Обработка карточки закупок

Обработка платежей по карточке закупок

Для обработки платежей по карточке закупок, выполните следующие шаги:

Шаг 1. 

Загрузка заявок и выписок (tfacp2255m000)

Этот сеанс позволяет:

  • Импортировать файл XML с выписками по карточке закупок, которые вы получили от вашего банка.
  • Импортировать файл XML с заявками на закупку, подготовленными E-Закупкой или другим внешним приложением закупок.

Необходимо указать имя пути файла для импорта. Во время импорта LN создает выписки по карточке закупок или заявкам на закупку, на основе импортных данных.

Шаг 2. 

Заявки на закупку (tfacp2528m000)

Просматривайте и корректируйте импортируемой заявки на закупку, или введите заявки на закупку вручную. Если заявка на закупку импортируется, необходимо проверить поле Строка сверки, которое отображает строку сверки.

Шаг 3. 

Выписки по карточке закупок (tfacp1520m000)

Просматривайте и корректируйте импортируемую выписку по карточке закупок, или введите выписки по карточке закупок вручную.

Шаг 4. 

Выписка по карточке закупок - Строки (tfacp1521m000)

Просматривайте и корректируйте импортируемые строки выписки по карточке закупок, или введите строки выписки по карточке закупок. Если выписка по карточке закупок импортирована, необходимо проверить поле Описание строки, которое воспроизводит строку выверки.

Если вы выбрали флаг Автоматическая сверка в сеансе Параметры ACP (tfacp0100m000), а типом строки являются Заявка на закупку, LN пытается сверить строку выписки по карточке закупок со строками заявки, когда вы сохраняете строку.

При отсутствии ошибок LN добавляет сверенные строки в сеанс Строки карточки на закупку сверенные с заявкой на закупку (tfacp2527m000) и устанавливает статус строки выписки и связанные заявки на Сверено.

Если типом строки является тип Прошлые корректировки или Прочие, статус строки выписки устанавливается на Сверено, когда вы сохраняете строку.

Теперь вы можете:

  • Автоматически сверять выписку по карточке закупок с заявками на закупки. Все строки выписки, которые могут быть сверены, будут сверены. Перейдите на шаг 5.
  • Сверьте вручную отдельные строки карточке по закупкам или выбранные строки с заявками на закупку. Статус выписки по карточке закупок устанавливается на Сверено, если сверены все строки. Перейдите на шаг 7.
Шаг 5. 

Генерация строк выписки

Если выписка по карточке закупок не содержит строк, в сеансе Выписка по карточке закупок - Строки (tfacp1521m000) можно, в меню соответствующий, щелкнуть по опции Генерация и сверка строк. LN генерирует строки выписки на основании заявки на закупку, которая имеет статус Создано и дата заявки которой раньше, чем дата выписки по карточке закупок. Затем сгенерированные строки сверяются с заявкой. Продолжите утверждние сверенных выписок по карточке закупок, как описано в Шаге 13.

Шаг 6. 

Сверка выписки по карточке закупок

Чтобы сверить выписку по карточке закупок, в меню соответствующий сеанса Выписки по карточке закупок (tfacp1520m000) щелкните по одной из следующих команд:

  • Сверка. LN сопоставляет все строки выписки в Сверено, если поле Строка сверки совпадает со строкой сверки заявки на закупку, а сумма строки закупки равна сумме заявки на закупку. Если есть сумма налога, то сумма налога строки выписки должна равняться сумме налога заявки на закупку.
  • Сверить/Утвердить/Фактурир. выписки. Запустится сеанс Сверка/Утверждение выписки карточек закупок (tfacp2220m000). Чтобы сверить выписки, выберите флаг Сверка и выполните команду Генерация операций. Для автоматической сверки, утверждения и фактурирования выписок за один раз, вы можете выбрать флаг Сверка, флаг Утверждение и флаг Счет- Фактура.

Если появляется ошибка, можно просмотреть файл журнала ошибок, как описано в Шаге 9. Необходимо устранить ошибки и снова сверить выписки или сверить строки выписок, как описано в Шаге 7 и Шаге 8.

Шаг 7. 

Вручную сверить строки выписок

Чтобы вручную сверить отдельные строки выписки по карточке закупок, в меню соответствующий сеанса Выписки по карточке закупок (tfacp1520m000) выполните команду Строки. Запустится сеанс Выписка по карточке закупок - Строки (tfacp1521m000).

Шаг 8. 

Сверить строку или строки

Чтобы сверить строку или строки, в меню соответствующий сеанса Выписка по карточке закупок - Строки (tfacp1521m000) щелкните по следующим командам:

  • Генерация и сверка строк. LN генерирует строки выписки на основании заявки на закупку, которая имеет статус Создано. Затем сгенерированные строки сверяются с заявкой. Используйте эту команду, если выписка по карточке закупок не имеет строк.
  • Сверить все строки выписки. LN устанавливает все строки выписки на Сверено, если строка сверки в поле Описание строки совпадает со строкой сверки заявки на закупку, а сумма строки закупки равна сумме заявки на закупку. Если есть сумма налога, то сумма налога строки выписки должна равняться сумме налога заявки на закупку.
  • Сверить строку выписки. Если категорией типа строки является Прошлые корректировки или Прочие; когда статус строки выписки устанавливается в Сверено. Если тип катеригории строки имеет значение Заявка на закупку, то запускается сеанс Сверка с заявками (tfacp2570m000). Смотри Шаг 10.

