Archivieren in M3 Business Engine

Einführung

Eine ERP-Datenbank so klein wie möglich zu halten, hat in einer Cloud-Umgebung viele Vorteile. Relevante und aktuelle Daten sind sofort auffindbar, die Gesamtleistung wird erhöht und vor allem werden die Speicherkosten reduziert. Aufgrund dieser Vorteile ist für eine Organisation ein wichtiges Thema, genau zu wissen, wie lange Daten in der ERP-Datenbank aufbewahrt werden sollen und was in anderen Speicherlösungen aufbewahrt werden soll.

Die Archivierung in M3 Business Engine (M3 BE) unterstützt das Verschieben archivierter Daten aus der ERP-Datenbank, über das Archivschema und zu Infor Data Fabric, wo die Datenspeicherung weniger günstiger, aber zugänglich ist. Sie können die archivierten Daten auch aus Infor Data Fabric in andere Datenspeicher exportieren.

Hinweis

Einige Archivierungsprogramme in M3 BE löschen nur Daten, anstatt sie in ein Archiv zu verschieben.

Wenn eine Organisation zuvor nicht mit Archivierung gearbeitet hat, ist es in der Regel ein neuer Prozess, der innerhalb der Organisation und in ERP implementiert werden muss.

Folgende wichtige Fragen müssen beantwortet werden:

Wie lange müssen oder sollen die Daten in ERP vorgehalten werden? Wie sind die unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen in den Ländern, in denen ihre Firma tätig ist?
Welchen Umfang haben die Daten? Bei welchen Prozessen entstehen die meisten Daten, und welche Optionen bestehen für die Archivierung dieser Daten?
Welche Art von Daten haben wir, und wie lange werden sie benötigt? Wenn Daten, die archiviert wurden, bei den täglichen Vorgängen erforderlich sind, wie können die Benutzer darauf zugreifen?
Wie ist die Qualität der Daten? Gibt es zum Beispiel alte Aufträge mit dem Status "Offen", die nicht archiviert werden können?
Wie oft soll die Archivierung ausgeführt werden? Kann dies innerhalb Ihrer eigenen Organisation gelöst werden, oder wird externe Hilfe benötigt?

Die meisten Fragen erfordern einen gewissen Aufwand, um beantwortet zu werden. Es wird empfohlen, zunächst ein Projekt innerhalb der Organisation zu starten, um diese Fragen zu beantworten, bevor ein Archivierungslauf ausgeführt wird. Da die Archivierung ein unumkehrbarer Prozess ist, ist es wichtig, Tests in einer Testumgebung durchzuführen, bevor die Archivierung in der Produktionsumgebung ausgeführt wird.

Archivierungsfunktionen in M3 BE

Die M3 BE-Archivierung wird im Modul Transaction Archiving Management (TAM) gespeichert, während die Daten in spezifischen Archivierungsprogrammen archiviert werden, die auf die Archivierung von Daten für diesen spezifischen Prozess gedacht sind. Es gibt beispielsweise ein separates Archivierungsprogramm für Kundenaufträge und ein anderes für Einkaufsaufträge. Jedes Archivierungsprogramm weiß, welche verknüpften Tabellen einschließlich der Auswahl dieser Daten archiviert werden sollen. Alle Archivierungsprogramme folgen in M3 BE demselben Archivierungsframework, sodass gemeinsame Funktionen wie Logging, Datumsvalidierung und Archivierungs-Viewer angezeigt werden, um archivierte Datensätze im Archivschema anzuzeigen. Einige Archivierungsprogramme unterstützen auch andere Funktionen wie Unterbrechen und Neustarten eines Archivjobs und Anzeigen der nach dem Archivierungslauf ausgeschlossenen Datensätze.

Alle Archivierungsprogramme finden Sie in "Archivierung. Toolbox öffnen" (AMS100), und die Tabellen, die archiviert werden können, finden Sie in "Tabellenanalyseprogramm. Öffnen" (AMS050). Wir fügen ständig neue Archivierungsprogramme hinzu, die Kunden dabei unterstützen, die Größe ihrer M3-Datenbank zu reduzieren. Der Experience Designer-App "Archivierungs-Workbench" kombiniert ebenfalls alle diese Programme, um während des Archivierungsprozesses Unterstützung zu bieten.

