Gestion des données d'objets

L'application Données d'objet propose des solutions de gestion de données efficaces dans le cadre du développement de produits, avec une fonctionnalité de gestion des données véritablement intégrée. LN ODM assure une gestion appropriée des données et l'application des processus de gestion du cycle de vie les plus rigoureux. ODM procure aux utilisateurs LN des fonctionnalités intégrées de gestion des documents, de gestion des modifications et de gestion des dossiers. Le logiciel intègre un explorateur d'objets et une fonctionnalité de requête et de génération d'états évoluée. Vous pouvez joindre des documents aux objets LN et afficher les fichiers correspondants joints à ces documents.

Vous pouvez utiliser l'application Données d'objet pour gérer les données liées aux entités Infor LN.

Les fonctions et caractéristiques principales de Gestion des données sont décrites dans les rubriques suivantes :

  • Gestion de documents
  • Gestion du changement
  • Gestion des dossiers
  • Requête
  • Tables système (Configuration)

Gestion de documents propose des fonctionnalités générales de gestion des documents dans LN. Le module Gestion de documents assure une utilisation cohérente et fiable des informations de documents.

Gestion de documents offre les fonctionnalités suivantes :

  • un accès contrôlé aux documents ;
  • un stockage sécurisé des contenus de documents ;
  • la prise en charge du cycle de vie des documents ;
  • la gestion des révisions de documents ;
  • l'affichage et la modification du contenu des fichiers de tous types (par exemple, les fichiers de CAO et les documents scannés) ;
  • la gestion des relations entre les documents et les autres objets de la base de données LN.

  • Documents

    Les documents contiennent des fichiers physiques ou des sorties papier. Les sorties papier peuvent être jointes à une révision de document. Un document est une entité logique si aucune sortie papier n'est jointe à ce dernier et s'il est utilisé pour regrouper d'autres documents.

  • Révisions de documents

    Une révision de document vous permet de suivre le statut de cycle de vie du document en question. Les révisions de document sont créées par défaut à la création du document. Une révision de document est identifiée de façon unique par un code Document et un type de document.

  • Cycle de vie du document

    Cycle de vie d’un document, depuis l’étape de sa conception jusqu’à celle de son achèvement. Le cycle de vie d'un document comprend diverses phases telles que les suivantes : En cours de conception, Soumis, Approuvé, Validé, Retiré, Expiré et Rejeté.

  • Tâches de configuration de la gestion de documents

    L'administrateur LN doit accomplir les tâches de configuration de gestion de documents suivantes :

    • Tâches diverses
    • Tâches liées à l'enregistrement des détails de sorties papier de documents
    • Tâches liées à la gestion de fichiers

  • Types de documents

    Un type de document est affecté à chaque document. A chaque type de document est attribué un mode de révision qui est applicable à tous les documents de ce type. Le masque de document et le masque de révision de document peuvent dépendre du type de document. Les types de documents déterminent si des révisions doivent être affectées aux sorties papier et aux fichiers joints aux révisions de document. Exemples de types de documents gérés par une entreprise : règles de sécurité, documents de réunion, diagramme d'installation électrique, instructions de maintenance, plans et documents standard.

  • Fichiers

    Vous pouvez sauvegarder le contenu d'un document dans un ou plusieurs fichiers électroniques. Pour enregistrer n'importe quel type de fichier électronique, vous pouvez lier ce fichier à une révision de document ayant le statut En cours de conception. Le type de document de la révision de document détermine si des révisions sont, le cas échéant, affectées aux fichiers. Les fichiers doivent résider dans des répertoires enregistrés dans LN par l'administrateur LN.

  • Importation des fichiers vers ODM

    La possibilité d'importer des fichiers dans l'application Données d'objet (ODM) améliore les fonctionnalités de gestion des documents en permettant à l'utilisateur d'importer les fichiers d'un système existant vers cette application. Vous pouvez lier tous les fichiers importés à un même document ODM ou lier chaque fichier à un document ODM distinct. Il est également possible de lier les documents ODM à des entités LN telles qu'un ordre de service, une commande fournisseur, des références d'étude, etc.

