FIM – M3 BE-Finanzbuchhaltung
ARL – Debitoren
Mit der Funktion "Hauptbuch. Archivieren" (GLS800) wird die Anzahl der vollständig bezahlten und abgeglichenen Transaktionen in Debitoren und im Hauptbuch reduziert.
Es wird empfohlen, vor dem Start der Archivierungsroutinen die folgenden Berichte zu erstellen, die erforderlich sind, um das Archiv zu überprüfen und abzugleichen:
- "Debitoren. Drucken" (ARS500) Layout 1 und 2
- "Kreditlimit. Analyse drucken" (ARS525)
Nach Abschluss der Archivierung sollten Sie dieselben Berichte erstellen und diese mit den Berichten vergleichen, die vor der Archivierung erstellt wurden.
Sammelrechnung in Debitoren
Um die archivierten Rechnungen zu ersetzen, werden neue Sammelrechnungen in Debitoren mit Lücken in den folgenden Feldern erstellt:
- Jahr
- Zahler-ID
- Kundennummer
- Dimension 1
- Währungscode
Die neuen Sammelrechnungen enthalten Buchungsdatum, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum gemäß der folgenden Logik:
- Gleich dem Datum der zuletzt ausgewählten Bis-Periode (beim Start der Archivierung angegeben).
- Wenn das ursprüngliche Rechnungsjahr nicht mit dem Jahr aus der Bis-Periode übereinstimmt, wird das letzte Datum des ursprünglichen Rechnungsjahres verwendet.
Sammelbeleg in Hauptbuch
Um die archivierten Hauptbuchtransaktionen zu ersetzen, wird im Hauptbuch ein neuer Sammelbeleg mit Lücken im folgenden Feld erstellt:
- Jahr
Es werden nur Hauptbuchtransaktionen mit den Transaktionscodes 10 (Kundenrechnungen – AR) und 20 (Zahlungseingänge – AR) in die Archivierung von Debitoren einbezogen.
Audit Trail
Durch Auswahl von "Änderungen drucken" in (GLS830/E) können Sie einen vollständigen Bericht (GLS807PF) der archivierten Rechnungen erstellen. Alle archivierten Rechnungen werden mit der Debitoren-Informationskategorie 234 archiviert, welche die Belegnummer des Sammelbelegs enthält.
Voraussetzungen:
- Erstellen Sie eine Belegnummernserie für Archivierung (CRS410).
- Nummernserie – Serientyp 55, Nummernserie A (CRS165) muss definiert sein.
- FAM-Funktion AR71, Archivierung Debitorenbuchhaltung (CRS405) muss definiert sein.
Definitive Auswahl
Nur bezahlte Debitorenrechnungen (der ausstehende Betrag ist 0) werden in diese Archivierungsfunktion einbezogen.
Provisorische Auswahl
In (GLS830) muss mindestens ein Archivierungstyp definiert sein, der mit Archivierungskategorie 3 verbunden ist.
Eine Archivierungsvorlage kann mit jedem Archivierungstyp verbunden sein. Dieses Feld bietet die Möglichkeit, nur bestimmte Kunden auszuwählen. Sie können auch definieren, ob vor dem Archivieren die Fakturierung der Verzugszinsen erfolgen soll.
Wenn "Vollständig automatisch" in (GLS830) auf 1 eingestellt ist, wird die Archivierung durchgeführt und Sammelrechnungen werden erstellt. Wenn der Parameter auf 0 eingestellt und der Status der ausgeführten Archivierung 3 oder 4 ist (abhängig von der Auswahl "Änderungen drucken"), wird der Archivierungsprozess angehalten. Dies bedeutet, dass alles in die Archivierungsbibliotheken geschrieben wird und die Rechnungen aus der Produktionsbibliothek gelöscht werden. In diesem Fall werden FGLEDG und FSLEDG in der Produktionsbibliothek nicht mit Sammelrechnungen aktualisiert. Das heißt, der Saldo von Konten wird sich unterscheiden.
