Tipi di registrazione dei costi
Il tipo di registrazione consente di descrivere più dettagliatamente i processi del progetto. Le origini del tipo di registrazione sono:
- Registrazione manuale
- Fatturazione tramite il package Contabilità senza ordine di acquisto
- Registrazione ore.
- Consegna diretta
- Consegna tramite magazzino
Nell'elenco riportato di seguito vengono specificati i tipi di costo e l'origine delle transazioni:
Impegni
| - | materiale | manodopera | attrezzatura | conto lavoro | vari |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | x | x | x | x | |
| 2 | |||||
| 3 | |||||
| 4 | x | x | x | ||
| 5 | x |
Costi
| - | materiale | manodopera | attrezzatura | conto lavoro | vari |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | x | x | x | x | x |
| 2 | x | x | x | x | |
| 3 | x | x | |||
| 4 | x | x | x | ||
| 5 | x |
Registrazione manuale
È possibile registrare manualmente ogni tipo di costo e immettere impegni per tutti i tipi di costo, ad eccezione di Manodopera. Il funzionamento dei tipi di registrazione è alquanto semplice. Se i costi vengono elaborati, viene individuato il tipo di registrazione Controllo progetto e se i costi vengono registrati nello storico, viene utilizzato lo stesso tipo di registrazione. In caso di impegni, viene individuato il tipo di registrazione Impegno provvisorio. In caso di ricarichi, viene utilizzato il tipo di registrazione Ricarico registrato in costo unitario finale per individuare l'origine dei costi. Se i costi effettivi diventano disponibili in una fase successiva, è possibile collegare i costi agli impegni tramite la funzione di riconciliazione. I costi sostituiscono gli impegni.
Fatturazione tramite Contabilità senza ordine di acquisto
Per ovviare alla complessità della procedura di acquisto, è possibile immettere gli acquisti
direttamente in un progetto nel package Contabilità. Le transazioni immesse manualmente dal package Contabilità vengono registrate nel conto contabile generale provvisorio se nella sessione Parametri contabilità progetto (tpppc0100s000) è selezionata la casella di controllo Inserimento WIP aggiuntivi in Contabilità. Nella sessione Transazioni (tfgld1101m000) è possibile registrare manualmente i costi relativi a diversi progetti. Dopo essere stati elaborati tramite la sessione Registrazione transazioni (tpppc4202m000), questi costi vengono registrati nel conto contabile generale riservato allo specifico progetto per mezzo della sessione Schema mappatura di integrazione (Progetti e commesse) (tfgld4102s000). L'importo immesso nel conto contabile generale provvisorio verrà registrato in contropartita.
Accertarsi che nessun inserimento effettuato nella sessione Schema mappatura integrazione (tfgld4500m000) sia collegato a un progetto. In caso contrario, è possibile che si verifichino dei problemi qualora si procedesse alla creazione di un nuovo progetto.
Parametro deselezionato
Se la casella di controllo Inserimento WIP aggiuntivi in Contabilità della sessione Parametri contabilità progetto (tpppc0100s000) è deselezionata, non viene riservato alcun conto WIP specifico per il progetto e i costi vengono registrati nello storico e nel conto WIP contabile generale valido per tutti i progetti.
Registrazione ore
La registrazione delle ore viene eseguita nelle sessioni del package Gestione del personale dedicate alla contabilità delle ore. Se si elaborano le ore nel package Progetti e commesse, le ore saranno presenti nello storico con il tipo di registrazione: Registrazione ore. Le ore di conto lavoro vengono collegate a un ordine di acquisto, per il quale è necessario definire un accordo di rimessa (condizione verificabile nel package Approvvigionamento), che occorre specificare nel progetto (condizione verificabile nel modulo ACP del package Contabilità). Le ore di conto lavoro non vengono registrate in Contabilità generale, ma in Contabilità fornitori. In questo modulo del package Contabilità il numero delle ore impiegate per un ordine di acquisto viene aggiornato aggiungendo le ore di conto lavoro. Queste ultime vengono registrate nello storico dei costi manodopera. Per le transazioni relative alle ore di conto lavoro non vengono calcolati i ricarichi. Nello storico del progetto viene visualizzata la registrazione completata con il tipo di registrazione Ore conto lavoro.
