Rapprochement de factures fournisseurs multisociétés

Le rapprochement des factures fournisseurs multisociétés est nécessaire pour prendre en charge :

• L'utilisation d'un centre de services partagé pour la Comptabilité fournisseurs

  la centralisation de la gestion de l'écriture de la facture fournisseur, du rapprochement de factures et du règlement fournisseur pour plusieurs sociétés financières ;

• l'immatriculation TVA dans plusieurs pays de l'Union Européenne

  Si les activités d'une société assujettie à la TVA dans un pays de l'UE autre que le pays membre dans lequel la société est immatriculée dépassent un seuil spécifié, la société est légalement tenue de s'immatriculer pour la TVA dans l'autre pays de l'UE.

  Dans une structure multisociétés, une société financière dédiée est créée pour chaque immatriculation TVA à l'étranger. En général, les services d'achats auprès de qui les commandes d'achats sont saisis ne sont pas associés à ces sociétés financières.

  Si le rapprochement des factures fournisseurs peut s'effectuer dans ces « sociétés d'immatriculation TVA », les coûts de la facture fournisseur sont automatiquement imputés à la société du service d'achat. Si ce scénario de rapprochement est utilisé, il n'est plus nécessaire de créer une facture interne entre les deux sociétés financières.

Principes relatifs à l'imputation

Les principes relatifs à l'imputation qui s'appliquent à cette méthode de rapprochement des factures fournisseurs sont les suivants :

• Les coûts directement associés à la facture fournisseur et/ou au stock sont imputés à la société financière du service des achats. Par exemple, l'écart de prix, le résultat PFT et les coûts supplémentaires imputés lors du rapprochement.
• Les résultats issus de l'écriture ouverte sont imputés à la société financière dans laquelle la facture fournisseur est enregistrée et imputée. Par exemple, le résultat du change, l'escompte sur règlement, la majoration pour retard de règlement et la différence de règlement.

Configuration du rapprochement de factures fournisseurs

Pour pouvoir prendre en charge les deux fonctions suivantes, le rapprochement des factures fournisseurs exige une configuration souple :

• Un centre de services partagé pour la Comptabilité fournisseurs requiert une configuration dans laquelle les commandes issues des services d'achats associés à de nombreuses sociétés financières sont toutes rapprochées des factures fournisseurs dans une société financière unique : une relation un-à-plusieurs.
• L'immatriculation TVA dans plusieurs pays de l'UE requiert une configuration dans laquelle les factures fournisseurs de diverses « sociétés d'immatriculation TVA » peuvent être rapprochées des commandes fournisseurs provenant de services d'achats associés à n'importe laquelle des sociétés financières de la structure multisociétés : une relation plusieurs-à-plusieurs.

Traitement des factures fournisseurs multisociétés

Dans une structure multisociétés, le rapprochement des factures fournisseurs obéit aux règles ci-après. :

• Factures fournisseurs associées aux commandes

  Les règles suivantes s'appliquent aux factures fournisseurs associées aux commandes, notamment aux factures automatiques :

  • Une facture fournisseur peut être saisie dans n'importe quelle société financière partageant les tables requises avec la société financière du service des achats. Pendant le rapprochement des factures, LN ne propose que les commandes et les règlements clients associés à la société financière dans laquelle vous rapprochez la facture.
  • Les coûts supplémentaires imputés pendant le rapprochement le sont par défaut à la société financière du service des achats. Si ces coûts doivent être imputés à la société financière dans laquelle vous rapprochez la facture, saisissez le numéro de la société dans le champ Société cible de la session Ecritures lignes facture/relevé fournisseur rapproché(e) (tfacp1133s000). La TVA est de fait associée à la facture et imputée à la société financière dans laquelle vous rapprochez la facture. Seule fait exception à cette règle la TVA sur charges, considérée comme un coût associé à la commande et imputée à la société financière du service des achats.
  • Les articles coûts sont associés à la facture fournisseur et sont imputés à la société financière du service des achats. Le compte de dotations aux amortissements des éléments coûts peut être spécifié au niveau de l'écriture de commande ou de facture fournisseur. Dans le dernier cas, les coûts sont d'abord imputés dans un compte provisoire dans la société financière du service des achats. Dans le module Comptabilité fournisseurs, les coûts peuvent être imputés dans des comptes de dotations aux amortissements spécifiques. Dans la société financière du service des achats, le compte provisoire doit alors être annulé. Par défaut, les coûts sont imputés dans les comptes de dotations aux amortissements réelles de la société financière du service des achats. Vous pouvez modifier le numéro de société dans la session Ecritures lignes facture/relevé fournisseur rapproché(e) (tfacp1133s000).

• Factures d'achats directs

  Les factures d'achats directs sont enregistrées dans une société financière quelconque. Dans le détail des écritures, vous pouvez associer une société financière au compte de coûts de revient. Une écriture intersociétés permettant de transférer les coûts vers la société financière correcte est alors générée.