Archivierungs-Workbench

Die Experience Designer-App Archivierungs-Workbench weist darauf hin, alle Programme im Archivierungsprozess zu verbinden. Die App richtet sich an Benutzer, die die Archivierung ausführen, und bietet einen Übersicht über die Daten, die archiviert oder gelöscht werden können.

Folgende Hauptregisterkarten sind in der App verfügbar: Übersicht und Mit Archivierungsprogramm arbeiten. Auf der Registerkarte Übersicht können Sie Informationen zu allen verfügbaren Archivierungsprogrammen und zur Größe der mit diesen Archivierungsprogrammen verbundenen Tabellen anzeigen. Auf der Registerkarte Mit Archivierungsprogramm arbeiten finden Sie weitere Informationen zu den einzelnen Archivierungsprogrammen. Durch Auswählen eines Archivierungsprogramms können Sie die Archivierungsläufe, Datensätze, die aus dem letzten Ausführungslauf ausgeschlossen wurden, Archivierungseinstellungen zu den Daten, die aus dem Archivschema in den Data Lake verschoben werden können, und zu den Tabellen, die mit dem Archivierungsprogramm verbunden sind.

Ersteinrichtung der Archivierung

Das Archivierungs-Framework enthält Metadaten, die möglicherweise in M3 BE generiert werden.

Sie müssen die folgenden Schritte ausführen:

Stellen Sie sicher, dass in "Nummernserie. Öffnen" (CRS167) der Nummernserientyp 43 E definiert ist.
Stellen Sie in "Settings - Archivierung" (CRS799) sicher, dass "Von-Bibliothek" auf MVXJDTA und "Bis-Bibliothek" auf MVXARCH gesetzt sind.
Verwenden Sie in (AMS100) die Aktion F14 = Standard, um sicherzustellen, dass alle Archivierungsprogramme aktuell sind.
Verwenden Sie in (AMS050) die Aktion F14 = Generieren, um die neuesten Tabellengrößen abzurufen. Dies hängt von der Standardgenerierung ab, die in (AMS100) vorgenommen wurde.

Umgebungsuntersuchung

Um eine möglichst optimale Archivierung zu erreichen, ist es wichtig, eine erste Untersuchung der Umgebung durchzuführen, um über die aktuelle Datensituation informiert zu sein. Da die Archivierung ein unumkehrbarer Prozess ist, müssen Sie vor Ausführung der Archivierung genau wissen, welche Daten archiviert werden müssen. Wenn Ihre Organisation zuvor nie eine Archivierung in M3 vorgenommen hat, wird eine gründliche Umgebungsanalyse empfohlen. Die erste Untersuchung der Umgebung ist in vier Schritte unterteilt:

Datenbankanalyse
Auswertung der Datenbankanalyse
Allgemeine Bereinigung
Archivdatenanalyse

Datenbankanalyse

Ziel dieses ersten Schritts ist es, zu verstehen, welche Daten in Ihren ERP-Datenbanktabellen vorliegen. Sie müssen ein tieferes Verständnis davon erlangen, welche Daten die Organisation hat und welche Archivierungsprogramme verwendet werden sollen.

Folgende Tabellentypen können archiviert werden:

Transaktionsdatentabellen
Tabellen, die wachsen, wenn eine Transaktion wie ein Auftrag ausgeführt wird. Diese Tabellen haben meist den größten Umfang und müssen archiviert werden.
Stammdatentabellen
Tabellen, die Stammdaten enthalten. Diese Tabellen sind möglicherweise nicht so groß wie Transaktionsdatentabellen, können aber dennoch beträchtliche Größen erreichen. Für einige Stammdaten, z. B. den Artikelstamm, gibt es Archivierungsprogramme.
Arbeitsdateien
M3 BE verwendet manchmal bestimmte technische Tabellen, die als Arbeitsdateien bezeichnet werden, um mit bestimmten Jobs zu arbeiten. Diese Tabellen sind normalerweise leer, wenn kein solcher Job verarbeitet wird. In manchen Fällen können diese Tabellen jedoch mehrere ungenaue Daten enthalten, die entfernt werden müssen.

