Processo del reclamo fornitore

Registrazione del reclamo fornitore

Nell'intestazione del reclamo è possibile specificare se il reclamo verrà saldato con una nota di accredito (ricevuta dal fornitore) o con una fattura (inviata al fornitore) selezionando l'opzione desiderata nel campo Procedura di fatturazione per reclamo della sessione Reclamo fornitore (tscmm2600m000).

È possibile specificare se la riga reclamo deve essere saldata rimborsando i costi (in base all'importo approvato nella riga reclamo) oppure i materiali (in base agli articoli e alla quantità specificati nelle righe reclamo). A tal fine, selezionare l'opzione Rimborso materiali o Rimborso costi nel campo Metodo reclamo della riga del reclamo nella sessione Righe reclamo fornitore (tscmm2110m000).

È possibile creare un reclamo fornitore nei seguenti modi:

• Manualmente. È possibile specificare manualmente l'intestazione del reclamo e le righe del reclamo.
• Da un reclamo cliente. È possibile trasferire una (riga) reclamo cliente per generare una (riga) reclamo fornitore. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di un'istanza di reclamo fornitore da reclami cliente.
• Da un documento di acquisto. È possibile registrare un reclamo in base a documenti quali fatture, ordini di assistenza, ordini di acquisto o un programma acquisti. Le informazioni relative al documento di acquisto sono specificate nell'intestazione del reclamo nella sessione Reclamo fornitore (tscmm2600m000). In alternativa, è anche possibile copiare i dati dal documento di acquisto utilizzando l'opzione Copia tutte le righe del menu Azioni.
• Dalla riga di un ordine di assistenza (Materiale, Manodopera o Altri costi). Se si esegue un ordine di assistenza, una o più righe di costo possono essere il risultato di articoli difettosi acquistati da uno o più fornitori. È possibile selezionare queste righe e trasferirle nella sessione Istanze di reclamo fornitore (tscmm1114m000) per generare il reclamo fornitore. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di istanze di reclamo fornitore da righe di costo ordine di assistenza/righe di copertura contrattuale per manutenzione postvendita.
• Da righe copertura contrattuale dell'ordine di manutenzione postvendita. Se si esegue un ordine di manutenzione postvendita, una o più righe di costo possono essere il risultato di articoli difettosi acquistati da uno o più fornitori. È possibile selezionare queste righe e trasferirle nella sessione Istanze di reclamo fornitore (tscmm1114m000) per generare il reclamo fornitore. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di istanze di reclamo fornitore da righe di costo ordine di assistenza/righe di copertura contrattuale per manutenzione postvendita.

Inoltro del reclamo fornitore

Una volta registrato, il reclamo deve essere inoltrato. Se il reclamo è inoltrato, lo stato dell'intestazione del reclamo è impostato su Approvazione in sospeso. Le righe del reclamo possono essere nello stato Approvato, Rifiutato, Modificato o Annullato.

Approvazione delle stime

Una volta inoltrato il reclamo, se il campo Usa stime è selezionato nella sessione Righe reclamo fornitore (tscmm2110m000), viene creata una riga di stima e viene aggiornato lo stato della riga del reclamo, che viene impostato su Stime in attesa di approvazione. È obbligatorio approvare le stime prima di approvare il reclamo. Se le stime non vengono approvate, non è possibile modificare i valori di Quantità approvata e Importo approvato nella sessione Righe reclamo fornitore (tscmm2110m000).

Spedizione delle parti difettose al fornitore

Se il materiale deve essere restituito al fornitore prima dell'approvazione del reclamo, è necessario selezionare la casella di controllo Restituzione materiale obbligatoria nella sessione Righe reclamo fornitore (tscmm2110m000) e viene creata una riga di consegna del reclamo fornitore nella sessione Consegne reclami fornitori (tscmm2112m000). Se il reclamo è inoltrato, viene creato un ordine di magazzino e il campo Stato riga del reclamo viene aggiornato e impostato su In attesa di restituzione materiale.

Se nella sessione Consegne reclami fornitori (tscmm2112m000) il campo Ricevi RMA è impostato su Da ricevere, viene stampato un documento RMA (autorizzazione per materiali resi). Tuttavia, prima di spedire gli articoli, è necessario ricevere il documento RMA. Per ricevere il documento RMA, utilizzare l'opzione RMA ricevuto del menu Azione o il pulsante RMA ricevuto nella sessione Consegne reclami fornitori (tscmm2112m000) o Righe reclamo fornitore (tscmm2110m000).

Azione per articolo - È possibile utilizzare il campo Azione di approvazione (per materiale approvato) e il campo Azione di rifiuto (per materiale rifiutato) nella sessione Righe reclamo fornitore (tscmm2110m000) per determinare il modo in cui il fornitore deve gestire il materiale difettoso reso. Il fornitore può scegliere tra le seguenti opzioni per l'articolo: Prendi e mantieni il controllo, Restituzione a cliente o Scarto. Quando l'articolo difettoso viene restituito dal fornitore, viene creata una riga ricevimento del reclamo fornitore.

Termine della riga consegna in magazzino dei materiali difettosi

Se viene creato un ordine di magazzino per una sessione Consegne reclami fornitori (tscmm2112m000), ma per qualche motivo non è possibile consegnare tutti gli articoli, è possibile terminare l'ordine di magazzino dei restanti articoli per poter elaborare il reclamo fornitore senza inviare tutto il materiale difettoso.

