in den Lauf einbezogen. Sie werden manuell über das Business Engine Data Management-Tool verarbeitet.

  • "Zahlungseingang. Archivieren/Löschen" (ARS803)

    Mithilfe von "Zahlungseingang. Archivieren/Löschen" (ARS803) können Sie Zahlungseingänge archivieren oder löschen, die in "Zahlungseingang. Anzeigen" (ARS400) und "Zahlungseingang. Dokumente anzeigen" (ARS401) angezeigt werden.

    Der in Bild T von (ARS400) oder (ARS401) eingegebene Text wird zusammen mit den Zahlungseingängen archiviert und gelöscht.

    Für diese Funktion gibt es zwei Optionen:

    • Archivieren
    • Löschen

    Wenn Archivieren ausgewählt ist, werden die Datensätze in die Archivierungsbibliothek übertragen. Wenn Löschen ausgewählt ist, werden die Datensätze aus der Bibliothek gelöscht, in der sie gespeichert sind.

    Im Auswahlbild "Zahlungseingang. Archivieren/Löschen" (ARS803/E) können Sie auswählen, welche Zahlungseingänge anhand einer Auswahl von Zahlungseingangsdatum, Erfassungsdatum und Zahler archiviert oder gelöscht werden.

    Bei den Datumsfeldern können Sie "Von-Datum" leer lassen, Sie müssen jedoch "Bis-Datum" definieren. Das eingegebene "Bis-Datum" wird anhand des für (ARS803) in "Archivierung. Toolbox öffnen" (AMS100) definierten Archivierungskonzepts validiert.

    Wenn Sie (ARS803) als zentraler Benutzer (arbeitet von leerer Division aus) aufrufen, müssen Sie einen Bereich von Divisionen auswählen, die in den Archivierungslauf einbezogen werden sollen. Sie müssen in (ARS803/E) mindestens eines der Felder "Von-Division" und "Bis-Division" ausfüllen:

    • Wenn "Von-Division" leer gelassen wird, werden alle Divisionen in den Lauf einbezogen, die in "Firma. Division verbinden" (MNS100) vor (und einschließlich) der Division aufgelistet sind, die in "Bis-Division" angegeben ist.
    • Wenn "Bis-Division" leer gelassen wird, werden alle Divisionen in den Lauf einbezogen, die in (MNS100) nach (und einschließlich) der Division aufgelistet sind, die in "Von-Division" angegeben ist.
    Hinweis

    Zahlungseingänge mit Datensätzen, die den Kassenstatus 10 = Nicht eingereicht haben, werden aus dem Archivierungs-/Löschlauf ausgeschlossen. Diese werden in "Archivierungsfehlerlog. Öffnen" (AMS350) angezeigt.

    Mit dieser Funktion werden Datensätze in den folgenden Tabellen archiviert oder gelöscht:

    Tabelle Beschreibung (TD = Transaktionsdatei, SD = Stammdatei)
    FARPRH TD: Zahlungseingänge - Kopf
    FARPRD TD: Zahlungseingänge - Dokumente
    FSYTXH SD: Textkopf
    FSYTXL SD: Textzeile

    Arbeitstabelle "AD: Zahlungseingänge" (FAR400) ist nicht in der Archivierung/Löschung enthalten, und in der Funktion "Arbeitstabelle. Löschen" (AMS400) müssen Datensätze zur Aktualisierung der Zahlungseingangstabellen (FARPRH und FARPRD) verarbeitet werden.

  • "Verz.-Zinsre. aus ARS160. Archiv./Lösch." (ARS804)

    Mithilfe von "Verz.-Zinsre. aus ARS160. Archiv./Lösch." (ARS804) werden Verzugszinsrechnungsvorschläge archiviert oder gelöscht, die in "Verzugszinsrechnung. Öffnen" (ARS160) angezeigt werden. Nur Vorschläge mit Status 9 = Abgeschlossen und gedruckt werden über diese Archivierungsfunktion verwaltet.

    Vorschläge mit Fehlerstatus 1, 2, 4, 6 oder 7 werden mit "Programmproblem. Lösen" (CRS418) auf Status 0 oder 9 zurückgesetzt.

    Alle in Status 0 verbleibenden Vorschläge werden manuell in (ARS160) gelöscht, da sie nicht über (ARS804) verwaltet werden.

