Comptabilité fournisseurs

Groupes financiers tiers

Les groupes financiers tiers sont utilisés pour établir le lien entre les comptes clients et les comptes fournisseurs. Ces groupes sont également utilisés pour établir un lien avec le Comptabilité générale. Pour chaque groupe financier tiers, vous devez définir un ensemble de comptes généraux et de dimensions sur lesquels les écritures sont imputées.

Comptes collectifs

Les pratiques commerciales au Japon, en Espagne en Italie et dans d'autres pays nécessitent l'imputation de types de comptes clients et de comptes fournisseurs différents dans des comptes collectifs distincts. Vous pouvez utiliser plusieurs comptes collectifs des groupes financiers tiers pour imputer des écritures commerciales réelles et d'autres écritures clients/fournisseurs associées dans des comptes collectifs distincts.

Règlements contre livraisons

Vous pouvez utiliser la fonction de règlements contre livraisons pour générer ou saisir des écritures de règlement client et fournisseur dans Gestion de la trésorerie, sur la base des informations d'expédition/de commande ainsi que pour gérer les soldes par expédition/commande.

Effets de commerce

Les effets de commerce sont des formes de règlement acceptées légalement, tels que des traites bancaires, des chèques, des billets à ordre et des lettres de change. Ils peuvent être utilisés à la place des règlements en espèces. Négociables, ils servent également d'instruments de crédit, par exemple pour les remises à l'escompte et les endossements. Les effets de commerce se présentent sur papier ou sur support magnétique, selon les pratiques commerciales locales et les normes bancaires en vigueur.

Affacturage

LN prend en charge l'affacturage des effets impayés et le règlement des factures fournisseur auprès des sociétés d'affacturage de vos fournisseurs.

Rapprochement des factures fournisseurs

La fonctionnalité de rapprochement automatique permet aux utilisateurs de rapprocher les factures d'achat des commandes fournisseurs ou des ordres de transport. En outre, les utilisateurs peuvent rapprocher manuellement les commandes fournisseurs, les reçus, les coûts globaux, les ordres de transport ou de consommation. Le rapprochement de factures multi-sociétés est également possible dans le cas où une même société traite les factures fournisseurs pour les sociétés du groupe.

Facturation automatique

Dans chaque en-tête de commande fournisseur, vous pouvez choisir d'utiliser la facturation automatique.

Echéanciers de règlement fournisseurs

Un échéancier de règlement définit les accords relatifs aux montants à régler par période. Il est possible de lier un échéancier aux conditions de règlement. Chaque ligne de l'échéancier de règlement définit une partie du montant de la facture qui doit être payée au cours d'une période spécifique, la méthode utilisée pour le règlement et les conditions de remise qui s'appliquent à ce dernier.

Autorisations de règlement

Dans Comptabilité fournisseurs, outre l'approbation des factures en vue de leur traitement, vous pouvez approuver individuellement des factures fournisseurs et des factures d'achats pour règlement. Les informations d'audit relatives à l'approbation des factures sont consignées.

Autorisation des différences de prix et des coûts supplémentaires

Des différences de prix apparaissent si le montant facturé est différent du montant des commandes ou des règlements. LN les détecte lorsque la facture est rapprochée des commandes fournisseurs ou des règlements.

Comptabilité fournisseurs 360

Vous disposez d'un point d'accès unique pour effectuer presque toutes les opérations associées à la Comptabilité fournisseurs :

Balance âgée
Affichez ou imprimez la balance âgée du tiers facturant pour le solde impayé total.
Traiter factures fourn.
Rapprochez les lignes de facture des commandes fournisseurs ou réceptions d'achat, et approuvez les factures.
En-cours
Affichez la liste complète des factures impayées du tiers sélectionné.
Relations sté d'affacturage
Affectez une société d'affacturage à un tiers payé si vous appliquez l'affacturage et qu'aucune société d'affacturage n'existe pour ce partenaire.
Autorisation factures fournisseurs

Vous pouvez effectuer les tâches suivantes :
- Approuver les différences de prix qui dépassent les tolérances définies.
- Créer des écritures de coûts supplémentaires.
- Approuver des factures pour règlement.
Soldes tiers
Affichez les divers soldes et la balance âgée du tiers, ainsi que la situation courante de son crédit.
Relevés de carte d'achat
Affichez et gérez les détails de relevé de la carte d'achat si un achat a été réglé par carte.
Echéanciers de règlement fournisseurs
Si un échéancier de règlement est lié à la facture, affichez les lignes générées de cet échéancier. Vous pouvez aussi lier manuellement un échéancier de règlement à une facture.
Informations de facture sur les lignes de commandes fourn.
Affichez les commandes fournisseurs du tiers sélectionné avec les factures liées.
Règlements/Documents liés
Affichez les informations relatives aux règlements du tiers sélectionné.
Règlements tiers - Informations commandes
Affichez les informations de règlement relatives à la commande fournisseur pour le tiers sélectionné.

