Documents

Les documents contiennent des fichiers physiques ou des copies papier. Les sorties papier peuvent être jointes à une révision de document. Un document est une entité logique si aucune sortie papier n'est jointe à ce dernier et s'il est utilisé pour regrouper d'autres documents.

Vous pouvez vous servir de la bibliothèque pour classer les documents. Les documents sont identifiés par un code Document et un type de document. Deux documents de types différents peuvent avoir le même code Document. Selon la configuration du système, le code Document est généré automatiquement par le masque ou indiqué par l'utilisateur. Les privilèges utilisateur définis dans la configuration du système déterminent quelles actions divers types d'utilisateurs peuvent effectuer sur des documents et sur le système de révision. Le système de contrôle des révisions fait appel à la combinaison type de document/code Document.

Quand vous créez un document, la première révision de ce dernier est créée automatiquement. La révision de document permet à l'utilisateur de traiter un document durant tout son cycle de vie. Une fois le cycle de vie d'un document achevé, ce dernier est stocké dans un "coffre-fort" (zone sécurisée) et approuvé par l'autorité compétente.

Le cycle de vie du document est de l'un des deux types suivants :

• Cycle de vie standard : Les documents ne peuvent être validés qu'après avoir été approuvés. La procédure standard est fréquemment utilisée dans le cas de documents techniques. Le comité de gestion des documents se compose de réviseurs qui approuvent et révisent les documents de façon systématique.
• Cycle de vie avec validation rapide : Les petits documents sont soumis au cycle de vie avec validation rapide. Il s'agit de documents liés à un secteur d'activité et d'autres documents non techniques.