Console de traitement des factures fournisseurs (tfacp8350m000)

Présentation de la console

La console se compose des éléments suivants :

Section Factures par statut de traitement

Le nombre de factures en cours s'affiche sous forme d'un diagramme à barres, en fonction du statut de la facture. Placez le pointeur sur le diagramme à barres pour afficher le nombre de factures ayant le statut spécifique. Les informations affichées pour le décompte de factures ou le montant facturé sont basées sur l'option sélectionnée.

Les données sont affichées sous forme graphique pour les statuts suivants :

• Brouillon
• Importé
• Validé
• Erreurs de validation
• Enregistré
• Erreurs d'enregistrement
• Rapproché

Section Factures échues en cours de traitement

Le décompte et l'ancienneté des factures impayées à payer s'affichent dans un diagramme à barres, en fonction de la période spécifiée. L'ancienneté des factures est basée sur la différence entre la date de facturation et la date courante. Placez le pointeur sur le diagramme à barres pour afficher le nombre de factures échues pour la période spécifiée. Les informations affichées pour le décompte de factures échues ou le montant facturé sont basées sur l'option sélectionnée.

Vous pouvez afficher les factures échues pour une semaine, un mois ou un trimestre. Par défaut, la Vue hebdomadaire s'affiche. Les vues sont :

Vue hebdomadaire

Le décompte de factures impayées s'affiche de la semaine 1 à 11, puis >11 semaines, qui inclut toutes les factures dues depuis plus de 11 semaines.

Vue mensuelle

Le décompte de factures impayées s'affiche de la semaine 1 à 12, puis >12 semaines, qui inclut toutes les factures dues depuis plus de 12 semaines.

Vue trimestre

Le décompte de factures impayées s'affiche du trimestre 1 à 4, puis >4 trimestres, qui inclut toutes les factures dues depuis plus de 4 trimestres.

Section Factures (grille)

Les factures correspondant à l'analyste fournisseur indiqué sont affichées dans la grille.

Les options de la barre d'outils de la grille sont les suivantes :

• Rechercher : Cette option permet de rechercher les factures en fonction des données spécifiées. Vous pouvez effectuer une recherche en fonction des caractères, des numéros, ou des deux.
• Analyste fournisseur : Affiche le nom de l'analyste fournisseur. Vous pouvez accéder à la session Employés - Caractéristiques générales (tccom0101m000) à l'aide de la fonction Zoom et sélectionner un analyste fournisseur. Les factures de l'analyste fournisseur sélectionné sont affichées dans la console.
• Société financière : Sélectionnez la société financière pour laquelle vous voulez afficher les factures fournisseurs. Si aucune société financière n'est sélectionnée, les factures enregistrées de toutes les sociétés partagées sont affichées. remarque : Ce champ est affiché uniquement si les données sont partagées par toutes les sessions relatives aux factures fournisseurs liées à la société financière.
• Actions : Vous pouvez sélectionner une facture et effectuer les opérations suivantes :
  • Annuler : Annuler la facture dont le statut est Brouillon, Importé, Erreurs de validation ou Validé
  • Valider : Valider la facture dont le statut est Importé ou Erreurs de validation.
  • Enregistrer : Enregistrez la facture dont le statut est Brouillon ou Validé.
  • Rapprocher : De rapprocher la facture qui n'a aucun montant non affecté.
  • Saisir les écritures : Spécifier l'écriture pour les factures dont le statut est Enregistré.
  • Soumettre : Soumettre les factures pour approbation.
    • Cette action est applicable uniquement si ION Workflow est implémenté.
    • Cette option est disponible pour toutes les factures et le statut du workflow défini sur Non démarré.
  • Approuver : Approuver les factures dont le statut est Rapproché.
  • Facture reçue :
    • Lance la session Factures fournisseurs reçues (tfacp1110m000) si « Facture reçue » est sélectionné dans la grille.
    • Si une facture fournisseur ayant une facture reçue est sélectionnée, la session Facture fournisseur reçue (tfacp1610m000) est lancée avec la facture reçue. Si aucune facture reçue n'est liée, alors la session Factures fournisseurs reçues (tfacp1110m000) démarre.
    • Si aucune facture n'est sélectionnée dans la grille, la session Factures fournisseurs reçues (tfacp1110m000) est lancée.
  • Traiter les factures fournisseurs :
    • Lance la session Traitement des factures fournisseurs (tfacp2107m000) si « Facture fournisseur » est sélectionné dans la grille.
    • Lance la session Traitement des factures fournisseurs (tfacp2107m000) si aucun enregistrement n'est sélectionné ou si une facture reçue est sélectionnée.
  • Journal d'erreurs : Permet de lancer la session Journal d'erreurs (tfacp2580m000).
• Filtrer par : Vous pouvez utiliser cette option pour filtrer les factures en fonction du groupe Tiers financier, du tiers facturant et du tiers payé.