Die Größe der Tabellen, die mit einem Archivierungsprogramm verbunden sind, kann in der "Archivieren"-Anwendung auf der Übersichtsregisterkarte Tabellengröße gefunden werden. Auf dieser Registerkarte können Sie die Tabellen und Archivierungsprogramme mit der größten Größe anzeigen. Außerdem gibt es eine Grafik mit den Top 20-Archivierungsprogrammen hinsichtlich der Größe. Um alle Tabellen anzuzeigen, die archiviert werden können, klicken Sie auf den Link Alle Tabellen anzeigen zum Öffnen von (AMS050). Beginnen Sie mit der Arbeit an den Archivierungsprogrammen mit der größten Größe.

Folgende mögliche Fragen können untersucht werden:

Sind einige Tabellen ungewöhnlich groß? Was ist der Grund dafür?
Gibt es Tabellen, die leer sein sollten, aber Daten enthalten? Überprüfen Sie die Größe der Arbeitsdateien.
Prüfen Sie bei den zu archivierenden Tabellen, aus welchem Jahr die Daten stammen. Diese Informationen können Aufschluss darüber geben, wie viele Daten nach jedem Lauf gespeichert werden müssen.

Hinweis

Damit (AMS050) ordnungsgemäß funktioniert, verwenden Sie zuerst Aktion F14 = Standard in (AMS100) und dann Aktion F14 = Generieren in (AMS050).

Um die Tabellen weiter zu analysieren, können diese Arten von Fragen mithilfe weiterer Tools in M3 beantwortet werden. Die API EXPORTMI (Datenexport) sucht Datensätze über SQL-ähnliche Abfragen. Sie können auch benutzerdefinierte Listen definieren, um die Daten in "Informationsbrowserkategorie. Öffnen" (CMS010) zu analysieren.

Analyse überprüfen

Mithilfe der Erkenntnisse aus der Datenbankanalyse müssen einige Entscheidungen getroffen werden, bevor die Umgebungsanalyse fortgesetzt und mit der Archivierung begonnen wird.

Wie sollen Finanztransaktionen, wie z. B. Bücher, archiviert werden?
In der Regel gelten verschiedene gesetzliche Anforderungen, wie lange Bücher gespeichert werden müssen. Wie können z. B. in Audit-Fällen die archivierten Daten auf konforme Weise extrahiert werden? Normalerweise kann das Archivierungsprogramm "Hauptbuch. Archivieren" (GLS800) aufgrund von Komplexität und Schweregrad ein eigenes Archivierungsprojekt sein.
Welches Archivierungskonzept soll für jedes Archivierungsprogramm gelten?
In M3 BE verfügt fast jedes Archivierungsprogramm über ein eigenes Archivierungskonzept, das in (AMS100) oder auf der Registerkarte Einstellungen der "Archivieren"-Anwendung definiert ist. Hier wird die Anzahl der Monate angegeben, die die Daten bei diesem spezifischen Archivierungsprogramm aufbewahrt werden müssen. Andernfalls kann die Archivierung nicht übermittelt werden.
Beispiel: Wenn das Tagesdatum der 5. Februar 2023 ist und das Archivierungsprogramm 3 Monate als Archivierungskonzept definiert hat, kann die Archivierung nach dem 1. November 2022 nicht mehr auf den Datensätzen ausgeführt werden.
Es wird empfohlen, innerhalb dieser Gruppen aus Gründen der Konsistenz so weit wie möglich dasselbe Archivierungskonzept beizubehalten. Einige Daten weisen nach der vollständigen Verarbeitung jedoch nur einen geringen oder gar keinen Geschäftswert auf. Normalerweise können die Archivierungsprogramme in zwei oder mehr Gruppen unterteilt werden, wie "Regelmäßig" und "Nicht regelmäßig". Batchauftragsdaten können beispielsweise in einer "Regelmäßig"-Gruppe mit einem Archivierungskonzept von 3 Monaten platziert werden, während die tatsächlichen Aufträge, die unter "Nicht regelmäßig" gruppiert sind, 60 Monate aufweisen. Bei Finanzarchivierungsprogrammen empfiehlt es sich, vollständige Geschäftsjahre statt Monate aufzubewahren. Legen Sie in diesen Fällen das Archivierungskonzept so fest, dass mindestens so viele Geschäftsjahre aufbewahrt werden, wie in einem beliebigen Monat des Jahres erforderlich sind, um zu verhindern, dass Benutzer versehentlich zu viel archivieren.
Wie oft soll die Archivierung für jedes Archivierungsprogramm ausgeführt werden?
Legen Sie je nach Archivierungskonzept und Größe der betroffenen Tabellen fest, ob das Archivierungsprogramm jährlich, vierteljährlich oder monatlich ausgeführt werden soll. Je größer der Datenumfang und je niedriger der Wert im Archivierungskonzept, desto häufiger sollte das Archivierungsprogramm ausgeführt werden. Beispiele für Archivierungsprogramme, die häufig ausgeführt werden:
- "Ad-hoc-Berichtslauf. Löschen" (AHS900)
- "Batchkundenauftrag. Übertragene archivieren" (OIS080)
- "Batch-EA. Archivieren" (PPS945)
- "Rechnungs-BOD-Daten. Archivieren/Löschen" (CMS590)

