Processus de rapprochement

Le rapprochement s'effectue généralement sur une période comptable définie. Avant de lancer le processus de rapprochement, utilisez la session Clôture des périodes (tfgld1206m000) pour fermer la période d'intégration et éviter ainsi la saisie de nouvelles écritures.

Toutefois, si vous générez et imprimez les états de rapprochement, LN ne vérifie pas le statut de période. Vous pouvez imprimer les états à votre convenance, indépendamment du statut de la période.

Pour calculer les différences de change provoquées par les erreurs d'arrondi ainsi que les fluctuations de taux de change, et imputer celles-ci dans les comptes généraux appropriés avant d'effectuer le processus de rapprochement, lancez les sessions suivantes :

• Calcul différences de change pour les comptes d'intégration (tfgld4295m400)
• Calcul diff. d'arrondi de change pour comptes d'intégration (tfgld4295m500)

Important !Pour éviter les différences d'arrondi, vous devez lancer la session Calcul diff. d'arrondi de change pour comptes d'intégration (tfgld4295m500) si l'un des cas suivants se présente :

• Si l'option TVA sur les charges est utilisée, lancez cette session pour le groupe de rapprochement de l'écart provisoire.
• S'il existe des ordres d'achat rattachés, lancez cette session pour les groupes de rapprochement des factures à recevoir.

Finalisez les lots pour les écritures de différences de change. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique Comptes de différences de change.

Utilisez la session Impression de la balance (tfgld3402m000) pour imprimer la balance des comptes généraux d'intégration à analyser.

Si vous avez archivé des écritures qui appartiennent encore au groupe de rapprochement, par exemple des écritures de stock, créez des soldes d'ouverture pour effacer les différences des données de rapprochement. Utilisez la session Soldes d'ouverture pour rapprochement (tfgld4195m000).

Pour créer des balances d'ouverture relatives à des objets de gestion et à des éléments de rapprochement spécifiques, sélectionnez une écriture dans la session Logistique - Rapprochement financier (tfgld4595m000) puis, dans le menu approprié, cliquez sur Créer solde d'ouverture de rapprochement.

Utilisez la session Impression des données de rapprochement (tfgld4495m000) ou la session Impression données de rapprochement projet (PCS) en cours (tfgld4495m300) pour imprimer un état de rapprochement.

A ce stade du processus, vous pouvez imprimer un état standard.

• Pour imprimer les sous-totaux à un niveau élevé, par exemple par élément de rapprochement, cochez les cases suivantes :

  • Impression état récapitulatif
  • Comparer rapprochement avec comptabilité générale finalisée
  • Supprimer les soldes nuls

• Pour imprimer les sous-totaux au niveau de l'élément de rapprochement, ouvrez l'onglet Options et, dans la section Groupe spécifique par, sélectionnez les cases suivantes, selon le cas :

  • Elément de rapprochement
  • Combinaison d'éléments de rapprochement

Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique Impression des états de rapprochement.

Pour les comptes généraux dont les montants correspondent, acceptez les données de rapprochement. Passez à l'étape 8, Acceptation des données de rapprochement.

Si les montants de l'état de rapprochement ne correspondent pas aux montants de la balance, commencez par reconstituer l'historique des comptes généraux analysés.

Dans la session Reconstitution balance d'ouverture/historique d'après écrit. (tfgld3203m000), cochez les trois cases suivantes :

• Solde d'ouverture
• Reconstitution de l'historique du compte père
• Reconstitution de l'historique de la dimension mère

Revenez à l'étape 4, Impression de la balance.

Acceptez les données de rapprochement des comptes généraux correctes. Dans la session Acceptation des données de rapprochement (tfgld4295m000), sélectionnez le groupe de rapprochement. Ensuite, sélectionnez la plage de comptes généraux pour lesquels vous voulez accepter les données de rapprochement.

Remarque Les comptes de stock et les comptes de fin doivent être analysés préalablement à l'acceptation des données de rapprochement.

Si les montants de l'état de rapprochement ne correspondent pas aux montants de la balance, vous pouvez effectuer diverses opérations, selon le type de problème rencontré et vos besoins d'audit.

Utilisez la session Impression des données de rapprochement (tfgld4495m000) pour imprimer l'état répertoriant les écritures impossibles à rapprocher. A ce stade, vous pouvez désactiver la case à cocher Comparer rapprochement avec comptabilité générale finalisée, car la relation entre les données de rapprochement et la balance a déjà été vérifiée.

Vous pouvez éventuellement cocher la case Impression des écritures non acceptées uniquement pour les comptes autres que les comptes de stock et les comptes finaux. Commencez par imprimer un état peu détaillé. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique Impression des états de rapprochement.

Si les différences sont difficiles à expliquer, cochez les cases suivantes dans la session Impression des données de rapprochement (tfgld4495m000) pour imprimer un état plus détaillé :

• Détail logistique
• Détail Finance

Dans la session Logistique - Rapprochement financier (tfgld4595m000), utilisez les options proposées pour afficher les détails de l'écriture.

Par exemple, si vous sélectionnez une ligne, dans le menu approprié, vous pouvez sélectionner :

• Origine écriture pour afficher l'écriture d'origine dans l'application Logistique.
• Afficher l'écriture d'intégration pour afficher les détails de conversion et d'imputation de l'écriture.

Pour référence, vous pouvez également imprimer les états correspondants des données logistiques.

Si les données financières sont correctes, passez à l'étape 13, Acceptation des données de rapprochement.

Vous pouvez créer manuellement des écritures correctives pour les imputations incorrectes. Pour plus d’informations, voir Création d'une écriture de correction. Ce type de correction permet de résoudre les écarts dans Finances. Il ne corrige pas les différences entre la balance et l'état de rapprochement. Celles-ci doivent être triées par un expert.

Répétez ensuite le processus de rapprochement, en commençant à l'étape 9 : Analyse des soldes de l'état des données de rapprochement. Vous pouvez imprimer un état de rapprochement intégrant les corrections non imputées.

Utilisez la session Imputation des corrections de rapprochement (tfgld4295m300) pour imputer les écritures de correction dans les comptes Comptabilité générale.

Revenez ensuite à l'étape 3, Impression de la balance.

Si aucune autre correction n'est nécessaire pour le groupe de rapprochement, sélectionnez celui-ci dans la session Acceptation des données de rapprochement (tfgld4295m000). Ensuite, sélectionnez la plage de comptes généraux pour lesquels vous voulez accepter les données de rapprochement.

Si vous le souhaitez, cochez la case Sélectionner un objet de gestion spécifique pour accepter les données de rapprochement d'un objet de gestion spécifique ou d'une plage d'objets de gestion.

Vous pouvez cocher la case Uniqt DB et CR équilibrés pour accepter la plupart des écritures. Vous devez saisir les montants de tolérance dans chacune des devises société.

Lorsque vous cliquez sur Traiter, un certain nombre de conditions sont vérifiées par LN et le statut Accepté est affecté à toutes les écritures répondant aux conditions. Dans la session Logistique - Rapprochement financier (tfgld4595m000), vous pouvez afficher le statut de l'écriture et, au besoin, désélectionner la case Accepté.