Transaktionen archivieren und löschen

Einführung

Ein Archiv besteht aus einer Sammlung von Datensätzen, die aus Dateien stammen, die für die Übertragung zu einem anderen Speicherort, zum Backup, zur Freigabe von Festplattenspeicher oder aus anderen Gründen komprimiert wurden.

Ein Archiv kann aus einer einfachen Ansammlung von Dateien oder aus Dateien in einer Verzeichnis- oder Katalogstruktur bestehen.

Was bedeutet Löschen?

Mit Löschen wird das dauerhafte Entfernen von Dateien auf dem Computer bzw. der Festplatte bezeichnet.

Allgemeine Hintergrundinformationen zu M3 Business Engine und der Speicherplatznutzung

Die Anzahl an Tabellen, die Transaktionen enthalten, nimmt schnell zu. Das ist ganz normal und hängt vom Setup des M3 Business Engine-Systems ab. M3 Business Engine basiert auf einer Datenbank mit indizierten Tabellen. Nahezu jede dieser Tabellen ist mit mehreren Indizes verbunden, die ebenfalls Speicherplatz benötigen. Ein einzelner Index beansprucht mitunter 30-40 Prozent des Festplattenspeichers der zugehörigen Tabelle, je nachdem, wie der Zugriffspfad definiert ist. Wenn in einer Tabelle Datensätze gelöscht werden, bleiben die Zugriffsinformationen für diese Datensätze in den Indizes weiterhin erhalten.

Um festzustellen, welche Tabellen den meisten Speicherplatz benötigen, öffnen Sie "Tabellenanalyseprogramm. Öffnen" (AMS050). (AMS050) listet alle Tabellen auf, die über eine Archivierungs- oder Massenlöschfunktion verfügen. Um die neueste Datenbankstatistik zu generieren und bei Bedarf die Subdatei zu aktualisieren, verwenden Sie Option F14 = Generieren. Verwenden Sie die Standardsortierfolge 2 = Größe, Tabelle, um die Liste auf der größten Festplatte des Speicherplatzes zu sortieren, oder 3 = Archiv.Programm, Löschprogramm, Tabelle, um nach der Archivierungsfunktion zu sortieren.

Hinweis

Einige Tabellen, z. B. OINVOH, verfügen über mehrere Archivierungsfunktionen. Diese Tabellen zeigen nur eine der Archivierungsfunktionen an.

Wichtige Hinweise

Testen
Vor der ersten Archivierung sollten Sie den Vorgang mithilfe einer separaten Testdatenbank (Kopie der Produktionsdatenbank) testen.
Betriebs- und Systemanforderungen
Wenden Sie sich an den verantwortlichen Systemoperator, da hierfür Kenntnisse über das Speichern und Löschen von Datenbankschemata benötigt werden. Wenn in einem Archivierungslauf viele Transaktionen und Datensätze verarbeitet werden müssen, muss der Systemoperator vor der Archivierung sicherstellen, dass auf der Festplatte genügend Platz vorhanden ist, da erst Platz freigegeben wird, wenn die Archivierungsschemata gelöscht wurden. Wenn auf dem Server genügend Speicherplatz vorhanden ist, können vor dem Starten des Archivierungsjobs die vorher erstellten Archive gemäß dem Archivierungsschema wiederhergestellt werden. In diesem Fall werden die neuen Daten den vorhandenen Tabellen hinzugefügt und die Archivierung kann schneller durchgeführt werden, da die Dateien nicht erstellt werden müssen.
Permanente Änderungen durch die Archivierung
Beachten Sie, dass einige Funktionen nach dem Archivieren nicht mehr ausgeführt werden können. Dazu gehören beispielsweise das Anzeigen bestimmter Informationen und das Wiederherstellen von Informationen mit einer M3 Business Engine-Standardfunktion.

