Règlements par cartes d’achat
Les marchandises achetées par carte sont reçues immédiatement si elles ont été achetées au magasin ou plus tard si elles ont été commandées via le module E-Procurement. Pour chaque achat, vous pouvez saisir une demande d'achat ou importer un fichier de demande d'achat du module E-Procurement ou d'une autre application.
La société émettrice des cartes d'achat envoie régulièrement des relevés. Ces relevés contiennent le code Produit, le numéro de carte d'achat et autres détails également enregistrés pour la demande d'achat. Les relevés doivent être rapprochés des demandes d'achat, puis approuvés pour règlement. Pour l'autorisation des règlements fournisseurs, traitez les règlements par carte d'achat de la même manière que les factures d'achats directs. Si aucune demande d'achat n'a été saisie, vous pouvez le faire ou approuver manuellement le relevé de carte d'achat.
Une imputation dans le Grand livre est effectuée lors de la saisie de la demande d'achat et de la facturation du relevé de carte d'achat. Toutes les demandes d'achat pour lesquelles aucun relevé de carte d'achat n'a été reçu pour règlement peuvent être provisionnées dans un compte général spécial. Ceci vous permet de contrôler le cycle d'achat complet, depuis la demande d'achat jusqu'au règlement et au rapprochement avec la comptabilité générale.
Provisions pour factures à recevoir
LN impute les provisions pour factures à recevoir relatives aux demandes d'achat saisies. Si vous cochez la case Provisions pour factures à recevoir pour une demande d'achat dans la session Demandes d'achat (tfacp2528m000), LN crée une imputation dans le compte de factures à recevoir lorsque vous enregistrez la demande d'achat. A la fin de la période, le montant provisionné des demandes d'achat qui ne sont pas encore rapprochées des relevés de carte d'achat est transféré sur la période suivante.
LN calcule les différences de prix pour les relevés de carte d'achat avec provision pour factures à recevoir. Vous devez approuver les différences de prix qui dépassent les tolérances définies. Pour plus de détails, reportez-vous à la rubrique Autorisation des différences de prix et des coûts supplémentaires.
Si vous ne cochez pas la case Provisions pour factures à recevoir, aucune imputation n'est effectuée lorsque vous saisissez des demandes d'achat. A la fin d'une période, vous pouvez utiliser la session Imputation des provisions (tfacp2260m000) afin de provisionner les demandes d'achat pour lesquelles vous n'avez pas encore reçu de relevés de carte d'achat pour règlement. Après l'imputation des provisions, LN traite la demande d'achat de la même façon qu'une demande à laquelle vous appliquez les Provisions pour factures à recevoir.
Ligne de rapprochement
La société émettrice des cartes d'achat génère une ligne de rapprochement pour chaque ligne de relevé de carte d'achat. Cette ligne contient une combinaison de champs de rapprochement tels que la date de demande d'achat, le fournisseur et l'article. Pour chaque société émettrice des cartes d'achat, vous pouvez définir le format de la ligne de rapprochement utilisée sur les lignes de relevé. Ce format repose soit sur les séparateurs des champs de données, soit sur les longueurs fixes de ces champs.
Pour définir les lignes de rapprochement, utilisez les sessions suivantes :
- Codes Rapprochement (tfacp0112m000).
- Champs de rapprochement par code Rapproch. (tfacp0509m000).
Si vous saisissez la définition des cartes d'achat dans la session Cartes d'achat (tfacp0508m000), vous devez également saisir la société émettrice des cartes d'achat et sélectionner le format du code Rapprochement utilisé par la société. Si vous saisissez une demande d'achat dans la session Demandes d'achat (tfacp2528m000), vous devez indiquer la carte d'achat qui a servi à régler les marchandises. LN crée alors une ligne de rapprochement pour la demande d'achat en fonction des données saisies et au format associé à la carte d'achat.
Si vous importez des relevés de cartes d'achat et/ou des demandes d'achat en tant que fichier XML, le fichier contient les lignes de rapprochement. Il est recommandé de vérifier manuellement les lignes de rapprochement et, au besoin, de les corriger avant de rapprocher les relevés de cartes d'achat des demandes d'achat.
Ajustements passés
Les lignes d'ajustement passé représentent des montants de relevés de cartes d'achat précédents qui n'ont pas été réglés ou l'ont été partiellement. Si vous saisissez une ligne de carte d'achat de catégorie Relevés précédents, LN clôt le relevé de carte d'achat précédent. Le montant non réglé est réglé via la ligne d'ajustement passé du relevé courant.
Surfacturation
Il y a surfacturation lorsque la quantité de marchandises facturée via le relevé de carte d'achat dépasse la quantité indiquée sur la demande d'achat. Vous pouvez sélectionner le mode de traitement de la surfacturation dans la session Demandes d'achat (tfacp2528m000). Dans tous les cas, la demande d'achat a la valeur Imputé.