    Für diese Funktion gibt es zwei Optionen:

    • Archivieren
    • Löschen

    Wenn Archivieren ausgewählt ist, werden die Datensätze in die Archivierungsbibliothek übertragen. Wenn Löschen ausgewählt ist, werden die Datensätze aus der Bibliothek gelöscht, in der sie gespeichert sind.

    Im Auswahlbild "Verz.-Zinsre. aus ARS160. Archiv./Lösch." (ARS804/E) werden die archivierten oder gelöschten Vorschläge auf Basis des Jobdatums ausgewählt, das für jeden Vorschlag in "Verzugszinsrechnung. Öffnen" (ARS160/E) angezeigt wird. Sie müssen einen Datumsbereich auswählen.

    Sie können "Von-Datum" leer lassen, aber Sie müssen ein "Bis-Datum" auswählen. Das eingegebene "Bis-Datum" wird anhand des Archivierungskonzepts validiert, die in "Archivierung. Toolbox öffnen" (AMS100/E) für (ARS804) definiert ist.

    Wenn Sie (ARS804) als zentraler Benutzer, der von einer leeren Division aus arbeitet, aufrufen, müssen Sie einen Bereich von Divisionen auswählen, die in den Archivierungslauf einbezogen werden sollen. Sie müssen in (ARS804/E) mindestens eines der Felder "Von-Division" und "Bis-Division" ausfüllen:

    • Wenn "Von-Division" leer gelassen wird, werden alle Divisionen in den Lauf einbezogen, die in "Firma. Division verbinden" (MNS100) vor (und einschließlich) der Division aufgelistet sind, die in "Bis-Division" angegeben ist.
    • Wenn "Bis-Division" leer gelassen wird, werden alle Divisionen in den Lauf einbezogen, die in (MNS100) nach (und einschließlich) der Division aufgelistet sind, die in "Von-Division" angegeben ist.

    Mit dieser Funktion werden Datensätze in den folgenden Tabellen archiviert oder daraus gelöscht:

    Tabelle Beschreibung (TD = Transaktionsdatei, SD = Stammdatei)
    FPINT1 TD: Verzugszinsrechnung - Vorschläge
    FPINT2 TD: Verzugszinsrechnung - Vorschläge (Kunde)
    FPINT3 TD: Verzugszinsrechnung - Vorschläge (Rechnungen)
    Hinweis

    Wenn in Tabelle FPINT2 oder FPINT3 eigenständige Datensätze ohne einen entsprechenden übergeordneten Datensatz in Tabelle FPINT1 vorhanden sind, werden diese Datensätze nicht in den Lauf einbezogen. Sie werden manuell über das Business Engine Data Management-Tool verarbeitet.

  • "Hauptbuch. Archivieren" (GLS800)

    Mit der Funktion "Hauptbuch. Archivieren" (GLS800) wird die Anzahl der vollständig bezahlten und abgeglichenen Transaktionen in Debitoren und im Hauptbuch reduziert.

    Es wird empfohlen, vor dem Start der Archivierungsroutinen die folgenden Berichte zu erstellen, die erforderlich sind, um das Archiv zu überprüfen und abzugleichen:

    • "Debitoren. Drucken" (ARS500) Layout 1 und 2
    • "Kreditlimit. Analyse drucken" (ARS525)

    Nach Abschluss der Archivierung sollten Sie dieselben Berichte erstellen und diese mit den Berichten vergleichen, die vor der Archivierung erstellt wurden.

    Sammelrechnung in Debitoren

    Um die archivierten Rechnungen zu ersetzen, werden neue Sammelrechnungen in Debitoren mit Lücken in den folgenden Feldern erstellt:

    • Jahr
    • Zahler-ID
    • Kundennummer
    • Dimension 1
    • Währungscode

    Die neuen Sammelrechnungen enthalten Buchungsdatum, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum gemäß der folgenden Logik:

    • Gleich dem Datum der zuletzt ausgewählten Bis-Periode (beim Start der Archivierung angegeben).
    • Wenn das ursprüngliche Rechnungsjahr nicht mit dem Jahr aus der Bis-Periode übereinstimmt, wird das letzte Datum des ursprünglichen Rechnungsjahres verwendet.