Die ausgeführte Archivierung bleibt in der Subdatei in (GLS800/B), wo Sie die Archivierung entweder löschen oder zu einem späteren Zeitpunkt Sammelrechnungen erstellen können.
Wenn Sie (GLS800) übermitteln, müssen Sie eine "Bis-Periode" eingeben. Es werden nur Rechnungen ausgewählt, bei denen sowohl die Rechnung (Transaktionscode 10) als auch die Zahlung (Transaktionscode 20) vor dem letzten Datum in der eingegebenen "Bis-Periode" liegen.
Verarbeitung und Neustart
Die Archivierung wird in (GLS800) gestartet, indem die Option "Auswahl" für den Archivierungstyp verwendet wird. Nachdem der Job an den Batch übermittelt wurde, gibt der Archivierungsstatus den Prozess an. Die folgenden Status sind gültig:
- 01 = Abfrage erstellt
- 02 = Arbeitstabelle FGL806 erstellt
- 03 = Arbeitstabelle FGL807 erstellt
- 04 = Ausdruck GLS807PF abgeschlossen
- 05 = Arbeitstabelle FCR040 erstellt
- 06 = GLS040 gestartet
- 07 = GLS040 gestartet, FCR040 gelöscht
- 08 = Arbeitstabellen gelöscht, Archivierung abgeschlossen
Wenn der Job aus irgendwelchen Gründen nicht normal beendet wird, kann er mit der Option "Neustart" in (GLS800) neu gestartet werden. Wenn der Status 06 oder 07 lautet, muss der Job in (GLS047) neu gestartet werden.
Mit dieser Funktion werden die Datensätze in den folgenden Tabellen archiviert:
| Tabelle | Beschreibung (TD = Transaktionsdatei, SD = Stammdatei) |
|---|---|
| FSLEDG | TD: Debitorenbuch |
| FSLEDX | TD: Debitorenbuch, zusätzliche Informationen |
| FGLEDG | TD: Hauptbuch |
| FSCASH | TD: Skontobedingungen |
| CSYTXH | SD: Text, Kopf |
| FSYTXH | SD: Textkopf |
Auswirkungen auf andere Dateien und Prozesse
Da die Saldodatei/Tabelle FSLBAL aus der detaillierten Debitorentabelle FSLEDG wiederhergestellt wird, die jetzt archiviert wird, muss das zukünftige Löschen oder erneute Erstellen von Datensätzen in der Kundensaldodatei berücksichtigt werden.
APL – Kreditoren
Mit der Funktion "Hauptbuch. Archivieren" (GLS800) wird die Anzahl der Transaktionen in Kreditoren und im Hauptbuch reduziert.
Es wird empfohlen, vor dem Start der Archivierungsroutinen die folgenden Berichte zu erstellen, die erforderlich sind, um das Archiv zu überprüfen und abzugleichen:
- "Kreditoren. Drucken" (APS500), Layout 1 und 2
- "Kreditoren. Saldodatei anzeigen" (APS225)
Nach Abschluss der Archivierung sollten Sie dieselben Berichte erstellen und diese mit den Berichten vergleichen, die vor der Archivierung erstellt wurden.
Sammelrechnung in Kreditorenbuchhaltung
Um die archivierten Rechnungen zu ersetzen, werden Sammelrechnungen in Kreditoren mit Pausen in den folgenden Feldern erstellt:
- Jahr
- Zahlungsempfängernummer
- Lieferantennummer
- Dimension 1
- Währungscode
Die neuen Sammelrechnungen enthalten Buchungsdatum, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum gemäß der folgenden Logik:
- Gleich dem Datum der zuletzt ausgewählten Bis-Periode (beim Start der Archivierung angegeben).
- Wenn das ursprüngliche Rechnungsjahr nicht mit dem Jahr aus der Bis-Periode übereinstimmt, wird das letzte Datum des ursprünglichen Rechnungsjahres verwendet.
