Anwendungsmeldungen und detaillierte Meldungen

Bevor Sie beginnen

Weitere Informationen zur Einrichtung von Anwendungsmeldungen finden Sie unter M3-Meldungssystem einrichten.

Zweck

Anwendungsmeldungen

Anwendungsmeldungen werden verwendet, um einen Verantwortlichen über einen Vorfall zu informieren. Die Anwendungsmeldung kann rein informativ sein oder auf einen Fehler oder eine Störung des normalen Arbeitsablaufs hinweisen. Je nach Art der Anwendungsmeldung muss der Verantwortliche häufig in Reaktion auf die Meldung eine bestimmte Handlung ausführen.

Eine Anwendungsmeldung kann beispielsweise folgendermaßen verwendet werden:

• Ein Berechtigter wird benachrichtigt, dass eine automatische Abgleichung von Rechnungen nicht freigegeben wurde, da Preisabweichungen zwischen den Rechnungen außerhalb des Toleranzbereichs liegen.
• Ein für einen Instandhaltungsauftrag Verantwortlicher wird benachrichtigt, dass mit der Bearbeitung des Auftrags begonnen wurde.
• Ein für einen Einkaufsauftrag Verantwortlicher wird benachrichtigt, dass sich die Warenlieferung verspätet.

Anwendungsmeldungen werden überall in M3 BE verwendet.

Anwendungsmeldungen können auch so eingestellt werden, dass in ION Alarme, Aufgaben, Benachrichtigungen oder Workflows ausgelöst werden.

Detaillierte Meldungen

Zu den Ursachen für das Auslösen von Anwendungsmeldungen zählen Fehler oder Informationen, die eine Aktion erforderlich machen. So können beispielsweise Fehler die Freigabe eines Produktionsauftragsvorschlags verhindern.

In solchen Fällen kann die Anwendungsmeldung vage ausfallen, wie hier z. B. "Auftragsvorschlag nicht freigegeben". Detaillierte Meldungen können wiederum genauen Aufschluss über den Fehler oder den Vorfall geben, durch den der Auftrag nicht freigeben werden konnte. Diese detaillierten Meldungen sind aufgrund ihrer Gruppierung und ihrer Verbindung mit der Anwendungsmeldung ein nützliches Hilfsmittel.

Zeitpunkt der Verwendung und Vorgehensweise

Anwendungsmeldungen

Die Anwendungsmeldung wird automatisch generiert und dem Verantwortlichen beim Auftreten des Vorfalls in "Anwendungsmeldung. Öffnen" (CRS420) angezeigt.

Wer der Verantwortliche ist, der eine bestimmte Aktion ausführen muss, hängt von der Art der Meldung ab. In der Regel ist es die Person, die in M3 BE als Verantwortlicher, Planer, Genehmiger oder Berechtigter des Datensatzes, der Aktivität oder des Workflow definiert wurde, auf die sich die Meldung bezieht.

Die Anwendungsmeldung kann auch per E-Mail gesendet werden. Der Verantwortliche wird dann automatisch über den Vorfall informiert und muss nicht (CRS420) öffnen, um neue Meldungen abzurufen. Die Nachricht wird per E-Mail gesendet, wenn die E-Mail-Adresse der Person in "E-Mail-Adresse. Öffnen" (CRS111) angegeben ist und die E-Mail-Einstellung für den Benutzer in "Meldung E-Mail-Parameter. Öffnen" (CRS427) aktiviert ist.

Detaillierte Meldungen

In manchen Fällen werden detaillierte Meldungen zusammen mit der Anwendungsmeldung generiert. Detaillierte Meldungen werden in "Detaillierte Mail-Meldung. Öffnen" (CMS421) angezeigt. Dieses Programm kann auf folgende Weise aufgerufen werden:

• Über das Menü
• Über die Anwendungsmeldung durch Auswahl einer Option in (CRS420)
• Über verschiedene Programme, die mit der Erstellung detaillierter Meldungen im Zusammenhang stehen. Es werden beispielsweise detaillierte Meldungen generiert, wenn die Implementierung von Maßnahmenlogs in M3 Manufacturing nicht erfolgreich war. Auf die detaillierten Meldungen kann dann vom Maßnahmenlog in "Aktivitätenlog. Öffnen" (CMS050) aus oder von einer einzelnen Aktion in "Aktivitäten. Öffnen" (CMS051) aus zugegriffen werden.