    Sammelbeleg in Hauptbuch

    Um die archivierten Hauptbuchtransaktionen zu ersetzen, wird im Hauptbuch ein neuer Sammelbeleg mit Lücken im folgenden Feld erstellt:

    • Jahr
    Hinweis

    Es werden nur Hauptbuchtransaktionen mit den Transaktionscodes 10 (Kundenrechnungen – AR) und 20 (Zahlungseingänge – AR) in die Archivierung von Debitoren einbezogen.

    Audit Trail

    Durch Auswahl von "Änderungen drucken" in (GLS830/E) können Sie einen vollständigen Bericht (GLS807PF) der archivierten Rechnungen erstellen. Alle archivierten Rechnungen werden mit der Debitoren-Informationskategorie 234 archiviert, welche die Belegnummer des Sammelbelegs enthält.

    Voraussetzungen:

    • Erstellen Sie eine Belegnummernserie für Archivierung (CRS410).
    • Nummernserie – Serientyp 55, Nummernserie A (CRS165) muss definiert sein.
    • FAM-Funktion AR71, Archivierung Debitorenbuchhaltung (CRS405) muss definiert sein.

    Definitive Auswahl

    Nur bezahlte Debitorenrechnungen (der ausstehende Betrag ist 0) werden in diese Archivierungsfunktion einbezogen.

    Provisorische Auswahl

    In (GLS830) muss mindestens ein Archivierungstyp definiert sein, der mit Archivierungskategorie 3 verbunden ist.

    Eine Archivierungsvorlage kann mit jedem Archivierungstyp verbunden sein. Dieses Feld bietet die Möglichkeit, nur bestimmte Kunden auszuwählen. Sie können auch definieren, ob vor dem Archivieren die Fakturierung der Verzugszinsen erfolgen soll.

    Hinweis

    Wenn "Vollständig automatisch" in (GLS830) auf 1 eingestellt ist, wird die Archivierung durchgeführt und Sammelrechnungen werden erstellt. Wenn der Parameter auf 0 eingestellt und der Status der ausgeführten Archivierung 3 oder 4 ist (abhängig von der Auswahl "Änderungen drucken"), wird der Archivierungsprozess angehalten. Dies bedeutet, dass alles in die Archivierungsbibliotheken geschrieben wird und die Rechnungen aus der Produktionsbibliothek gelöscht werden. In diesem Fall werden FGLEDG und FSLEDG in der Produktionsbibliothek nicht mit Sammelrechnungen aktualisiert. Das heißt, der Saldo von Konten wird sich unterscheiden.

    Die ausgeführte Archivierung bleibt in der Subdatei in (GLS800/B), wo Sie die Archivierung entweder löschen oder zu einem späteren Zeitpunkt Sammelrechnungen erstellen können.

    Wenn Sie (GLS800) übermitteln, müssen Sie eine "Bis-Periode" eingeben. Es werden nur Rechnungen ausgewählt, bei denen sowohl die Rechnung (Transaktionscode 10) als auch die Zahlung (Transaktionscode 20) vor dem letzten Datum in der eingegebenen "Bis-Periode" liegen.

    Verarbeitung und Neustart

    Die Archivierung wird in (GLS800) gestartet, indem die Option "Auswahl" für den Archivierungstyp verwendet wird. Nachdem der Job an den Batch übermittelt wurde, gibt der Archivierungsstatus den Prozess an. Die folgenden Status sind gültig:

    • 01 = Abfrage erstellt
    • 02 = Arbeitstabelle FGL806 erstellt
    • 03 = Arbeitstabelle FGL807 erstellt
    • 04 = Ausdruck GLS807PF abgeschlossen
    • 05 = Arbeitstabelle FCR040 erstellt
    • 06 = GLS040 gestartet
    • 07 = GLS040 gestartet, FCR040 gelöscht
    • 08 = Arbeitstabellen gelöscht, Archivierung abgeschlossen

    Wenn der Job aus irgendwelchen Gründen nicht normal beendet wird, kann er mit der Option "Neustart" in (GLS800) neu gestartet werden. Wenn der Status 06 oder 07 lautet, muss der Job in (GLS047) neu gestartet werden.