Sammelbeleg in Hauptbuch
Um die archivierten Hauptbuchtransaktionen zu ersetzen, wird im Hauptbuch ein neuer Sammelbeleg mit Lücken im folgenden Feld erstellt:
- Jahr
Es werden nur Hauptbuchtransaktionen mit den Transaktionscodes 40 (Lieferantenrechnungen – Kred.) und 50 (Zahlungen – Kred.) in die Archivierung von Kreditoren einbezogen.
Audit Trail
Durch Auswahl von "Änderungen drucken" in (GLS830/E) können Sie einen vollständigen Bericht (GLS812PF) der archivierten Rechnungen erstellen. Alle archivierten Rechnungen werden mit der Kreditoren-Informationskategorie 422 archiviert, welche die Belegnummer des Sammelbelegs enthält.
Voraussetzungen
- Erstellen Sie eine Belegnummernserie für Archivierung (CRS410)
- Nummernserie – Serientyp 65, Nummernserie A (CRS165) muss definiert sein
- FAM-Funktion AP71, Archivierung Debitorenbuchhaltung (CRS405) muss definiert sein
Definitive Auswahl
Nur bezahlte Kreditorenrechnungen (der ausstehende Betrag ist 0) werden in diese Archivierungsfunktion einbezogen.
Provisorische Auswahl
In (GLS830) muss mindestens ein Archivierungstyp definiert sein, der mit Archivierungskategorie 4 verbunden ist. Eine Archivierungsvorlage kann mit jedem Archivierungstyp verbunden sein.
Wenn "Vollständig automatisch" in (GLS830) auf 1 eingestellt ist, wird die Archivierung durchgeführt und Sammelrechnungen werden erstellt. Wenn der Parameter auf 0 eingestellt und der Status der ausgeführten Archivierung 3 oder 4 ist (abhängig von der Auswahl "Änderungen drucken"), wird der Archivierungsprozess angehalten. Dies bedeutet, dass alles in die Archivierungsbibliotheken geschrieben wird und die Rechnungen aus der Produktionsbibliothek gelöscht werden. In diesem Fall werden FGLEDG und FSLEDG in der Produktionsbibliothek nicht mit Sammelrechnungen aktualisiert. Das heißt, der Saldo von Konten wird sich unterscheiden.
Die ausgeführte Archivierung verbleibt in der Subdatei in (GLS800/B), wo Sie Sammelrechnungen entweder löschen oder zu einem späteren Zeitpunkt erstellen können.
Wenn Sie (GLS800) übermitteln, müssen Sie eine "Bis-Periode" eingeben. Es werden nur Rechnungen ausgewählt, bei denen sowohl die Rechnung (Transaktionscode 40) als auch die Zahlung (Transaktionscode 50) vor dem letzten Datum in der eingegebenen "Bis Periode" liegen.
Verarbeitung und Neustart
Die Archivierung wird in (GLS800) gestartet, indem die Option "Auswahl" für den Archivierungstyp verwendet wird. Nachdem der Job an den Batch übermittelt wurde, gibt der Archivierungsstatus den Prozess an. Die folgenden Status sind gültig:
- 11 = Abfrage erstellt
- 12 = Arbeitstabelle FGL809 erstellt
- 13 = Arbeitstabelle FGL812 erstellt
- 14 = Ausdruck GLS812PF abgeschlossen
- 15 = Arbeitstabelle FCR040 erstellt
- 16 = GLS040 gestartet
- 17 = GLS040 gestartet, FCR040 gelöscht
- 18 = Arbeitstabellen gelöscht, Archivierung abgeschlossen
Wenn der Job nicht normal beendet wird, kann er mit der Option "Neustart" in (GLS800) neu gestartet werden. Wenn der Status 16 oder 17 lautet, muss der Job von (GLS047) neu gestartet werden.