Imputation des différences de change

Pour améliorer la fonctionnalité d'imputation de différence de change, la session d'impression de l'analyse de devise a été étendue pour pouvoir imprimer l'état par groupe de tiers. A présent, deux états sont créés, un état de Différence de change détaillée pour les groupes de tiers et un sans regrouper les tiers. Ceci permet d'obtenir une meilleure analyse de la différence de change, à partir de laquelle les soldes des factures peuvent être réévalués à la fin de la période.

Echanges intersociétés

Vous pouvez à présent générer des factures d'échanges intersociétés pour la plage sélectionnée de factures fournisseurs.

Propositions de règlement et rapprochement EBS

En Tchéquie et République slovaque, les sociétés doivent créer des fichiers de règlement pouvant être traités par les banques. Dans ces fichiers bancaires, il est nécessaire de reporter les informations régulières telles que le tiers, le numéro de banque, la devise et le montant. Les informations suivantes doivent également être reportées :

Symbole variable : Code numérique à 10 chiffres qui indique les informations de la référence de règlement utilisées pour rapprocher le règlement au crédit, contrat ou payeur.
Symbole spécifique : Code numérique à 10 chiffres indiquant la classification des règlements en entrée.
Constant Symbole : Code numérique à 4 chiffres indiquant les informations relatives à l'objet du règlement.

Comptabilité conformément au type d'achat (Tchèque et Slovaque)

Conformément aux principes en Tchéquie et République slovaque, les sociétés doivent conserver les livres de compte à l'aide de graphiques de comptes prédéfinis. Dans ce graphique prédéfini de comptes, certaines plages de comptes généraux sont identifiées en fonction du « Type d'achat », tel que les matières premières, marchandises et services. Il est donc nécessaire d'autoriser les clients en Tchéquie ou République slovaque à convertir le compte de factures parvenues en comptes généraux appropriés selon le type d'achat.

Montant et quantité rapprochés modifiables

Pour faciliter l'utilisation du processus de rapprochement des données dans Comptabilité fournisseurs, les champs Montant rapproché et Quantité ont été ajoutés aux sessions de Rapprochement des lignes de réception.

Informations supplémentaires sur la TVA

Dans plusieurs sociétés, une date de TVA doit être déclarée. Il s'agit de la date à laquelle les marchandises ou services ont été fournis ou lors de la réception du règlement, si cette date peut être déterminée, et si la date diffère de la date de sortie de la facture. Ce champ a été ajouté à la session Saisie de facture fournisseur (tfacp2600m000).

Récapitulatif balance âgée sans TVA

La possibilité d'exécuter les sessions Impression de la balance âgée récapitulative du tiers facturé (tfacr2411m000) et Impression de la balance âgée récapitulative du tiers facturant (tfacp3425m000), sans TVA, est prise en charge pour répondre notamment aux exigences de la loi française. Les états contiennent des périodes chronologiques avec un nombre correspondant de factures, les montants totaux sans TVA et un pourcentage de factures totales sans TVA.

Contrôle des différences de change

Possibilité d'imputer les différences de change s'il existe des écritures non finalisées, via un paramètre de société.

Des contrôles supplémentaires sont ajoutés pour empêcher que les utilisateurs de faire des erreurs :

Le système ne permet pas à l'utilisateur de calculer les différences de change pour une période future.
La date du taux est définie par défaut en fonction de la sélection de périodes.
La date du document et la période comptable sont déterminées d'après la date de taux.
Remarque
Ces changements s'appliquent aux sessions Calcul des différences de change pour la Comptabilité fournisseurs, la Comptabilité clients et la Comptabilité générale.

De nouveaux états sont ajoutés aux sessions de calcul des différences de change ACP et ACR :

Différences de change par tiers et devise
Différences de change par compte général et devise

Réutiliser n° facture fournisseur

Malheureusement, les utilisateurs peuvent parfois commettre des erreurs lorsqu'ils enregistrent des factures fournisseurs. Dans ce cas, les corrections nécessaires à la réutilisation du numéro de fournisseur de la facture fournisseur sont effectuées. Il est habituellement important que le système bloque l'enregistrement des numéros de facture fournisseur en double mais en cas de corrections, il évite à l'utilisateur d'enregistrer la correction. Ce qui est un problème, car la facture fournisseur appropriée ne peut pas être insérée et n'est donc pas déclarée.

Une nouvelle fonctionnalité a été ajoutée pour permettre à l'utilisateur d'insérer une demande de réutilisation d'un numéro de facture fournisseur. Après approbation via le workflow, l'utilisateur peut saisir une facture de correction en utilisant le même numéro de facture fournisseur. LN garde la trace du nombre d'utilisations du numéro de facture fournisseur.