  • Copies papier

    Les documents et leur contenu peuvent être stockés sous forme de sortie papier, film polyester, etc. Les sorties papier sont stockées à un emplacement particulier, selon les besoins et le confort d'utilisation. La définition d'une sortie papier inclut la spécification du support de stockage et l'emplacement.

La fonction du module Gestion des modifications est liée au concept fondamental de modification. Ce module contrôle les processus de modification des produits. Le changement, dans l'industrie en particulier, est une donnée permanente et un facteur critique. En effet, les fréquentes mises à jour et personnalisations de produits (à des fins d'amélioration de la qualité, de réduction des coûts, d'innovation technique et de satisfaction du client) qui se pratiquent dans les entreprises d'aujourd'hui exigent une méthode de gestion des modifications qui soit à la fois précise et fiable.

  • Demande de modification

    La demande de modification constitue l'étape préliminaire du processus de modification. Vous pouvez lancer le processus de modification depuis différentes sources (internes ou externes à l'entreprise), sous forme d'une demande de modification. Ces demandes sont traitées de la façon suivante : celles qui sont sans intérêt sont éliminées et celles qui sont semblables sont combinées. Tout utilisateur autorisé peut créer une demande de modification.

  • Modification

    La modification fait référence à l'en-tête de modification. Toutes les demandes de modification associées sont liées à une même modification. Si vous créez une modification, la première version de la proposition de modification est créée automatiquement. Vous pouvez aussi créer une modification sans passer par une demande de modification.

  • Proposition de modification

    La proposition de modification est une entité de modification gérée par version. Une nouvelle proposition de modification est générée par défaut à la création de la modification. Cette proposition peut être approuvée ou rejetée. Si elle est approuvée, le statut de modification devient Approuvé. Si elle est rejetée, le statut demeure inchangé (Créé). Si la proposition est rejetée, vous pouvez en créer une nouvelle avec toutes les entités liées.

  • Ordre de modification

    Une version de la proposition de modification inclut une liste des dates d'application proposées, qui sont enregistrées sous forme d'ordres de modification. Un ordre de modification peut exister indépendamment d'une proposition de modification. Les ordres de modification sont liés à la proposition de modification. Un ordre de modification peut être sélectionné pour des dates d'application. Pour contrôler les dates d'application et d'expiration de plusieurs ordres de modification, vous pouvez définir une dépendance parent-enfant entre deux de ces ordres. La dépendance hiérarchique entre deux ordres de modification crée une nomenclature des ordres de modification. Une nomenclature d'ordres de modification présente une hiérarchie à deux niveaux. Vous pouvez lier les ordres de modification de cette nomenclature à la proposition de modification.

  • Comité de révision

    Comité constitué d’un président et de réviseurs qui implémentent une modification à l’aide du module Gestion des modifications. Seuls les utilisateurs autorisés peuvent créer un comité de révision. Les réviseurs du comité de révision soumettent la proposition de modification pour révision. Les réviseurs proposent leurs recommandations et la décision finale appartient au président du comité.

Le module Gestion des dossiers vous permet de gérer les dossiers. Les dossiers simplifient la gestion des informations sur les produits. Grâce aux dossiers, vous pouvez regrouper toutes sortes d'informations (par exemple, des références d'étude et des plans) et, ainsi, y accéder de façon simple et rapide.

  • Création et gestion des dossiers

    Le dossier est une entité qui peut contenir d'autres objets LN définis dans l'application LN ODM (Données d'objet). Les dossiers sont des conteneurs qui renferment des objets LN à des fins de communication ou de regroupement. Toute entité LN peut résider dans un dossier. Un dossier est un élément de données qui peut contenir un groupe d'objets associés.

