Richieste di acquisto
Processo di approvazione delle richieste di acquisto
Quando l'ultimo ratificatore nell'ambito del processo di approvazione esterno approva una richiesta, la casella di controllo Spesa approvata viene selezionata nell'intestazione della richiesta. Indipendentemente dal valore del campo Richiesta - Verifica budget disponibile in caso di nella sessione Criterio Controllo budget (tfbgc0110m000), viene eseguita automaticamente la verifica del budget.
Se la casella di controllo Eccezione budget per una o più righe non rifiutate è selezionata, la richiesta non può essere approvata. È innanzitutto necessario gestire l'eccezione di budget. A tale scopo, è possibile modificare le righe della richiesta con la casella di controllo Spesa approvata selezionata, nonché la ripartizione di conti budget collegata. Quando le eccezioni di budget vengono gestite per tutte le righe e la verifica del budget viene eseguita per tutte le righe, lo stato della richiesta passa da Approvazione in sospeso a Approvato.
Le eccezioni di budget per le righe rifiutate possono essere ignorate durante l'approvazione. Gli impegni per tali righe rifiutate vengono stornati durante l'approvazione finale.
Processo di conversione delle richieste di acquisto
Le richieste di acquisto approvate possono essere convertite in un ordine di acquisto o in una richiesta di offerta (RFQ).
Quando una riga di richiesta viene convertita in un ordine di acquisto, la transazione Impegno della riga di richiesta viene stornata quando la transazione Impegno in ordine della riga di ordine di acquisto viene registrata. Il momento della verifica del budget e della registrazione degli impegni in ordine è determinato dal campo Ordine di acquisto - Verifica budget disponibile in caso di della sessione Criterio Controllo budget (tfbgc0110m000). Se questo campo è impostato su Inserimento documento, l'impegno della richiesta viene stornato al momento dell'inserimento della riga di ordine di acquisto. Se questo campo è impostato su Approvaz. documento, la verifica e l'aggiornamento vengono eseguiti al momento dell'approvazione dell'ordine di acquisto e, di conseguenza, l'impegno della richiesta viene stornato quando la riga di ordine di acquisto viene approvata per la prima volta. L'impegno viene stornato anche quando la riga di ordine di acquisto generata viene eliminata o annullata.
- Il collegamento tra la richiesta e la riga di ordine di acquisto è archiviato nelle sessioni Dati riga richiesta collegati (tdpur2502s000) e Riga ordine di acquisto - Informazioni collegate (tdpur4502s000).
- Quando una riga di richiesta viene convertita in una riga di ordine di acquisto, la ripartizione di conti budget viene copiata nella riga di ordine.
Quando una riga di richiesta viene convertita in una richiesta di offerta, la transazione Impegno della riga di richiesta non viene stornata perché le transazioni di budget non vengono registrate per le richieste di offerta. Lo storno relativo alla registrazione dell'impegno avviene quando la richiesta di offerta generata viene eliminata oppure quando viene convertita in un contratto di acquisto o in un registro prezzi. Se la richiesta di offerta viene convertita in un ordine di acquisto, l'impegno della richiesta viene stornato quando la riga di ordine di acquisto generata viene creata o approvata, a seconda dell'impostazione del parametro Ordine di acquisto - Verifica budget disponibile in caso di, oppure quando viene eliminata o annullata.
- Il collegamento tra la richiesta di acquisto e la richiesta di offerta è archiviato nella sessione Dati riga richiesta collegati (tdpur2502s000), mentre il collegamento tra l'ordine di acquisto e la richiesta di offerta è archiviato nelle sessioni Riga ordine di acquisto - Informazioni collegate (tdpur4502s000) e Dati RFQ collegati (tdpur1502s000).
- Quando una riga di ordine di acquisto viene generata a partire da una riga di richiesta di offerta a sua volta generata da una riga di richiesta di acquisto, la ripartizione di conti budget della riga di richiesta di acquisto viene copiata nella riga dell'ordine. La ripartizione di conti budget può essere copiata soltanto se le società finanziarie della richiesta e dell'ordine sono ancora le stesse.
- Le richieste convertite possono essere eliminate soltanto se la transazione di budget Impegno della riga di richiesta è stata stornata dalla riga di ordine di acquisto o dalla riga di richiesta di offerta collegata.