Allgemeine Bereinigung

Nach der Datenbankanalyse kann möglicherweise eine allgemeine Bereinigung erforderlich sein. Möglicherweise müssen Sie irrelevante Datensätze in Arbeitstabellen bereinigen, die möglicherweise versehentlich erstellt wurden. Diese Datensätze können mithilfe von "Arbeitstabelle. Öffnen" (AMS400) identifiziert und gelöscht werden. Überprüfen Sie mit (AMS050) oder mit der Archivierungs-Workbench die Größe der mit (AMS400) verknüpften Tabellen, um zu sehen, ob eine Tabelle ungewöhnlich groß ist.

Hinweis

Bei (AMS400) ist es erforderlich, dass das Feld "Arch.Konzept 1" in (AMS100) auf "1" gesetzt ist. Dadurch wird das Risiko vermindert, dass Datensätzen gelöscht werden, die zu einem aktiven Job gehören.

Archivdatenanalyse

Der letzte Schritt der Umgebungsanalyse ist es, ein ausführlicheres Verständnis der ausgewählten Archivierungsprogramme und der Datenqualität der Tabellen für dieses Archivierungsprogramm zu erhalten. Es ist wichtig, Probleme rechtzeitig vor dem Archivieren in der Produktionsumgebung zu identifizieren.

Ausgeschlossene Datensätze

In diesem Schritt erfolgt die endgültige Analyse der ausgewählten Archivierungsprogramme. Bevor Sie mit der Archivierung beginnen, müssen Sie wissen, welche Datensätze bei der Ausführung des Archivierungsprogramms ausgeschlossen werden.

Datensätze werden aus verschiedenen Gründen von der Archivierung ausgeschlossen. Das Archivierungsprogramm für Kundenaufträge verwendet beispielsweise eine feste Auswahl, wobei der niedrigste Status im Status 05, 77, 79, 90 oder 99 sein muss. Das heißt, wenn ein alter Kundenauftrag als niedrigsten Status den Status 66 hat, wird er erst archiviert, wenn sich der Status des Kundenauftrags in einen vom Archivierungsprogramm akzeptierten Status geändert hat.

Um zu erfahren, welche feste Auswahl im jeweiligen Archivierungsprogramm festgelegt ist, lesen Sie die Informationen zu M3 BE-Funktionen mit Transaktionsarchivierung in der M3 Business Engine-Benutzerdokumentationsbibliothek (Cloud).

Einige Archivierungsprogramme protokollieren auch, welche Datensätze ausgeschlossen werden und warum. Die ausgeschlossenen Datensätze stehen in "Fehlerlog archivieren. Öffnen" (AMS350) oder auf der Registerkarte Ausgeschlossene Datensätze der "Archivierungs-Workbench" zur Verfügung. Benutzerdefinierte Listen, die in "Informationsbrowserkategorie. Öffnen" (CMS010) und EXPORTMI (Datenexport) definiert sind, können ebenfalls verwendet werden, um zu analysieren, welche Datensätze von einem Archivierungslauf ausgeschlossen wurden oder ausgeschlossen werden.