    Mit dieser Funktion werden die Datensätze in den folgenden Tabellen archiviert:

    Tabelle Beschreibung (TD = Transaktionsdatei, SD = Stammdatei)
    FSLEDG TD: Debitorenbuch
    FSLEDX TD: Debitorenbuch, zusätzliche Informationen
    FGLEDG TD: Hauptbuch
    FSCASH TD: Skontobedingungen
    CSYTXH SD: Text, Kopf
    FSYTXH SD: Textkopf

    Auswirkungen auf andere Dateien und Prozesse

    Da die Saldodatei/Tabelle FSLBAL aus der detaillierten Debitorentabelle FSLEDG wiederhergestellt wird, die jetzt archiviert wird, muss das zukünftige Löschen oder erneute Erstellen von Datensätzen in der Kundensaldodatei berücksichtigt werden.

CUR - Lagerbewertung

  • "Lagerbewertungslauf. Archivieren/Löschen" (CAS985)
    Mit dieser Funktion "Lagerbewertungslauf. Archivieren/Löschen" (CAS985) wird der Lagerbewertungslauf in "Lagerwert. Öffnen" (CAS180) archiviert.
    Hinweis

    Es werden nur Lagerbewertungsläufe mit Status 00, 98 und 99 archiviert. Ausgeschlossene Datensätze des letzten Archivierungslaufs finden Sie in "Archivierungsfehlerlog. Öffnen" (AMS350).

    Die provisorische Auswahl ist für "Lag.BewertLauf", "Sts Lagerbewert" und "Lagerbewertungsdatum" möglich. Wenn es sich bei dem Benutzer um einen zentralen Benutzer handelt, kann die provisorische Auswahl auch für "Division" erfolgen.

    Mit dieser Funktion werden die Datensätze in den folgenden Tabellen archiviert:

    Tabelle Beschreibung (TD = Transaktionsdatei)
    MMSVAH Lagerbewertung - Kopf
    MMSVAD Lagerbewertung - Detail
    MMSVAT Lagerbewertungstransaktionen in HB

GLR – Hauptbuch

  • "FIM-Schnittstelle. Archivieren/Löschen" (GLS816)

    Mit "FIM-Schnittstelle. Archivieren/Löschen" (GLS816) werden FIM-Schnittstellentransaktionen archiviert oder gelöscht, die in "FIM-Schnittstelle. Transaktionen verwalt" (GLS840) angezeigt werden. Nur Transaktionen mit Status 20 = Aktualisiert werden mit dieser Archivierungsfunktion verwaltet.

    • Sie müssen alle in Status 20 verbleibenden Transaktionen manuell in (GLS840) löschen, da diese nicht über (GLS816) verwaltet werden.

      Für diese Funktion gibt es zwei Optionen:
      • Archivieren
      • Löschen

    Wenn Archivieren ausgewählt ist, werden die Datensätze in die Archivierungsbibliothek übertragen. Wenn Löschen ausgewählt ist, werden die Datensätze aus der Bibliothek gelöscht, in der sie gespeichert sind.

    In Auswahlbild (GLS816/E) werden die archivierten oder gelöschten Transaktionen basierend auf dem Erfassungsdatum ausgewählt, das für jede Transaktion in (GLS840/E) angezeigt wird. Sie müssen einen Datumsbereich auswählen.

    Sie können "Von-Datum" leer lassen, aber Sie müssen ein "Bis-Datum" auswählen. Das eingegebene "Bis-Datum" wird anhand des Archivierungskonzepts validiert, die in "Archivierung. Toolbox öffnen" (AMS100/E) für (GLS816) definiert ist.

    Wenn Sie (GLS816) als zentraler Benutzer, der von einer leeren Division aus arbeitet, aufrufen, müssen Sie einen Bereich von Divisionen auswählen, die in den Archivierungslauf einbezogen werden sollen. Sie müssen in (GLS816/E) mindestens eines der Felder "Von-Division" und "Bis-Division" ausfüllen:

    • Wenn "Von-Division" leer gelassen wird, werden alle Divisionen in den Lauf einbezogen, die in "Firma. Division verbinden" (MNS100) vor und einschließlich der Division aufgelistet sind, die in "Bis-Division" angegeben ist.
    • Wenn "Bis-Division" leer gelassen wird, werden alle Divisionen in den Lauf einbezogen, die in (MNS100) nach und einschließlich der Division aufgelistet sind, die in "Von-Division" angegeben ist.

