Création d'états financiers - Procédure

Création d'un état financier ou consolidé :

  1. Création d'un en-tête d'état financier ou consolidé
    1. Dans la session Etats financiers (tffst1500m000), cliquez sur Nouveau. La session Etats financiers (tffst1600m000) est lancée.

    2. Dans Détail du relevé, spécifiez les éléments suivants :

      • code et description ;
      • type d'état : Etat financier ou Etat consolidé
      • Type du schéma d'écriture ;
      • code de la présentation de relevé appropriée créée dans la session Présentations de relevé (tffst0110m000) ;

    3. Dans Détails de la devise, spécifiez les éléments suivants :

      • Devise de reporting
      • Groupe de calcul
      • Type de taux par défaut

    4. Le cas échéant, dans Détails de l'annexe, spécifiez les éléments suivants :

      • Code de la présentation de relevé appropriée pour les annexes, créée dans la session Présentations de relevé (tffst0110m000).
      • Au besoin, modifiez le paramètre du champ Traitement des écritures qui détermine la manière dont les données de l'état sont extraites.
  2. Définition des comptes d'état

    Dans un état financier ou consolidé, vous devez définir des comptes représentant les lignes à afficher dans cet état.

    Pour définir un nouveau compte :

    1. Dans la session Etats financiers (tffst1600m000), sélectionnez l'onglet Comptes d'état et cliquez sur Nouveau.

    2. Spécifiez les éléments suivants :

      • Numéro de compte et description. Ce numéro détermine l'ordre par défaut dans lequel les comptes sont imprimés. Cet ordre peut être remplacé par la séquence d'impression.
      • Type de compte (voir la section suivante)
      • Niveau
      • Compte d'état père
      • Bascule de signe
      • Type de taux de change
      • Compte d'état auquel sont imputés les gains et les pertes en devise.
    3. Enregistrez la ligne.

    4. Eventuellement, ouvrez la ligne pour ajouter d'autres détails tels que :

      • Compte secondaire
      • compte 100 %
      • Compte de différence d'arrondi

      • Compte de relevé de trésorerie : si vous sélectionnez ce type de compte, les valeurs ne sont pas fournies par comptes généraux ou des dimensions, mais sur la base des motifs de trésorerie.

        Remarque : À partir du menu approprié, vous pouvez démarrer des sessions permettant d'affecter ces comptes à une plage de comptes d'état au lieu de procéder manuellement, compte après compte.

    Utilisation des types de comptes

    Lorsque vous configurez un compte d'état financier, les types disponibles sont les suivants :

    • Valeur

      Comptes permettant d'afficher les montants issus des comptes généraux liés et/ou des dimensions ou basés sur des motifs de trésorerie, si le niveau est zéro (0). Si le niveau est supérieur à zéro, il affiche les totaux des comptes enfant liés. Si vous sélectionnez cette valeur, vous devez également indiquer s'il s'agit d'un débit ou d'un crédit. Cette sélection détermine si les montants s'affichent avec un signe moins lorsque la valeur est un débit ou un crédit.

      Pour consulter un exemple, reportez-vous à la rubrique Exemple de valeur de type de compte.

    • Texte

      Ce type permet d'ajouter du texte à un état. Assurez-vous d'avoir sélectionné une présentation de relevé avec une valeur > 0 dans le champ Position du texte du compte. Ce compte de texte peut être utilisé de deux façons :

      • Avec du texte

        Dans le menu approprié, sélectionnez la commande Editeur de texte et saisissez le texte. Vous pouvez utiliser plusieurs variables, auxquelles vous accédez en sélectionnant Démarrer une session Zoom dans le menu approprié depuis la zone de texte. Pour imprimer le texte de la zone du compte de texte, dans la session Impression des valeurs de l'état financier (tffst1450m000), cochez la case Impression du libellé des comptes de texte.

      • Sans texte

        Dans ce cas, un compte d'état est uniquement défini avec sa description. Cette option est utile lorsque la longueur d'une description de texte de compte excède une ligne ou si vous devez afficher un en-tête en haut de liste des comptes d'état.

        Exemple

        Compte Description Type
        A001 Il s'agit d'un texte multiligne Texte
        A002 compte utilisé pour l'impression Valeur

        L'impression des comptes ci-dessus donnera le résultat suivant :

        Description Valeur
        Il s'agit d'un texte multiligne
        compte utilisé pour l'impression 12 000

    • Ratio

      Si vous sélectionnez ce type de compte, vous devez utiliser la session Ratios (tffst6100m000) pour définir le ratio ( pour plus d'informations, référez-vous à Configuration des ratios). La session Spécifications de ratio de compte d'état par colonne (tffst1124m000) permet de définir le ratio à utiliser pour chaque colonne. Vous pouvez la démarrer à partir du menu approprié dans l'onglet Etats financiers (tffst1600m000) si le compte de ratio est sélectionné dans l'onglet Comptes d'état financier.