Если появляется ошибка, можно просмотреть файл журнала ошибок, как описано в Шаге 9. Необходимо устранить ошибки и повторно сверить строки выписок или сверить строки выписок вручную, как описано в Шаге 10. После этого вы должны утвердить согласованные выписки по карточке закупок, как описано в Шаге 10.

Шаг 9. 

Протокол ошибок (tfacp2536m000)

Используйте этот сеанс для просмотра ошибок, которые LN регистрирует при сверке строк выписки по карточке закупок с заявками на закупку. Необходимо устранить ошибки и повторно сверить строки выписок.

Шаг 10. 

Сверка с заявками (tfacp2570m000)

Используйте этот сеанс для ручной сверки строк выписки с заявками на закупку.

Если вы хотите откорректировать количество или сумму, выберите строку и в меню соответствующий щелкните по Сверка вручную. Запустится сеанс Сверка заявки вручную (tfacp2170s000). Откорректируйте сверенное количество или сумму и щелкните по Сверить, чтобы сверить выписку с заявкой.

Если количество к сверке в строке выписки по карточке закупок превышает количество в заявке на закупку, то применяется фактурирование превышения. Необходимо обработать фактурирование превышения, как описано в шаге 11.

Если возникает разница в цене, которая превышает заданные допуски, необходимо вручную утвердить разницы в ценах, как описано в шаге 12.

Шаг 11. 

Списание отфактурированного превышения (tfacp2265m000)

Используйте данный сеанс для списания количества отфактурированного превышения, которые возникает, если выписка по карточке закупок фактурируется для количества больше, чем в заявке.

Шаг 12. 

Утверждение разниц в ценах (tfacp2539m000)

Этот сеанс используется для утверждения разниц в ценах вручную, которые превышают определенные лимиты допуска разницы в ценах.

Можно утвердить расхождения в рамках допусков, определенных в сеансе Параметры ACP (tfacp0100m000) или специально настроенные для пользователя в сеансе Утверждения счетов-фактур закупок (tfacp0150m000).

Шаг 13. 

Утверждение выписок по карточке закупок

Используйте сеанс Сверка/Утверждение выписки карточек закупок (tfacp2220m000) для утверждения выписок по карточкам закупок, имеющих статус Сверено. LN меняет статус этого счета-фактуры на Утверждено. Если появляется ошибка, можно просмотреть файл журнала ошибок, как описано в Шаге 9. Необходимо устранить ошибки и повторно утвердить строки выписок.

Шаг 14. 

Фактурировать выписку по карточке закупок

Используйте тот же сеанс Сверка/Утверждение выписки карточек закупок (tfacp2220m000) для фактурирования выписок по карточкам закупок, имеющих статус Утверждено. LN меняет статус на Проведено.

LN создает счета-фактуры затрат для выписок карточек закупок. Если утверждение для оплаты требуется для счетов-фактур затрат, то необходимо утвердить платеж в сеансе Авторизация счетов-фактур закупок (tfacp1142m000). Для получения дополнительной информации обратитесь к Авторизация на оплату в Счета кредиторов.

Шаг 15. 

Проводка журнальных записей начислений / реверсирования (tfacp2260m000)

В конце периода можно использовать этот сеанс для проводки начислений по открытым заявкам на закупку, к которым не применяется Провести поступление сразу по счету начислений ожидаемых счетов-фактур на закупку (GRNI).

При закрытии периода для заявок на закупку, к которым не применяется Провести поступление сразу, LN создает следующие проводки:

  • Начислить журнальные записи:

    • Дебет: Счет затрат для заявок на закупку, в период начислений.
    • Кредит: Счета-фактуры к получению.

  • Если вы фактурируете выписку по карточке закупок позже, в ходе периода реверсирования:

    • Дебет: Счета-фактуры к получению.
    • Кредит: Контрольный счет Счетов кредиторов.
Шаг 16. 

Печать отчета расхождений (tfacp1421m000)

Используйте сеанс для генерации отчета расхождений, которые были найдены во время процедуры сверки.

Шаг 17. 

Удаление/Архивация полностью оплаченных СФ закупок (tfacp2250m000)

Удалите полностью оплаченные счета-фактуры и связанные выписки по карточке закупок, строки выписки и заявки на закупку.

Шаг 18. 

Обновление прогноза движения денежных средств (tfcmg3210m000)

В этом сеансе можно выбрать все заявки на закупку, которые еще не отфактурированы. Непроведенное количество добавляется к прогнозу денежных средств.

Связанные темы