Factures pro forma

Types de factures pro forma

Il est possible de créer différents types de facture pro forma, tels que la facture pro forma, la facture douanière ou la facture de consignation pour les mêmes données d'ordre ou d'expédition. La facture douanière est la forme étendue de la facture commerciale requise par les douanes (souvent dans un format spécifié) qui comprend des informations telles que la quantité, le prix de vente, les coûts d'emballage, les conditions de livraison et de paiement selon lequel la valeur d'importation douanière est déterminée au port de destination. La présentation de la facture douanière peut être spécifique à un pays. Des séries de numéros de facture séparées peuvent être définies pour chaque type de facture.

Les factures de consignation sont générées depuis Magasin, lorsqu'un fournisseur envoie des marchandises à un client sur une base de consignation. Les marchandises restent la propriété du fournisseur, mais se trouvent dans le magasin du client. Dans le cas du Portugal, le fournisseur émet une facture de consignation dans les 5 jours suivant l'envoi des marchandises sur une base de consignation. De plus, elles sont déclarées dans un fichier SAF-T-PT. La facture de consignation utilise la signature numérique émise par l'administration fiscale portugaise (SAF-T-PT).

Facture pro forma/facture douanière

• Lors de l'impression de la facture douanière, une facture pro forma prend en compte les éléments suivants :
  • Règlements échelonnés
  • Majorations du prix des matières
  • Répartition des fonds
• Une facture pro forma utilise la même présentation que celle de la présentation standard alors qu'une présentation personnalisée peut être liée à une facture douanière.

Configuration des données de base

Les données de base suivantes doivent être configurées avant d'utiliser la fonctionnalité de facturation pro forma.

Paramètre de facturation

Vous pouvez spécifier les modèles de lot de facturation et les options de facturation dans la session Paramètres de facturation (cisli0100m000).

• Traitement automatique des factures pro forma. Sélectionnez le modèle de lot de facturation pro forma à utiliser comme modèle par défaut pour créer un lot de facturation pendant le traitement direct des factures.
• Options de facturation. Sélectionnez la facture pro forma à utiliser pour créer un lot de facturation pro forma pendant le traitement direct des factures.
• Traitement manuel des factures pro forma. Modèle de lot de facturation utilisé par défaut si vous créez ou générez des lots de facturation dans la session Lots de facturation (cisli2100m000).
• Traitement manuel des factures pro forma Les options de facturation utilisées par défaut si vous créez ou générez des lots de facturation dans la session Lots de facturation (cisli2100m000).
• Lot de facturation pro forma Sélectionnez le groupe de numéros à utiliser pour générer les numéros de facture pro forma.
• Série de numéros de lot de factures pro forma Sélectionnez la série de numéros à utiliser pour générer les numéros de facture pro forma.

Journal

Vous pouvez spécifier le Type d'opération par défaut à utiliser pour générer les numéros de facture pro forma et de facture douanière dans la session Journaux de facturation (cisli0101m000).

Profil utilisateur facturation

Vous pouvez définir la Facture de douanes dans la session Profils utilisateurs facturation (cisli0110m000). Il s'agit d'une présentation de facture personnalisée qui peut être utilisée lorsqu'une présentation de facturation spécifique est requise pour une société particulière.

Type d'ordre magasin

Vous pouvez ajouter la facture pro forma ou la facture douanière en tant qu'activité d'expédition dans la session Type d'ordre magasin (whinh0610m000). Vous pouvez cocher la case Applicable dans la session Activités par procédure (whinh0106m000) pour activer la facture pro forma.

Type de facturation pro forma

Vous pouvez définir les données suivantes :

• Vous pouvez définir le Type de facture par défaut comme étant une facture pro forma ou une facture douanière dans la session Types de facturation proforma (tcmcs0167m000).
• Vous pouvez cocher la case Générer numéro de facture proforma pour générer un numéro et une série uniques pour la facture pro forma. Le numéro de série et le groupe sont définis dans la session Journaux de facturation (cisli0101m000). La facture portant le numéro unique est enregistrée dans Facturation pour future référence. Lorsque cette case n'est pas cochée, une facture préliminaire avec un numéro temporaire est générée et cette facture n'est pas enregistrée.
• Vous pouvez cocher la case Préparer facture proforma immédiatement pour imprimer la facture pro forma immédiatement après la création de la facture.
• Vous pouvez sélectionner l'option Facturation proforma selon pour déterminer si la facture pro forma est basée sur la commande ou la livraison. Lorsque vous attribuez la valeur Commande, la facture est créée en fonction de la quantité de commande et lorsque vous la définissez sur Livraison, la facture est générée en fonction de la quantité livrée. Cette option n'est utilisée que si la facture pro forma provient de l'application Commandes.
• Action si proforma est déjà facturé Détermine l'action à prendre lorsque la facture pro forma est déjà imprimée pour les lignes facturables. Les options possibles sont :
  • Bloquer facturation pro forma : La facture pro forma ne peut pas être générée une fois imprimée pour la ligne facturable.
  • Autoriser facturation pro forma : La facture pro forma peut être générée une fois imprimée pour la ligne facturable. Plusieurs versions d'une facture pro forma peuvent être créées pour les mêmes lignes facturables.
  • Autoriser et annuler la facture précédente : La facture pro forma peut être générée pour les mêmes lignes facturables pour lesquelles la facture pro forma est déjà générée. Cependant, la facture pro forma générée est annulée.
• Vous pouvez sélectionner l'option Origine de montant de facture proforma pour déterminer le montant facturé de la facture pro forma. Les options possibles sont :
  • Valeur d'écriture : Le prix commercial est utilisé comme montant de la facture.
  • Valeur douanière : La valeur douanière spécifiée sur la ligne de commande ou la ligne d'expédition est utilisée comme montant de la facture.