  • Objets contenus dans les dossiers

    Un dossier est un élément de données qui contient un groupe d'objets associés. Le module Gestion des dossiers permet d'effectuer les opérations suivantes :

    • Créer un dossier : Vous pouvez créer un dossier et des sous-dossiers à plusieurs fins.
    • Supprimer un dossier
    • Lier des objets définis dans LN ODM. Utiliser la fonction de contenu de dossier pour placer l'objet dans le dossier.

  • Statuts de dossier

    Quand vous créez un dossier, celui-ci se voit attribuer le statut Conçu/créé et vous pouvez en changer le contenu. Si le dossier a le statut Conçu/créé, utilisez la fonction de contenu de dossier pour placer dans ce dernier les objets définis dans LN ODM. Une fois l'étape de conception initiale achevée, vous devez verrouiller le dossier. Celui-ci prend alors le statut Verrouillé et vous ne pouvez plus modifier son contenu ni ses propriétés. Pour modifier les propriétés et les contenu d'un dossier, ce dernier doit être déverrouillé, ce qui lui permet de reprendre son statut Conçu/créé.

Le module Requêtes et états génère au moment opportun des informations essentielles qui procurent un avantage stratégique à l'entreprise. Les états permettent de présenter les informations sous une forme structurée.

Le module Requêtes et états offre les fonctionnalités suivantes :

  • Définition et exécution de requêtes pour tous les objets ODM.
  • Définition, mise en oeuvre, suivi et affichage des conditions de requête pour les objets ODM.
  • Stockage des jeux de résultats de requêtes et réexécution des requêtes sur les données stockées.
  • Filtrage des données de la session à partir du jeu de résultats de requête pour les requêtes standard et les requêtes liées.
  • Définition des affectations de rôles à partir des requêtes.
  • Etats de l'accès générés depuis les modules Gestion des modifications, Gestion des documents et Gestion des dossiers.
  • Création, affichage ou impression d'états à partir d'objets.
  • Affichage des résultats d'une requête dans différents formats.

Les requêtes ont pour finalité première de fournir une infrastructure qui facilite la mise en place d'un mécanisme de recherche d'objets à base de requêtes. La fonctionnalité Etat vous permet d'afficher les résultats d'une requête sous forme de rapport, dans différents formats.

Le module Tables système (Configuration) fournit des fonctionnalités administratives pour LN ODM. Les sessions de configuration ODM permettent à l'administrateur ERP de gérer les tables qui contiennent les données propres à l'entreprise et de configurer le système de manière à refléter les besoins organisationnels de cette dernière (par exemple, définir les fonctions que les divers types d'utilisateurs peuvent exécuter sur différents types d'objets ODM).

Certains objets de configuration ODM sont propres au module Gestion de documents, d'autres sont utilisés par divers modules de l'application et d'autres encore sont des objets de configuration du système LN qui sont inclus dans le module Tables système (Configuration) pour que l'application soit encore plus complète.

L'administrateur ERP doit gérer les types suivants de données de configuration :

  • Les données liées aux tâches de gestion des documents
  • Les données liées aux tâches de gestion des modifications
  • Les données liées aux tâches de gestion des dossiers
  • Les données liées aux requêtes et aux états
  • Les données liées aux paramètres ODM communs et à l'intégration des applications externes
  • Les autorisations utilisateur basées sur des groupes d'actions
  • Les masques d'objets servant à la génération d'identificateurs d'objets
  • Les motifs valables d'accomplir des actions

Le cas échéant, l'administrateur ERP est aussi responsable de l'importation et de l'exportation des données du système.

  • Explorateur d'objets

    Utilisez l'explorateur d'objets pour définir et classer les relations entre les objets dans LN ODM. L'explorateur d'objets offre une vue hiérarchique des objets multi-niveaux et des relations entre ces objets.

