Définition et affectation des zones
Tous les répertoires accessibles à partir du module Gestion des documents doivent être enregistrés en tant que zones. Ces répertoires comprennent ceux dans lesquels les utilisateurs modifient des fichiers ainsi que ceux que le module de gestion de documents utilise pour stocker les fichiers protégés.
Les fichiers sont protégés quant ils sont transférés dans une zone protégée (coffre-fort) durant le processus d'approbation d'une révision de document.
L'administrateur ERP peut utiliser la session Zones (dmdoc5120m000) pour enregistrer les zones.
Vous devez effectuer une sauvegarde des fichiers qui résident dans les zones de travail et les zones sécurisées. Cette tâche est la responsabilité de l'administrateur du réseau ; elle n'est pas assurée par le module Gestion des documents.
Types de zones
Quand une zone est enregistrée, un type de zone lui est affecté. Celui-ci indique dans quel but cette zone est employée. Les types de zones suivants sont utilisés dans le module Gestion des documents :
- Travail : Les fichiers en cours de modification sont stockés à cet endroit.
- Coffre-fort : Les fichiers sont stockés ici après avoir été soumis au processus de révision et validés.
La fonction d'hôte dynamique est utile pour les utilisateurs travaillant sur un ordinateur qui n'a pas d'adresse IP fixe ou de nom d'hôte. L'hôte dynamique doit être défini pour la zone de travail uniquement et n'est applicable qu'à la zone de travail locale. Le concept de zone de travail distante n'est pas pris en charge.
Affectation de différents types de zones
L'administrateur ERP affecte au moins une zone de travail à chaque utilisateur qui travaille avec les fichiers. Vous pouvez affecter plusieurs zones de travail à un même utilisateur et une même zone de travail peut être affectée à plusieurs utilisateurs. Pour affecter des zones de travail, vous disposez de la session Affectation des zones de travail (dmdoc5130m000).