Consegna diretta
Può essere un impegno qualsiasi ordine inserito o qualsiasi ricevimento registrato relativo a un ordine di acquisto. L'impegno viene registrato nel sistema di contabilità degli impegni. In caso di consegna diretta al progetto, la fattura corrispondente viene immessa e associata all'ordine. A questo punto, l'impegno diventa un costo effettivo. In caso di consegna a un magazzino progetti, un impegno provvisorio del magazzino progetto diventa definitivo dopo il ricevimento di un ordine di acquisto nel magazzino. Se l'ordine viene prelevato da un progetto, l'impegno definitivo diventa un costo. Qualora la transazione finanziaria venga eseguita nel magazzino anziché nel progetto, è possibile apportare una correzione al valore associato al magazzino. Conseguentemente verrà visualizzato il tipo di registrazione Correzione valore. È possibile utilizzare la correzione del valore solo se l'ordine di acquisto non è stato ancora associato.
Le transazioni relative ai costi generate a seguito dell'approvazione della fattura di acquisto non vengono mai registrate nel modulo generale del package Contabilità. I tipi di registrazione disponibili sono i seguenti:
- Fattura (ordine di acquisto).
- Transazione di storno: Consegna di storno (Progetti e commesse). I semilavorati del progetto nel package Contabilità vengono aggiornati in base alla transazione relativa alla consegna. Nel modulo Contabilità generale viene registrata solo l'eventuale differenza riscontrata tra l'importo della fattura durante la consegna e l'importo della fattura durante l'approvazione.
Se viene ordinato un articolo di tipo Articolo di costo, la riga dell'ordine corrispondente viene sempre gestita come consegna diretta, anche se è possibile rilasciare l'articolo in un magazzino. Nel package Progetti e commesse viene operata una distinzione tra impegni provvisori (creazione dell'ordine di acquisto), impegni definitivi (consegna al progetto o al magazzino progetto) e costi. L'eventuale registrazione degli impegni provvisori e/o definitivi nel package Progetti e commesse dipende dall'enumeratore Registra impegni (transazioni di acquisto), che può assumere i seguenti valori:
- Ordine e consegna. Vengono utilizzati sia gli impegni provvisori che quelli definitivi.
- Consegna. Vengono utilizzati solo gli impegni definitivi.
- No. Non viene utilizzato alcun tipo di impegno. Al riguardo, è comunque prevista un'eccezione. Una consegna a un progetto genera sempre una transazione relativa a un impegno definitivo nella tabella Costi provvisori, indipendentemente dal valore dell'enumeratore. Si tratta di una condizione preliminare affinché sia possibile eseguire una transazione relativa ai semilavorati nel modulo Contabilità generale del package Contabilità. La transazione non viene registrata nello storico del progetto (costi), mentre i costi vengono sempre registrati.
Consegna tramite magazzino
In caso l'approntamento delle scorte del magazzino progetto (impegno) venga eseguito dal progetto (costi), è valida la stessa procedura descritta per la consegna diretta. Nei casi illustrati di seguito viene creato un impegno di storno e, pertanto, non vengono generate
transazioni relative ai costi:
- Consegna a un altro magazzino
- Ordine di reso
- Ordine di rettifica
Le transazioni relative ai costi generate dalle consegne al magazzino progetto per mezzo di un ordine di acquisto non vengono mai registrate nel modulo Contabilità generale, ma nel package Progetti e commesse. I tipi di registrazione disponibili sono i seguenti:
- Consegna a magazzino progetto
- Transazione di storno: Ordine. In questo caso, la registrazione finanziaria viene eseguita dal package Magazzino. I semilavorati (WIP) del progetto nel package Contabilità vengono aggiornati soltanto se il progetto preleva le scorte dal magazzino progetto. La transazione relativa al costo di storno per il tipo di registrazione Consegna non viene registrata in Contabilità generale, ma in un progetto.