Folgende Maßnahmen sind beispielsweise nicht möglich:
- Kopieren von Rechnungen für Aufträge, die archiviert wurden
- Neuerstellen von Verkaufsstatistiken für archivierte Aufträge
- Neuerstellen von Saldoschlüsselinformationen für archivierte Hauptbuchinformationen
- Anzeigen der M3 BE Finance Management-Details aus den Standard-Abfragefunktionen. Stattdessen können die archivierten Transaktionen nun über "Informationsbrowser. Öffnen" (CMS100) angezeigt werden.
Neue Felder in der Tabelle
Neue Felder können einer Tabelle hinzugefügt werden, die bereits im Archivierungsschema enthalten ist. Wenn Sie weitere Datensätze in dieser Tabelle archivieren möchten, müssen Sie die zuvor archivierten Transaktionen in ein anderes Schema verschieben und die Tabelle vor Beginn der neuen Archivierung aus dem Archivschema entfernen.

Empfohlener Workflow zum Archivieren und Löschen in M3 Business Engine

In diesem Abschnitt wird der Workflow für die Archivierungs- und Löschfunktionen in M3 Business Engine beschrieben.

Geben Sie in "Archivierungsbibliothek. Öffnen" (AMS010) die Archivierungsbibliothek (Schema) an, oder prüfen Sie diese.
Die Archivierungsbibliothek muss vorhanden sein und darf keine der Produktionsbibliotheken sein.
Prüfen Sie in "Tabelle. Öffnen" (MNS120) die Funktionen pro Tabelle.
Definieren Sie die Archivierungseinstellungen in "Archivierung. Toolbox öffnen" (AMS100)
Erstellen Sie M3 BE-Kontrollberichte, die für die zu verarbeitende Archivierungsfunktion relevant sind. Diese werden verwendet, um sicherzustellen, dass die gespeicherten Tabellenwerte vor und nach der Archivierung konsistent sind.
Führen Sie die Archivierungsfunktionen aus, und treffen Sie Ihre Auswahl im Startbild der Routine. Durch diese Funktionen wird ein Batchjob übermittelt. Prüfen Sie anschließend den gedruckten Beleg, um zu erfahren, ob die ausgewählte Funktion wie erwartet ausgeführt wurde.
Prüfen Sie in den Programmen "Archivierungslog. Öffnen" (AMS300) und "Archivierungslogtabellen. Öffnen" (AMS310) den Status der Archivierungsfunktionen.
Der empfohlene Prozess für die Aufbewahrung und Speicherung der archivierten Transaktionen besteht darin, die M3 BE-Datenbank und das Archivierungsschema (Bibliothek) auf geeignete Medien zu speichern. Löschen Sie das Archivierungsschema (Bibliothek) auf der Festplatte.
Führen Sie die M3 BE-Berichte erneut aus, und vergleichen Sie diese mit den provisorischen Berichten aus Schritt 4 oben.
Wenn die Archivierung erfolgreich durchgeführt wurde, verschieben Sie die archivierten Datensätze in den Data Lake, um die Daten aus der M3 BE-Datenbankspeicher zu verschieben.

Archiv. Datensätze in Data Lake versch.

Archivierte Datensätze in der Archivierungsbibliothek MVXARCH verwenden weiterhin den Speicher der M3 BE-Datenbank. Verwenden Sie in (AMS100) die Option 22 = Archiv. Datensätze in Data Lake versch., um alle Tabellen, die mit der Archivierungsfunktion verbunden sind, in den Data Lake zu verschieben. Archivierte Datensätze können immer nur mit jeweils einer Funktion in den Data Lake verschoben werden. Sie können die Archivierung nicht starten, wenn gerade eine Verschiebung in den Data Lake ausgeführt wird. Ebenso kann eine Verschiebung in den Data Lake nicht gestartet werden, wenn gerade ein Archivierungslauf ausgeführt wird.

Archivierungs-Toolbox (AMS100)

Die Funktion (AMS100) ist ein Programm zur Verwaltung aller Archivierungsfunktionen.

