Elaborazione di procurement card

Importazione richieste ed estratti conto (tfacp2255m000)

Questa sessione consente di effettuare le seguenti operazioni:

• Importare un file XML di estratti conto procurement card ricevuti dalla banca.
• Importare un file XML di richieste di acquisto preparate da E-Procurement o da un'altra applicazione di procurement esterna.

È necessario specificare il percorso del file da importare. Durante l'importazione, LN crea estratti conto procurement card o richieste di acquisto in base ai dati importati.

Richieste di acquisto (tfacp2528m000)

Visualizzare e correggere una richiesta di acquisto importata o immettere tali richieste manualmente. Se è stata importata una richiesta di acquisto, è necessario verificare il campo Riga associaz. in cui viene visualizzata la riga di associazione.

Estratti conto procurement card (tfacp1520m000)

Visualizzare e correggere un estratto conto di procurement card importato o immettere tali estratti manualmente.

Estratto conto procurement card - Righe (tfacp1521m000)

Visualizzare e correggere le righe degli estratti conto di procurement card importati o immettere tali righe manualmente. Se è stato importato un estratto conto procurement card, è necessario verificare il campo Stringa associazione in cui viene visualizzata la riga associazione.

Se la casella di controllo Associazione automatica della sessione Parametri ACP (tfacp0100m000) è selezionata e il tipo di riga è Richiesta di acquisto, LN tenta di associare la riga di estratto conto di tipo procurement card alle righe di richiesta al momento del salvataggio delle righe.

Se non sono presenti errori, LN aggiunge le righe associate alla sessione Righe estratto conto procurem. card assoc. a rich. acquisto (tfacp2527m000) e imposta lo stato della riga dell'estratto conto e delle richieste correlate su Associato.

Se il tipo di riga è Rettifiche precedenti o Altro, lo stato della riga dell'estratto conto viene impostato su Associato al momento del salvataggio della riga.

È quindi possibile effettuare le seguenti operazioni:

• Associare automaticamente l'estratto conto procurement card alle richieste di acquisto. Verranno associate tutte le righe dell'estratto conto che possono essere associate. Andare al passaggio 5.
• Associare manualmente righe estratto conto procurement card singole o selezionate a richieste di acquisto. Se vengono associate tutte le righe, lo stato dell'estratto conto di tipo procurement card viene impostato su Associato. Andare al passaggio 7.

Generazione di righe estratto conto

Se nell'estratto conto di procurement card non sono presenti righe, nella sessione Estratto conto procurement card - Righe (tfacp1521m000) è possibile scegliere Genera e associa righe dal menu appropriato. LN genera le righe di estratto conto in base alla richiesta di acquisto il cui stato è Creato e la cui data di richiesta è precedente alla data dell'estratto conto di tipo procurement card. Le righe generate vengono quindi associate alle richieste. Proseguire nell'approvazione degli estratti conto procurement card associati come descritto al passaggio 13.

Associazione dell'estratto conto procurement card

Per associare l'estratto conto di tipo procurement card, scegliere uno dei seguenti comandi dal menu appropriato della sessione Estratti conto procurement card (tfacp1520m000):

• Ass.. LN imposta tutte le righe dell'estratto conto su Associato se il campo Riga associaz. corrisponde alla riga di associazione della richiesta di acquisto e se l'importo della riga dell'estratto conto è uguale all'importo della richiesta di acquisto. Se è presente un importo imposta, l'importo imposta della riga estratto conto deve essere uguale a quello della richiesta di acquisto.
• Associa/Approva/Fattura estratti conto. Viene avviata la sessione Associazione/Approvazione estratti conto procurement card (tfacp2220m000). Per associare gli estratti conto, selezionare la casella di controllo Associa e fare clic su Genera transazioni. Per associare, approvare e fatturare automaticamente allo stesso tempo gli estratti conto, è possibile selezionare le caselle di controllo Associa, Approva e Fattura.

Se si verifica un errore, è possibile visualizzare il file di registro errori come descritto al passaggio 9. È necessario risolvere gli errori e associare nuovamente l'estratto conto oppure le righe dell'estratto conto, come descritto ai passaggi 7 e 8.

Associazione manuale di righe estratto conto

Per associare manualmente singole righe dell'estratto conto di procurement card, nella sessione Estratti conto procurement card (tfacp1520m000) scegliere Righe dal menu appropriato. Viene avviata la sessione Estratto conto procurement card - Righe (tfacp1521m000).

Associazione delle righe

Per associare una o più righe, scegliere uno dei seguenti comandi dal menu appropriato della sessione Estratto conto procurement card - Righe (tfacp1521m000):

• Genera e associa righe. LN genera righe di estratto conto in base alla richiesta di acquisto il cui stato è impostato su Creato. Le righe generate vengono quindi associate alle richieste. Utilizzare questo comando se l'estratto conto procurement card non contiene righe.
• Ass. tutte righe estr. conto. LN imposta tutte le righe di estratto conto su Associato se la riga di associazione nel campo Descrizione riga corrisponde alla riga di associazione della richiesta di acquisto e se l'importo della riga dell'estratto conto è uguale all'importo della richiesta di acquisto. Se è presente un importo imposta, l'importo imposta della riga estratto conto deve essere uguale a quello della richiesta di acquisto.
• Associa riga estr. conto. Se la categoria del tipo di riga è Rettifiche precedenti o Altro, lo stato della riga viene impostato su Associato. Se la categoria del tipo di riga è Richiesta di acquisto, viene avviata la sessione Associazione a richieste (tfacp2570m000). Vedere il passaggio 10.

