Pagamenti con procurement card
Le merci acquistate pagate tramite una procurement card vengono ricevute immediatamente se sono acquistate dal magazzino oppure successivamente se vengono ordinate tramite E-Procurement. Per ciascun acquisto, è possibile immettere una richiesta di acquisto o importare un file richiesta di acquisto da E-Procurement o da un'altra applicazione.
La società emittente della procurement card invia periodicamente estratti conto di tipo procurement card. L'estratto conto procurement card include il codice prodotto, il numero di carta di credito e altri dettagli, registrati anche per la richiesta di acquisto. L'estratto conto procurement card deve essere associato alle richieste di acquisto e quindi approvato per il pagamento. Per quanto riguarda l'autorizzazione di pagamento degli acquisti, è necessario elaborare i pagamenti con procurement card in modo identico alle fatture costi. Se in precedenza non è stata immessa alcuna richiesta di acquisto, è comunque possibile immetterne a questo punto o approvare manualmente l'estratto conto di tipo procurement card.
Viene effettuata una registrazione nella contabilità quando si immette la richiesta di acquisto e quando viene fatturato l'estratto conto di tipo procurement card. Tutte le richieste di acquisto per cui non viene ricevuto alcun estratto conto procurement card per il pagamento possono essere accantonate in uno speciale conto contabile. In questo modo, è possibile controllare l'intero ciclo di procurement, da una richiesta di acquisto al pagamento e alla riconciliazione con la Contabilità generale.
Ricevimento diretto
Ricevimento desktop fa sì che LN registri la maturazione prevista fatture di acquisto per le richieste di acquisto immesse. Se si seleziona la casella di controllo Ricevimento diretto per una richiesta di acquisto nella sessione Richieste di acquisto (tfacp2528m000), LN crea una registrazione nel conto delle fatture da ricevere (GRNI) al momento del salvataggio della richiesta di acquisto. A fine periodo, l'importo accantonato delle richieste di acquisto non ancora associate agli estratti conto procurement card viene trasferito al periodo successivo.
Per gli estratti conto di tipo procurement card con Ricevimento diretto, LN calcola le differenze di prezzo. Le differenze di prezzo che superano le tolleranze definite devono essere approvate. Per ulteriori informazioni, vedere Autorizzazione delle differenze di prezzo e dei costi aggiuntivi.
Se la casella di controllo Ricevimento diretto è deselezionata, non viene effettuata alcuna registrazione al momento dell'inserimento delle richieste di acquisto. Alla fine di un periodo, è possibile utilizzare la sessione Registrazione inserimenti di Prima nota accantonamento (tfacp2260m000) per eseguire l'accantonamento delle richieste di acquisto per le quali non sono stati ricevuti estratti conto di tipo procurement card per il pagamento. Dopo la registrazione di accantonamento, la richiesta di acquisto viene gestita da LN allo stesso modo di una richiesta di acquisto a cui è applicata l'opzione Ricevimento diretto.
Riga associazione
La società emittente procurement card genera una riga associazione per ogni riga dell'estratto conto procurement card. La riga associazione contiene una combinazione di campi di associazione, ad esempio data della richiesta, fornitore e articolo. Per ogni società emittente procurement card è possibile definire il formato della riga associazione utilizzata nelle righe dell'estratto conto procurement card. Il formato si basa sui separatori tra i campi dati o sulle lunghezze fisse dei campi dati.
Per definire le righe associazione, utilizzare le seguenti sessioni:
- Codici di associazione (tfacp0112m000).
- Campi di associazione per Codice di associazione (tfacp0509m000).
Se si immette la definizione della procurement card nella sessione Procurement card (tfacp0508m000), è inoltre necessario immettere la società emittente della procurement card e selezionare il formato di codice di associazione utilizzato da tale società. Se si immette una richiesta di acquisto nella sessione Richieste di acquisto (tfacp2528m000), è necessario specificare la procurement card utilizzata per pagare le merci. LN genera quindi una riga di associazione per la richiesta di acquisto in base ai dati immessi e nel formato collegato alla procurement card.
Se si importano estratti conto procurement card e/o richieste di acquisto come file XML, il file include le righe associazione. È consigliabile verificare manualmente le righe associazione e correggerle, se necessario, prima di associare gli estratti conto procurement card alle richieste di acquisto.
Rettifica precedente
Le righe rettifiche precedenti rappresentano importi tuttora aperti di estratti conto procurement card precedenti che non sono stati pagati integralmente o parzialmente. Se si immette una riga di procurement card della categoria Rettifiche precedenti, LN chiude il precedente estratto conto di tipo procurement card. L'importo aperto viene pagato tramite la riga rettifica precedente dell'estratto conto corrente.
Fatturazione in eccesso
La fatturazione in eccesso si verifica se la quantità di merci fatturata tramite l'estratto conto procurement card supera la quantità specifica nella richiesta di acquisto. Nella sessione Richieste di acquisto (tfacp2528m000) è possibile selezionare la modalità di elaborazione della fatturazione in eccesso. In tutti i casi, lo stato della richiesta è impostato su Registrato.