    Mit dieser Funktion werden Datensätze in den folgenden Tabellen archiviert oder daraus gelöscht:

    Tabelle Beschreibung (TD = Transaktionsdatei, SD = Stammdatei)
    FGLINH SD: FIM-Schnittstellenkopf
    FGLINL SD: FIM-Schnittstellenposition
    FGLINF SD: Position der FIM-Feld-basierten Schnittstelle
    FFIHST SD: FIM-Schnittstellenhistoriendatei
    FFIHSD SD: Details zur FIM-Schnittstellenhistorie
    Hinweis

    Wenn in Tabelle FGLINL, FGLINF, FFIHST oder FFIHSD eigenständige Datensätze ohne einen entsprechenden übergeordneten Datensatz in Tabelle FGLINH vorhanden sind, werden diese Datensätze nicht in den Lauf einbezogen. Sie werden manuell über das Business Engine Data Management-Tool verarbeitet.

  • "Hauptbuch. Archivieren" (GLS800)

    Mit der Funktion "Hauptbuch. Archivieren" (GLS800) wird die Anzahl der Transaktionen im Hauptbuch reduziert. Infor empfiehlt, vor dem Start der Archivierungsroutinen die folgenden Berichte zu erstellen, die erforderlich sind, um das Archiv zu prüfen und abzugleichen:

    • "Hauptbuch. Drucken" (GLS525)
    • "Hauptbuch. Saldolisten drucken" (GLS510), Berichtstyp 1 und 2
    • "Hauptbuch. Erfolgsrechnung drucken" (GLS520)

    Nach Abschluss der Archivierung müssen Sie dieselben Berichte erstellen und diese mit den Berichten vergleichen, die vor der Archivierung erstellt wurden.

    Sammelbeleg in Hauptbuch

    Um die archivierten Hauptbuchtransaktionen zu ersetzen, wird im Hauptbuch ein neuer Sammelbeleg mit Lücken im folgenden Feld erstellt:

    • Jahr

    Die Dimensionen, anhand derer der Sammelbeleg kumuliert werden soll, werden für jeden Archivierungstyp in (GLS830) über das Feld "Archiv.Stufe" bestimmt.

    Die folgende Tabelle zeigt ein Beispiel für Hauptbuchtransaktionen, die archiviert werden sollen:

    Dim. 1 Dim. 2 Dim. 3 Dim. 4 Dim. 5 Dim. 6 Dim. 7 Betrag
    3010 100 1000 -3000,00
    3010 100 2000 -4000,00
    3010 200 3000 -5000,00
    3010 200 4000 -6000,00
    3010 300 5000 -7000,00
    3010 300 6000 -8000,00
    3020 400 7000 -9000,00

    Die folgende Tabelle zeigt das Ergebnis für das Kumulieren von Dimension 1 und 2:

    Dim. 1 Dim. 2 Dim. 3 Dim. 4 Dim. 5 Dim. 6 Dim. 7 Betrag
    3010 100 -7000,00
    3010 200 -11000,00
    3010 300 -15000,00
    3020 400 -9000,00

    Die folgende Tabelle zeigt das Ergebnis für das Kumulieren von Dimension 1:

    Dim. 1 Dim. 2 Dim. 3 Dim. 4 Dim. 5 Dim. 6 Dim. 7 Betrag
    3010 -33000,00
    3020 -9000,00

    Die Periode, auf die der Sammelbeleg gebucht wurde, wird für jeden Archivierungstyp in (GLS830) durch das Feld "Saldo pro Periode" bestimmt. Gültige Eingaben:

    • 0 = Gebuchter Saldo pro Periode.
    • 1 = Nur in der zuletzt abgedeckten Periode.

