Déclaration Intrastat intracommunautaire

Dans LN, vous pouvez générer la déclarations Intrastat UE et l'adresser aux juridictions Intrastat concernées au moyen d'un programme de comptabilité fiscale Intrastat ou, directement dans le format d'un ficher Instat/XML.

Vous pouvez ajouter ou corriger les données statistiques manuellement avant de générer le fichier de sortie. Pour plus d'informations, reportez-vous aux Programmes de comptabilité fiscale Intrastat.

Collecte des données de déclaration Intrastat

Pour la déclaration Intrastat, les administrations fiscales vous fournissent :

• la liste des marchandises que vous devez déclarer,
• Codes du système harmonisé des marchandises.
• Pour certains codes du système harmonisé, l'unité supplémentaire que vous devez employer pour déclarer les quantités.

Des régulations communes et spécifiques existent pour tous les pays de l'Union européenne. La plupart des données peuvent être extraites de LN et vous devez configurer certaines autres données en définissant des groupes d'informations Intrastat supplémentaires.

Les données qui existent dans LN sont collectées dans les diverses applications LN via Magasin.

LN collecte les données de tous les ordres qui donnent lieu à l'expédition ou la réception d'articles que vous avez liés à un code du système harmonisé, à destination de pays différents de celui figurant sur l'adresse de votre société.

Si les tarifs changent après l'enregistrement des réceptions ou des expéditions, les données Intrastat journalisées sont corrigées directement par Achat, Vente, Service ou Finances.

Si le tarif d'une ligne d'ordre change après la réception ou la sortie des marchandises, ou que des différences de facturation interviennent dans Comptabilité fournisseurs, les données Intrastat journalisées sont mises à jour. Si un changement de tarif s'applique à plusieurs lignes Intrastat, le montant de la différence est réparti entre ces lignes. Par exemple, si une commande client donne lieu à plusieurs livraisons, plusieurs lignes Intrastat sont générées.

Les montants de différence résultant du rapprochement d'une facture et d'une ligne de commande fournisseur peuvent aussi s'appliquer à plusieurs lignes Intrastat. Dans ce cas, le montant de la différence est réparti entre les lignes Intrastat proportionnellement au montant de chaque ligne. Notez que les lignes Intrastat déjà traitées et celles où figure un tarif interne ne sont pas mises à jour.

Si les tarifs changent ou que des différences de facturation interviennent, les sessions suivantes permettent de mettre à jour les données Intrastat :

• Modification des prix et remises après réception (tdpur4122m000)
• Modif. des prix et remises après livraison (tdsls4122m000)
• Saisie de facture fournisseur (tfacp2600m000), durant le rapprochement des factures
• Traitement des factures fournisseurs (tfacp2107m000)
• Coûts matières réels de l'ordre de service (tssoc2121m000)
• Ordre de maintenance sur article client - Ligne de pièces (tsmsc1110m000)

La valeur des marchandises est consignée dans les devises de transactions. Quand vous exportez les données Intrastat, LN convertit les montants dans la devise locale, en utilisant les taux de change en vigueur à la date de facturation ou de commande. LN applique le taux de change de transaction ou le taux de change externe décrit à la rubrique Utilisation du type de taux de change Externe. Sauf si le pays concerné se trouve dans une période de transition, le devise locale est l'euro. S'il ne trouve pas les taux de change, le logiciel LN exporte les montants dans la devise d'écriture et affiche la devise d'écriture dans le champ Devise.

Dans la plupart des pays, les écritures correspondant à une quantité et/ou une valeur de zéro ne doivent pas être déclarées.

Dans la session Paramètres Intrastat (tccom7100s000) ou la session Paramètres Intrastat par pays (tccom7107m000), vous pouvez sélectionner la méthode de journalisation requise pour les écritures liées à des articles de coûts et de service. Par exemple, vous pouvez indiquer si les écritures doivent toujours être consignées ou si un code du système harmonisé est présent.

La session Paramètres Intrastat par pays (tccom7107m000) est disponible si le paramètre Enregistrements par pays de TVA a la valeur En préparation ou Actif dans la session Paramètres d'enregistrement globaux (tctax2100m000).

