Autorisation des différences de prix et des coûts supplémentaires

Des différences de prix apparaissent si le montant facturé est différent du montant des commandes ou des règlements. LN les détecte lorsque la facture est rapprochée des commandes fournisseurs ou des règlements.

Différences de prix dans le rapprochement automatique

Pour le rapprochement automatique, définissez les différences de prix tolérées dans les sessions suivantes :

Paramètres ACP (tfacp0100m000)
Dans cette session, vous définissez des tolérances applicables globalement au rapprochement automatique.
Paramètres de rapprochement automatique par tiers facturant (tfacp0107m000)
Dans cette session, vous définissez des tolérances par tiers facturant dans le cadre du rapprochement automatique. Pour les tiers pour lesquels vous ne définissez aucune tolérance dans cette session, LN utilise celles que vous définissez dans la session Paramètres ACP (tfacp0100m000).

Vous pouvez définir une différence de prix tolérée maximale ainsi qu'un pourcentage de différence maximal ou accorder une autorisation totale. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Utilisation d'une autorisation totale. Si vous ne définissez aucune tolérance dans l'une de ces sessions, la procédure de rapprochement automatique ne rapproche pas les différences de prix identifiées. Un utilisateur autorisé doit autoriser manuellement les différences de prix et les coûts supplémentaires.

Lors du rapprochement automatique des factures, LN compare la différence de prix aux différences tolérées. Si elle est comprise dans les tolérances définies pour le montant facturé et le pourcentage, LN rapproche la facture. La différence est alors imputée dans le compte collectif des Différences de prix et les dimensions du groupe financier tiers.

Approbation des différences de prix

La session Autorisations des factures fournisseurs (tfacp0150m000) permet d'autoriser des utilisateurs spécifiques à approuver les différences de prix et à créer des écritures de coûts supplémentaires. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir la différence de prix maximale à approuver ou accorder une autorisation totale.

Dans la session Approbateurs affectés (tfacp0130m000), définissez des approbateurs affectés pour les utilisateurs autorisés. Vous pouvez définir chaque utilisateur autorisé individuellement ou créer un seul approbateur affecté pour représenter les utilisateurs autorisés d'une équipe ou d'un département.

Si l'une des tolérances est dépassée lors du rapprochement d'une facture fournisseur dans la session Traitement des factures fournisseurs (tfacp2107m000), un utilisateur autorisé peut approuver la différence de prix. Pour affecter la facture à un utilisateur autorisé, indiquez celui-ci dans le champ Approbatr affecté de la session Consultation de facture fournisseur (tfacp2600m100). Vous pouvez lancer la session Consultation de facture fournisseur (tfacp2600m100) à partir du menu LN de la session Autorisation factures fournisseurs (tfacp1142m000).

Dans la session Autorisation factures fournisseurs (tfacp1142m000), l'utilisateur autorisé à approuver le montant de la différence de prix doit cocher la case Facture approuvée correspondant à la facture. La facture approuvée doit ensuite être de nouveau traitée au cours de la procédure de rapprochement et d'approbation automatique ou manuelle.

Approbation des coûts supplémentaires

Pour les différences entre le montant facturé et le montant de commande non dues à une différence de prix, les utilisateurs autorisés peuvent créer des écritures de coûts supplémentaires. Dans la session Autorisations des factures fournisseurs (tfacp0150m000), vous pouvez définir pour chaque utilisateur un montant maximal pour les écritures de coûts supplémentaires à créer ou accorder une autorisation totale.

Pour créer des écritures de coûts supplémentaires, procédez comme suit :

Dans la session Autorisation factures fournisseurs (tfacp1142m000), dans le menu approprié, cliquez sur Coût supplément.. La session Ecritures lignes facture/relevé fournisseur rapproché(e) (tfacp1133s000) est lancée.
Créez l'écriture de coûts supplémentaires. Vous devez définir un compte général et des dimensions pour chaque écriture.

Réaffectation de la facture

Si la différence de prix ou les coûts supplémentaires dépassent les tolérances de rapprochement, la facture n'est pas approuvée. Vous devez affecter la facture à un utilisateur autorisé. Dans le champ Approbatr affecté de la session Saisie de facture fournisseur (tfacp2600m000), sélectionnez un approbateur affecté pour la facture fournisseur.

Exemple

Vous avez commandé 100 articles au prix unitaire de 10,50 euros. Le montant de la facture que vous recevez s'élève à 10 euros. Dans la session Autorisations des factures fournisseurs (tfacp0150m000), les différences de prix suivantes sont autorisées :


Prix facturé inférieur au prix prévu		Prix facturé supérieur au prix prévu
Pourcentage	Montant	Pourcentage	Montant
4%	80	1%	15

La différence de prix qui en résulte est positive. Par conséquent, les conditions de la catégorie Montant s'appliquent. La différence de prix est la suivante :

Montants absolus : 10,50 x 100 - 10 x 100 = 50 euros

Ce montant est inférieur à 80 euros. Si la marge enregistrée pour le pourcentage n'est pas dépassée, vous pouvez approuver la facture.

Pourcentage : (10,50 - 10) / 10,50 x 100 % = 4,76%

Ce pourcentage est supérieur au pourcentage autorisé pour cet utilisateur. Celui-ci ne peut donc pas approuver la différence de prix, même si le montant est inférieur à la valeur tolérée indiquée.

Remarque

Le pourcentage est le pourcentage de différence de prix par rapport au montant de la commande.