    • Arrondi

      Vous pouvez définir la manière dont les valeurs doivent être arrondies au niveau de chaque colonne. En raison de ces arrondis, il est possible de constater des écarts d'arrondi. Vous pouvez définir un compte d'arrondi pour chaque compte d'état. Pour affecter le compte à une plage de comptes d'état financier, dans le menu approprié de l'onglet Comptes d'état financier, sélectionnez Affecter le compte d'arrondi. La session Affectation compte d'arrondi à la plage des comptes d'état (tffst1220m200) est alors lancée.

    • Gains/pertes

      Vous pouvez indiquer sur l'état si les gains et les pertes en devise doivent être utilisés. Dans ce cas, il est possible de définir un compte Gains/pertes pour chaque compte. Les gains et les pertes provisionnés sur un compte sont enregistrés dans ce compte. Pour affecter ce compte à une plage de comptes d'état financier, dans le menu approprié de l'onglet Comptes d'état financier, sélectionnez Affecter le cpte gains/pertes. La session Affectation cpte gains/pertes à la plage des comptes d'état (tffst1220m300) est alors lancée.

    • Solde

      Vous pouvez définir les colonnes à solder au niveau de chaque colonne. La différence entre le débit total et le crédit total (tous de niveau 0) est enregistrée dans un compte d'état financier de type Solde.

  3. Association de comptes d'état

    • Association de comptes généraux et/ou de dimensions ou de motifs de trésorerie

      Pour le type Etat financier, les comptes d'état de type Valeur avec un niveau zéro (0) doivent être associés à des comptes généraux et/ou des dimensions ou à des motifs de trésorerie. Vous pouvez associer plusieurs plages à un seul compte d'état. Vous disposez des deux options :

      • Association de comptes généraux ou de motifs trésorerie à des comptes d'état

        1. Dans l'onglet Comptes d'état financier, sélectionnez le compte souhaité et, à partir du menu approprié de ce même onglet, sélectionnez Comptes généraux par compte d'état. La session Spécifications par compte d'état (tffst1521m000) est lancée.
        2. Spécifiez les plages de comptes à associer au compte d'état.

      • Association de comptes généraux ou des motifs trésorerie à des comptes d'état et des colonnes

        Vous pouvez associer des plages de comptes généraux et de dimensions à une colonne spécifique. Si par ailleurs vous avez défini un compte d'état par colonne, les plages définies par compte d'état sont ignorées.
        1. Dans l'onglet Comptes d'état financier, sélectionnez le compte souhaité et, à partir du menu approprié de ce même onglet, sélectionnez Cptes généraux par cpte et par colonne. La session Spécifications par compte et colonne (tffst1122m000) est lancée.
        2. Spécifiez les plages de comptes à associer au compte d'état.

    • Association de valeurs fixes

      Il arrive que vous ayez besoin dans votre état de valeurs qui ne sont pas disponibles dans le module Comptabilité générale, par exemple :

      • Balances d'un exercice non disponible dans LN.
      • Nombre d'employés pour calculer des ratios, tels que le revenu par employé.

      Vous pouvez aussi vouloir ajouter la valeur générique que possède ce ratio dans votre secteur d'activité à des fins de comparaison.

      Dans tous ces cas, aucune association à des comptes généraux et/ou des dimensions n'est nécessaire. Il suffit d'ajouter la valeur fixe :

      1. Dans l'onglet Comptes d'état financier, sélectionnez le compte souhaité et, à partir du menu approprié de ce même onglet, sélectionnez Valeur du compte d'état par colonne. La session Spécifications du compte/de la colonne d'état (tffst1123m000) est lancée.
      2. Ajoutez les valeurs fixes pour les comptes et les colonnes concernés. Eventuellement, cochez la case Valeur modifiable de façon à pouvoir modifier la valeur avant le traitement des valeurs de l'état financier.

    • Association de comptes d'état

      Pour le type Etat consolidé, les comptes d'état de type Valeur avec un niveau zéro (0) doivent être associés à des comptes d'état. Vous pouvez associer plusieurs plages à un seul compte d'état.

      1. Dans l'onglet Comptes d'état financier, sélectionnez le compte souhaité et, à partir du menu approprié de ce même onglet, sélectionnez Comptes d'état par compte d'état consolidé. La session Comptes d'état par compte d'état consolidé (tffst1127m000) est lancée.
      2. Spécifiez les plages de comptes à associer au compte d'état.