Vous pouvez utiliser l'option  pour générer une facture

1. Facture reçue : Vous pouvez accéder à la session Facture fournisseur reçue (tfacp1610m000) depuis la console à l'aide de l'option Facture reçue. Vous pouvez indiquer manuellement les détails des écritures dans cette session. Une fois l'écriture spécifiée et enregistrée, la facture est répercutée dans la console. Vous devez actualiser la console pour afficher les données de facturation mises à jour.
2. Facture fournisseur : Vous pouvez accéder à la session Saisie de facture fournisseur (tfacp2600m000) qui s'ouvre avec le journal défini par défaut pour la facture fournisseur. Vous pouvez indiquer manuellement les détails des écritures dans cette session. Une fois l'écriture indiquée et enregistrée, vous devez actualiser la console pour afficher les données de facturation mises à jour.
3. Avoir fournisseur : Vous pouvez accéder à la session Saisie de facture fournisseur (tfacp2600m000) qui s'ouvre avec le journal défini par défaut pour l'avoir. Vous pouvez indiquer manuellement les détails des écritures dans cette session. Une fois l'écriture indiquée et enregistrée, vous devez actualiser la console pour afficher les données de facturation mises à jour.

Interaction entre la grille et les factures par statut de traitement

Cliquez sur n'importe quelle barre du diagramme (par exemple, validé). La grille affiche tous les enregistrements de facture validés. De même, lorsque vous filtrer un statut dans la grille (importée), le statut est sélectionné dans le graphique.

Section Détails de la facture

Cliquez sur  pour afficher les détails de la facture dans la vue détaillée. La vue détaillée de la facture affiche les informations telles que la société, la date de facture, la date d'échéance, le compte bancaire, le montant facturé, etc. Cliquez sur l'option Développer la vue pour afficher les détails de la facture.

Code Document d'importation :

Sélectionnez la facture avec CODE DOCUMENT D'IMPORTATION. Le document s'affiche dans le volet droit de la section Informations associées. Si vous cliquez sur l'icône , le document est ouvert dans Infor Document Management.

Pour ouvrir le document d'importation à partir des détails de la facture, cliquez sur l'ID Document d'importation.

Personnalisation de colonne dans la grille : Pour inclure ou supprimer une colonne dans la grille, sélectionnez ou supprimez la case du nom de colonne correspondante à l'aide de l'option Personnalisation de colonne.

Personnalisation de console dans la grille : Pour mettre à jour ou ajouter des colonnes, sélectionnez l'option  des paramètres et cliquez sur Enreg. valeurs par défaut.

Traitement pour différents types de factures :

• Facture d'achat direct reçue manuelle

  Le statut initial est défini sur Brouillon.
• Cliquez sur Enregistrer, le statut est modifié sur Enregistrer ou Erreurs d'enregistrement.
• Si le statut est défini sur Erreurs d'enregistrement, la correction doit être effectuée. Après correction, l'étape de facturation est Enregistré.
• Spécifiez le motif, si des erreurs sont signalées pour l'échec de l'écriture.
• Si la correction des erreurs est effectuée automatiquement, le statut est modifié en Ecriture saisie.

• Facture associée aux ordres reçus manuellement

  Le statut initial est défini sur Brouillon.
• Cliquez sur Enregistrer, s'il n'y a pas d'erreurs, l'étape de la facture est enregistrée.
• Rapprocher avec la commande fournisseur, le statut peut être Rapproché ou Partiellement rapproché.
• La facture doit être Entièrement rapprochée pour pouvoir approuver la facture.
• Cliquez sur Approuver pour approuver la facture.
• La facture est approuvée.

• Facture d'achat direct importée

  Le statut initial est Importé.
• Cliquez sur Valider, s'il n'y a pas d'erreurs, l'étape de la facture est validée.
• Cliquez sur Enregistrer, s'il n'y a pas d'erreurs, l'étape de la facture est enregistrée.
• Saisissez les écritures, si des erreurs s'affichent, l'écriture échoue.
• Si la correction des erreurs est effectuée automatiquement, le statut est modifié en Ecriture saisie.

• Facture associée à un ordre reçue importée

  Le statut initial est défini sur Importé.
• Cliquez sur Valider, s'il n'y a pas d'erreurs, l'étape de la facture est validée.
• Cliquez sur Enregistrer, s'il n'y a pas d'erreurs, l'étape de la facture est enregistrée.
• Rapprocher avec la commande fournisseur, le statut peut être Rapproché ou Partiellement rapproché.
• La facture doit être Entièrement rapprochée pour pouvoir approuver la facture.

Facture de lot

Factures liées aux commandes fournisseurs et facture d'achat direct : Pour ces factures, vous devez créer des écritures dans la session Ecritures (tfgld1101m000). Dans cette session, le lot est sélectionné en tant que factures fournisseurs. Lorsque LN traite le lot, ces deux types de factures sont traités.