Mit dieser Funktion werden die Datensätze in den folgenden Tabellen archiviert:
| Tabelle | Beschreibung (TD = Transaktionsdatei, SD = Stammdatei) |
|---|---|
| FSLEDG | TD: Einkaufsbuch |
| FPLEDX | TD: Einkaufsbuch, zusätzliche Informationen |
| FGLEDG | TD: Hauptbuch |
| FPCASH | TD: Skontobedingungen |
| FPAPCD | TD: Verteilung der Lieferantenrechnungsfreigabe |
| FPLLOG | TD: Einkaufsbuch, Logdatei |
| CSYTXH | SD: Text, Kopf |
| FSYTXH | SD: Textkopf |
| FSYTXL | SD: Textzeile |
| CSYTXL | SD: Text, Position |
Auswirkungen auf andere Finanztabellen und Prozesse
Da die Saldodatei/Tabelle FPLBAL aus der jetzt zu archivierenden detaillierten Debitorentabelle FSLEDG wiederhergestellt wird, muss das zukünftige Löschen oder erneute Erstellen von Datensätzen in der Lieferantensaldodatei berücksichtigt werden.
CUR - Lagerbewertung
Es werden nur Lagerbewertungsläufe mit Status 00, 98 und 99 archiviert. Ausgeschlossene Datensätze des letzten Archivlaufs finden Sie in "Archivierungsfehlerlog. Öffnen" (AMS350).
Die provisorische Auswahl ist für "Lag.BewertLauf", "Sts Lagerbewert" und "Lagerbewertungsdatum" möglich. Wenn es sich bei dem Benutzer um einen zentralen Benutzer handelt, kann die provisorische Auswahl auch für "Division" erfolgen.
Mit dieser Funktion werden die Datensätze in den folgenden Tabellen archiviert:
| Tabelle | Beschreibung (TD = Transaktionsdatei) |
|---|---|
| MMSVAH | Lagerbewertung - Kopf |
| MMSVAD | Lagerbewertung - Detail |
| MMSVAT | Lagerbewertungstransaktionen in HB |
GLR – Hauptbuch
Mit der Funktion "Hauptbuch. Archivieren" (GLS800) wird die Anzahl der Transaktionen im Hauptbuch reduziert. Es wird empfohlen, vor dem Start der Archivierungsroutinen die folgenden Berichte zu erstellen, die erforderlich sind, um das Archiv zu überprüfen und abzugleichen:
- "Hauptbuch. Drucken" (GLS525)
- "Hauptbuch. Saldolisten drucken" (GLS510), Berichtstyp 1 und 2
- "Hauptbuch. Erfolgsrechnung drucken" (GLS520)
Nach Abschluss der Archivierung sollten Sie dieselben Berichte erstellen und diese mit den Berichten vergleichen, die vor der Archivierung erstellt wurden.
Sammelbeleg in Hauptbuch
Um die archivierten Hauptbuchtransaktionen zu ersetzen, wird im Hauptbuch ein neuer Sammelbeleg mit Lücken im folgenden Feld erstellt:
- Jahr
Die Dimensionen, anhand derer der Sammelbeleg kumuliert werden soll, werden über das Feld "Archivierungsstufe" für jeden Archivierungstyp in (GLS830) bestimmt.
Beispiel für Hauptbuchtransaktionen, die archiviert werden sollen:
| Dim. 1 | Dim. 2 | Dim. 3 | Dim. 4 | Dim. 5 | Dim. 6 | Dim. 7 | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 3010 | 100 | 1000 | -3000,00 | ||||
| 3010 | 100 | 2000 | -4000,00 | ||||
| 3010 | 200 | 3000 | -5000,00 | ||||
| 3010 | 200 | 4000 | -6000,00 | ||||
| 3010 | 300 | 5000 | -7000,00 | ||||
| 3010 | 300 | 6000 | -8000,00 | ||||
| 3020 | 400 | 7000 | -9000,00 |
Ergebnis beim Kumulieren von Dimension 1 und 2:
| Dim. 1 | Dim. 2 | Dim. 3 | Dim. 4 | Dim. 5 | Dim. 6 | Dim. 7 | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 3010 | 100 | -7000,00 | |||||
| 3010 | 200 | -11000,00 | |||||
| 3010 | 300 | -15000,00 | |||||
| 3020 | 400 | -9000,00 |
Ergebnis beim Kumulieren von Dimension 1:
| Dim. 1 | Dim. 2 | Dim. 3 | Dim. 4 | Dim. 5 | Dim. 6 | Dim. 7 | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 3010 | -33000,00 | ||||||
| 3020 | -9000,00 |
Die Periode, auf die der Sammelbeleg gebucht werden soll, wird durch das Feld "Saldo pro Periode" für jeden Archivierungstyp in (GLS830) bestimmt. Gültige Optionen:
- 0 = Gebuchter Saldo pro Periode.