Termine di una riga ricevimento in magazzino dei materiali rimborsati

Se viene creato un ordine di magazzino per una sessione Ricevimenti reclami fornitori (tscmm2113m000), ma per qualche motivo non vengono ricevuti tutti gli articoli, è possibile terminare l'ordine di magazzino dei restanti articoli per poter elaborare il reclamo fornitore senza ricevere tutti gli articoli.

Approvazione del reclamo

È possibile approvare l'intestazione del reclamo o le singole righe del reclamo. Se viene approvata la riga del reclamo, lo stato viene impostato su Approvato. Se vengono elaborate tutte le righe (approvate e rifiutate), lo stato dell'intestazione viene impostato su Approvato. Se una o più righe vengono rifiutate, il campo Parzialmente approvato viene selezionato nell'intestazione della sessione Reclami fornitore (tscmm2100m000).

Se il campo Metodo reclamo è impostato su Rimborso materiali nella sessione Righe reclamo fornitore (tscmm2110m000), viene creato un ordine di magazzino per ricevere il materiale sostitutivo dal fornitore.

In base all'opzione selezionata per il campo Associato a nella sessione Righe reclamo fornitore (tscmm2110m000), gli importi dei reclami approvati vengono registrati come ricavi di reclamo nella garanzia fornitore dell'articolo con numero di serie, con lo stato Attivo, per l'installazione nell'intestazione del reclamo fornitore.

Invio della fattura

Se il reclamo è approvato e il campo Procedura di fatturazione per reclamo della sessione Reclami fornitore (tscmm2100m000) è impostato su Basato su fattura, è necessario inviare una fattura al fornitore.

Nota di accredito

Se il reclamo è approvato e il campo Procedura di fatturazione per reclamo della sessione Reclami fornitore (tscmm2100m000) è impostato su Basato su nota di accredito, è necessario ricevere una nota di accredito dal fornitore. Una volta ricevuta la nota di accredito in Contabilità fornitori, è possibile collegarla alle righe del reclamo.

Saldo della riga del reclamo

Una volta approvato il reclamo, lo stato della riga viene aggiornato e impostato su "Saldato" soltanto nei seguenti casi:

• Se il campo Procedura di fatturazione per reclamo è impostato su Basato su nota di accredito e il campo Metodo reclamo della riga è impostato su Rimborso costi nella sessione Righe reclamo fornitore (tscmm2110m000), è possibile collegare le righe della nota di accredito per acquisti alla riga del reclamo utilizzando un conto contabile con l'integrazione del reclamo fornitore impostata. È possibile impostare manualmente lo stato della riga del reclamo su Saldato se è presente almeno una riga di nota di accredito collegata con la casella di controllo Fattura finale selezionata nella sessione Righe fattura reclamo fornitore (tscmm2115m000). È inoltre necessario finalizzare in Contabilità generale le fatture di accredito per acquisti correlate e approvare in Contabilità fornitori le note di accredito per acquisti correlate relative agli ordini.
• Se il campo Procedura di fatturazione per reclamo è impostato su Basato su fattura nella sessione Righe fattura reclamo fornitore (tscmm2115m000), in SLI viene attivata la creazione della riga della fattura relativa al reclamo fornitore nella sessione Righe fattura reclamo fornitore (tscmm2115m000) e lo stato viene impostato automaticamente su Saldato.

Rifiuto del reclamo fornitore

L'utente può registrare il rifiuto del reclamo utilizzando l'opzione Rifiuto reclamo fornitore nella riga o nell'intestazione del reclamo della sessione Reclami fornitore (tscmm2100m000). L'utente deve specificare un motivo del rifiuto del reclamo. L'opzione è disponibile per aggiungere informazioni aggiuntive al testo del rifiuto. Se nella sessione Righe reclamo fornitore (tscmm2110m000) è selezionata la casella di controllo Restituzione materiale obbligatoria, viene creata una consegna a magazzino per ricevere dal fornitore l'articolo richiesto.

Annullamento del reclamo fornitore

È possibile annullare il reclamo, ma non le singole righe reclamo; lo stato di tutte le righe reclamo è impostato su Annullato.

È possibile annullare un reclamo soltanto se il campo Stato dell'intestazione del reclamo è impostato su Modificato o Approvazione in sospeso e non esiste alcuna riga di reclamo con lo stato impostato su Approvato o Saldato.

Chiusura ed eliminazione del reclamo fornitore

Un reclamo fornitore è chiuso se si verificano le seguenti condizioni:

• Lo stato dell'intestazione del reclamo fornitore è Approvato, Rifiutato o Annullato.
• Lo stato di tutte le righe del reclamo fornitore è Saldato, Rifiutato o Annullato.
• Tutte le righe di consegna e ricevimento del reclamo fornitore sono definitive, ovvero non esistono ordini aperti per il reclamo fornitore.

Una volta chiuso un reclamo fornitore, è disponibile l'opzione per registrare il reclamo nello storico, ma soltanto quando è selezionato il parametro Usa storico reclami nella sessione Parametri di gestione reclami (tscmm0100m000).

Infine è disponibile l'opzione per eliminare i reclami fornitore chiusi. Quando un reclamo fornitore viene eliminato, l'intestazione e tutte le righe di tale reclamo vengono eliminate. Se la casella di controllo Usa storico reclami del parametro è selezionata nella sessione Parametri di gestione reclami (tscmm0100m000), è possibile eliminare un reclamo soltanto dopo averlo registrato nello storico. È possibile eliminare un reclamo fornitore soltanto dopo aver accettato tutti i dati di riconciliazione finanziaria.