Dans certains pays, la déclaration Intrastat doit inclure la province ou la zone vers laquelle les marchandises ont été exportées. Pour vous permettre de fournir ces informations, LN inclut dans les données Intrastat le champ Département/région pour l'adresse de l'expéditeur.

Groupes d'informations Intrastat supplémentaires

Les données Intrastat qui ne peuvent pas être extraites de LN peuvent être fournies en définissant des groupes de données Intrastat supplémentaires. Par exemple, vous devez définir l'attribut Nature de la transaction A en tant que champ d'informations Intrastat supplémentaires. Ce champ contient généralement la valeur 1 pour indiquer « toutes les écritures impliquant un changement réel ».

Vous pouvez définir jusqu'à 15 champs d'informations supplémentaires.

Vous pouvez définir un groupe d'informations Intrastat supplémentaires par défaut pour chacun dans un service des ventes, un service des achats et un magasin. Quand vous créez une ligne de commande client, une ligne de commande fournisseur ou un projet, vous pouvez utiliser la valeur par défaut ou sélectionner un groupe d'informations Intrastat supplémentaires distinct pour la ligne de commande.

La définition des groupe d'informations Intrastat supplémentaires s'effectue en lançant la session Définition des informations Intrastat supplémentaires (tccom7104m000) pour indiquer le nombre de champs et leur longueur, puis la session Informations Intrastat supplémentaires (tccom7505m000) pour définir la valeur de ces champs.

Comme le nombre de champs et la longueur de chaque champ peuvent varier d'un pays à l'autre, vous pouvez définir les groupe d'informations Intrastat supplémentaires par pays. Pour chaque champ, vous pouvez indiquer une valeur par défaut.

Correction des données de transaction et des calculs Intrastat

Dans la session Transactions Intrastat (tccom7171m000), vous pouvez afficher les données enregistrées. Vous pouvez fournir les données manquantes et apporter les corrections nécessaires, par exemple, à la quantité, au flux de marchandises ou à la nature de la transaction.

Comme vous ne pouvez définir qu'un seul ensemble de conditions de livraison ou un seul code Incoterm par tiers et par type d'ordre, vous serez amené à corriger le code Incoterm de certaines transactions.

Les données Intrastat doivent refléter les données de transactions enregistrées dans Magasin et dans Finances. Vous ne pouvez donc pas modifier les données liées à la quantité ou à la valeur sur facture. Pour corriger ces données, vous devez dupliquer l'enregistrement à modifier et créer une nouvelle écriture de Correction manuelle. De plus, les transactions manuelles qui ne sont pas issues de LN sont rendues visibles dans la déclaration Intrastat par origine d'ordre de Transaction manuelle.

Correction des valeurs de facturation

Dans certains pays, la valeur sur facture doit être corrigée, par exemple, pour exclure les coûts de transport. Il est également possible que les marchandises qui sont sans charge aient une valeur sur facture de 0 mais une valeur statistique de 1000 EUR. Comme la valeur de 1000 EUR ne peut pas être basée sur les données de LN, vous devez spécifier cette valeur dans IDEP. Certaines versions de l'application IDEP offrent des règles statistiques permettant de recalculer les valeurs sur facture automatiquement.

Calcul de la quantité dans l'unité supplémentaire

Dans la session Codes de système harmonisé (tcmcs0128m000), vous devez définir une unité supplémentaire pour certains types d'articles. Par exemple, pour une bande magnétique, l'unité supplémentaire est le mètre. Si vous importez ou exportez une bande magnétique, vous devez déclarer son poids et sa longueur en mètres. Pour les carreaux, l'unité est le m2. Si vous importez ou exportez des carreaux, vous devez déclarer leur poids et leur surface en mètres carrés.

Le champ Quantité par unité de reporting de la session Codes de système harmonisé (tcmcs0128m000) indique les multiples de l'unité supplémentaire dans laquelle vous devez déclarer les quantités expédiées. Par exemple, si l'unité supplémentaire est le litre et que la quantité par unité est 10, chaque fois que vous expédiez 10 litres de l'article, la quantité de la déclaration Intrastat augmente d'une unité.

Pour plus de détails, reportez-vous à la rubrique Unité supplémentaire.