Das Programm bietet folgende Möglichkeiten:

Erstellen einer Liste aller Archivierungsfunktionen mithilfe der Funktionstaste F14
Anzeigen des Status pro Funktion, 00 = Funktion wird nicht ausgeführt, 20 = Funktion wird ausgeführt
Anzeigen von Datum/Uhrzeit der nächsten geplanten Ausführung, die in "Jobplaneintrag. Aktualisieren" (SHS010) angegeben ist
Ausführen einer Massenaktualisierung der Einstellungen von Archivierungsfunktionen mithilfe der Funktionstaste F15
Verwenden Sie diese Optionen für folgende Aktionen:
- Zurücksetzen des Status, wenn ein Job nicht normal beendet oder angehalten wurde und nicht neu gestartet werden soll (Option 7 = Akt. Archivierungsjob zurücksetzen)
- Anhalten des aktiven Jobs oder Neustarten des angehaltenen Jobs (Option 8 = Unterbr./neu star.)
- Ausführen einer bestimmten Funktion (Option 9 = Archivierungsfunktion starten)
- Anzeigen eines Funktionsprotokolls (Option 11 = Archivierungslog anzeigen)
- Anzeigen eingeschlossener Tabellen (Option 21 = Archivierungstabelle anzeigen)
- Verschieben von Datensätzen aus der Archivierungsbibliothek in den Data Lake (Option 22 = Archiv. Datensätze in Data Lake versch.)

Archivierungskonzept

Das Archivierungskonzept verhindert, dass irrtümlich Perioden archiviert werden, die zeitlich zu nahe liegen und daher in der Live-Umgebung vorhanden sein müssen. Für das Konzept wird ausgehend von der aktuellen Periode die Anzahl der Perioden festgelegt, in denen keine Archivierung durchgeführt werden darf. Dies wird vom jeweiligen Archivierungsprogramm mit dem Datumstyp (Rechnungsdatum oder Buchungsdatum) verglichen. Die Anzahl der Perioden wird in (AMS100) definiert.

Das Konzept verwendet in "Systemkalender. Perioden öffnen" (CRS910) immer Periodentyp 1, um von dem in die jeweilige Archivierungsfunktion eingebebenen Archivierungsdatum zurückzurechnen.

Das Archivierungskonzept wird auf 36 Perioden (Monate) festgelegt. Wenn das aktuelle Datum der 25. Februar 2012 ist, können Sie keine Transaktionen mit einem Datum nach dem 31. Januar 2009 archivieren.

Archivierungs-Funktionslog

Jeder Archivierungslauf wird protokolliert und erhält eine eindeutige Archivierungslaufnummer. Beispiel für protokollierte Informationen:

Datum/Uhrzeit von Start und Ende
Auswahl von Daten und Division
Name des Benutzers, der den Archivierungslauf startet.

Das Archivierungs-Funktionslog wird in (AMS300) angezeigt.

Archivierungs-Datensatzlog

Für jeden Archivierungslauf kann auch ein detailliertes Datensatzprotokoll erstellt werden. Die folgenden Informationen werden für jede Tabelle protokolliert:

Anzahl der Datensätze in der Tabelle bei Archivierungsstart in Produktionsbibliothek bzw. Schema
Anzahl der Datensätze in der Tabelle bei Archivierungsende in Produktionsbibliothek bzw. Schema
Anzahl der archivierten Datensätze (Zählung erfolgt in jedem Archivierungsprogramm)
Anzahl der Datensätze in der Tabelle bei Archivierungsstart in Archivierungsbibliothek bzw. Schema
Anzahl der Datensätze in der Tabelle bei Archivierungsende in Archivierungsbibliothek bzw. Schema

Ob ein Archivierungs-Datensatzlog erstellt werden soll, wird durch das Feld "Archivierungslogtabellen" in (AMS100) bestimmt. Sie können folgende Eingaben verwenden:

1 = Nein
2 = Ja, aber nur für die Stammtabelle
3 = Ja, für alle archivierten Tabellen
4 = Ja, aber nur für die Stammtabelle (ohne Zählung vorher und nachher)
5 = Ja, für alle archivierten Tabellen (ohne Zählung bevor und nachher)

Das Archivierungs-Datensatzlog wird in (AMS310) angezeigt.

Archivierungsfehlerlog

Einige Archivierungsfunktionen protokollieren, welche Datensätze aus dem Archivlauf in "Archivierungsfehlerlog. Öffnen" (AMS350) ausgeschlossen werden. Die Primärschlüssel der Datensätze werden zusammen mit der Fehlermeldung dem Fehlerlog hinzugefügt. In (AMS350) können Sie mit der verknüpfte Option 11 = Öffnen auch das Browse-Programm des Datensatzes öffnen. Sie können (AMS350) sowohl über (AMS050) als auch über (AMS100) mit verknüpften Optionen öffnen.

