Traitement des écritures d'intégration

Lorsque des événements générant des imputations financières se produisent, LN consigne automatiquement les données logistiques telles que le montant de commande, le numéro de commande, la quantité et le tiers dans la table Ecritures d'intégration (tfgld482). Parallèlement, ces données sont stockées dans la table Données de rapprochement (tfgld495) à des fins de consultation, de reporting et de rapprochement.

LN détermine la période financière dans laquelle l'écriture doit être imputée en fonction de la date d'écriture. Ce point est particulièrement important dans le cadre du processus de rapprochement. LN affiche un message d'erreur en cas de clôture de la période financière. Toutefois, dans la session Paramètres d'intégration (tfgld4150s000), vous pouvez sélectionner l'option Traitement de la période clôturée par défaut. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Traitement des périodes pour les écritures d'intégration.

Les éléments de conversion des écritures pour lesquelles vous saisissez un code Compte général ne sont pas journalisés, puisqu'ils ne sont pas nécessaires pour déterminer le compte général et les dimensions de l'écriture.

Utilisez la session Ecritures d'intégration (tfgld4582m000) pour afficher les écritures d'intégration. Les onglets permettent d'afficher tous les détails associés.

Vous pouvez convertir et imputer des écritures individuelles, par exemple imputer une écriture spécifique ou une écriture antidatée avec le numéro du schéma d'intégration actif à la date d'écriture.

Dans la session Ecritures d'intégration (tfgld4582m000), sélectionnez l'écriture puis, dans le menu approprié, cliquez sur :

• Convertir écritures spécifiques, pour convertir l'écriture sélectionnée selon le numéro du schéma d'intégration actif.
• Convertir avec schéma d'intégr. spécif., pour convertir une écriture sélectionnée selon un numéro spécifique du schéma d'intégration. Vous pouvez sélectionner un numéro de schéma d'intégration quelconque dans la session Schémas d'intégration (tfgld4573m100). Si la version sélectionnée n'a pas été active, vous pouvez simuler la conversion. Si le numéro sélectionné a été Actif à tout moment, vous pouvez simuler la conversion et réellement convertir l'écriture ;
• Imputer écritures spécifiques pour imputer une écriture sélectionnée manuellement.

Dans la session Conversion des écritures d'intégration (tfgld4281m000), sélectionnez une plage d'écritures à convertir.

Si vous cliquez sur le bouton Convertir, LN affecte des comptes généraux et des dimensions aux écritures en fonction du schéma d'intégration et des valeurs des éléments de conversion.

LN utilise le numéro de schéma d'intégration actuellement Actif, indépendamment des dates d'écriture.

Vous pouvez sélectionner des écritures ayant des statuts spécifiques pour la conversion. Par défaut, LN convertit les écritures dont le statut est le suivant :

• Journalisé

  Les données d'écriture ont été journalisées. Cette case est généralement cochée.

• Erreur de conversion

  La conversion précédente de l'écriture s'est soldée par un message d'erreur.

• Erreur d'imputation

  L'imputation précédente de l'écriture s'est soldée par un message d'erreur.

Les écritures pour lesquelles vous saisissez un code Cpte gal ne sont pas converties, puisqu'elles peuvent être immédiatement imputées dans le compte général et les dimensions du code Compte général.

Pour reconvertir les écritures déjà converties, sélectionnez Converti dans le champ Statut. La conversion précédente est remplacée par la nouvelle. Vous pouvez par exemple utiliser cette option pour remplacer la conversion individuelle des écritures effectuée dans la session Ecritures d'intégration (tfgld4582m000).

Après la conversion, vous pouvez encore convertir des écritures individuelles en fonction des numéros de schémas d'intégration précédemment actifs. Utilisez les commandes du menu approprié de la session Ecritures d'intégration (tfgld4582m000).

Après la conversion des écritures d'intégration, vous pouvez lancer la session Impression du journal d'erreurs des écritures d'intégration (tfgld4484m000) pour afficher ou imprimer un état des erreurs.

