Facturation automatique
Dans chaque en-tête d'une commande fournisseur, vous pouvez choisir d'utiliser la facturation automatique ou non.
La facturation automatique est généralement employée si vous disposez :
- d'un contrat avec le fournisseur pour le prix des marchandises que vous achetez ;
- d'un contrat avec le fournisseur spécifiant que les marchandises seront réglées sans réception de facture.
Le fournisseur n'a pas besoin d'envoyer de facture. La procédure de facturation automatique suffit pour générer automatiquement des factures pour ces marchandises.
En cas de recours à l'autofacturation, LN crée, rapproche et approuve automatiquement les factures lors de la réception des marchandises. Toutes ces opérations sont effectuées dans le module Comptabilité fournisseurs.
Factures automatiques internes
Pour le transfert des marchandises facturées entre les magasins de différentes sociétés financières, il est important que la facture fournisseur correspondant à chaque facture client soit disponible. Sinon, le rapprochement est impossible.
Pour vous assurer que LN crée une facture fournisseur interne pour chaque facture client interne, cochez la case Générer factures avec date fact. saisie manuellement de la session Génération des factures fournisseurs automatiques (tfacp2290m000).
Si vous cochez cette case, LN ignore les critères de préparation liés aux factures clients que vous configurez dans Comptabilité clients et Facturation, et crée une facture fournisseur interne pour chaque facture client interne.
Facturation automatique
Semblable à la création manuelle des factures fournisseurs, la procédure de facturation automatique se décompose comme suit :
- Vous enregistrez la réception des marchandises dans la session Magasin.
- Dans la session Génération des factures fournisseurs automatiques (tfacp2290m000) de Comptabilité fournisseurs, vous générez les documents de la facture fournisseur. LN crée une écriture de facture ouverte.
- LN rapproche et approuve automatiquement les documents de la facture.
- LN crée dans le module Comptabilité générale les imputations correspondant à la facture fournisseur générée.
Informations d'imputation
Les imputations créées pour un document d'autofacturation sont identiques à celles des factures associées aux commandes enregistrées manuellement que vous saisissez dans la session Saisie de facture fournisseur (tfacp2600m000). Pour chaque ligne de la facture générée, LN attribue la valeur Ligne d'écriture au niveau de calcul de la TVA.
Pour une note de débit, des imputations identiques à celles des avoirs enregistrés associés aux commandes fournisseurs sont créées. Le journal doit être du type Avoirs fournisseurs. Pour chaque ligne de la note de débit générée, LN attribue la valeur Ligne d'écriture au niveau de calcul de la TVA.
En général, l'imputation dans le compte collectif est une imputation au crédit pour une facture automatique ou une imputation au débit pour une facture note de débit. Tout dépend de savoir si le montant est positif ou négatif et si le journal permet l'imputation des montants négatifs pour les avoirs.