Integration in Stammtabelle

In "Tabelle. Öffnen" (MNS120) können Sie die Archivierungsfunktion pro Tabelle anzeigen. Zudem können (AMS100) und (AMS310) mit den verknüpften Optionen geöffnet werden.

Integration in Jobplaner

In (AMS100) können Sie feststellen, ob die Ausführung einer Archivierungsfunktion geplant ist. Jobnummer, geplantes Datum und geplante Uhrzeit werden in Bild E angezeigt.

Wenn der Benutzer versucht, eine bereits geplante Archivierungsfunktion auszuführen, wird eine Warnung angezeigt. Sie haben jedoch die Möglichkeit, die Warnung zu ignorieren und die Archivierungsfunktion auszuführen, auch wenn diese für ein späteres Datum geplant ist.

Archivierungs-Viewer

Der Archiv-Viewer, der mit "Archiv-Viewer. Öffnen" (AMS200) geöffnet wird, ist ein Programm, das Daten aus einer beliebigen M3 BE-Tabelle und Archivierungsbibliothek anzeigt. Die Daten sind nur in der Subdatei vorhanden, es gibt keine Detailbilder.

Berechtigungskontrollen werden auf unterschiedlichen Ebenen in "Informationsbrowser. Öffnen" (CMS100) ausgeführt:

Berechtigung für Programm: Wenn Sie nicht berechtigt sind, das Hauptprogramm für eine bestimmte Tabelle auszuführen, werden die Daten nicht in (CMS100) angezeigt.
Berechtigung für Division: Sie können nur Daten von den Divisionen einsehen, in denen Sie arbeiten dürfen.
Berechtigung für Standort und Lagerort: Bei allen Tabellen, bei denen Standort oder Lagerort im Primärschlüssel enthalten sind, werden normale Standort- bzw. Lagerort-Berechtigungskontrollen ausgeführt.
Objektzugriffsgruppe: Für alle Datensätze mit einem Wert im Feld "Objektzugriffsgruppe" wird der Zugriff anhand der Gruppe "Benutzer" geprüft.
Berechtigung für Buchung: Die Einstellung für den Zugriff auf "Hauptbuch. Transaktionen anzeigen" (GLS210) wird verwendet, um die Berechtigung für die Dimensionen 1-7 zu prüfen. Der Zugriff wird in "Settings – Zugriffsberechtigung" (GLS005) festgelegt.

Informationsbrowserkategorie

In "Informationsbrowserkategorie. Öffnen "(CMS010) wird festgelegt, aus welcher Tabelle und Archivierungsbibliothek die Daten abgerufen werden. Durch Definieren einer Informationsbrowserkategorie und Verwenden der Option "Aktivieren" werden "Sortierfolge", "Bildversion" und "Feldgruppe" automatisch erstellt. Mit F14 = "Standard" in (AMS100) wird für jede Tabelle eine standardmäßige Informationsbrowserkategorie erstellt.

Informationsbrowser

Durch Auswahl der in (CMS010) in "Informationsbrowser. Öffnen" (CMS100) definierten Informationsbrowserkategorie werden Datensätze der verbundenen Tabelle bzw. Archivierungsbibliothek angezeigt.

Archivierungs-Viewer

Mit dem Programm "Archiv-Viewer. Öffnen" (AMS200) wird (CMS100) gestartet. Verwenden Sie Option 1 = Auswählen. Durch Definieren einer "Ansicht-ID" können Standardwerte für (CMS100) festgelegt werden. (AMS200) wird über das Menü oder über (AMS100), (AMS30) oder (AMS310) gestartet.

Mit F14 = "Standard" in (AMS100) wird für jede Tabelle eine Standard-Ansicht-ID erstellt. Die Standardwerte, die für (CMS100) festgelegt werden können, sind Sortierfolge, Bildversion, Anzahl der Filter und Filterfeldwerte.

Um die benutzerdefinierten Sortieroptionen in der Archivierungs-Viewer (CMS100) verwenden zu können, müssen diese zunächst in der Archivierungsbibliothek erstellt werden. Dies erfolgt über "Archiv.Bibliothek. Sortieroption erstell" (AMS020).