Processus de facturation pro forma

La facture pro forma peut être déclenchée à partir des sources suivantes :

Commande client et programme de vente

La gestion des commandes clients permet de créer des factures pro forma à partir de l'approbation de l'écriture de vente sous-jacente et jusqu'au transfert de la commande vers Facturation. Les scénarios suivants sont autorisés à partir de la gestion des ordres.

• Création d'une facture pro forma ou en douane, en fonction des données de commande.
• Création d'une facture pro forma ou d'une facture douanière, en fonction du statut d'expédition. Les valeurs estimées sont utilisées lorsque les valeurs réelles ne sont pas disponibles.
• Création d'une facture définitive, basée sur le statut d'expédition (Confirmé).

La facture pro forma ou la facture douanière pour une ligne d'expédition de commande client peut être déclenchée à partir des expéditions. Ceci est possible lorsque le statut de l'expédition est gelé ou confirmé. Lorsque le statut d'expédition est gelé, les valeurs estimées sont utilisées. Lorsque l'expédition est confirmée, la quantité réelle et les prix sont utilisés.

Service

Le service permet de générer des factures pro forma à partir de l'appel ou de la saisie de l'ordre jusqu'au transfert des lignes de facture vers Facturation.

• Ordre de service Vous pouvez générer une facture pro forma lorsque le statut de l'ordre de service est Disponible. Une facture pro forma ne peut pas être générée après le calcul de l'ordre (de la prestation). Une facture pro forma ne peut pas être générée. Si les données estimées ne sont pas disponibles.
• Ordre de maintenance sur article client (Maintenance des pièces ou Livraison de pièces ou Prêt des pièces) : Vous pouvez générer une facture pro forma lorsque le statut de l'ordre est Disponible. Une facture pro forma ne peut pas être générée une fois que les (lignes d') ordres de maintenance sur article client sont valorisé(e)s. Une facture pro forma ne peut pas être générée. Si les données estimées ne sont pas disponibles.
• Réclamation client : Une facture pro forma est requise lorsqu'un avoir est émis et lorsque le client est remboursé en envoyant de nouvelles matières. Lorsqu'un avoir est émis, la facture pro forma doit être basée sur les données de réclamation approuvées. Lorsque les nouvelles matières sont remboursées, la facture pro forma doit être basée sur la valeur douanière du ou des articles concernés.
• Contrat de service : Une facture pro forma est basée sur les données du règlement échelonné. La facture ne peut pas être générée après le transfert du règlement échelonné vers Facturation.

Projet

Projet permet de générer une facture pro forma pour toutes les origines de facturation de projet existantes. La valeur douanière peut être définie dans les livrables de projet. Cette valeur douanière est transmise à Magasin et est utilisée pour les factures douanières associées au livrable de projet.

Magasin

Expéditions magasin autorisent la création de factures pro forma, douanières ou réelles. La facture pro forma peut être déclenchée, quelle que soit l'origine de la commande dans l'expédition. Selon l'origine de l'ordre, les lignes facturables pro forma appropriées sont créées. Ces lignes facturables pro forma peuvent être facturées immédiatement ou à un moment ultérieur. La facture pro forma ou douanière peut également être générée pour les expéditions qui ne déclenchent pas la facturation. par exemple Transfert d'un article vers un sous-traitant pour les prestations sous-traitées.

La facture pro forma peut être déclenchée à l'aide de la session Activités par procédure (whinh0106m000). Une facture pro forma ou une facture douanière peut être générée une fois l'expédition « Bloquée ».

Une fois la facture douanière traitée, l'expédition doit rester bloquée ou être confirmée. L'expédition ne peut être débloquée que si la facture douanière est annulée. Après création d'une facture pro forma ou douanière, il est également impossible de créer une autre facture pro forma ou une autre facture douanière, jusqu'à ce que la facture d'origine soit annulée par l'utilisateur.

Console de facturation pro forma

Vous pouvez utiliser la console de facturation pro forma pour afficher les factures pro forma et les lignes facturables pro forma. Vous pouvez filtrer les lignes en fonction des valeurs spécifiées et du type de facture. Vous devez cliquer sur Appliquer filtre pour appliquer les paramètres de filtre. Cette console permet la gestion d'un seul type de facture pro forma à tout moment donné.