Wenn (CMS421) geöffnet wird, ist die detaillierte Meldung ganz oben in der Liste die erste der Meldungen, die mit der Anwendungsmeldung verbunden sind (außer, wenn das Programm vom Menü aus aufgerufen wird). Die Referenz zur Anwendungsmeldung befindet sich im Feld "Daten-ID". Alle mit einer Anwendungsmeldung verbundenen detaillierten Meldungen verfügen über dieselbe Daten-ID. Hinweis: Während eine Anwendungsmeldung lediglich dem Verantwortlichen angezeigt wird, sind alle detaillierten Meldungen für sämtliche Benutzer sichtbar.

Um Spam zu verhindern, werden detaillierte Meldungen nicht als E-Mails gesendet.

Hinweis: Wenn ein Job neu ausgeführt wird, werden alle bei der ersten Jobausführung generierten detaillierten Meldungen automatisch gelöscht. Ein praktisches Beispiel hierfür ist, wenn die Implementierung eines Maßnahmenlogs in M3 Manufacturing fehlgeschlagen ist. Wird das Maßnahmenlog erneut implementiert, werden alle zuvor erstellten detaillierten Meldungen unabhängig davon gelöscht, ob sie als behoben gekennzeichnet wurden oder nicht.

Anwendungsmeldungen, die mit Workflows in ION verbunden sind

Anwendungsmeldungen können so eingestellt werden, dass die Veröffentlichung eines ProcessWorkflow-BOD ausgelöst wird, das einen Workflow in ION starten kann. Das BOD enthält Daten in Bezug auf die Anwendungsmeldung, z. B. die Anwendungsmeldungs-ID und den Meldungstext, sowie Daten, die sich auf den Datensatz in M3 BE beziehen, der die Meldung ausgelöst hat, z. B. Werte aus Tabelle und Schlüsselfeld.

Wenn der Workflow erfolgreich gestartet wurde, antwortet ION auf M3 BE mit einem Acknowledge BOD, das die Workflow-ID und den Status des gestarteten Workflows enthält. Diese Informationen werden zusammen mit der Meldungs-ID und den Schlüsselwerten für den verknüpften M3-Datensatz in der M3 BE-Tabelle (CWKFLK-Workflowinformationen) über die API CRS420MI aktualisiert.

Die Workflow-ID für eine Anwendungsmeldung wird im Feld "Ext. Referenz" (EXRE) angezeigt und der Workflow-Status für die betreffende Anwendungsmeldung im Feld "Externer Status" (EXRS) in (CRS420/E). Die Felder werden sichtbar, wenn sie einen Wert enthalten.

Die Workflow-ID für einen verknüpften Datensatz in M3 BE kann auch in Programmen mit konfigurierbarer Listenansicht angezeigt werden, die im Programm "Listen- und Druckerprogr. Konfigurieren" (CMS005)" aufgeführt sind, indem Sie das virtuelle Feld "&EXRE" zur Ansicht hinzufügen. Starten Sie die verknüpfte Option "Standard aktualisieren" in (CMS005), um dieses Feld zur Programmfeldgruppe hinzuzufügen, wenn es noch nicht vorhanden ist. Nur eine Workflow-ID kann für einen Datensatz in der Liste angezeigt werden, auch wenn mehrere Workflows für dasselbe Objekt ausgelöst werden könnten. In diesem Fall wird die Workflow-ID des letzten Workflows angezeigt.

Zum Konfigurieren einer Anwendungsmeldung, die als Workflow-BOD an ION gesendet werden soll, öffnen Sie (CRS424) und wählen die Parameter "Aktivitätscode", "BOD aktiviert" und "BOD-Meldungstp" 4 = Workflow für den zutreffenden Meldungstyp aus. Ein Workflow-Name muss auch mit einer exakten Übereinstimmung (in Groß- und Kleinschreibung) mit dem Namen eines aktiven Workflows in ION angegeben werden.

Für den Meldungstyp 012 - "Ereignisbasierte Meldungen" müssen nur die Parameter "Aktivitätscode" und "BOD aktiviert" ausgewählt sein. Alle anderen Einstellungen werden im Programm "Ereignisbasierte Alarme. Öffnen" (CMS047) vorgenommen.