1. Achat/Transport/Coûts globaux/Facture associée à la commande :
   • Cliquez sur Nouveau dans la session Ecritures (tfgld1101m000), une nouvelle session Saisie de facture fournisseur (tfacp2600m000) par lots commence.
   • Sélectionnez Facture fournisseur dans la session Journal.
   • Sélectionnez le type de facture Facture liée aux commandes fournisseurs.
   • Sélectionnez l'Ordre comme dans l'onglet Données facture , dans le groupe Commande.
   • Tous les détails sont définis par défaut.
   • Ouvrir la même facture dans la console.
   • Cliquez sur Rapprocher avec commande fournisseur, coût global ou rapprochement avec réception. Une fois la facture entièrement rapprochée – l'option du menu Approuvé est activée.
   • Cliquez sur Approuver.
2. Facture d'achat direct fournisseur :
   • Cliquez sur Nouveau dans la session Ecritures (tfgld1101m000), une nouvelle session Saisie de facture fournisseur (tfacp2600m000) par lots commence.
   • Sélectionnez Facture fournisseur dans le journal.
   • Sélectionnez le type de facture Facture liée au coût.
   • Permet de sélectionner les Tiers.
   • Ouvrir la même facture dans la console.
   • Cliquez sur le registre. La facture est Enregistré.
   • Spécifiez les écritures. Le statut de la facture est Ecritures saisies.

Statut du workflow

Le statut du workflow s'affiche uniquement si ION Workflow est implémenté. Elles sont visibles lorsque ION Workflow est implémenté.

• Factures dont le statut est Ecritures saisies.
• Le champ Statut du workflow s'affiche dans la colonne personnalisation, qui peut être sélectionnée et le champ Statut du workflow peut être ajouté à la grille de factures.
• L'option de menu Soumission est disponible dans Actions.
• Le statut du workflow est affiché pour la facture sélectionnée dans l'écran des détails de la facture.

Cas d'utilisation pour la facture préliminaire

1. La facture manuelle est créée dans la session Factures fournisseurs reçues (tfacp1110m000). Le statut de la facture est défini sur Brouillon.
2. Cliquez sur l'option Enregistrer du menu Action. Le statut de la facture est modifié en Enregistré et le numéro de facture est généré.
3. Naviguer vers Traiter la facture fournisseur et spécifiez les écritures.
4. Une fois les écritures spécifiées, le statut de la facture passe de Enregistré à Ecritures saisies. Dans l'environnement de workflow, les écritures spécifiées s'affichent dans l'en-tête et la section d'étape. Le statut du workflow s'affiche comme En attente d'approbation. Naviguer vers Ming.le et vérifier mes flux.
5. Cliquez sur Détails, les détails de la facture sélectionnée s'affichent et vous devez approuver la facture. Le statut Approuvé est répercuté dans la console.

Paramètres utilisateur

Cliquez sur pour définir les paramètres de l'affichage Détails de la console.

La fenêtre des paramètres utilisateurs est accessible en haut à droite de la barre d'outils de la session Console de traitement des factures fournisseurs (tfacp8350m000).

Dans la fenêtre paramètres utilisateur, vous pouvez spécifier ces valeurs par défaut en fonction desquelles les factures sont affichées dans la session Console de traitement des factures fournisseurs (tfacp8350m000).

• Filtrer par : Spécifiez les informations en fonction desquelles les factures sont filtrées. Vous pouvez trier les factures par :
  • Groupe financier tiers
  • Tiers facturant
  • Tiers payé
• Général
  • Analyste de comptabilité fournisseurs : L'utilisateur de LN ayant le rôle d'analyste de comptabilité fournisseurs.
  • Société financière : Société financière pour laquelle les données de facture fournisseur sont affichées. remarque : Ce champ est affiché uniquement si les données sont partagées par toutes les sessions relatives aux factures fournisseurs liées à la société financière.
  • Afficher les montants négatifs en rouge : Si cette case est cochée, toutes les valeurs négatives sont affichées en rouge.

Section Messages

Il s'agit d'un volet extensible qui affiche les messages d'erreur. Lorsqu'une erreur est signalée dans la console, le volet se développe pour afficher les messages d'erreur. Cliquez sur  pour supprimer les messages. Pour réduire le volet, cliquez sur l'en-tête.

Les options générales disponibles dans la console sont les suivantes :

• Actualiser : Réutilise les données associées à la facture depuis Infor LN.
• Enregistrer les valeurs par défaut : Enregistre les valeurs définies dans la page Paramètres utilisateur et les paramètres sont définis par défaut lorsque vous accéderez à la console, la prochaine fois.
• Effacer les valeurs par défaut : Efface les valeurs par défaut que vous définissez dans la page Paramètres utilisateur.
• Afficher les valeurs par défaut : Supprime les modifications non sauvegardées apportées aux paramètres utilisateur et applique les derniers paramètres enregistrés lorsque vous accéderez à la console, la prochaine fois.
• A propos de : Affiche la version de la console.