Dateien
Sie können den Inhalt eines Dokuments in einer oder mehreren Dateien speichern. Um einen beliebigen Dateityp zu erfassen, können Sie die Datei mit einer Dokumentversion verknüpfen, die den Status In Bearbeitung hat. Durch die Dokumentart der Dokumentversion wird bestimmt, ob den Dateien Versionen zugeordnet sind, sofern vorhanden. Die Dateien müssen sich in Verzeichnissen befinden, die in LN vom LN-Administrator erfasst wurden. Diese erfassten Verzeichnisarten werden allgemein als Verzeichnisse in ODM bezeichnet. Die Dateitypen sind für alle in Objektdatenverwaltung erfassten Dateien definiert und mit einer Dokumentart verbunden.
Die Dateien enthalten Dokumentdaten und müssen mit den jeweiligen Dokumentversionen verknüpft werden. Eine Datei kann nicht mit den Versionen mehrerer Dokumente verknüpft werden.
Die Dateivorgänge, die ein Anwender ausführen kann, z. B. Bearbeiten, Anzeigen, Drucken, Kommentieren, per E-Mail versenden, Verschieben, Kopieren, Archivieren, Auschecken und Auschecken rückgängig machen, hängen von den Berechtigungen und dem Status der Dokumentversion ab, mit der die Datei verknüpft ist. Beim Überarbeiten einer freigegebenen Dokumentversion werden alle mit der freigegebenen Dokumentversion verknüpften Dateien und Ausdrucke mit der neuen Version verknüpft, wenn Sie im entsprechenden Menü die Option auswählen. Klicken Sie im Fenster mit der Frage auf Ja, um den Kopiervorgang zu aktivieren.
Der Netzwerk-Systemadministrator hat die Aufgabe, Sicherungsdateien zu erstellen. Diese Aufgabe wird nicht vom LN ODM Dokumentverwaltung-Modul übernommen.