    Die folgende Tabelle zeigt ein Beispiel für Transaktionen, die archiviert werden sollen:

    Datum Betrag
    01.09.1999 -3000,00
    15.09.1999 -4000,00
    30.09.1999 -5000,00
    15.10.1999 -6000,00
    22.10.1999 -7000,00
    30.11.1999 -8000,00
    15.12.1999 -9000,00

    Die folgende Tabelle zeigt das Ergebnis für das Buchen von Salden pro Periode:

    Datum Betrag
    30.09.1999 -12000,00
    31.10.1999 -13000,00
    30.11.1999 -8000,00
    31.12.1999 -9000,00

    Die folgende Tabelle zeigt das Ergebnis für das Buchen von Salden am Periodenende:

    Datum Betrag
    31.12.1999 -48000,00

    Audit Trail

    Durch Auswahl von "Änd. drucken" in (GLS830/E) können Sie einen vollständigen Bericht (GLS802PF) der archivierten Hauptbuchtransaktionen erstellen. Alle archivierten Hauptbuchtransaktionen werden ebenfalls mit der Hauptbuch-Informationsnummer 095 aktualisiert, welche die Belegnummer des Sammelbelegs enthält.

    Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

    • Erstellen Sie eine Belegnummernserie für Archivierung (CRS410).
    • Definieren Sie FAM-Funktion GL71, Hauptbuch archivieren (CRS405).
    • Verwenden Sie die Funktion (GLS885), um einen "Definitiven Abschluss" der zu archivierenden Geschäftsjahre zu erstellen.
    • Führen Sie (GLS940) aus, um erneut die Synchronisierung von Saldodatei und Hauptbuch der zu archivierenden Geschäftsperioden sicherzustellen.

    Definitive Auswahl

    Zunächst müssen Sie Konten der Dimension 1 für die Archivierung definieren. Dies erfolgt in (CRS630).

    Provisorische Auswahl

    Sie müssen in (GLS830) mindestens einen Archivierungstyp definieren, der mit Archivierungskategorie 1 (Bilanzkonten) oder 2 (Gewinn- und Verlustkonten) verbunden ist.

    Eine Archivierungsvorlage kann mit jedem Archivierungstyp verbunden sein. Auf diese Weise können Sie zwischen verschiedenen Konten unterscheiden, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten archiviert wurden. Beispiel: Sie archivieren zuerst alle Zahlungskonten und später (oder seltener) möglicherweise Ihre langfristigen Forderungen.

    Mit dieser Funktion werden die Datensätze in den folgenden Tabellen archiviert:

    Tabelle Beschreibung
    FGLEDG TD: Hauptbuch
    FGLEDX TD: Hauptbuch, zusätzliche Informationen

    Auswirkungen auf andere Finanztabellen und Prozesse

    Die Saldodatei oder Tabelle FBAVAL kann aus der detaillierten Hauptbuchdatei FGLEDG, die Gegenstand der Archivierung ist, neu generiert werden. Anschließend werden gelöschte oder neu erstellte Datensätzen künftig in der Hauptbuch-Saldodatei berücksichtigt.

RISK - Risikomanagement

  • "Checkliste. Archivieren/Löschen" (RMS801)

    Mit "Checkliste. Archivieren/Löschen" (RMS801) werden Checklisten archiviert oder gelöscht, die in "Zahler. Checkliste verbinden" (RMS440) angezeigt werden. Nur Transaktionen mit Status 9 = Geschlossen werden über diese Archivierungsfunktion verwaltet.

    Sie müssen alle in Status 9 verbleibenden Transaktionen manuell in (RMS440) löschen, da diese nicht über (RMS801) verwaltet werden.

    Für diese Funktion gibt es zwei Optionen:
    • Archivieren
    • Löschen

Wenn Archivieren ausgewählt ist, werden die Datensätze in die Archivierungsbibliothek übertragen. Wenn Löschen ausgewählt ist, werden die Datensätze aus der Bibliothek gelöscht, in der sie gespeichert sind.

In Auswahlbild (RMS801/E) werden die archivierten oder gelöschten Transaktionen basierend auf dem Aktionsdatum ausgewählt, das für jede Transaktion in (RMS440/B) angezeigt wird. Sie müssen einen Datumsbereich auf Basis dieses Parameters auswählen.

Sie können "Von-Datum" leer lassen, aber Sie müssen ein "Bis-Datum" auswählen. Das eingegebene "Bis-Datum" wird anhand des Archivierungskonzepts validiert, die in "Archivierung. Toolbox öffnen" (AMS100/E) für (RMS801) definiert ist.

