Demandes d'achat

La procédure de demande d'achat est destinée aux utilisateurs non-acheteurs qui ne connaissent pas forcément les procédures d'achat standard. Par exemple, les ingénieurs peuvent demander du matériel et/ou des prestations sans connaître la procédure d'achat dans sa totalité. Les demandes d'achat permettent de spécifier des besoins extérieurs au système qui concernent certains types d'articles, notamment des articles de stock, des articles de coût et des articles de service. Vous ne pouvez pas utiliser des articles génériques, des articles composés (à l'exception des kits) et des articles d'équipement pour des demandes d'achat.

Les demandes d'achat sont créées comme tous les autres documents d'achat et de vente, tels que les commandes fournisseurs et les commandes clients. Il y a cependant une différence importante : dans une demande d'achat, le code Article et les codes Tiers vendeur n'ont pas forcément de valeur. Par conséquent, le demandeur peut effectuer sa demande pour un nouvel article ou auprès d'un nouveau tiers vendeur.

• Demandes d'achat

  La procédure de demande d'achat inclut la création, l'approbation et la conversion des demandes d'achat.

• Processus d'approbation des demandes d'achat

  Pour qu'une demande d'achat puisse être convertie en commande fournisseur ou en appel d'offres, elle doit être approuvée par un approbateur ou une liste d'approbateurs. Un approbateur est un employé ou un département compétent autorisé à approuver les demandes d'achat soumises par leurs initiateurs. Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter des demandes d'achat.

• Processus de conversion des demandes d'achat

  Une fois la demande d'achat approuvée, un acheteur peut convertir les lignes de demande en une commande fournisseur ou un appel d'offres.

• Traitements supplémentaires

  Plusieurs processus liés à la procédure de demande d'achat ne se produisent pas toujours, mais peuvent être utilisés de manière facultative. C'est le cas, par exemple, de la copie, de l'annulation et de la suppression de demandes d'achat et de la journalisation de l'historique des demandes d'achat.

• Statuts des demandes d'achat

  Le statut de la demande d'achat détermine si vous pouvez soumettre, approuver, supprimer, modifier, annuler ou copier une demande d'achat.

• Champs d'informations supplémentaires

  Vous pouvez utiliser les champs d'informations supplémentaires pour saisir d'autres informations concernant les demandes d’achat. Ces champs sont utilisés tout au long du processus. Par exemple, au sein de l'application Magasin, ils sont utilisés dans la demande d'achat, la commande fournisseur, l'ordre magasin et le processus de réception.

• Catalogues dans des demandes d'achat

  Vous pouvez insérer des articles depuis un catalogue de produits en tant que nouvelles lignes de demande sur des demandes d'achat, ou remplacer des lignes de demande existantes.

• Sous-traitance d'opération

  En cas de sous-traitance d'une opération, les demandes peuvent inclure des articles de service en sous-traitance ou Acheté, et des articles Fabriqué incluant les données correspondantes sur l'approvisionnement en matières. Ces demandes peuvent être spécifiées manuellement ou être générées à partir d'une opération de gamme ou d'un ordre de fabrication.

• Sous-traitance de service

  En cas de sous-traitance de services, les demandes peuvent inclure des articles Coût ou Service, ou encore des articles Acheté ou Fabriqué incluant les données correspondantes sur l'approvisionnement en matières. Ces demandes peuvent être générées à partir d'une prestation d'ordre de travail, dans le cas d'un atelier de réparation ou à partir d'une prestation d'ordre de service dans le cas d'un service sur site.

• Rattachement de projet

  Afin d'identifier des coûts, une demande et un approvisionnement pour un projet, vous pouvez rattacher les coûts de ce projet pour des lignes de demande d'achat.
• Console de comparaison des appels d'offres

  La console de comparaison des appels d'offres a été ajoutée pour comparer les réponses aux soumissionnaires et sélectionner les meilleures réponses aux combinaisons existantes. Les combinaisons de soumissionnaires sont affichées en fonction des montants totaux ou du groupe de critères défini sur l'appel d'offres sélectionné. La session permet aux utilisateurs de :

  • Filtrer la meilleure réponse des fournisseurs ou des soumissionnaires.
  • Déterminer les meilleures réponses en fonction du montant total.
  • Déterminer les meilleures réponses en fonction d'un groupe de critères.