  • Liens entre objets

    Pour indiquer les relations entre les objets, vous pouvez créer des liens entre ces derniers. Vous pouvez définir des liens entre des objets de même type ou entre des objets de types différents. La configuration du système LN ODM détermine quel type d'objets vous pouvez lier.

  • Masques d'objets

    Les masques d'objets vous permettent de générer automatiquement des identificateurs d'objets uniques et de format constant. L'administrateur LN définit les configurations de masque d'objet en vue de générer des identificateurs dans le format utilisé par l'entreprise.

  • Définition des masques d'objets

    Vous pouvez définir des codes Masque pour tous les objets définis dans ODM. Il est possible de définir un ou plusieurs codes Masque pour chaque objet. On appelle code Masque les données système qui identifient la configuration de masque à utiliser pour l'attribut d'objet. Si plusieurs codes Masque sont définis pour un objet, LN détermine quelle configuration de masque du code Masque actif sera utilisée dans chaque cas. Il y a toutefois une exception ; celle-ci s'applique aux objets doc_rev et fldr qui possèdent deux codes Masque. Ces deux codes Masque sont nécessaires pour générer la révision temporaire et la révision permanente dans le cas d'une révision de documents, et le code Dossier ainsi que la révision des dossiers dans le cas de dossiers.

  • Groupe de tâches

    La fonction Groupe de tâches vous permet de gérer le groupe de tâches et les tâches liées à ce groupe. Chaque groupe de tâches peut avoir un rôle d'utilisateur unique, les objets liés à ce rôle et un récapitulatif des attributs de tâches tels que tâches totales, tâches terminées, coûts estimés et total des coûts réels.

  • Liste des réviseurs

    Les réviseurs sont définis pour un comité donné. Il peut s'agir d'un comité de révision ou d'un comité de gestion de documents. A sa tête se trouve un président qui est autorisé à ajouter des réviseurs à ce comité ou à en supprimer. Le comité peut être utilisé dans Gestion des modifications, dans Gestion des documents ou dans les deux scénarios.

  • Définition des hôtes

    Un ordinateur auquel accède le module Gestion des documents est défini en tant qu'hôte. Les ordinateurs clients depuis lesquels les sessions LN du module Gestion des documents sont appelées, les ordinateurs dotés de serveurs de fichiers, ainsi que tous les ordinateurs dans lesquels le composant Coffre-fort est installé sont définis en tant qu'hôtes.

  • Le coffre-fort

    Le coffre-fort est un composant essentiel de la gestion de fichiers du module Gestion des documents. Il assure le transfert de tous les fichiers vers et depuis le disque dur du PC, les unités montées et les zones protégées. Les fichiers sont déplacés et copiés entre diverses zones.

  • Définition et affectation de zones

    Tous les répertoires accessibles à partir du module Gestion des documents doivent être enregistrés en tant que zones. Ces répertoires comprennent ceux dans lesquels les utilisateurs modifient des fichiers ainsi que ceux que le module de gestion de documents utilise pour stocker les fichiers protégés.

  • Partage de zones et affectation des accès utilisateur

    La zone de partage est la zone de travail qui doit être chargée/montée sur l'ordinateur client de l'utilisateur susceptible d'accéder aux fichiers de cette zone de travail ou d'y enregistrer ces derniers. La zone de travail est située sur un ordinateur distant. Quand une zone de partage est utilisée, les fichiers sont enregistrés et sauvegardés dans la zone de travail qui figure dans la définition de cette zone de partage. Lorsqu'une zone de partage a été définie, le chemin d'accès que vous apercevez sur l'hôte local peut être visualisé.

  • Modes de révision

    Le mécanisme d'affectation de révisions à un document dépend du mode de révision que l'administrateur LN affecte au type de document.

  • Familles d'objets

    Une famille d'objets est composée d'objets ayant un rapport les uns avec les autres et permet de gérer les liens entre ces objets. Utilisez la session Familles d'objets (dmsys1512m000) pour définir une novelle famille d'objets.