Wenn Sie (RMS801) als zentraler Benutzer, der von einer leeren Division aus arbeitet, aufrufen, müssen Sie einen Bereich von Divisionen auswählen, die in den Archivierungslauf einbezogen werden sollen. Sie müssen in (RMS801/E) mindestens eines der Felder "Von-Division" und "Bis-Division" ausfüllen:

  • Wenn "Von-Division" leer gelassen wird, werden alle Divisionen in den Lauf einbezogen, die in "Firma. Division verbinden" (MNS100) vor und einschließlich der Division aufgelistet sind, die in "Bis-Division" angegeben ist.
  • Wenn "Bis-Division" leer gelassen wird, werden alle Divisionen in den Lauf einbezogen, die in (MNS100) nach und einschließlich der Division aufgelistet sind, die in "Von-Division" angegeben ist.

Mit dieser Funktion werden Datensätze in den folgenden Tabellen archiviert oder daraus gelöscht:

Tabelle Beschreibung (TD = Transaktionsdatei, SD = Stammdatei)
FCRMTN TD: Checklisten
FCRMTD TD: Details zu Checkliste für Zahler

TAX - Steuerverwaltung

  • "Handelsstatistik. Archivieren/Löschen" (TXS801)

    Mit "Handelsstatistik. Archivieren/Löschen" (TXS801) können Intrastat-Transaktionen archiviert oder gelöscht werden, die in "Handelsstatistik. Öffnen" (TXS300) angezeigt werden. Nur Transaktionen mit Status 90 = Mit (CRS600) rückgemeldet werden über diese Archivierungsfunktion verwaltet.

    Sie müssen alle in Status 90 verbleibenden Vorschläge manuell in (TXS300) löschen, da diese nicht über (TXS801) verwaltet werden.

    Für diese Funktion gibt es zwei Optionen:

    • Archivieren
    • Löschen

    Wenn Archivieren ausgewählt ist, werden die Datensätze in die Archivierungsbibliothek übertragen. Wenn Löschen ausgewählt ist, werden die Datensätze aus der Bibliothek gelöscht, in der sie gespeichert sind.

    In Auswahlbild (TXS801/E) werden die archivierten oder gelöschten Transaktionen basierend auf dem Rechnungs- oder Buchungsdatum, das für jede Transaktion in (TXS300/E) angezeigt wird, und des Lieferdatums, das in (TXS300/F) angezeigt wird, ausgewählt. Sie müssen einen Datumsbereich auswählen.

    Sie können "Von-Datum" leer lassen, aber Sie müssen ein "Bis-Datum" auswählen. Das eingegebene "Bis-Datum" wird anhand der Archivierungsrichtlinie validiert, die in "Archivierung. Toolbox öffnen" (AMS100/E) für (TXS801) definiert ist.

    Wenn Sie (TXS801) als zentraler Benutzer, der von einer leeren Division aus arbeitet, aufrufen, müssen Sie einen Bereich von Divisionen auswählen, die in den Archivierungslauf einbezogen werden sollen. Sie müssen in (TXS801/E) mindestens eines der Felder "Von-Division" und "Bis-Division" ausfüllen:

    • Wenn "Von-Division" leer gelassen wird, werden alle Divisionen in den Lauf einbezogen, die in "Firma. Division verbinden" (MNS100) vor und einschließlich der Division aufgelistet sind, die in "Bis-Division" angegeben ist.
    • Wenn "Bis-Division" leer gelassen wird, werden alle Divisionen in den Lauf einbezogen, die in (MNS100) nach und einschließlich der Division aufgelistet sind, die in "Von-Division" angegeben ist.

    Mit dieser Funktion werden Datensätze in den folgenden Tabellen archiviert oder daraus gelöscht:

    Tabelle Beschreibung (TD = Transaktionsdatei, SD = Stammdatei)
    CSYECT TD: EU/Intrastat-Transaktion
    CTXTSH TD: Handelsstatistik - EDI-Kopf
    CTXTSD TD: Handelsstatistik - EDI-Position
    Hinweis

    Wenn in Tabelle CTXTSH oder CTXTSD eigenständige Datensätze ohne einen entsprechenden übergeordneten Datensatz in Tabelle CSYECT vorhanden sind, werden diese Datensätze nicht in den Lauf einbezogen. Sie werden manuell über das Business Engine Data Management-Tool verarbeitet.