Liaison d'avoirs avec des factures selon code retenue

Possibilité de lier un avoir avec retenue à la facture d'origine afin d'éviter un paiement excédentaire au fournisseur et à l'administration fiscale.

Au moment de l'enregistrement de l'avoir, l'utilisateur peut lier un avoir fournisseur avec retenue à la facture d'origine, avec deux remarques :

Les codes de retenue à la source et les taux de TVA de l'avoir et de la facture d'origine doivent être identiques pour pouvoir lier cet avoir à la facture.
Ceci, avec une exception : si le paramètre du pays sélectionné est Israël, aucune restriction n'est appliquée car la retenue est calculée et imputée lors du règlement de la facture, ce qui se produit après la liaison.

Notes de débit pour les comptes fournisseurs

Dans plusieurs pays, il est pratique courante d'envoyer des notes de débit aux fournisseurs plutôt que d'attendre qu'ils envoient un avoir. L'envoi de notes de débit accélère le processus de remboursement en cas de factures incorrectes de la part du fournisseur. Si des notes de débit sont utilisées, la société peut s'assurer que les montants corrects sont réglés aux fournisseurs.

Des modifications ont été apportées à la session Journal (tfgld0511m000). Une nouvelle sous-catégorie Note de débit peut être sélectionnée dans la catégorie d'écriture Note de crédit fournisseur. Les écritures créées dans ce journal sont traitées en tant que notes de débit.

Vous pouvez afficher les notes de débit créées et les imprimer à partir de la nouvelle session Notes de débit (tfacp2507m100). Cette session a été ajoutée au menu Comptabilité fournisseurs \Contrôle des en-cours et aux sessions Tableau de bord Comptabilité fournisseurs 360 (tfacp2560m000). Les options d'affichage suivantes sont disponibles :

Par numéro de document (par défaut)
Par tiers par numéro de document

Vous pouvez lancer la nouvelle session Impression de notes de débit (tfacp2407m000) en cliquant sur la commande Imprimer notes de débit dans la session Notes de débit (tfacp2507m000) et dans la session Saisie de facture fournisseur (tfacp2600m000) (pour les journaux avec la nouvelle sous-catégorie de débit).

Les écritures non finalisées sont toujours imprimées en tant que notes de débit préliminaires.
Seules les écritures finalisées dont le statut de facture est Approuvé ou Ecritures saisies peuvent être imprimées en tant que notes de débit d'origine.
Il est toujours possible d'imprimer une copie de la version d'origine des notes de débit. Le statut des notes de débit est modifié en Copie.

Remarque

Si une note de débit d'origine est imprimée pour un document approuvé, il est impossible d'annuler son approbation.

La session Consultation de facture fournisseur (tfacp2600m100) a été modifiée. Il est maintenant possible de lancer la nouvelle session Notes de débit à partir du menu Référence.

Workflow sur les factures reçues

Les factures reçues peuvent maintenant fonctionner avec ION Workflow.

Une facture reçue ayant le statut Validée ou préliminaire (Brouillon) peut être soumise pour lancer le processus ION Workflow. Après approbation du workflow, la facture reçue peut être enregistrée en tant que facture de coûts ou facture fournisseur enregistrée.

Tiers vendeur des factures fournisseurs reçues afin de traiter correctement le numéro de TVA

Le champ Tiers vendeur a été ajouté à la session Facture fournisseur reçue (tfacp1610m000) pour déterminer le numéro de TVA correct du tiers. Si la facture est importée, le tiers vendeur est extrait lors du traitement d'importation.

Pour extraire un tiers vendeur par défaut :

Si le code TVA du tiers est spécifié, le tiers vendeur lié à ce code est utilisé.
Si la société logistique et le numéro de commande ou les informations associées sont disponibles, le tiers vendeur figurant sur la commande est utilisé.

Escompte pour des lignes de facture fournisseur sélectionnées

Pour satisfaire aux exigences légales et aux meilleures pratiques commerciales en Allemagne, une fonctionnalité a été ajoutée afin d'exclure les lignes de facture fournisseur du calcul de l'escompte. Une correction de TVA est effectuée avec le montant correct et reportée sur les codes TVA appropriés si les escomptes doivent être déduits lors du règlement de la facture.

La case Exclure de l'escompte a été ajoutée aux sessions suivantes :

Lignes TVA reçues (tfacp1610m000)
Lignes TVA facture reçue (tfacp1112m100)
Lignes TVA facture (tfacp1112m000)
Ecritures (tfacp1102m300), pour les factures de coûts.

Le champ est initialement masqué et applicable uniquement si l'escompte est défini dans les conditions de règlement sélectionnées sur la facture. La case Remise TVA comprise doit être cochée pour cette condition de règlement dans la session Conditions de règlement (tcmcs0513m000). Les lignes exclues ne sont pas prises en compte pour le calcul de l'escompte ou pour les corrections de TVA si l'escompte est déduit du règlement.