Elaborazione delle fatture di acquisto

Le procedure di registrazione ed elaborazione di una fattura di acquisto in Contabilità si articolano nei seguenti passaggi:

1. Registrazione del ricevimento delle fatture di acquisto (facoltativo).
2. Eventuale conferma delle fatture ricevute e registrazione delle fatture di acquisto.
3. Rimozione del motivo di blocco eventualmente collegato alla fattura.

4. Effettuare una delle seguenti operazioni:

   • Per le fatture costi, immettere le righe di transazione.
   • Per le fatture di acquisto, associare le fatture stesse ai ricevimenti, agli ordini di acquisto e agli ordini di trasporto correlati.
5. Visualizzazione del registro errori e correzione degli errori di associazione.
6. Approvazione delle differenze di prezzo.
7. Visualizzazione del registro errori e correzione degli errori di approvazione.
8. Autorizzazione della fattura per il pagamento, se è richiesta l'approvazione del pagamento.

È possibile elaborare singole fatture di acquisto manualmente oppure associare e approvare intervalli di fatture di acquisto utilizzando un processo in background.

Per le registrazioni create durante ogni passaggio, vedere il manuale User's Guide for Financial Integration and Reconciliation Transactions relativo alle transazioni di integrazione finanziarie e di riconciliazione.

Se si utilizza l'autofatturazione, i fornitori non inviano fatture alla società, ma quest'ultima provvede autonomamente a generare le fatture di acquisto richieste. La procedura relativa alle autofatture è analoga a quella relativa alle fatture di acquisto.

Stato fattura

Lo stato della fattura riflette i vari passaggi del processo e può cambiare come indicato di seguito:

1. Bozza (facoltativo) --> Registrato
2. Registrato--> Associato se la fattura è stata associata completamente o in parte
3. Associato--> Approvato
4. Approvato--> Associato se l'approvazione della fattura è stata annullata.

È inoltre possibile approvare una fattura senza prima associarla. Se l'approvazione di una fattura viene annullata, lo stato viene impostato su Registrato.

1. Ricevimento e conferma delle fatture di acquisto

Prima di registrare le fatture di acquisto ricevute, è possibile registrarne il ricevimento nella sessione Fatture di acquisto ricevute (tfacp1500m000). LN imposta quindi lo stato della fattura su Bozza.

Se ad esempio le fatture devono essere confermate da vari impiegati o reparti prima di essere elaborate, è possibile prima registrare il ricevimento della fattura. Per ulteriori informazioni, vedere Conferma delle fatture di acquisto ricevute.

2. Registrazione delle fatture di acquisto

Quando si registra una fattura di acquisto, LN crea una partita aperta in Contabilità fornitori e una registrazione nel modulo Contabilità generale.

Per registrare una fattura di acquisto, è possibile immettere una nuova fattura di acquisto in questa sessione oppure copiare una fattura di acquisto ricevuta dalla sessione Fatture di acquisto ricevute (tfacp1500m000). Effettuare le seguenti operazioni:

1. Avviare la sessione Transazioni (tfgld1101m000).
2. Selezionare o creare un batch di transazioni.
3. Aggiungere un record al batch utilizzando un tipo di transazione della categoria Fatture di acquisto. Salvare il record.

4. Selezionare il record e scegliere Inserim. transaz. dal menu appropriato. Viene avviata la sessione Inserimento fattura di acquisto (tfacp2600m000).

5. Effettuare una delle seguenti operazioni:

   • Per immettere una nuova fattura di acquisto, specificare i relativi dettagli.

   • Per registrare una fattura con stato Bozza, effettuare le seguenti operazioni:

     1. Nella sessione Inserimento fattura di acquisto (tfacp2600m000) scegliere Copia fatture di acquisto ricevute dal menu appropriato. Viene avviata la sessione Copia fatture di acquisto ricevute (tfacp1210m000).
     2. Selezionare la fattura da copiare e scegliere OK. LN copia i dettagli della fattura nella sessione Inserimento fattura di acquisto (tfacp2600m000).

Quando viene immessa una fattura nella sessione Inserimento fattura di acquisto (tfacp2600m000), LN imposta il campo Stato fattura su Registrato.

Quando viene copiata una fattura ricevuta nella sessione Fatture di acquisto ricevute (tfacp1500m000), LN imposta lo stato della fattura copiata su Registrato. Non è possibile copiare più volte la stessa fattura.

Se è stato definito un motivo di blocco predefinito a livello generale oppure per il Business Partner 'Origine fattura', LN blocca tutte le fatture di acquisto registrate per l'elaborazione automatica.

Il modo in cui si prosegue la procedura relativa alle fatture di acquisto dipende dal tipo di fattura selezionato nel campo Tipo fattura della sessione Inserimento fattura di acquisto (tfacp2600m000). Sono disponibili i seguenti tipi di fattura:

• Fattura costi (fatture di acquisto per cui non è presente alcun ordine di acquisto correlato)
• Fattura correlata a ordini di acquisto
• Fattura correlata a costi logistici
• Fattura correlata a ordini di trasporto