Se si verifica un errore, è possibile visualizzare il file di registro errori come descritto al passaggio 9. È necessario risolvere gli errori e associare di nuovo le righe di estratto conto, oppure associare manualmente le righe di estratto conto come descritto dal passaggio 10. Quindi proseguire nell'approvazione degli estratti conto di tipo procurement card associati come descritto al passaggio 13.

Registro errori (tfacp2536m000)

Questa sessione consente di visualizzare gli errori registrati da LN durante l'associazione di righe di estratto conto di tipo procurement card a richieste di acquisto. È necessario risolvere gli errori e quindi associare nuovamente gli estratti conto.

Associazione a richieste (tfacp2570m000)

Questa sessione consente di associare manualmente le righe estratto conto alle richieste di acquisto.

Se si desidera rettificare la quantità o l'importo associato, selezionare la riga e scegliere Associa manualm. dal menu appropriato. Viene avviata la sessione Associazione manuale richiesta (tfacp2170s000). Rettificare la quantità o l'importo associato e fare clic su Ass. per associare l'estratto conto alla richiesta.

Se la quantità da associare nella riga estratto conto procurement card supera la quantità nella richiesta di acquisto, viene applicata la fatturazione in eccesso. È necessario gestire la fatturazione in eccesso come descritto al passaggio 11.

Se si verifica una differenza di prezzo che supera i limiti definiti, è necessario approvare manualmente le differenze di prezzo, come descritto al passaggio 12.

Cancellazione fatturazione in eccesso (tfacp2265m000)

Questa sessione consente di cancellare la quantità di fatturazione in eccesso presente se l'estratto conto procurement card viene fatturato per una quantità maggiore di quella della richiesta.

Approvazione differenze prezzo (tfacp2539m000)

Questa sessione consente di approvare manualmente una differenza di prezzo che supera i limiti di tolleranza definiti per le differenze di prezzo.

È possibile approvare le differenze che rientrano nelle tolleranze definite nella sessione Parametri ACP (tfacp0100m000) oppure specificamente per il proprio profilo nella sessione Autorizzazioni fatture di acquisto (tfacp0150m000).

Approvazione di estratti conto procurement card

Utilizzare la sessione Associazione/Approvazione estratti conto procurement card (tfacp2220m000) per approvare estratti conto di tipo procurement card con stato Associato. LN modifica lo stato in Approvato. Se si verifica un errore, è possibile visualizzare il file di registro errori come descritto al passaggio 9. È necessario risolvere gli errori e quindi approvare nuovamente gli estratti conto.

Fatturazione di estratti conto procurement card

Utilizzare la stessa sessione Associazione/Approvazione estratti conto procurement card (tfacp2220m000) per fatturare estratti conto di tipo procurement card con stato Approvato. LN modifica lo stato in Registrato.

LN crea fatture costi per gli estratti conto di tipo procurement card. Se per le fatture costi è richiesta l'autorizzazione di pagamento, è necessario approvare il pagamento nella sessione Autorizzazione fatture di acquisto (tfacp1142m000). Per ulteriori informazioni, vedere Autorizzazione del pagamento in Contabilità fornitori.

Registrazione inserimenti di Prima nota accantonamento (tfacp2260m000)

A fine periodo, è possibile utilizzare questa sessione per registrare l'accantonamento delle richieste di acquisto aperte a cui non è applicata l'opzione Ricevimento diretto in un conto accantonamento previsto per le fatture di acquisto (GRNI).

Quando si chiude un periodo, per le richieste di acquisto a cui non è applicata l'opzione Ricevimento diretto, LN crea le seguenti registrazioni:

• Per accantonare gli inserimenti di Prima nota:

  • Dare: conto di costo per richieste di acquisto nel periodo di accantonamento
  • Avere: fatture da ricevere

• Se si fatturano gli estratti conto procurement card successivamente durante il periodo di storno:

  • Dare: fatture da ricevere
  • Avere: conto di controllo Contabilità fornitori

Stampa report discrepanze (tfacp1421m000)

Questa sessione consente di generare un report delle discrepanze rilevate durante la procedura di associazione.

Rimuovi fatture di acquisto completamente pagate (tfacp2250m000)

Rimuovere le fatture completamente pagate e i relativi estratti conto di procurement card, le righe di estratto conto e le richieste di acquisto.

Aggiornamento previsione di cassa (tfcmg3210m000)

In questa sessione è possibile selezionare tutte le richieste di acquisto non ancora fatturate. La quantità non registrata viene aggiunta alla previsione di cassa.