Traitement des factures fournisseurs

L'enregistrement et le traitement d'une facture fournisseur dans Finances se déroulent selon les étapes suivantes :

  1. enregistrement facultatif de la réception des factures fournisseurs ;
  2. confirmation des factures reçues, si nécessaire, et enregistrement des factures fournisseurs ;
  3. si un motif de blocage est lié à la facture, suppression de ce motif.

  4. Procédez de l'une des façons suivantes :

    • Pour les factures d'achats directs, saisissez les lignes d'écritures.
    • Pour les factures fournisseurs, rapprochez-les des réceptions, des commandes fournisseurs ou des ordres de transport associés.
  5. Affichez le journal d'erreurs et corrigez les erreurs de rapprochement.
  6. Approuvez les différences de prix.
  7. Affichez le journal d'erreurs et corrigez les erreurs d'approbation.
  8. Si l'approbation de règlement est requise, autorisez la facture pour le règlement.
Remarque

Si un échéancier de règlement est lié aux conditions de règlement de la facture, exécutez les actions indiquées dans les lignes de l'échéancier de règlement plutôt que celles indiquées dans la facture. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique Échéanciers de règlement - vue d’ensemble.

Vous pouvez traiter manuellement des factures fournisseurs individuelles ou rapprocher et approuver des plages de factures fournisseurs dans une tâche d'arrière-plan.

Pour les imputations créées à chaque étape, reportez-vous au manuel User's Guide for Financial Integration and Reconciliation Transactions (Guide de l'utilisateur pour les écritures financières d'intégration et de rapprochement).

Si vous utilisez la facturation automatique, demandez à vos fournisseurs de ne pas vous envoyer de factures et générez automatiquement les factures fournisseurs nécessaires. La procédure de facturation automatique est similaire à la procédure concernant les factures fournisseurs.

Statut facture

Le statut d’une facture reflète les différentes étapes du traitement et peut changer de la manière suivante :

  1. Brouillon (facultatif) --> Enregistré
  2. Enregistré-->Rapproché si la facture a été partiellement ou entièrement rapprochée.
  3. Rapproché--> Approuvé
  4. Approuvé--> Rapproché si la facture n'est pas approuvée.

Vous pouvez également approuver une facture sans la rapprocher au préalable. Si vous n'approuvez pas la facture, le statut Enregistré lui est attribué.

1. Réception et confirmation des factures fournisseurs

Avant d'enregistrer les factures fournisseurs reçues, vous pouvez enregistrer leur réception dans la session Factures fournisseurs parvenues (tfacp1500m000). LN attribue alors le statut Brouillon à la facture.

Par exemple, si plusieurs employés ou départements doivent confirmer les factures avant le traitement de celles-ci, vous pouvez d'abord enregistrer la réception de la facture. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique Confirmation des factures fournisseurs reçues.

2. Enregistrement des factures fournisseurs

Lorsque vous enregistrez une facture fournisseur, LN crée une écriture en cours dans le module Comptabilité fournisseurs et une imputation dans le module Comptabilité générale.

Pour enregistrer une facture fournisseur, vous pouvez saisir une nouvelle facture fournisseur dans cette session ou copier une facture fournisseur reçue à partir de la session Factures fournisseurs parvenues (tfacp1500m000). Effectuez les étapes suivantes :

  1. Lancez la session Ecritures (tfgld1101m000).
  2. Créez ou sélectionnez un lot d'écritures.
  3. Ajoutez un enregistrement au lot à l'aide d'un journal de la catégorie Factures fournisseurs. Sauvegardez l'enregistrement.

  4. Sélectionnez l'enregistrement, et dans le menu approprié, cliquez sur Saisie d'écritures. La session Saisie de facture fournisseur (tfacp2600m000) est lancée.

  5. Procédez de l'une des façons suivantes :

    • Pour saisir une nouvelle facture fournisseur, saisissez les détails de la facture.

    • Enregistrement d'une facture Brouillon :

      1. Dans la session Saisie de facture fournisseur (tfacp2600m000) et le menu approprié, sélectionnez Copier factures fournisseurs parvenues. La session Copier factures fournisseurs parvenues (tfacp1210m000) est lancée.
      2. Sélectionnez les factures à copier et cliquez sur OK. LN copie les détails de la facture dans la session Saisie de facture fournisseur (tfacp2600m000).

Lorsque vous saisissez une facture dans la session Saisie de facture fournisseur (tfacp2600m000), LN attribue au champ Statut de la facture la valeur Enregistré.

Si vous avez copié une facture reçue, Enregistré attribue à la facture copiée le statut LN dans la session Factures fournisseurs parvenues (tfacp1500m000). Il est impossible de copier une facture plusieurs fois.

Si vous avez défini un motif de blocage par défaut global ou un motif de blocage par défaut pour le tiers facturant, LN bloque toutes les factures fournisseurs enregistrées pour le traitement automatique.

La suite de la procédure dépend du type de facture que vous sélectionnez dans le champ Type de facture de la session Saisie de facture fournisseur (tfacp2600m000). Voici les types de facture existants :

  • Facture d'achat direct (factures fournisseurs auxquelles aucune commande fournisseur n'est liée)
  • Factures liées aux commandes fourn.
  • Facture liée aux coûts globaux
  • Factures liées aux ordres de transport
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