Procédure de commande fournisseur

Les commandes fournisseur peuvent être créées dans la session Commande fournisseur (tdpur4100m900) :

• Automatiquement, à partir de plusieurs sources, telles que Enterprise Planning (EP), Vente, et Service.
• Copiées à partir d'une commande existante dans la session Copie de la commande fournisseur (tdpur4201s000).
• manuellement.

Après l’étape de création, l’approbation des commandes fournisseurs est une étape obligatoire dans la procédure de commande. L'exécution des activités de procédure de commande peut commencer lorsque vous approuvez la commande.

Lorsque la commande fournisseur est enregistrée et approuvée, vous pouvez l'imprimer et l'envoyer au tiers vendeur comme confirmation. La session Impression des commandes fournisseurs (tdpur4401m000) n'est obligatoire que si vous communiquez la commande fournisseur au tiers vendeur par courrier ou via electronic data interchange (EDI). Si vous communiquez des commandes fournisseurs par téléphone, cette opération est facultative.

Lorsque la commande fournisseur est imprimée, vous pouvez encore la modifier. Une demande de modification est nécessaire pour mettre à jour la commande fournisseur si la case Demandes de modification de la session Paramètres des commandes fournisseurs (tdpur0100m400) est cochée.

Une fois le tiers vendeur informé de la commande fournisseur et celle-ci approuvée, vous pouvez la transférer vers Magasin dans la session Transfert des commandes fournisseurs vers le magasin (tdpur4246m000). Le département du magasin est alors informé des marchandises attendues.

Lors du transfert des commandes fournisseurs vers le magasin, plusieurs activités sont déclenchées dans le module Ordres magasin, la première étant la création d'ordres magasin dans la session Ordres magasin (whinh2100m000). Les activités du module Ordres magasin dépendent du type d'ordre magasin qui est lié au type de commande fournisseur.

Pour lier un type d'ordre magasin à un type de commande client :

1. Lier les activités vers une procédure magasin dans la session Activités par procédure (whinh0106m000).
2. Lier une procédure magasin à un type d'ordre magasin dans la session Types d'ordres magasin (whinh0110m000).
3. Lier un type d'ordre magasin dans la session Types de commandes fournisseurs (tdpur0194m000).

Le transfert des commandes fournisseurs vers Magasin n'est pas obligatoire pour les articles de coût et les articles de service. Tout dépend de la valeur de la case Lancer les livrables dans Magasin dans la session Articles - Achat (tdipu0101m000). Les livraisons directes ne sont jamais transférées vers le magasin.

Vous pouvez enregistrer la réception des marchandises achetées dans Magasin ou Achat.

• Magasin

  Si la commande fournisseur est transférée vers Magasin, la procédure de réception est couverte par les procédures d'entrée en stock et de contrôle dans Ordres magasin.

  Lorsque les réceptions sont enregistrées dans Magasin, les données de réception sont renvoyées à Achat. Vous pouvez afficher ces données dans les sessions suivantes :

  • Commandes fournisseurs - Présentation de la réception (tdpur4531m000)
  • Réceptions des achats (tdpur4106m000)

• Achat

  Pour les articles non en stock qui ne sont pas transférés vers Magasin, vous pouvez enregistrer les réceptions dans les sessions Commande fournisseur - Lignes à recevoir (tdpur4501m400) et Réceptions des achats (tdpur4106m000).

Après confirmation de la réception dans la session Réceptions des achats (tdpur4106m000), il n'est plus possible de modifier les données relatives à la réception dans cette session. Toutefois, vous pouvez toujours modifier des données spécifiques relatives à la réception dans la session Correction de la réception des achats (tdpur4106s100).

Lorsque les marchandises sont reçues, il est possible de modifier les prix et les remises. La session Modification des prix et remises après réception (tdpur4122m000) permet de gérer les prix et les remises.

La gestion du paiement des marchandises achetées s'effectue dans l'application Comptabilité fournisseurs. Cette opération n'est possible que si l'application Finances est implémentée.

Dans la procédure de commande fournisseur, le tiers n'a pas besoin d'envoyer de facture, Mais vous pouvez utiliser la facturation automatique afin de générer des factures pour les marchandises achetées.

La facturation automatique s'utilise typiquement si vous avez :

• si vous avez conclu un contrat avec le tiers concernant le prix des marchandises que vous achetez ;
• si vous avez conclu un accord avec le tiers stipulant que vous allez payer les marchandises sans recevoir de facture.

La facturation automatique est contrôlée par ces champs dans les sessions Commandes fournisseurs (tdpur4100m000) et Lignes de commande fournisseur (tdpur4101m000) :

• Facturation auto.

  Si vous cochez cette case, vous pouvez générer une facture pour chaque réception de ligne de commande. Dans la société financière à laquelle le service des achats est lié, vous pouvez sélectionner les lignes de commande et générer des factures dans la session Génération des factures fournisseurs automatiques (tfacp2290m000).

• Facture après

  Ce champ peut être :

  • Contrôle

    La création de factures automatiques n'est possible que pour la quantité totale reçue approuvée, une fois que les contrôles d'une réception donnée ont été effectués.

  • Réception

    La création d'une facture automatique est immédiatement possible pour la quantité totale reçue. Si, après contrôle, un certaine quantité est rejetée, une facture est créée pour la quantité rejetée dans la session Génération des factures fournisseurs automatiques (tfacp2290m000). Cette facture comprend une quantité négative.

A la fin de la procédure de commande fournisseur, les commandes doivent être traitées dans la session Traitement cdes fournisseurs livrées (tdpur4223m000). Ces commandes traitées sont transférées de la base de données en cours vers la base de données de l'historique.