Ausführungsplan

Es wird empfohlen, einen Plan festzulegen, der dem Benutzer, der die Archivierungsprogramme ausführt, als Leitfaden dient und mit dem festgestellt werden kann, welche anderen Aufgaben möglicherweise erforderlich sind. Der Plan kann folgende Elemente für die relevanten Archivierungsprogramme enthalten:

Ausführungssequenz.
Archivierungskonzeptfelder und die zu verwendende Datumsauswahl.
Archivierungsstatistik.
Ermitteln Sie die Anzahl der ausgeschlossenen Datensätze an.
Verwenden Sie Maßnahmen für den nächsten Archivierungslauf. Beispiel: Bereinigen der ausgeschlossenen Datensätze.

Nachdem die Archivierungsläufe ausgeführt wurden, können Sie das Ergebnis der Archivierung mit den relevanten Beteiligten in der Organisation kommunizieren.

Ausführungssequenz

Einige Archivierungsprogramme sind voneinander abhängig und sollten daher in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden. Beispiel: Das Archivprogramm "Interne Lieferungen zwischen Divisionen. Archivieren/Löschen" (MFS290) erfordert, dass der ursprüngliche Referenzauftrag vor den internen Lieferungen archiviert wird. Die Ausführungsreihenfolge für das Archivierungsprogramm befindet sich in der Archivierungs-App auf der Übersichtsregisterkarte Archivierungsprogramme.

Die Ausführungssequenz ist wichtig, weil sie die Häufigkeit der Archivierungsausführung verringert. Wenn die Archivierung regelmäßig ausgeführt wird, reduziert sich die Anzahl fehlender Datensätze, die aufgrund der Abhängigkeiten von anderen Archivierungsprogrammen entstehen, da abhängige Daten schneller archiviert werden. Beispielsweise hängt "Interne Lieferungen zwischen Divisionen. Archivieren/Löschen" (MFS290) von "Bez./Verteil- Auftrag. Archivieren" (MMS185) ab. (MMS185) hängt jedoch von "KA-Rechnung. Archivieren" (OIS095) ab, das davor ausgeführt werden muss. Wenn diese drei Archivierungsprogramme in einer falschen Reihenfolge ausgeführt werden und die Ausführung nur einmal pro Jahr erfolgt, können in (MFS290) wegen dieser Abhängigkeiten möglicherweise Datensätze aus zwei Jahren fehlen. Wenn diese Archivierungsprogramme jedoch jeden Monat ausgeführt werden, würden in (MFS290) nur Daten von zwei Monaten fehlen.

Archivierungsstatistik

Alle Archivierungsprogramme können protokollieren, wie viele Datensätze für den Archivierungslauf verarbeitet wurden. Das Logging wird pro Archivierungsprogramm in (AMS100) oder auf der Registerkarte Einstellungen aktiviert, wenn Sie in der "Archivierungs-Workbench" mit Archivierungsprogrammen arbeiten. Die Statistik für jede Ausführung finden Sie in "Archivierungslog. Öffnen" (AMS300) oder auf der Registerkarte Archivierungsläufe der Archivierungs-App.

Berücksichtigen Sie außerdem die Anzahl der ausgeschlossenen Datensätze, d. h. der Datensätze, die archiviert werden sollten, aber nicht archiviert wurden. Einige Programme protokollieren, welche Datensätze im letzten Archivierungslauf in (AMS350) nicht enthalten waren, aber andere Programme erfordern eine separate Analyse.

Archivieren in Tenants mit mehreren Firmen

Einige Tenants, normalerweise Entwicklungs- und Test-Tenants, können mehrere Firmen haben. Wenn ein Tenant mehrere Firmen hat, ist es wahrscheinlich, dass der Tenant auch mehr Daten enthält, wodurch die Archivierung noch wichtiger wird. Nahezu alle Archivierungsprogramme werden im Firmenkontext ausgeführt, sodass der Benutzer zwischen den Firmen wechseln und die Archivierung in jeder Firma separat ausführen muss, um sicherzustellen, dass die Daten in allen Firmen entfernt werden.