Si des erreurs de conversion se sont produites, créez un nouveau numéro du schéma d'intégration dans lequel vous les corrigerez. Dans la session Ecritures d'intégration (tfgld4582m000), vous pouvez convertir manuellement des écritures individuelles en fonction d'un schéma de conversion précédemment actif.

Dans la session Imputation des écritures d'intégration (tfgld4282m000), sélectionnez une plage d'écritures à imputer.

Vous ne pouvez imputer les écritures d'intégration que si vous appartenez à un groupe d'utilisateurs d'intégration. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Groupes d'utilisateurs d'intégration.

Si vous cliquez sur le bouton de commande Imputer les écritures d'intégration, des écritures non finalisées sont créées par LN dans la Comptabilité générale. Les écritures de débit et de crédit sont compressées si le schéma d'intégration le spécifie. Les numéros de lot sont affectés selon la valeur du paramètre Traitement des numéros de lot dans la session Paramètres d'intégration (tfgld4150s000).

Si vous cochez la case Fréquence du traitement en continu, LN impute les écritures nouvellement converties dans la plage sélectionnée à intervalles réguliers tant que la session est ouverte. Vous pouvez indiquer l'intervalle de temps, en minutes, entre deux traitements du processus d'imputation. Si vous indiquez zéro, le processus n'est pas répété.

Après la conversion des écritures d'intégration, vous pouvez lancer la session Impression du journal d'erreurs des écritures d'intégration (tfgld4484m000) pour afficher ou imprimer un état des erreurs.

Les principaux types d'erreurs d'imputation sont les suivants :

• Dans une structure de sociétés multifinancières, les relations intersociétés ou intergroupes ne sont pas définies correctement dans les sessions Relations intersociétés (tfgld0515m000) et Relations intergroupes (tfgld2501m000). Par exemple, vérifiez l'existence des comptes généraux.
• La période comptable correspondant à la date d'écriture a déjà le statut Clôturé. Pour imputer l'écriture, attribuez à la période le statut Ouvert pour les écritures de comptabilité générale dans la session Statut de période (tfgld0107m000).
• Il existe des erreurs générales de traitement des écritures, par exemple, le numéro disponible le plus élevé d'une série de numéros de document a été atteint.

Corrigez les erreurs et imputez une nouvelle fois les écritures d'intégration.

Dans la session Sélection globale de lots pour finalisation (tfgld1210m000) ou la session N° de traitement finalisation (tfgld1609m000), finalisez le lot. LN vérifie si les écritures du lot sont équilibrées.

Si le débit et le crédit d'une écriture doivent être imputés à plusieurs sociétés financières, des écritures intersociétés sont générées. En outre, les pertes et les gains de change sont calculés et imputés.

Les écritures finalisées sont stockées dans la comptabilité générale et les écritures non finalisées correspondantes sont supprimées.

Avant d'archiver et de supprimer les écritures d'intégration, vous pouvez reconvertir les écritures Imputé qui ont été converties de façon incorrecte. Pour plus de détails, reportez-vous à Reconversion des écritures d'intégration.

Une fois les écritures imputées, les détails des écritures d'intégration ne sont plus nécessaires. Les données logistiques nécessaires pour les consultations, le reporting et le rapprochement sont stockées séparément dans la table Données de rapprochement (tfgld495).

Des données journalisées superflues en grande quantité peuvent avoir un impact négatif sur les performances du processus qui gère les écritures d'intégration et de rapprochement. Pour économiser de l'espace et éviter une dégradation des performances, exécutez régulièrement la session Archivage et/ou suppression des écritures d'intégration (tfgld4283m000) qui fait partie des utilitaires du module Comptabilité générale. Toutes les écritures d'intégration de la sélection et leurs éléments de conversion dont le statut est Imputé sont archivés et/ou supprimés selon les options sélectionnées.

Les éléments de conversion reflètent les données logistiques. En cas de modification des données logistiques, par exemple, si des codes Article ou des projets parviennent à expiration ou que vous redéfinissez les types de commandes, il n'est pas possible de créer ultérieurement une écriture d'intégration de correction ni de reconvertir les écritures d'intégration. Dans ce cas, vous pouvez également archiver les éléments de conversion.