API-Transaktionen zur Verwaltung von Workflowinformationen

Diese Tabelle enthält die Transaktionen in CRS420MI, die für die Verwaltung von Datensätzen in der Workflow-Tabelle gelten:

Transaktion	Beschreibung
AddExtRefInfo	Hinzufügen von Workflowinformationen zu einer Anwendungsmeldung
GetExtRefInfo	Abrufen von Workflowinformationen für eine Anwendungsmeldung
DltByExtRef	Löschen nach externer Referenz (Workflow) für eine Anwendungsmeldung
DltExtRefInfo	Löschen von Workflowinformationen für eine bestimmte Anwendungsmeldung
DltExtRefMulti	Massenlöschen von Workflowinformationen für Anwendungsmeldungen
LstExtRefInfo	Auflisten von Workflowinformationen für Anwendungsmeldungen
UpdByExtRef	Aktualisieren durch externe Referenz (Workflow) für eine Anwendungsmeldung
UpdExtRefInfo	Aktualisieren des Workflow-Status für eine Anwendungsmeldung

In allen API-Transaktionen wird der "Ursachencode" (RECD) standardmäßig auf 1 = Workflow gesetzt, wenn keine Eingabe erfolgt. In der Transaktion "AddExtRefInfo" müssen die Spalten "Mail" (MLID) oder "Table" (FILE) und "Key String" (KEYS) angegeben werden. Wenn nur MLID angegeben ist, werden FILE und KEYS automatisch aus dem Datensatz in der Tabelle CMAILP abgerufen.

Die Transaktionen DltByExtRef und UpdByExtRef löschen oder aktualisieren Workflowinformationen nach externer Referenz (EXRE) und Ursachencode (RECD).

Wir empfehlen, die Tabelle CWKFLK regelmäßig aus abgeschlossenen Workflows zu löschen, da die Anzahl der Datensätze im Laufe der Zeit zunehmen kann. Die API-Transaktion "DltExtRefMulti" wurde für diesen Zweck erstellt. Bei dieser Transaktion ist das "Change date" (LMDT) obligatorisch, und Datensätze, die vor diesem Datum oder an exakt diesem Datum geändert wurden, werden gelöscht. Wenn "Table" (FILE) nicht angegeben ist, werden die Datensätze für alle Tabellen gelöscht. Wenn "Status" (EXRS) leer gelassen wird, werden alle Datensätze mit dem Status "Abgeschlossen" und "Abgebrochen" gelöscht. Die Anzahl der gelöschten Transaktionen wird als Ausgabe für die Transaktion angezeigt.

Temporäre Autorisierung

Anwendungsmeldungen

Wenn der Verantwortliche z. B. wegen Krankheit oder Urlaub verhindert ist, kann eine andere Person Zugriff auf den Prozess erhalten oder die generierten Anwendungsmeldungen anzeigen. Dies ist nützlich, da viele Anwendungsmeldungen ein sofortiges Handeln erfordern.

Erteilen Sie einer anderen Person eine Autorisierung, indem Sie ein gültiges Datumsintervall und eine Berechtigungsstufe eingeben. Folgende Berechtigungsstufen sind verfügbar:

• Bearbeiten der Anwendungsmeldungen des Verantwortlichen. Für diese Stufe definieren Sie die Befugnisse einer Person, z. B. die Änderung des Status der Anwendungsmeldung oder die temporäre Autorisierung eines weiteren Benutzers.
• Empfangen und Überprüfen der Anwendungsmeldungen des Verantwortlichen
• Empfangen und Überprüfen einer Kopie der Anwendungsmeldungen des Verantwortlichen.

Es ist möglich, diese Stufen auf einen bestimmten Anwendungsmeldungstyp zu beschränken.

Die temporäre Autorisierung wird in "Meldung. Zuordnen Berechtigung" (CRS422) eingerichtet. Dieses Programm wird mit der Auswahl einer Funktionstaste in (CRS420) gestartet.

Detaillierte Meldungen

Es ist nicht möglich, eine temporäre Autorisierung für detaillierte Meldungen zu erteilen, da diese Meldungen nicht mit einer bestimmten Person verbunden sind.

Meldungen bearbeiten

In der Regel wird in der Meldung ein zu behebender Fehler oder eine auszuführende Aktivität angegeben. Der Zugriff auf das Programm, in dem Sie die gewünschte Aktion ausführen können, erfolgt oft über die Option 11 = Öffnen für die Meldung in (CRS420) oder (CMS421).

