Processus d'approbation des demandes d'achat
Pour qu'une demande d'achat puisse être convertie en commande fournisseur ou en appel d'offres, elle doit être approuvée par un approbateur ou une liste d'approbateurs. Un approbateur est un employé ou un département compétent autorisé à approuver les demandes d'achat soumises. Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter des demandes d'achat.
Spécification de la liste d'approbateurs
La session Approbateurs (tdpur2105m000) vous permet de gérer une liste d'approbateurs valides de demande d'achat (individus ou départements) et de définir une hiérarchie dans la structure d'approbation.
Avant d'ajouter des entrées dans la liste d'approbateurs :
- Définissez les employés et les département dans les sessions Employés - Caractéristiques générales (tccom0101m000) et Départements (tcmcs0565m000).
- Une personne ayant le statut d'approbateur ne peut être rattachée qu'à un seul service. Vous devez donc définir les paramètres par défaut du service de cet employé dans la session Employés - Caractéristiques générales (tccom0101m000).
- La date d'application et la date d'expiration de l'approbateur doivent être conformes et vérifiées dans l'enregistrement de l'employé, dans la session Employés - Caractéristiques générales (tccom0101m000). Le Approbateur, tel que spécifié dans la session Approbateurs (tdpur2105m000), doit également avoir un Date d'application et un Date d'expiration valides.
- Le champ Département de la session Approbateurs (tdpur2105m000) doit être renseigné. Lorsque vous sélectionnez un approbateur dans le champ Approbateur de la session Approbateurs (tdpur2105m000), il doit être rattaché au service correspondant sélectionné.
- Seuls les départements approbateurs qui sont des services des achats et les approbateurs individuels du service des achats sont autorisés à donner l'approbation finale aux demandes d'achats.
Utilisez la session Impression des approbateurs (tdpur2405m000) pour imprimer la liste des approbateurs.
Approbation ou rejet des demande d'achats
Lorsqu'une demande d'achat est soumise pour approbation, sur la base de la liste d'approbations liée depuis la session Approbateurs (tdpur2105m000), les enregistrements d'approbation sont insérés dans la session Statut d'approbation de la demande d'achat (tdpur2506m000).
En général, les étapes suivantes sont réalisées dans le processus d'approbation :
- Le premier enregistrement d'approbation est renseigné avec l'Approbateur et le Département approbateur de l'en-tête de demande d'achat. Si l'approbateur a un approbateur parent dans la liste des approbateurs, un nouvel enregistrement d'approbation est inséré avec cet approbateur parent. L'arborescence complète d'approbateurs est insérée sur la base des approbateurs parents dans la liste d'approbateurs. Les enregistrements d'approbation ont le statut En attente d'approbation.
- Lorsque le premier approbateur approuve ou rejette la demande d'achat, l'enregistrement d'approbation passe du statut En attente d'approbation à Approuvé ou Rejeté. Quand la demande d'achat est approuvée par le premier approbateur, les champs Approbateur et Département approbateur sur l'en-tête de la demande d'achat sont mis à jour avec l'approbateur et le département approbateur du prochain enregistrement d'approbation/prochain approbateur.
- Quand la demande d'achat est approuvée par les approbateurs de la liste d'approbateurs, la demande d'achat passe du statut En attente d'approbation à approuvé. Si un enregistrement d'approbation avec le statut En attente d'approbation est toujours disponible dans la session Statut d'approbation de la demande d'achat (tdpur2506m000), ce qui signifie qu'un prochain approbateur doit encore juger la demande d'achat, le statut de la demande d'achat reste En attente d'approbation.