- 1 = Nur in der zuletzt abgedeckten Periode.
Beispiel für Transaktionen, die archiviert werden sollen:
| Datum | Betrag |
|---|---|
| 01.09.1999 | -3000,00 |
| 15.09.1999 | -4000,00 |
| 30.09.1999 | -5000,00 |
| 15.10.1999 | -6000,00 |
| 22.10.1999 | -7000,00 |
| 30.11.1999 | -8000,00 |
| 15.12.1999 | -9000,00 |
Ergebnis beim Buchen von Salden pro Periode:
| Datum | Betrag |
|---|---|
| 30.09.1999 | -12000,00 |
| 31.10.1999 | -13000,00 |
| 30.11.1999 | -8000,00 |
| 31.12.1999 | -9000,00 |
Ergebnis beim Buchen von Salden am Periodenende:
| Datum | Betrag |
|---|---|
| 31.12.1999 | -48000,00 |
Audit Trail
Durch Auswahl von "Änderungen drucken" in (GLS830/E) können Sie einen vollständigen Bericht (GLS802PF) der archivierten Hauptbuchtransaktionen erstellen. Alle archivierten Hauptbuchtransaktionen werden ebenfalls mit der Hauptbuch-Informationsnummer 095 aktualisiert, welche die Belegnummer des Sammelbelegs enthält.
Voraussetzungen:
- Erstellen Sie eine Belegnummernserie für Archivierung (CRS410)
- FAM-Funktion GL71, Hauptbuch archivieren (CRS405) muss definiert sein
- Verwenden Sie die Funktion (GLS885), um einen "Definitiven Abschluss" der zu archivierenden Geschäftsjahre zu erstellen.
- Führen Sie (GLS940) aus, um erneut die Synchronisierung von Saldodatei und Hauptbuch der zu archivierenden Geschäftsperioden sicherzustellen.
Definitive Auswahl
Zunächst müssen Konten der Dimension 1 zur Archivierung definiert werden. Dies erfolgt in (CRS630).
Provisorische Auswahl
Zumindest ein Archivierungstyp, der mit der Archivierungskategorie 1 (Bilanzkonten) oder 2 (Gewinn- und Verlustkonten) verbunden ist, muss in (GLS830) definiert sein.
Eine Archivierungsvorlage kann mit jedem Archivierungstyp verbunden sein. Auf diese Weise können Sie zwischen verschiedenen Konten unterscheiden, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten archiviert werden sollen. Beispiel: Sie archivieren zuerst alle Zahlungskonten und später (oder seltener) möglicherweise Ihre langfristigen Forderungen.
Mit dieser Funktion werden die Datensätze in den folgenden Tabellen archiviert:
| Tabelle | Beschreibung |
|---|---|
| FGLEDG | TD: Hauptbuch |
| FGLEDX | TD: Hauptbuch, zusätzliche Informationen |
Auswirkungen auf andere Finanztabellen und Prozesse
Da die Saldodatei/Tabelle FBAVAL aus der zu archivierenden detaillierten Hauptbuchdatei FGLEDG wiederhergestellt werden kann, muss das zukünftige Löschen oder erneute Erstellen von Datensätzen in der Hauptbuch-Saldodatei berücksichtigt werden.