Durch den direkten Zugriff auf das Programm wird Ihnen die Arbeit deutlich erleichtert, da Sie nicht erst herausfinden müssen, welches Programm gestartet werden muss.

Anwendungsmeldungen

Nach dem Lesen einer Anwendungsmeldung können Sie beispielsweise Folgendes tun:

• Den Zeitpunkt für die Aufgabe planen. Möchten Sie nicht sofort die gewünschte Aktion ausführen, können Sie im Feld "Maßnahmedatum" in (CRS420/E) ein Enddatum für die Bearbeitung der Meldung festlegen. Auf diese Weise können Sie die Anwendungsmeldung im Auge behalten. Bei der Suche können Sie dann die Anwendungsmeldungen nach dem Maßnahmedatum sortieren.
• Führen Sie die Aufgabe aus. Ist mit der Anwendungsmeldung keine detaillierte Meldung verbunden, erfolgt der Zugriff auf das für die Ausführung der Maßnahme erforderliche Programm, häufig in (CRS420) mit Option 11 = Öffnen für die Meldung. Nachdem die Aufgabe ausgeführt wurde, kann die Anwendungsmeldung als erledigt markiert werden, indem Sie in (CRS420/E) in "Abschlussdatum" ein Datum eingeben.
• Wenn mit der Anwendungsmeldung detaillierte Meldungen verbunden sind, können Sie diese öffnen, um die Ursache für das Auslösen der Anwendungsmeldung zu erfahren, und dann die in den detaillierten Meldungen aufgeführten Probleme nach und nach beheben. Wenn alle behoben wurden, markieren Sie die Anwendungsmeldung wie oben beschrieben als erledigt. Im Abschnitt über detaillierte Meldungen erfahren Sie, wie Sie diese bearbeiten.
• Wenn die Anwendungsmeldung keiner weiteren Aktion bedarf, können Sie diese archivieren. Dies kann der Fall sein, wenn die Anwendungsmeldung den Status 50 = Abgeschlossen besitzt oder wenn es sich dabei um eine Kopie mit dem Status 80 = Kopie handelt. Die Archivierung einer Meldung erfolgt in (CRS420) mit Option 24 = Archivieren.

Status von Meldungen

Zum Verwalten von Anwendungsmeldungen können Sie Statuscodes verwenden. Wenn nur bestimmte Anwendungsmeldungen für Sie von Interesse sind, können Sie nach ihnen suchen und sich nur diese anzeigen lassen.

Folgende Statuscodes sind verfügbar:

• "10-Neu": Die Anwendungsmeldung wurde generiert, aber noch nicht geöffnet.
• "20-Geöffnet": Die Anwendungsmeldung wurde in (CRS420) geöffnet.
• "30-Weitergeleitet". Die Anwendungsmeldung wurde an die Person weitergeleitet, der eine temporäre Autorisierung erteilt wurde.
• "40-Beantwortet".
• "50-Abgeschlossen". Es wurde in Bezug auf die Anwendungsmeldung eine Maßnahme ergriffen. Eine Aufgabe wurde abgeschlossen und ein Enddatum angegeben.
• "80-Gespeicherte Kopie" der Meldung wurde verschickt. Die Anwendungsmeldung wurde an eine Person gesendet, der eine temporäre Autorisierung erteilt wurde. Die Meldung mit dem Status 80 ist die Originalmeldung.
• "90-Archiviert". Die Anwendungsmeldung wurde archiviert.

Detaillierte Meldungen

Nach dem Lesen einer detaillierten Meldung können Sie die laut Meldung erforderliche Aufgabe ausführen. Der Zugriff auf das Programm, in dem Sie die gewünschte Aktion ausführen können, erfolgt in (CMS421) mit Option 11 für die Meldung.

Haben Sie die Aufgabe erledigt, setzen Sie den Status der detaillierten Meldung auf 90 (Gesperrt/Abgelaufen), um das Problem als behoben zu markieren. Wenn alle in den detaillierten Meldungen beschriebenen Probleme behoben wurden, markieren Sie die Anwendungsmeldung wie oben beschrieben als erledigt.

Status von detaillierten Meldungen

Zum Verwalten detaillierter Meldungen können Sie Statuscodes verwenden.

• "20-Definitiv". Das in der detaillierten Meldung beschriebene Problem ist nicht behoben.
• "90-Gesperrt/Abgelaufen" Das in der detaillierten Meldung beschriebene Problem ist behoben und abgeschlossen.