Procédure de facturation

Les organisations coordonnent souvent le transport des marchandises vendues aux clients. Il en va de même pour les marchandises qu'elles achètent à leurs fournisseurs. Dans les deux cas, ces organisations sous-traitent le transport de ces marchandises à un transporteur.

Elles doivent payer le transport. Pour récupérer les frais de transport qu'elles doivent payer au transporteur, les organisations peuvent envoyer une facture au client ou au fournisseur. Dans Facturation du transport, vous pouvez créer des factures pour des tiers externes. Pour les tiers internes, les factures de transport sont créées dans le module Echanges intersociétés. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Facturation du transport interne et externe.

Pour la plupart, les organisations ont des accords concernant les frais de transport avec leurs clients et leurs fournisseurs : la totalité de ce qu'elles payent au transporteur, un tarif spécial ou aucun frais. Dans Transport, le montant correspondant aux frais de transport facturés à un tiers dépend du mode de facturation prévu pour ce tiers. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Modes de facturation.

Les factures de frais de transport dépendent des ordres de transport. Pour créer des factures, les informations de facturation de ces ordres doivent être transférées vers Facturation. Facturation permet de créer et d'envoyer les factures aux tiers.

Transfert des informations des ordres de transport et des commandes clients vers Facturation

Vente permet d'opérer le transfert des données de facturation des commandes clients. Lorsqu'une facture client est transférée vers Facturation avec le montant calculé sur la ligne (de détail) de la commande client, LN peut transférer la facture de transport vers Facturation également. Facturation combine ensuite la facture de la commande avec celle du transport et envoie une facture unique.

Pour que LN transfère les informations de la facture de transport avec les données de la facture de la commande, cochez la case Inclure les frais de transport dans la session Transfert des cmdes clients/programmes vers la facturation (tdsls4247m000). Dans le cas contraire, vous devez transférer les informations de transport par le biais des sessions Transfert vers la facturation (fmfri0210m000) ou Informations sur la facturation du transport (fmfri0110m000).

Lorsque vous créez un ordre de transport correspondant à une commande client, vous pouvez le transférer avant la commande client d'origine. Dans ce cas, Vente génère une facture correspondant au prix des marchandises vendues. Transport crée la facture correspondant aux frais de transport.

Facturation du transport dans Transport ou Service

La facturation du transport peut être gérée par Transport ou par Service.

Dans Service, le statut de facturation dans la session Informations sur la facturation du transport (fmfri0110m000) est Sans objet.

Transfert des ordres de transport vers Facturation

Lorsque vous souhaitez transférer des ordres de transport vers Facturation, ils doivent être dotés au minimum du statut Expédié. Cela permet de recalculer les frais de transport si la quantité expédiée varie par rapport à la quantité commandée. Pour plus d'informations sur le calcul des frais de transport, reportez-vous à la section Nouveau calcul des différences d'expédition. En outre, les ordres de transport dont le statut est inférieur à Expédié sont les plus susceptibles d'être annulés ou modifiés. Il n'est donc pas toujours utile de les facturer.

La session Transfert vers la facturation (fmfri0210m000) permet de transférer des ordres de transport par lots. Vous avez également la possibilité de transférer des lignes d'ordre de transport individuelles vers Facturation, via la session Informations sur la facturation du transport (fmfri0110m000).

Facturation selon les frais de transport ou les tarifs clients

Lorsque vous entamez une facturation à partir d'un ordre de transport, vous pouvez transférer cet ordre lorsque son statut est Expédié ou supérieur à Expédié. Cas dans lesquels l'ordre de transport prend le statut Expédié :

• Après que les chargements et les expéditions créés à partir de l'ordre de transport ont pris le statut Expédié.
• Lorsque l'ordre magasin associé à l'ordre de transport a reçu le statut Expédié.

Facturation en fonction des frais de transport (mise à jour autorisée)

Si des différences apparaissent entre le montant des frais de transport facturés au tiers et les frais de transport réellement encourus, ce mode de facturation vous permet d'envoyer une autre facture au tiers en lui facturant la différence.

Facturation basée sur la facture du transporteur

Si la facturation dépend de la facture du transporteur, vous pouvez facturer le tiers de la différence entre le montant des frais de transport facturés avant que le montant de la facture du transporteur soit connu.

Une fois que la facture du transporteur a été réceptionnée et approuvée dans le module Comptabilité fournisseurs, LN transfère les frais de transport réels de la facture du transporteur à Transport et met à jour les expéditions et les chargements ou les clusters d'ordre de transport par rapport à ces frais réels. LN met également à jour les ordres de transport d'où proviennent les chargements, expéditions ou clusters, par rapport aux frais réels. A cet effet, le coût réel des expéditions, des chargements ou des clusters est réparti entre les ordres de transport dont ils dépendent.

Pour indiquer que la facturation est basée sur une facture de transporteur :

• Pour les chargements, cochez la case Facture du transporteur/LSP dans la session Chargements (fmlbd4100m000).
• Pour les clusters d'ordres de transport, cochez la case Facture du transporteur/LSP dans la session Clusters d'ordres de transport (fmfoc3100m000).

Facturation sur la base des coûts estimés et finalisés

Si la facturation ne repose pas sur une facture de transporteur parce que votre société effectue elle-même le transport des marchandises, par exemple, vous pouvez également facturer le tiers avec un montant des frais de transport mis à jour si les frais de transport réels se révèlent différents de ceux facturés après l'envoi de la facture des frais de transport au client.

Pour mettre à jour les frais de transport si la facturation n'est pas basée sur une facture de transporteur, modifiez les montants des expéditions ou des clusters, le cas échéant, en cliquant sur le menu approprié de la session Clusters d'ordres de transport (fmfoc3100m000) ou de la session Chargements (fmlbd4100m000). Cliquez sur Définir les coûts réels--> Final. Notez que cette option est disponible uniquement lorsque le chargement ou le cluster ont le statut Terminé. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Final.

Pour indiquer que la facturation n'est pas basée sur une facture de transporteur dans les sessions Clusters d'ordres de transport (fmfoc3100m000) ou Chargements (fmlbd4100m000), cochez la case Facture du transporteur/LSP.

Transfert des frais de transport mis à jour vers Facturation

Après avoir attribué aux coûts estimés le statut Final ou une fois que les frais de transport ont été mis à jour par rapport au montant de la facture du transporteur à partir du module Comptabilité fournisseurs, vous devez transférer les frais de transport mis à jour vers Facturation où ces frais actualisés seront traités et facturés au tiers.

Dans Facturation, les frais réels sont traités et les factures sont créées et envoyées aux tiers.