Données Intrastat et données de l'état récapitulatif des ventes

Dans certains pays, les services d'audit utilisent l'état récapitulatif des ventes pour contrôler les informations de la déclaration Intrastat. Cependant, pour certaines données, la déclaration Intrastat exige plus de détails que l'état récapitulatif des ventes. Par exemple, l'état récapitulatif des ventes déclare les valeurs de marchandise en tant que total par tiers acheteur alors que la déclaration Intrastat inclut également les valeurs des marchandises, les quantités, les codes du système harmonisé et les détails des transactions.

Rapprochement des données

Certaines valeurs de champs LN doivent être converties dans les valeurs correspondantes requises de la déclaration Intrastat. Par exemple, dans certains pays, les divers codes Incoterm à trois caractères sont compressés par type et représentés paru n code à un seul caractère.

Pour ces types de conversion, dans la session Schéma d'intégration Intrastat (tccom7120m000), les valeurs du champ LN doivent être converties en valeurs requises pour la déclaration Intrastat.

Préparation des données d'exportation

Dans la session Traitement des transactions Intrastat (tccom7271m000), vous pouvez sélectionner la plage de données à exporter selon divers critères.

Les règles suivantes s'appliquent :

• Si vous sélectionnez une plage de départements (services), ceux-ci doivent tous appartenir à des unités d'entreprise liées à une même société financière. Ceci permet d'éviter que les données Intrastat de sociétés financières différentes soient mélangées.
• Dans de nombreux pays, des déclarations Intrastat distinctes sont requises pour les flux d'importation et d'exportation. Pour exporter les données d'un flux, dans le champ Flux, sélectionnez soit (+) réception soit (-) sortie.
• LN consigne les montants Intrastat dans les devises de transaction. Quand vous exportez les données de LN vers l'application Intrastat externe, les montants sont convertis dans la devise locale, avec les taux de change en vigueur à la date et à l'heure de la transaction. Si aucun taux de change n'est trouvé, le fichier d'exportation contient la devise de la transaction et le montant exprimé dans cette devise. La valeur sur facture est également affichée dans la devise locale, à titre d'information.

Quand vous exportez les données Intrastat, les montants sont convertis dans la devise locale de la société. Si vous devez effectuer la déclaration Intrastat en euros et que la devise locale de la société n'est pas l'euro, vous pouvez convertir les montants en euros à l'aide de l'application IDEP.

Ficher d'exportation

Pour transférer les données Intrastat dans le programme de comptabilité fiscale Intrastat, vous pouvez les exporter du logiciel LN vers un fichier que vous pouvez importer dans l'application Intrastat ou, le cas échéant, dans Excel pour créer une feuille de calcul Excel. Le fichier Intrastat est d'abord enregistré sur le serveur à des fins d'optimisation des performances, vous pouvez ensuite le transférer vers le client.

Vous pouvez créer les types de fichiers suivants :

• fichier ASCII avec champs séparés par des virgules (CSV),
• fichier positionnel ASCII requis pour IRIS,
• fichier Instat/XML.

Pour plus de détails, reportez-vous à la rubrique Données Intrastat.

Pour la séparation des colonnes, vous pouvez générer un en-tête de fichier dans Excel. Cela se traduit par une ligne d'en-tête contenant des noms de colonnes. Un fichier positionnel ne peut pas être compressé. Le séparateur d'un fichier positionnel peut être une virgule ou un espace.

Si vous créez un fichier CSV pour IDEP, servez-vous de l'extension .csv pour créer des déclarations Intrastat EU dans une structure de société multifinancière.

La déclaration UE et l'application externe qui permet de la générer diffèrent quelque peu dans les divers pays européens. Vous devez donc définir les données de cette déclaration par pays.

Le paramètre Enregistrements par pays de TVA de la session Paramètres d'enregistrement globaux (tctax2100m000) détermine la façon dont vous pouvez configurer les données Intrastat. Si ce paramètre a la valeur Actif, vous pouvez définir plusieurs pays TVA pour une société financière et définir les paramètres Intrastat par pays. Les départements qui soumettent leur déclaration Intrastat doivent appartenir à la même société financière et à l'un des pays définis pour la société financière. Si ce paramètre a la valeur Inactif, les unités d'entreprise des départements qui soumettent leur déclaration Intrastat doivent appartenir à la même société financière, car la société financière possède le numéro de TVA et le pays.