    Utilisation des comptes généraux, des dimensions ou des structures d'état existant(e)s

    Au lieu de définir la structure des comptes d'état financier à partir de zéro, vous pouvez vous baser sur les comptes généraux ou les structures de dimensions existants : Les sessions suivantes sont proposées à cet effet :

    • Copie des états financiers (tffst1260m000)

      Pour lancer cette session, dans la session Etats financiers (tffst1500m000), sélectionnez un état financier et dans le menu approprié, cliquez sur Copier état financier.

    • Copie des comptes généraux dans les comptes d'état (tffst1270m000)

      Pour lancer cette session, dans la session Comptes d'état financier (tffst1520m000), dans le menu approprié, sélectionnez Copier plan comptable dans l'état.

    • Copie des dimensions ds les cptes d'état (tffst1280m000)

      Pour lancer cette session, dans la session Comptes d'état financier (tffst1520m000), dans le menu approprié, sélectionnez Copier dimensions ds les cptes d'état.

  4. Vérification des états financiers

    Pour vérifier si un état financier a des liens manquants ou des liens en double avec des comptes généraux ou des dimensions, vous pouvez utiliser la session Vérification des états financiers (tffst1250m000). Pour lancer cette session, dans la session Etats financiers (tffst1600m000), sélectionnez un état financier et dans le menu approprié, cliquez sur Vérifier état financier. Pour être sûr d'associer tous les comptes généraux concernés, cochez la case Imprimer les comptes généraux non inclus.

  5. Colonnes d'état (à ignorer si vous utilisez un outil de reporting externe pour imprimer les états)

    L'état est imprimé sous forme de colonnes. Dans l'onglet Colonnes d'état, vous pouvez ajouter et modifier des colonnes. Veillez à définir le même nombre de colonnes que dans la présentation d'état utilisée.

    Pour chaque colonne, spécifiez les éléments suivants :

    • Description de colonne

      Saisissez le texte ou sélectionnez des variables dans la session Variables de texte (tffst0800m000).

    • Type de colonne

      Si vous avez sélectionné Pourcentage sur comptes, vérifiez que les comptes dans l'onglet Comptes d'état financier possèdent bien une valeur dans le champ Compte 100 %.

    • Si le Type de colonne est Montant/Quantité, spécifiez une formule.
    • Méthode d'arrondi
    • Mode d'affichage des montants dans l'état financier
    • Conditions dans lesquelles des valeurs doivent être ignorées, par exemple si tous les montants inférieurs à 0,05
  6. Définition d'éléments de formule

    • Pour le type Etat financier, dans l'onglet Colonnes d'état , utilisez le menu approprié pour lancer la session Références de la colonne d'état (tffst1111m000), qui permet de définir les variables de la formule pour l'état financier.

      Pour chaque variable de la formule, spécifiez les éléments suivants :

      • Réf. de colonne

      • Période/exercice variable ou fixe

        Si vous sélectionnez Fixe, vous devez ajouter l'exercice et la période dans la section Détail période. A partir de ce moment, cet exercice et cette période seront utilisés. Pour utiliser un exercice et une période différent(e)s, vous devez modifier cette définition d'état.

        Si vous sélectionnez Variable, vous pouvez choisir l'exercice et la période au moment du traitement de l'état financier. Dans les champs Décalage de période, indiquez au besoin le nombre d'exercices ou de périodes pour une colonne spécifique. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Correction de "Période De".

    • Pour le type Etat consolidé, dans l'onglet Colonnes d'état , utilisez le menu approprié pour lancer la session Références de la colonne d'état consolidé (tffst1112m000), qui permet de définir les variables de la formule pour l'état consolidé.

      Pour chaque variable de la formule, spécifiez les éléments suivants :

      • N° de société
      • Type référence
      • Etat
      • Colonne d'état
      • Facteur
  7. Définition du statut de l'état sur Approuvé

    LN effectue les vérifications suivantes :

    • La présentation liée a-t-elle été générée ?
    • Existe-t-il au moins une colonne ?
    • Toutes les variables ont-elles été définies ?
    • Un compte d'état au moins a-t-il été défini ?
    • Tous les comptes de gains/pertes nécessaires ont-ils été définis ?
    • Les comptes de ratio ont-ils des valeurs ?
    • La devise de chaque ratio correspond-elle à la devise de l'état ?

    Remarque

    • L'état ne peut prendre la valeur Approuvé que si toutes les vérifications ci-dessus ont été correctement effectuées.
    • Seuls les états approuvés (ou fixes) peuvent être utilisés pour le traitement ou l'impression.